Menulis laporan singkat secara efektif memiliki peran penting dalam lingkungan kerja, yang memungkinkan komunikasi yang lebih efisien entara tim, manajemen, dan pemangku kepentingan lainnya. Untuk itu Anda perlu memahami cara menulis dan contoh laporan singkat.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas ciri-ciri laporan singkat, manfaat, komponen, hingga contoh-contohnya.
Apa Saja Ciri-Ciri Laporan Singkat?
Laporan singkat adalah jenis dokumen tertulis yang dirancang untuk menyampaikan informasi penting, temuan, hasil, atau ringkasan dari suatu proyek atau situasi tertentu dengan cara yang ringkas dan mudah dimengerti.
Secara umum, laporan singkat memiliki ciri-ciri berikut:
1. Ringkas
Laporan singkat mencakup informasi yang relevan dalam teks yang singkat dan padat. Laporan ini tidak panjang seperti laporan formal.
2. Fokus pada Pokok Bahasan
Laporan singkat hanya memberikan informasi yang penting dan relevan dengan tujuan pembuatan laporan.
3. Tujuan yang Jelas
Laporan singkat biasanya memiliki tujuan tertentu, seperti memberikan update mengenai hasil suatu proyek, merangkum temuan penelitian, dan sebagainya.
4. Struktur yang Sederhana
Meskipun strukturnya bisa bervariasi tergantung pada konteksnya, laporan singkat umumnya memiliki bagian-bagian seperti pendahuluan, isi laporan, kesimpulan, dan terkadang saran atau rekomendasi.
5. Bahasa yang Mudah Dipahami
Bahasa yang digunakan dalam laporan singkat harus jelas dan mudah dimengerti oleh pembaca tanpa memerlukan penjelasan yang rumit.
6. Dilengkapi dengan Data Pendukung
Apabila diperlukan, laporan singkat dapat disertai dengan data, grafik, tabel, atau ilustrasi lainnya untuk membantu menjelaskan informasi yang disampaikan.
Laporan singkat sendiri sering digunakan dalam berbagai konteks, termasuk di lingkungan kerja, penelitian, pendidikan, dan sebagainya untuk menyajikan informasi penting dalam format yang lebih efisien dan mudah diakses.
Baca Juga: Contoh Pengumuman Rekrutmen, Strategi, dan Tips Membuatnya
Apa Saja Fungsi dari Laporan Singkat?
Berikut adalah beberapa fungsi dari laporan singkat yang perlu Anda pahami:
1. Pemantauan Progress
Laporan singkat memungkinkan manajer dan pemangku kepentingan untuk memantau kemajuan proyek, tugas, atau kegiatan. Mereka dapat mengukur apakah pekerjaan sudah sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah ditetapkan.
2. Lebih Menghemat Waktu
Laporan singkat memungkinkan pembaca untuk mendapakan informasi penting secara cepat tanpa harus membaca dokumen panjang. Hal ini membantu menghemat waktu bagi pembaca yang kemungkinan tidak memiliki banyak waktu.
3. Transparansi
Selain itu, laporan singkat juga membantu menciptakan transparansi dalam berbagai aspek pekerjaan atau proyek. Mereka memungkinkan pemangku kepentingan untuk memperoleh pemahaman yang jelas tentang apa yang sedang terjadi.
4. Pengambilan Keputusan Cepat
Dengan menulis laporan singkat, Anda juga bisa memberikan informasi penting yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan secara cepat dan tepat. Di sini, manajer bisa dengan cepat mengevaluasi situasi dan mengambil tindakan yang diperlukan.
5. Komunikasi Lebih Efisien
Laporan singkat dapat meningkatkan komunikasi yang efisien di antara anggota tim, dapertemen, atau pihak luar. Laporan ini dapat digunakans ebagai saluran formal untuk berbagi informasi dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama.
Baca Juga: Ketahui Berbagai Kewajiban Karyawan yang Harus Ditaati
6. Pertanggungjawaban
Laporan singkat dapat menjadi dokumen pertanggungjawaban yang mencatat pencapaian dan tindakan yang telah diambil, yang dapat digunakan untuk menilai kinerja individu, tim, atau perusahaan.
7. Pelacakan Keuangan
Dalam konteks keuangan, laporan singkat seperti laporan laba rugi dan laporan arus kas membantu pemantauan keuangan perusahaan, yang sangat penting untuk kesehatan finansial.
8. Relevansi dan Fokus
Laaporan singkat secara tidak langsung memaksa penulis untuk fokus pada informasi yang benar-benar penting dan relevan. Hal ini membantu Anda dalam menyajikan informasi secara jelas.
Baca Juga: Contoh Laporan Kegiatan dan Cara Menyusunnya dengan Tepat
Apa Saja Jenis Laporan Singkat yang Dibutuhkan di Tempat Kerja?
Setelah mengetahui ciri-ciri dari laporan singkat, berikut adalah beberapa jenis laporan yang biasanya banyak digunakan di tempat kerja:
1. Laporan Singkat Proyek
Laporan singkat proyek adalah dokumen yang merangkum perkembangan, hasil, dan status proyek tertentu.
Laporan ini umumnya digunakan oleh manajer dan tim proyek, atau pihak terkait untuk memberikan gambaran singkat tentang progress proyek, masalah yang dihadapi, pencapaian tujuan, dan rencana lanjutan.
Isi laporan singkat proyek bisa mencakup latar belakang proyek, tujuan, anggaran, jadwal, hambatan yang dihdapi, serta rekomendasi atau langkah-langkah selanjutnya.
2. Laporan Singkat Pertemuan
Laporan singkat pertemuan adalah ringkasan hasil pertemuan atau rapat kerja yang digunakan untuk mencatat tindakan yang diambil dan keputusan yang dibuat selama pertemuan.
Laporan ini membantu memastikan bahwa peserta pertemuan dan pihak-pihak yang tidak hadir tetap dapat memahami apa yang telah dibahas dan apa kesepakatan yang telah dicapai.
Biasanya, laporan singkat pertemuan berisi daftar hadir, agenda pertemuan, poin-poin penting yang dibahas, tindakan yang harus diambil, dan tanggal pertemuan berikutnya.
3. Laporan Singkat Hasil Penelitian
Laporan singkat hasil penelitian adalah ringkasan hasil utama dari suatu penelitian atau studi yang telah dilakukan. Laporan ini memberikan gambaran singkat tentang apa yang telah ditemukan dalam penelitian, metode yang digunakan, dan kesimpulan yang dapat diambil.
Laporan singkat hasil penelitian sering digunakan dalam bidang akademik, penelitian dasar, atau peneltian ilmiah lainnya untuk membagikan hasil penelitian kepada pemangku kepentingan atau audiens yang relevan.
4. Laporan Singkat Keuangan
Selanjutnya, ada laporan singkat keuangan yang merangkum kinerja keuangan suatu organisasi atau perusahaan dalam periode tertentu. Laporan ini mencakup informasi seperti pendapatan, biaya, laba, atau kerugian yang dihasilkan dalam periode tersebut.
Laporan singkat sering digunakan oleh manajemen, investor, atau pemegang saham untuk mengawasi kesehatan finansial perusahaan. Laporan ini dapat berisi ringkasan neraca, laporan laba rugi, arus kas, dan analisis singkat mengenai kinerja keuangan.
Baca Juga: Contoh Template Laporan Absensi Karyawan yang Bisa Anda Download
Mengetahui Komponen Laporan Singkat
Meskipun ringkas, laporan singkat memiliki beberapa komponen penting yang perlu Anda masukkan agar dapat menyajikan informasi secara jelas dan padat.
Berikut adalah komponen yang bisa Anda masukkan ke dalam membuat laporan singkat:
1. Pendahuluan
- Latar Belakang: Alasan laporan disusun dan konteksnya.
- Tujuan: Menjelaskan tujuan dari penyusunan laporan singkat.
- Ruang lingkup: Menentukan sejauh mana informasi akan diberikan.
- Metodologi: Apabila diperlukan, Anda bisa menjelaskan metode atau pendekatan yang diunakan dalam mengumpulkan data atau informasi.
2. Isi Laporan
- Informasi utama: Bagian ini merupakan inti dari laporan singkat dan berisi informasi yang relevan untuk topik atau tujuan laporan.
- Temuan atau hasil: Ringkasan temuan atau hasil yang telah ditemukan.
- Analisis (jika diperlukan): Interpretasi atau analisis singkat terhadap temuan atau hasil.
3. Kesimpulan
Kesimpulan merupakan alasan dari apa yang telah dibahas dalam laporan.
4. Saran
Jika diperlukan, Anda bisa menambahkan saran atau rekomendasi berdasarkan temuan atau hasil yang telah dijelaskan dalam laporan.
5. Penutup
Bagian ini menjadi penutup singkat yang mengonfirmasi tujuan laporan dan mengingatkan pembaca tentang pesan utama yang disampaikan.
6. Lampiran
Lampiran dapat berisi data tambahan, grafik, tabel, atau informasi pendukung lainnya yang tidak dimasukkan ke dalam bagian utama laporan.
Itulah beberapa komponen yang bisa Anda cantumkan dalam laporan singkat. Namun, perlu Anda ingat bahwa komponen-komponen tersebut dapat bervariasi tergantung pada konteks dan tujuan dari pembuatan laporan.
Baca Juga: 10 Contoh Surat Permohonan Magang dan Tips Membuatnya
Bagaimana Tips Menulis Laporan Singkat?
Selain perlu memasukkan beberapa komponen di atas, ada beberapa tips yang bisa Anda lakukan untuk membuat laporan singkat secara efektif, yaitu:
1. Tentukan Tujuan Laporan Anda
Sebelum Anda mulai menulis, pikirkan dengan jelas apa tujuan utama laporan singkat yang ingin Anda sampaikan.
2. Pahami Audiens Anda
Pertimbangkan siapa yang akan membaca laporan singkat Anda. Apakah itu rekan kerja, pelanggan, atau pihak eksternal. Sesuaikan bahasa dan tingkat detail dengan pengetahuan dan kepentingan audiens.
3. Buat Rencana
Sebelum memulai menulis, buatlah rencana singkat atau outline laporan. Hal ini akan membantu Anda menjaga fokus dan struktur laporan Anda.
4. Kesadaran Bahasa
Gunakan bahasa yang jelas, sederhana, dan mudah dimengerti. Hindari menggunakan kata-kata atau frasa yang rumit atau jargon yang mungkin tidka dipahami oleh pembaca.
5. Pilih Informasi Relevan
Fokuskan laporan Anda pada informasi yang paling relevan dan penting. Tulis secara singkat dan ringkas detail yang tidak diperlukan.
6. Struktur yang Jelas
Gunakan struktur yang jelas dengan bagian pendahuluan, isi, laporan, kesimpulan, dan saran apabila diperlukan.
7. Pendahuluan yang Menarik
Buat pendahuluan yang menarik untuk membuat perhatian pembaca lebih terfokus. Jelaskan secara singkat latar belakang dan tujuan laporan Anda.
8. Paragraf Lebih Pendek
Buat paragraf yang pendek dan ringkas. Satu paragraf biasanya cukup untuk satu gagasan utama.
9. Visualisasi Data
Jika memungkinkan, gunakan grafik, tabel, atau ilustrasi yang dapat menjelaskan informasi dengan lebih jelas dan efisien.
10. Kesesuaian Jumlah Kata
Pertimbangkan batasan jumlah kata jika terdapat aturan tertentu, dan usahakan agar laporan sesuai dengan batasan tersebut.
11. Konsistensi
Pastikan konsistensi dalam penggunaan tata bahasa, gaya penulisan, dan format.
12. Penempatan Informasi
Tempatkan informasi yang paling penting di awal laporan dan informasi yang kurang penting di bagian akhir.
Baca Juga: Contoh Surat Pengalaman Kerja, Arti, dan Manfaatnya
Bagaimana Contoh Laporan Singkat?
Berikut beberapa contoh laporan singkat yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh Laporan Singkat 1
Laporan Singkat: Proyek Peluncuran Produk Baru
Penulis: [Nama Anda] Tanggal: [Tanggal Laporan]
Pendahuluan:
Laporan ini merangkum kemajuan dan hasil proyek peluncuran produk baru yang sedang kami kerjakan. Proyek ini bertujuan untuk memperkenalkan produk “Bagus SuperWidget” ke pasar dan mencapai target peluncuran pada [Tanggal Peluncuran]. Laporan ini mencakup perkembangan terbaru, kendala yang kami hadapi, serta rencana selanjutnya.
Isi Laporan:
Perkembangan Proyek:
- Proses perancangan dan pengembangan produk telah selesai.
- Pabrikasi produk telah dimulai sesuai jadwal.
- Situs web dan materi pemasaran telah disiapkan untuk peluncuran.
Kendala:
- Kami menghadapi kendala dalam pasokan bahan baku, yang dapat memengaruhi jadwal produksi.
- Pemasok bahan baku sedang bekerja untuk mengatasi masalah ini.
- Dalam pemantauan ketat, kami juga menyiapkan rencana cadangan untuk menghindari keterlambatan peluncuran.
Rencana Selanjutnya:
- Melanjutkan pemantauan dan komunikasi yang erat dengan pemasok bahan baku untuk memastikan ketersediaan tepat waktu.
- Melanjutkan persiapan kampanye pemasaran dan peluncuran.
Diskusi:
- Diskusi tim berfokus pada persiapan peluncuran dan perencanaan media sosial.
- Kami memastikan semua anggota tim memiliki pemahaman yang sama tentang tahap peluncuran dan tanggung jawab mereka.
Kesimpulan:
Pada saat ini, proyek peluncuran produk baru masih berada pada jalur yang benar meskipun ada kendala pasokan yang harus diatasi. Tim proyek tetap berkomitmen untuk memastikan peluncuran produk sesuai dengan jadwal.
Rekomendasi:
- Kami merekomendasikan agar tim terus mengawasi kendala pasokan dan mengambil tindakan sesuai kebutuhan.
- Perkuat koordinasi dengan tim pemasaran untuk memastikan peluncuran yang mulus.
Penutup:
Laporan ini mencakup perkembangan proyek peluncuran produk baru “Bagus SuperWidget.” Terima kasih kepada semua anggota tim atas dedikasi mereka.
Contoh Laporan Singkat 2
Tentu, berikut adalah contoh laporan singkat tentang proyek berbeda dengan tema “Proyek Pengembangan Situs Web”:
Laporan Singkat: Proyek Pengembangan Situs Web “Website XYZ”
Penulis: [Nama Anda] Tanggal: [Tanggal Laporan]
Pendahuluan:
Laporan ini berisi ringkasan perkembangan dan hasil proyek pengembangan situs web “Website XYZ.” Proyek ini bertujuan untuk merancang dan meluncurkan situs web perusahaan yang baru. Laporan ini mencakup tahap-tahap proyek, kendala yang dihadapi, serta rencana selanjutnya.
Isi Laporan:
Perkembangan Proyek:
- Tahap perancangan situs web telah selesai, dan desain telah disetujui oleh manajemen.
- Tim pengembangan telah memulai pembangunan situs web, dan sebagian besar halaman telah diselesaikan.
- Pengujian internal akan dimulai minggu depan untuk memastikan fungsi dan kinerja yang baik.
Kendala:
- Kami menghadapi kendala teknis yang membuat sejumlah kecil halaman berjalan lebih lambat dari yang diharapkan.
- Tim pengembangan sedang bekerja untuk mengoptimalkan kinerja halaman tersebut sebelum peluncuran.
Rencana Selanjutnya:
- Melanjutkan pengembangan dan pengujian situs web.
- Mengintegrasikan konten dan menyusun peluncuran situs web.
Diskusi:
- Diskusi tim berfokus pada persiapan pengujian internal dan integrasi konten.
- Tim memastikan bahwa semua aspek teknis dan desain situs web memenuhi standar perusahaan.
Kesimpulan:
Proyek pengembangan situs web “Website XYZ” berjalan sesuai jadwal, meskipun ada kendala teknis yang harus diatasi. Tim proyek tetap berkomitmen untuk meluncurkan situs web sesuai dengan rencana.
Rekomendasi:
- Mendorong tim pengembangan untuk terus memantau dan mengatasi kendala teknis.
- Koordinasi erat antara tim pengembangan dan tim konten untuk memastikan peluncuran yang mulus.
Penutup:
Laporan ini mencakup perkembangan proyek pengembangan situs web “Website XYZ.” Terima kasih kepada semua anggota tim atas upaya mereka.
Contoh Laporan Singkat 3
Laporan Singkat: Evaluasi Kampanye Pemasaran
Penulis: [Nama Anda] Tanggal: [Tanggal Laporan]
Pendahuluan:
Laporan ini merangkum hasil dari evaluasi kampanye pemasaran yang baru-baru ini kami lakukan. Tujuan utama kampanye ini adalah meningkatkan kesadaran merek dan penjualan produk kami. Laporan ini mencakup data kinerja, temuan, dan rencana selanjutnya.
Isi Laporan:
Kinerja Kampanye:
- Kampanye pemasaran dimulai pada [Tanggal Mulai] dan berakhir pada [Tanggal Selesai].
- Kami mencapai total [jumlah pelanggan yang dijangkau] pelanggan selama kampanye.
- Kenaikan penjualan produk “Produk XYZ” mencapai [persentase kenaikan] selama kampanye.
Analisis:
- Analisis data menunjukkan bahwa kanal media sosial memberikan kontribusi terbesar dalam mencapai pelanggan baru.
- Pesan kampanye yang menekankan manfaat produk kami mempengaruhi konversi pelanggan.
Kendala:
- Kami menghadapi kendala dalam mengukur dampak kampanye secara langsung pada keuntungan bersih, mengingat banyak faktor lain yang memengaruhi penjualan.
- Kami terus mencari cara untuk meningkatkan pengukuran dampak dan ROI.
Rencana Selanjutnya:
- Memperluas kampanye dengan fokus lebih lanjut pada kanal media sosial yang berperforma baik.
- Mengembangkan metode pengukuran dampak yang lebih canggih.
Diskusi:
- Diskusi tim pemasaran berfokus pada pelajaran yang dapat dipetik dari kampanye ini.
- Kami sepakat untuk lebih mendalam dalam analisis dampak kampanye pada keuntungan bersih.
Kesimpulan:
Kampanye pemasaran telah mencapai sebagian besar tujuannya dengan peningkatan kesadaran merek dan penjualan produk. Kendala dalam mengukur dampak langsung sedang diatasi.
Rekomendasi:
- Terus memantau kinerja kampanye dan mengevaluasi strategi yang berhasil.
- Berinvestasi lebih dalam dalam pengukuran dampak dan analisis ROI.
Penutup:
Laporan ini mencakup hasil evaluasi kampanye pemasaran. Terima kasih kepada semua anggota tim pemasaran.
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat dipahami bahwa laporan singkat merupakan jenis dokumen yang ditulis secara ringkas dan memiliki tujuan tertentu.
Laporan singkat memiliki beberapa fungsi seperti pemantauan progress, penghematan waktu, menciptakan transparansi, membantu pengambilan keputusan, dan sebagainya.
Namun, agar laporan singkat dapat dimanfaatkan secara optimal, Anda perlu membuatnya secara sederhana dan fokus terhadap hal yang ingin Anda sampaikan, sehingga pembaca dapat memahaminya secara jelas dan efisien.
Nah, selain laporan singkat terkait proyek-proyek tertentu, perusahaan juga membutuhkan laporan terkait tingkat kedisiplinan karyawan. Oleh karena itu, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Gajihub memiliku fitur Analisa Data yang memungkinkan Anda untuk melihat laporan keterlambatan, laporan lembur, laporan izin cuti, dan sebagainya.
Selain itu, Anda juga bisa mengetahui setiap data pembayaran gaji dari bulan ke bulan dengan lebih otomatis, sehingga membantu Anda untuk mengambil keputusan dengan lebih baik.
Tertarik untuk mencobanya? Kunjungi tautan ini dan dapatkan uji coba gratis hingga 14 hari.
Catatan Kaki: