Mengenal Berbagai Jenis Pay Period dalam Proses Payroll dan Tips Menentukannya

Frekuensi periode pembayaran atau pay period, dapat bergantung pada berbagai variabel di tempat kerja. Hal ini dapat berupa tunjangan yang ditawarkan perusahaan kepada karyawannya atau potongan yang diwajibkan oleh hukum ketenagakerjaan.

Memahami semua variabel ini dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik tentang seberapa sering Anda harus membayar karyawan.

Dalam artikel ini, kami membahas pay period dan menjelaskan cara menentukan dan pertimbangan pay period yang tepat untuk bisnis.

Apa yang Dimaksud dengan Pay Period?

Pay period adalah jangka waktu berulang yang diikuti perusahaan untuk membayar karyawannya. Periode ini mencerminkan berapa kali setiap tahun seorang karyawan menerima gaji.

Pay periode sendiri berbeda dengan tanggal gaji, yang merupakan hari di mana karyawan menerima gaji mereka.

Sebagai contoh, akhir pay period mungkin pada hari Rabu, sedangkan tanggal pembayaran mungkin pada hari Jumat berikutnya.

Jenis pay period yang Anda pilih untuk organisasi dapat bervariasi tergantung pada jenis karyawan yang Anda miliki dan sumber daya penggajian organisasi Anda.

5 Jenis Pay Period

Berikut adalah lima jenis pay period umum yang dapat Anda pilih:

1. Mingguan

Dalam periode pembayaran mingguan, perusahaan membayar karyawannya sekali seminggu pada hari yang sama, seperti hari Jumat. Karyawan menerima 52 kali gaji setiap tahun.

Banyak karyawan yang lebih memilih periode pembayaran ini karena mereka senang mendapatkan bayaran untuk pekerjaan mereka setiap minggu. Biasanya, organisasi mencurahkan lebih banyak uang dan sumber daya untuk jenis pay period ini karena mereka memproses penggajian setiap minggu.

Periode pembayaran mingguan adalah pilihan yang baik untuk organisasi dengan jumlah karyawan yang banyak yang bekerja lembur atau jam kerja yang tidak teratur.

Karyawan dapat mencatat jam kerja mereka selama satu minggu dan menerima gaji pada minggu berikutnya, yang disebut dengan pembayaran tunda.

Metode ini memungkinkan sumber daya manusia atau tim akuntansi untuk mengumpulkan jam kerja karyawan dan melakukan penyesuaian untuk perubahan jadwal dan jam lembur mereka. Lembur adalah jumlah jam kerja karyawan yang melebihi 40 jam dalam satu minggu kerja.

Baca juga: Manfaat Daya Saing Perusahaan dan Cara Meningkatkannya

2. Dua mingguan

Periode pembayaran dua mingguan berarti organisasi membayar karyawan setiap dua minggu pada hari yang sama. Karyawan biasanya mendapatkan 26 kali gaji per tahun.

Namun, karena satu tahun kalender memiliki sedikit lebih dari 52 minggu, karyawan bisa saja mendapatkan 27 kali gaji dalam beberapa tahun.

Ini adalah periode pembayaran yang populer bagi karyawan karena mereka menerima gaji yang konsisten sehingga mudah untuk menganggarkan pengeluaran.

Ini adalah jenis pay period yang baik untuk perusahaan yang memiliki kombinasi karyawan dengan pembayaran per jam dan karyawan yang digaji secara tetap. Sangat mudah untuk menghitung lembur untuk karyawan per jam karena waktu tersebut biasanya terjadi pada pay period yang sama.

Ini juga lebih murah daripada pay period mingguan karena tim memproses penggajian setiap dua minggu sekali. Karena jumlah periode pembayaran dapat berfluktuasi dari tahun ke tahun, perusahaan dengan periode dua mingguan mengelola pemotongan tunjangan, seperti asuransi kesehatan, berdasarkan jumlah total pay period, bukan secara bulanan, yang lebih umum.

3. Setengah bulanan

Dengan periode pembayaran setengah bulanan, pemberi kerja membayar karyawan mereka dua kali sebulan pada hari yang sama, seperti tanggal 15 dan 30 setiap bulannya. Karyawan mendapatkan 24 kali gaji per tahun dengan pay period ini.

Karyawan menyukai opsi ini karena mereka tahu bahwa mereka menerima pembayaran rutin pada dua hari yang sama setiap bulannya. Juga, dengan periode ini mudah untuk mengelola pemotongan tunjangan dengan pay period ini karena organisasi membaginya secara merata di antara dua gaji bulanan.

Pay period setengah bulanan adalah pilihan yang baik untuk organisasi dengan karyawan bergaji yang bekerja dengan jadwal yang sama secara konsisten, daripada karyawan per jam yang mungkin bekerja lembur.

Dalam periode pembayaran setengah bulanan, organisasi masih melacak jam kerja karyawan yang tidak digaji setiap minggunya, termasuk lembur.

Karena jumlah minggu kerja dan jam kerja dapat bervariasi dengan pay period setengah bulanan, tim penggajian mungkin harus membagi lembur di antara dua pay period, yang bisa jadi lebih kompleks.

Baca juga: Manajemen Strategis: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Jenis, dan Prosesnya

4. Bulanan

Dalam pay period bulanan, perusahaan membayar karyawan mereka sekali per bulan pada tanggal yang berulang, seperti tanggal 30 setiap bulannya.

Karyawan mendapatkan 12 kali gaji per tahun dengan opsi ini. Ini paling cocok untuk organisasi dengan karyawan yang digaji karena gaji mereka konsisten, daripada karyawan per jam yang mungkin bekerja dengan jumlah jam yang berbeda setiap minggunya.

Periode pembayaran ini adalah yang paling murah dari semua jenis karena memiliki jumlah pay period paling sedikit per tahun.

Ini juga mudah untuk mengelola pemotongan tunjangan karena pemberi kerja biasanya menghitungnya setiap bulan. Ini juga dapat menguntungkan tim akuntansi yang memproses penggajian karena sering kali bertepatan dengan laporan akhir bulan.

5. Jangka waktu tetap

Pay period tetap memungkinkan pemberi kerja untuk menentukan pay period berdasarkan jumlah hari per periode, bukan berdasarkan tanggal kalender.

Jumlah gaji yang diterima karyawan setiap tahun bervariasi dengan jenis periode pembayaran ini. Ini paling umum digunakan oleh organisasi yang memiliki karyawan dengan jadwal kerja unik yang berbeda dari periode pembayaran tradisional.

Sebagai contoh, sekolah dapat menawarkan untuk membayar gaji reguler guru dalam pay period dua mingguan selama 10 bulan dalam setahun di mana mereka bekerja, daripada menerima pembayaran sepanjang tahun.

Baca juga: Annual Salary dan Annual Income: Pengertian dan Perbedaannya

Bagaimana Memilih Jenis Pay Period Tepat untuk Bisnis Anda

Berikut ini beberapa hal yang perlu dipertimbangkan ketika memutuskan bagaimana memilih jadwal periode pembayaran tertentu:

1. Pertimbangkan gaji kotor

Gaji kotor adalah jumlah gaji yang akan ada di setiap gaji sebelum dipotong. Pemotongan ini dapat mencakup pajak penghasilan serta kontribusi tunjangan seperti asuransi dan BPJS Ketenagakerjaan.

Memahami gaji kotor dapat membantu Anda menentukan periode pembayaran yang tepat, karena jumlah potongan dapat berubah tergantung pada frekuensi pembayaran.

2. Pertimbangkan tahun kabisat

Tahun kabisat adalah fenomena di mana Anda menambahkan satu hari pada tahun kalender untuk menyelaraskan dengan rotasi Bumi.

Artinya, jika Anda memutuskan jadwal mingguan atau dua mingguan, Anda mungkin akan mendapatkan satu pay period setiap empat tahun. Jika Anda memilih format gaji untuk upah, Anda mungkin perlu melakukan penyesuaian untuk mencegah kelebihan pembayaran.

Baca juga: Pengertian Audit Payroll, Manfaat, dan Tahapannya

3. Pilih layanan penggajian

Ada berbagai layanan penggajian yang tersedia untuk membantu Anda mengatur dan mengotomatiskan proses pay period.

Sistem online ini mungkin memiliki fitur berbeda yang tersedia. Anda dapat mempertimbangkan faktor-faktor ini ketika memutuskan seberapa sering membayar karyawan.

Atau mungkin Anda menggunkan software payroll dan HR untuk memudahkan proses penggajian, Anda harus memastikan bahwa software tersebut bisa memilih jenis periode pembayaran gaji yang sesuai dengan bisnis dan karyawan Anda.

Jika Anda belum menggunakan software payroll atau HR yang memiliki pilihan pay period yang bevariasi, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

4. Pelajari undang-undang ketenagakerjaan

Ada undang-undang ketenagakerjaan di Indonesia yang dapat Anda pertimbangkan saat menentukan pay period yang akan digunakan.

Beberapa undang-undang negara bagian berisi peraturan yang berubah tergantung pada industri bisnis, pengaruh PSAK, dan perlindungan karyawan.

Anda dapat menanyakan kepada departemen tenaga kerja negara bagian Anda untuk lebih memahami peraturan apa pun yang mungkin memengaruhi pay period Anda.

5. Pertimbangkan jenis gaji

Ada berbagai format kompensasi yang bisa Anda pertimbangkan dalam menentukan format periode penggajian yang akan dipilih. Ini dapat mencakup opsi seperti per jam, gaji, dan komisi.

Karyawan yang dibayar per jam dan komisi mungkin lebih memilih pay period yang lebih sering, sementara karyawan yang digaji mungkin lebih diuntungkan dengan jumlah hari tertentu dalam sebulan.

Baca juga: Cara Menghitung Upah Per Jam Menurut Undang-Undang Terbaru

6. Pertimbangkan lembur

Jika karyawan memenuhi syarat untuk lembur, Anda mungkin perlu mempertimbangkan cara melacak dan menghitung upah lembur.

Tergantung di mana Anda bekerja, mungkin ada peraturan ketenagakerjaan yang berlaku yang memengaruhi berapa banyak upah lembur dan kapan Anda dapat menerapkannya pada periode penggajian.

Anda bisa bertanya pada bagian sumber daya manusia untuk mencari informasi lebih lanjut tentang penyesuaian lembur.

7. Pertimbangkan kebutuhan karyawan

Memilih pay period yang lebih sering dapat meningkatkan kepuasan karyawan, namun juga dapat meningkatkan biaya penggajian.

Beberapa undang-undang ketenagakerjaan juga mengizinkan karyawan untuk memilih frekuensi pembayaran. Mempertimbangkan hal ini dapat membantu Anda memilih periode penggajian yang mencapai keseimbangan yang tepat antara kepuasan dan biaya.

8. Pertimbangkan industri bisnis

Ada berbagai pertanyaan yang perlu dipertimbangkan ketika menerapkan frekuensi pay period pada bisnis. Pertimbangkan apakah ada periode tertentu yang lebih sibuk daripada yang lain dan bagaimana hal itu dapat mempengaruhi arus kas.

Anda juga bisa mempertimbangkan standar industri dan bagaimana hal itu dapat mempengaruhi jadwal pembayaran Anda.

Baca juga: Gaji Pokok: Ketentuan dan Cara Mudah Menghitungnya

9. Pertimbangkan implikasi dalam akuntansi

Frekuensi pay period yang Anda pilih dapat menambah atau mengurangi pekerjaan yang harus dilakukan HR dalam hal kompensasi penggajian.

Periode penggajian dengan tanggal tertentu dapat mengurangi permintaan untuk bagian akuntansi, karena mereka tidak perlu terlalu memperhatikan tanggal pencatatan karena tanggalnya sama untuk setiap bulan.

10. Pertimbangkan tunjangan

Ada berbagai macam tunjangan yang bisa Anda berikan kepada karyawan, seperti asuransi kesehatan dan program pensiun.

Anda bisa menghitung tunjangan ini sebagai potongan atau kompensasi yang Anda tambahkan ke gaji kotor. Menghitungnya ke dalam pembayaran dapat membantu Anda menentukan periode penggajian yang sesuai untuk menyeimbangkan antara kompensasi dan biaya penggajian.

12. Mencari seorang akuntan

Mempekerjakan seorang akuntan dapat memberi Anda konteks dan informasi tambahan yang dapat memengaruhi periode penggajian.

Mereka dapat membantu Anda membuat, menerbitkan, dan memelihara dokumentasi penggajian yang tepat seperti gaji, komisi, dan tunjangan karyawan. Mereka juga dapat memastikan bahwa semua informasi tersebut akurat dan sesuai dengan hukum federal dan negara bagian.

Jangan lupa juga untuk menggunakan software akuntansi sehingga memudahkan Anda dalam memantau setiap transaksi dan data keuangan dalam bisnis Anda.

Baca juga: Cara Menghitung Kenaikan Gaji Secara Berkala

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai pay period atau periode pembayaran yang bisa Anda pilih dalam proses payroll pada bisnis Anda.

Hal yang penting adalah mempertimbangkan preferensi karyawan saat memilih periode gaji karena pilihan ini secara langsung memengaruhi cara mereka menganggarkan pengeluaran.

Karyawan mengandalkan gaji mereka untuk kebutuhan dasar mereka, seperti makanan dan tempat tinggal, dan barang-barang tidak penting yang dapat mempengaruhi kualitas hidup mereka.

Jenis periode gaji yang Anda tawarkan kepada karyawan dapat meningkatkan kepuasan dan meningkatkan upaya perekrutan dan retensi.