15 Etika Mengirim Email dan Contoh Email yang Baik

Terlepas dari di mana pun Anda berada dalam karier Anda, menggunakan etika mengirim email yang baik memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dengan jelas dan memberikan kesan positif pada calon pemberi kerja, kontak bisnis, dan pelanggan.

Email sendiri adalah bagian penting dari sebagian besar operasi harian perusahaan, sehingga membuat email yang ditulis dengan baik, bijaksana dan akurat berkontribusi pada komunikasi yang efektif.

Karyawan harus mempraktikkan etika mengirim email yang tepat saat berkomunikasi secara profesional dengan kolega, pelanggan, atau pemangku kepentingan lainnya.

Dalam artikel ini, kami membahas mengapa etika mengirim email sangat penting dan 15 etika yang harus Anda tahu beserta contoh emailnya.

Apa yang Dimaksud dengan Etika Mengirim Email?

Etika mengirim email adalah penggunaan bahasa, konvensi, dan formalitas yang tepat dalam email. Email bisnis biasanya menuntut bahasa formal dan kepatuhan ketat terhadap tata bahasa dan ejaan yang tepat.

Membuat email yang tepat menunjukkan kepada penerima email bahwa Anda peduli dengan hubungan Anda dengan mereka, Anda menghargai profesionalisme Anda dan Anda mewakili perusahaan tempat Anda bekerja dengan baik.

Mengapa Etika dalam Mengirim Email itu Penting?

Cara Anda berkomunikasi mencerminkan tipe karyawan Anda, termasuk etos kerja dan perhatian Anda terhadap detail. Perusahaan dapat memperoleh manfaat dari penerapan praktik terbaik untuk etiket email karena alasan-alasan berikut ini:

Profesionalisme: Menggunakan email yang tepat menyampaikan citra profesional karyawan dan organisasi Anda secara keseluruhan.
Efisiensi: Email yang baik bersifat langsung dan ringkas, serta menyampaikan pesannya dengan cepat.

Contoh Etika dalam Mengirim Email

Berikut adalah daftar contoh etika mengirim email yang sangat baik yang bisa Anda gunakan dalam menyusun email profesional Anda sendiri:

Pertahankan nada bicara yang profesional.
Gunakan baris subjek yang jelas.
Gunakan tanda baca.
Mempraktikkan tata bahasa yang benar.
Sertakan salam pembuka.
Akhiri dengan signature.
Periksa nama penerima.
Pastikan letak huruf besar yang tepat.
Sertakan font yang mudah dibaca.
Sertakan hyperlink jika perlu.
Beri tahu lampiran yang disertakan.
Gunakan balasan di luar kantor.
Jelaskan dengan detail.
Jaga agar informasi tetap terbuka untuk umum.
Koreksi pesan Anda.

Pertahankan nada profesional

Email bisnis harus memiliki nada profesional yang menggunakan bahasa yang jelas dan tepat, bukan singkatan dan bahasa sehari-hari. Contoh berikut ini menggambarkan nada profesional:

Kepada Ibu Ana yang terhormat,

Apakah Anda bersedia bertemu pada hari Rabu pukul 14:00 untuk membahas rencana pembayaran Anda? Saya tunggu jawaban secepatnya. Saya menghargai waktu Anda dan berharap dapat segera bertemu dengan Anda.

Hormat saya,

Andri

Gunakan baris subjek yang jelas

Baris subjek email menginformasikan kepada penerima tentang apa yang dapat mereka harapkan untuk ditemukan di badan email.

Hal ini dapat membantu mereka melakukan triase email atau mulai mencari informasi untuk mendapatkan tanggapan sebelum membaca pesan lengkapnya. Buatlah baris subjek email yang jelas dan lugas, seperti contoh berikut:

Subjek: Analisis Pemasaran untuk Maret 2020
Subjek: Agenda Rapat Besok
Subjek: Informasi Paket Manfaat yang Diperbarui

Gunakan tanda baca

Tanda baca membuat membaca email menjadi lebih mudah. Gunakan koma, titik, tanda tanya, apostrof, dan tanda kutip untuk membuat kalimat lengkap dan memisahkan gagasan.

Gunakan tanda seru secukupnya seperti yang tercantum dalam contoh berikut:

Selamat pagi, Pak Charles,

Bersama email ini kami ingin mengingatkan bahwa Anda memiliki janji temu dengan teknisi kami, Andriawan, besok pukul 15.00. Harap beritahu saya jika Anda perlu menjadwal ulang.

Hormat saya,

Rudi

Mempraktikkan tata bahasa yang benar

Menggunakan kata-kata dan ejaan yang benar menunjukkan bahwa Anda peduli dengan tulisan Anda dan mewakili perusahaan dengan baik.

Luangkan waktu untuk meninjau tulisan Anda untuk akurasi sebelum mengirim email Anda. Perhatikan kata-kata yang sering salah eja dan pastikan Anda menggunakan bentuk homofon yang benar, seperti “di sini” atau “disini”. Contoh berikut ini menggambarkan penggunaan tata bahasa yang tepat:

Selamat siang, John,

Klien sudah ada di sini, dan mereka menunggu di ruang konferensi saat Anda siap. Terima kasih!

Terbaik,

Andy

Sertakan salam pembuka

Sapa penerima email Anda dengan salam yang sesuai.

Gunakan sapaan formal dengan nama depan mereka jika mereka adalah kolega atau rekan kerja atau nama belakang mereka jika mereka adalah supervisor atau klien, seperti contoh berikut ini:

Dear Mary,
Selamat pagi, Ibu Rina,
Selamat siang, Tn. Hasan,

Akhiri dengan signature

Sertakan penutup dengan nama Anda dan signature bisnis profesional. Biasanya, blok tanda tangan mencakup nama, jabatan, alamat email dan nomor telepon langsung Anda.

Contoh di bawah ini menunjukkan bagaimana tanda tangan profesional dapat terlihat:

Hormat kami,
Randy Adiman
Sales Executive
[email protected]
555-555-5555 ext. 123

Warm Regards,
Budi Suseno
Terapis Specialist
[email protected]
555-555-5555

Periksa nama penerima

Pastikan Anda mengeja nama penerima dengan benar. Periksa kembali ejaan dan setiap gelar kehormatan, seperti Dokter atau Profesor atau Doktor, dengan menggunakan contoh berikut sebagai panduan:

Kepada Letnan Kolonel Mohan yang terhormat,
Selamat pagi, Nona Beaulieu
Selamat siang, Profesor Whalen,

Pastikan letak huruf besar yang tepat

Orang sering kali menyimpan semua huruf kecil saat menggunakan platform komunikasi cepat seperti SMS dan pesan instan.

Namun, email harus menggunakan sentence case untuk badan email, yang berarti Anda harus menggunakan huruf besar pada huruf pertama setiap kalimat baru dan semua kata benda yang tepat.

Lihat contoh berikut untuk penggunaan kasus kalimat yang tepat:

Selamat siang, Anne,

Pertemuan kita dengan Amy dan Rudi berpindah lokasi dari Bekasi ke Depok sore ini. Saya akan menemuimu di lobi pukul 14:00 untuk berjalan bersama. Terima kasih!

Salam Hangat,

Robi

Gunakan font yang mudah dibaca

Gunakan font standar yang mudah dibaca untuk email Anda, seperti Ariel atau Times New Roman. Jaga ukuran font antara 11 dan 14.

Sertakan hyperlink jika diperlukan

Menyertakan sumber eksternal dalam bentuk tautan ke situs web yang berlaku adalah praktik yang berguna.

Alih-alih menyalin dan menempelkan tautan lengkap di badan email, hyperlink URL ke bagian teks deskriptif. Gunakan contoh berikut untuk panduan:

Selamat pagi, Rando,

Inilah artike yang menjelaskan tentang apa itu laba, yang saya ceritakan kemarin. Saya rasa ini akan membantu seluruh tim Anda meningkatkan tingkat penjualan mereka.

Warm Regards,

Anton

Bei tahu lampiran yang disertakan dalam email

Nyatakan secara eksplisit jika Anda melampirkan dokumen atau file apa pun sehingga penerima dapat melihatnya.

Jika ukurannya besar, catat ukurannya sehingga penerima dapat mengunduh dokumen, dan hapus email dari kotak masuk mereka agar tetap bersih untuk email yang lebih banyak masuk. Perhatikan contoh berikut:

Saya telah melampirkan audit media sosial untuk bulan Oktober di bawah ini. Harap dicatat bahwa file-file tersebut berukuran besar, jadi Anda mungkin ingin mengunduhnya.

Gunakan balasan di luar kantor

Jika Anda akan berada di luar kantor, siapkan balasan otomatis di luar kantor. Dengan cara ini, kolega atau pelanggan yang mencoba menghubungi Anda akan tahu bahwa Anda sedang berlibur.

Sertakan tanggal kapan Anda akan berada di luar kantor, tanggal Anda kembali bekerja, dan kontak untuk orang-orang yang membutuhkan bantuan segera.

Gunakan yang berikut ini sebagai contoh:

Halo,

Saya tidak masuk kantor dari hari Senin, 3 September hingga Jumat, 7 September. Saya akan kembali ke kantor pada hari Senin, 10 September. Jika Anda membutuhkan bantuan sebelum saya kembali, silakan hubungi Tiffany di [email protected] atau 555-555-5555 ext. 123 untuk mendapatkan bantuan. Terima kasih!

Hormat saya,

Ogi Sigit

Jelaskan dengan detail

Saat merujuk pada pertemuan atau percakapan, jelaskan dengan jelas dan berikan detail sehingga penerima email yakin tentang peristiwa yang Anda diskusikan.

Kejelasan dan kekhususan dalam penjelasan email Anda akan meningkatkan komunikasi secara keseluruhan, seperti yang tercantum dalam contoh berikut:

Selamat pagi, Ani,

Saya menindaklanjuti pertemuan kita mengenai PTO saya. Kita telah membahas liburan saya untuk akhir April kemarin pagi. Apakah Anda tahu jika tim telah menyetujui PTO? Saya menghargai bantuan Anda!

Terbaik,

Alex

Jaga agar informasi tetap terbuka untuk umum

Informasi dan detail yang disertakan dalam email bisnis harus dapat dibagikan. Sebaiknya lakukan percakapan sensitif atau rahasia secara langsung daripada melalui email untuk menghindari informasi diteruskan dan digunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

Gunakan contoh berikut untuk memandu Anda:

Selamat pagi, Nona Lidia,

Saya akan dengan senang hati mendiskusikan mengenai ukuran yang tepat untuk Anda. Apakah Anda bisa datang ke kantor besok sekitar tengah hari? Saya menantikan kedatangan Anda!

Hormat saya,

Rudi Alamsyah

Mengoreksi pesan Anda

Proofreading sangat penting. Kesalahan ketik dan penyalahgunaan kata kadang-kadang terjadi pada semua orang, tetapi dengan membaca ulang email Anda dengan cepat, Anda dapat menangkap kesalahan yang mencolok dan meningkatkan reputasi profesional Anda.

Asli:

Selamat pagi, Tn Andi,

Saya bisa bertemu dengan Anda pada pukul 12:00 siang seperti yang telah didiskusikan. Kapan kita harus bertemu?

Terbaik,
Harry

Setelah dikoreksi:

Selamat pagi, Tn Andi,

Saya bisa bertemu dengan Anda pada pukul 2:00 siang seperti yang telah didiskusikan. Di mana kita harus bertemu?

Terbaik,
Harry

Kesimpulan

Itulah beberapa etika mengirim email dan juga contoh yang bisa Anda terapkan jika Anda membuat email secara profesional. Dengan mengetahui etika dalam mengirim email, Anda bisa meningkatkan reputasi dan memberikan informasi yang jelas untuk para kolega, klien, dan atasan Anda.

Jika Anda adalah pemilik bisnis atau bagian dari tim HR dan sedang mencari solusi untuk kemudahan pengelolaan payroll dan HR dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR yang modern seperti Gajihub.

Gajihub adalah software payroll dan HR yang memiliki fitur terlengkap dengan harga terjangkau dan telah dipercaya oleh banyak pemilik bisnis di Indonesia.

Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.

Author
Recent Posts

sugi priharto

Pengajar dan content writer di bidang keuangan, HR manajemen, dan dunia karir lebih dari 7 tahun