Tahapan Screening Lamaran, Manfaat, dan Tips Terbaiknya

Tahapan dalam proses screening lamaran seringkali mendatangkan berbagai tantangan yang bisa menyebabkan kesalahan dalam perekrutan.

Proses screening lamaran merupakan langkah pertama yang harus Anda lakukan dalam menemukan kandidat yang tepat untuk suatu pekerjaan.

Proses ini dapat membantu menghemat waktu dengan menyingkirkan kandidat yang tidak memenuhi kualifikasi dasar pekerjaan atau yang memiliki gaya kerja dan nilai-nilai yang tidak sesuai dengan perusahaan.

Dengan demikian, perusahaan bisa lebih fokus pada kandidat yang lebih cocok secara keseluruhan dan membuat proses perekrutan lebih efisien.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu tahapan screening lamaran, manfaat, langkah, pertanyaan, hingga tipsnya.

Apa yang Disebut dengan Tahapan Screening Lamaran?

Tahapan screening lamaran adalah langkah penting dalam proses rekrutmen yang melibatkan evaluasi kandidat untuk menentukan apakah mereka cocok untuk posisi yang ditawarkan, sebelum melanjutkan ke tahap wawancara atau penilaian yang lebih jauh.

Dalam proses ini, Anda perlu meninjau resume atau CV, surat lamaran kerja, pemeriksaan referensi, dan background check. 

Berbagai hal etrsebut dapat membantu Anda mempersempit jumlah pelamar dan menyaring mereka yang paling sesuai dengan persyaratan pekerjaan dan budaya perusahaan.

Dengan demikian, proses perekrutan akan lebih lancar dan Anda akan lebih mudah untuk menemukan kandidat yang tepat.

Tahapan screening lamaran memungkinkan perusahaan untuk menghemat waktu dan sumber daya dengan menyaring kandidat yang tidak memenuhi kualifikasi atau pengalaman yang dibutuhkan .

Proses ini juga memberikan kesempatan untuk mengidentifikasi potensi masalah pada kandidat, seperti saat ditemukan hal yang tidak wajar dalam riwayat pekerjaan atau informasi kandidat yang kurang konsisten.

Melalui screening lamaran yang efektif, perusahaan dapat lebih fokus untuk berinteraksi dengan kandidat yang paling memenuhi persyaratan, sehingga proses rekrutmen menjadi lebih terarah dan efisien.

Baca Juga: Job Sharing: Pengertian, Cara Kerja, Jenis, dan Tips agar Efektif

Apakah Penting untuk Melakukan Screening Lamaran?

Ya, penting. Berikut adalah sejumlah alasan yang membuat Anda perlu melakukan berbagai tahapan dalam proses screening secara optimal:

1. Memastikan Tempat Kerja yang Aman

Proses screening lamaran membantu memastikan tempat kerja yang aman.

Pemeriksaan latar belakang bisa mengungkap catatan kriminal, catatan mengemudi, dan penggunaan obat-obatan, yang semua itu penting saat memilih karyawan.

2. Mengurangi Turnover Karyawan

Merekrut orang yang tidak tepat bisa merugikan perusahaan dalam hal waktu, uang, dan sumber daya.

Screening kandidat dapat membantu mengurangi turnover karyawan dengan memastikan bahwa perusahaan merekrut orang yang tepat untuk pekerjaan tersebut.

Hal ini bisa meningkatkan kepuasan kerja dan mengurangi tingkat turnover.

3. Meningkatkan Keputusan Perekrutan

Screening ka memberikan gambaran lebih lengkap tentang kandidat kepada perusahaan.

Dengan memeriksa latar belakang kandidat, perusahaan bisa memverifikasi pendidikan, riwayat kerja, dan informasi penting lainnya, mencegah klaim palsu, dan memastikan kandidat cocok untuk perusahaan.

4. Melindungi Reputasi Perusahaan

Merekrut orang yang salah bisa merusak reputasi perusahaan, terutama jika karyawan tersebut terlibat dalam perilaku tidak etis atau ilegal.

Dalam hal ini, screening lamaran membantu perusahaan melindungi reputasinya dengan mengidentifikasi potensi masalah sebelum muncul.

Perusahaan bisa memastikan mereka merekrut orang yang dapat dipercaya dan memiliki reputasi baik.

5. Memastikan Kepatuhan terhadap Peraturan

Bisnis harus mengikuti berbagai atura yang berlaku saat akan mempekerjakan karyawan baru.

Dengan melakukan berbagai tahapan dalam screening lamaran, Anda dapat membantu memastikan kepatuhan terhadap peraturan ini.

5. Meningkatkan Produktivitas Tempat Kerja

Merekrut orang yang salah bisa berdampak negatif pada produktivitas perusahaan.

Screening lamaran kerja membantu meningkatkan produktivitas dengan mengurangi jumlah pelamar yang tidak memiliki pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan.

Perusahaan bisa memilih orang yang paling memenuhi syarat dan memastikan karyawan mereka produktif.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Lamaran Kerja Word, Download di Sini

Apa Saja Tahapan dalam Proses Screening Lamaran?

Proses screening adalah langkah penting untuk mengevaluasi kandidat sebelum melanjutkan ke wawancara atau penilaian yang lebih mendalam.

Proses ini memastikan hanya kandidat yang paling cocok yang akan dipertimbangkan, menghemat waktu dan sumber daya, serta membantu menemukan kandidat potensial untuk peran dan budaya organisasi Anda.

Berikut adalah langkah-langkah umum dalam proses penyaringan aplikasi:

1. Meninjau Aplikasi Pekerjaan

Pada tahap awal ini, Anda dapat memeriksa aplikasi yang diterima untuk posisi tertentu.

Hal ini bertujuan untuk memastikan pelamar memenuhi persyaratan minimum yang telah ditentukan dalam iklan lowongan pekerjaan, seperti latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan.

Berbagai langkah tersebut dapat membantu mengidentifikasi kandidat yang memiliki kualifikasi dasar untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

Tips

• Gunakan checklist untuk mengidentifikasi kualifikasi minimum.
• Manfaatkan applicant tracking system (ATS) untuk mengotomatisasi screening awal.

2. Screening CV

Pada langkah ini, Anda akan memeriksa CV lebih detail untuk mengevaluasi pengalaman, keterampilan, dan pencapaian kandidat.

Anda dapat mencari kata kunci (keyword) yang sesuai dengan job description dan relevansi pengalaman kerja sebelumnya.

Tujuannya adalah mengidentifikasi mereka yang memenuhi kualifikasi dasar dan menunjukkan potensi untuk unggul dalam peran tersebut.

Tips

• Kembangkan sistem penilaian berdasarkan pengalaman kerja, keterampilan, dan latar belakang pendidikan.
• Perhatikan perkembangan karier dan celah dalam riwayat pekerjaan.

3. Melihat Profil LinkedIn Kandidat

Melihat profil LinkedIn kandidat adalah bagian standar dari proses rekrutmen. Anda dapat menilai jaringan profesional mereka, rekomendasi, dan mendapatkan gambaran tentang kesesuaian budaya mereka dalam organisasi.

LinkedIn juga bisa menjadi portofolio kandidat yang menunjukkan proyek dan pencapaian kinerja lainnya.

Baca Juga: Manfaat Menggunakan LinkedIn bagi Tim HR dan Pelamar Kerja

4. Screening Media Sosial

Data dari The Muse menunjukkan bahwa 92% perusahaan menggunakan media sosial untuk merekrut.

Anda dapat menggunakan media sosial untuk melihat bagaimana mereka mewakili diri mereka secara online. 

Sebuah sumber menemukan bahwa hampir 90% pemberi kerja memeriksa profil media sosial kandidat selama proses perekrutan.

Media sosial dapat menambahkan informasi yang lebih mendalam pada aplikasi kandidat. Namun, meskipun informasi ini bermanfaat, penyaringan media sosial juga dapat memicu bias tidak sadr dan mengarah pada perekrutan yang tidak adil.

Baca Juga: Sosial Media Rekrutmen: Pengertian, Manfaat, dan Strateginya

5. Meninjau Jawaban Pre-screening

Banyak organisasi menyertakan pertanyaan pre-screening dalam proses rekrutmen untuk menilai kualifikasi utama, ketersediaan, dan ekspektasi gaji.

Dengan meninjau jawaban ini, Anda dapat menyaring kandidat yang tidak seesuai dengan kebutuhan atau persyaratan spesifik perusahaan.

Tips

• Sertakan pertanyaan yang memerlukan jawaban spesifik.
• Gunakan penilaian otomatis untuk memprioritaskan kandidat yang memenuhi kriteria penting.

6. Mengembangkan Pertanyaan Screening

Berdasarkan deskripsi pekerjaan dan profil kandidat ideal, kembangkan serangkaian pertanyaan penyaringan untuk menilai soft skill dan hard skill, dan kesesuaian dengan budaya perusahaan.

Tips

• Sesuaikan pertanyaan dengan kompetensi khusus pekerjaan dan soft skill.
• Pastikan Anda memberikan pertanyaan terbuka untuk mendapatkan tanggapan rinci.

7. Melakukan Screening Awal Lewat Telepon

Lakukan wawancara singkat melalui telepon dengan kandidat terpilih untuk menilai lebih lanjut mengenai kualifikasi mereka, keterampilan komunikasi, dan kesesuaian umum untuk peran tersebut.

Hal ini juga memberikan kesempatan untuk mengklarifikasi keraguan tentang resume dan mendiskusikan pengalaman kandidat.

Tips

• Buat skrip standar untuk wawancara telepon.
• Dengarkan jawaban yang ringkas dan relevan, serta catat antusiasme dan kejelasan komunikasi kandidat.

8. Membuat Catatan Screening untuk Hiring Manager

Setelah screening melalui telepon, buat catatan rinci tentang tanggapan kandidat, kekuatan, area yang perlu diperhatikan, dan kesan secara keseluruhan.

Catatan ini sangat penting bagi hiring manager untuk memahami profil kandidat lebih baik dan membuat keputusan yang tepat tentang siapa yang harus melanjutkan ke tahap wawancara.

Tips

• Gunakan format terstruktur untuk catatan yang mencakup kekuatan, kelemahan, kualifikasi, dan kesesuaian budaya.
• Fokus pada contoh spesifik yang diberikan oleh kandidat.

Baca Juga: Pengertian Profiling, Manfaat, dan Cara Melakukannya

9. Menilai Kesesuaian Budaya dan Soft Skill

Selain melalui screening telepon, Anda juga perlu melakukan analisis lebih mendalam tentang kesesuaian kandidat dalam budaya perusaahaan dan keterampilan interpersonal mereka.

Hal ini dapat dilakukan melalui culture fit test dan cultural fit interview atau Anda dapat mengajjukan pertanyaan terkait perilaku atau skenario yang mencerminkan nilai-nilai perusahaan.

Tips

• Ajukan pertanyaan yang mengungkapkan bagaimana nilai kandidat sejalan dengan perusahaan.
• Nilai soft skill dengan mendiskusikan pengalaman kerja sebelumnya.

10. Melakukan Finalisasi Kandidat untuk Wawancara Mendalam

Berdasarkan proses screening yang komprehensif, Anda dapat membuat daftar pendek kandidat yang paling memenuhi kriteria untuk posisi tersebut.

Kandidat-kandidat ini kemudian melanjutkan ke wawancara yang lebih mendalam, baik secara tatap muka maupun virtual, dengan hiring manager dan mungkin anggota tim lainnya.

Tips

• Bandingkan kandidat berdasarkan tinjauan menyeluruh terhadap kualifikasi mereka, kinerja screening interview, dan kesesuaian budaya.
• Gunakan sistem penilaian untuk menilai objektif setiap kandidat.

Baca Juga: 17 Tips Mencari Karyawan dan Hal yang Perlu Dipertimbangkan

Apa Saja Pertanyaan yang Perlu Diajukan dalam Screening Lamaran?

Berikut adalah  yang dapat membantu Anda memahami kecocokan kandidat untuk peran tersebut dan bagaimana mereka bisa berintegrasi dengan tim dan budaya perusahaan Anda:

1. Deskripsikan gaya kerja Anda. Bagaimana gaya kerja Anda cocok dengan lingkungan kerja ideal Anda?

Pertanyaan ini dapat membantu mengetahui apakah cara kerja kandidat sesuai dengan lingkungan kerja Anda.

2. Bisakah Anda memberikan contoh tantangan yang Anda hadapi dalam pekerjaan sebelumnya dan bagaimana Anda mengatasinya?

Pertanyaan ini dapat membantu menilai kemampuan kandidat dalam memecahkan masalah dan menghadapi kesulitan.

3. Apa yang memotivasi Anda di tempat kerja, dan bagaimana Anda menjaga produktivitas Anda?

Mengetahui apa yang memotivasi kandidat membantu memahami apakah mereka cocok dengan tuntutan pekerjaan.

Bagaimana Anda memprioritaskan tugas untuk memenuhi beberapa tenggat waktu sekaligus?

Hal ini dapat mengungkapkan keterampilan organisasi dan manajemen waktu kandidat.

4. Deskripsikan situasi di mana Anda harus bekerja dengan anggota tim yang sulit. Bagaimana Anda mengatasinya?

Pertanyaan ini membantu menilai kemampuan kandidat dalam berinteraksi dan bekerja sama dengan orang lain.

5. Apa pendekatan Anda dalam mempelajari keterampilan atau teknologi baru?

Mengetahui respons ini menunjukkan komitmen kandidat terhadap pengembangan profesional dan adaptabilitas mereka.

Baca Juga: In-Depth Interview: Pengertian, Karakteristik, dan Tips Mempersiapkannya

6. Bisakah Anda menjelaskan proyek atau pencapaian yang sangat Anda banggakan?

Pertanyaan ini memungkinkan kandidat menunjukkan keterampilan dan pencapaian mereka.

7. Bagaimana Anda menangani feedback, terutama yang bersifat kritis?

Hal ini dapat menilai keterbukaan kandidat terhadap pertumbuhan dan kemampuan mereka untuk menggunakan umpan balik untuk perbaikan.

8. Mengapa Anda tertarik pada posisi ini dan perusahaan kami?

Pertanyaan ini membantu menguji pemahaman kandidat tentang perusahaan Anda dan minat mereka terhadap peran tersebut.

9. Apa tujuan karier Anda, dan bagaimana peran ini sesuai dengan tujuan tersebut?

Mengetahui aspirasi karier kandidat membantu menilai potensi jangka panjang mereka dalam perusahaan Anda.

10. Bagaimana Anda menilai dampak pekerjaan Anda terhadap tim atau organisasi secara keseluruhan?

Pertanyaan ini dapat meneliti kesadaran kandidat tentang peran mereka dalam konteks yang lebih luas dan kemampuan mereka untuk berkontribusi pada tujuan tim dan organisasi.

Baca Juga: Cara Interview Karyawan Baru dan 25 Daftar Pertanyaannya

Apa Saja Tips Terbaik untuk Melakukan Tahapan Screening Lamaran?

Selain dengan melakukan berbagai cara dan mengajukan pertanyaan di atas, Anda juga dapat memaksimalkan proses ini dengan beberapa tips berikut:

1. Pahami persyaratan pekerjaan

Sebelum memulai proses penyaringan, pahami sepenuhnya persyaratan pekerjaan.

Jadwalkan pertemuan dengan hiring manager untuk mendiskusikan keterampilan atau keahlian penting yang dibutuhkan, dan tanyakan klarifikasi tentang istilah teknis dan persyaratan peran yang mungkin tidak Anda pahami.

2. Gunakan Applicant Tracking System

Implementasikan applicant tracking system (ATS) untuk membantu mengelola aplikasi dan menyaring kandidat berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya, seperti kata kunci terkait keterampilan, pendidikan, dan pengalaman.

Hal ini dapat dapat menghemat waktu dan memastikan bahwa tidak ada kandidat yang cocok terlewatkan.

3. Kembangkan proses screening yang terstandarisasi

Buat proses yang konsisten untuk menyaring semua kandidat, termasuk daftar kualifikasi yang harus diperiksa dan pertanyaan yang harus diajukan.

Langkah ini dapat memastikan keadilan dan efisiensi, memungkinkan perbandingan yang objektif antara kandidat.

4. Fokus pada pencapaian, bukan hanya pengalaman kandidat

Saat meninjau CV, fokuslah pada pencapaian dan hasil kandidat, bukan hanya tanggung jawab mereka.

Hal ini termasuk penghargaan, proyek yang sukses, atau kontribusi signifikan dalam peran sebelumnya.

5. Periksa kesesuaian budaya

Lakukan penilaian apakah nilai, etos kerja, dan perilaku kandidat sesuai dengan budaya perusahaan Anda.

Langkah ini mungkin akan  melibatkan pertanyaan tentang lingkungan kerja yang mereka sukai, gaya kerja tim, dan motivasi.

Baca Juga: High Performance Culture: Manfaat, Ciri-ciri, dan Cara Membangunnya

6. Prioritaskan soft skill

Selain kemampuan teknis, pertimbangkan soft skill yang dibutuhkan untuk peran tersebut, seperti komunikasi, kepemimpinan, dan pemecahan masalah.

Anda dapat menilai ini melalui respons mereka dengan melakukan behavioral event interview. 

7. Perhatikan red flag

Waspadai tanda bahaya potensial dalam resume dan selama proses screening, seperti kesenjangan pekerjaan yang tidak dijelaskan, seringnya berganti-ganti pekerjaan, atau ketidakkonsistenan dalam informasi yang diberikan.

Baca Juga: 15 Contoh Red Flag di Dunia Kerja Beserta Artinya

8. Manfaatkan media sosial dan jaringan profesional

Periksa profil profesional kandidat di platform seperti LinkedIn untuk mendapatkan wawasan tambahan tentang perkembangan karir mereka, dukungan, dan jaringan profesional.

9. Lakukan wawancara awal melalui telepon atau video

Gunakan panggilan telepon atau video awal untuk menilai keterampilan komunikasi, mengklarifikasi ketidakpastian dalam aplikasi, dan mengukur minat serta antusiasme kandidat terhadap peran tersebut.

10. Berikan feedback secara tepat waktu

Pastikan kandidat tetap informasi tentang status mereka dalam proses penyaringan.

Bahkan jika mereka tidak terpilih untuk tahap selanjutnya, Anda dapat memberikan feedback yang konstruktif dapat meningkatkan reputasi perusahaan Anda dan memperbaiki pengalaman kandidat.

Baca Juga: Interview Feedback: Panduan Lengkap untuk HR

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa berbagai tahapan dalam proses screening lamaran sangat penting untuk memastikan bahwa hanya kandidat yang paling memenuhi kualifikasi yang akan dipertimbangkan untuk posisi tertentu.

Proses ini melibatkan berbagai langkah, mulai dari meninjau aplikasi pekerjaan, CV, profil LinkedIn, hingga melakukan screening melalui media sosial.

Berbagai tahapan tersebut bertujuan untuk mengevaluasi pengalaman, keterampilan, dan kesesuaian kandidat dengan budaya perusahaan, sehingga perusahaan dapat lebih fokus pada kandidat yang paling cocok dan menghemat waktu, serta sumber daya.

Proses ini juga memberikan kesempatan untuk mengevaluasi keterampilan teknis dan soft skill kandidat melalui pertanyaan pre-screening dan wawancara awal.

Selain itu, dengan memberikan feedback yang konstruktif dan tepat waktu, perusahaan meningkatkan reputasi mereka dan memperbaiki pengalaman kandidat, sehingga menarik lebih banyak talenta berkualitas di masa depan.

Dengan banyaknya tahapan dalam proses screening lamaran, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub yang bisa menjadi partner kerja tim HR sehari-hari.

Melalui software ini, sebagai profesional HR Anda dapat lebih fokus dalam mengurus tahapan rekrutmen tanpa mengabaikan tugas terkait administrasi karyawan, seperti absensi, payroll, hingga pengelolaan BPJS dan penghitungan PPh 21.

Misalnya, melalui fitur absensi, karyawan tetap dapat melakukan presensi secara mandiri lewat smartphone mereka masing-masing tanpa harus melibatkan tim Anda.

Sementara itu, Anda dapat melihat laporan kehadiran mereka melalui fitur analisa data yang juga tersedia di Gajihub.

Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.