Talent relationship management merupakan salah satu langkah strategis untuk membina hubungan dengan kandidat dan karyawan.
Langkah ini mencakup praktik, strategi, dan teknologi yang digunakan untuk menciptakan dan mempertahankan hubungan jangka panjang dengan kandidat, sehingga perusahaan bisa mempekerjakan mereka di masa yang akan datang.
Dengan adanya talent relationship management, perusahaan bisa memastikan bahwa mereka memiliki akses terhadap talent pool yang berkualitas, sehingga kandidat di dalamnya dapat direkrut kapan pun.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu talent relationship management, komponen utama, manfaat, langkah, hingga tips membangun hubugan dengan bakat berkualitas.
Apa yang Dimaksud dengan Talent Relationship Management?
Talent relationship management (TRM) adalah proses dan upaya konsisten yang didekasikan untuk menarik dan mempertahankan karyawan berkualitas tinggi bagi sebuah organisasi.
TRM yang kuat dapat memberikan dan mempromosikan pengembangan profesional, keterlibatan, hubungan, dan budaya tempat kerja.
TRM bertujuan untuk menciptakan dan menyempurnakan kelompok karyawan atau kandidat yang bahagia, berdedikasi, dan loyal, serta pada akhirnya dapat meningkatkan efisiensi dan kualitas kerja mereka.
Baca Juga: Karyawan Loyal: Pengertian, Tips, dan Cara Mendukungnya
Apa Saja Komponen Utama dalam Talent Relationship Management?
Berikut adalah komponen penting yang harus ada dalam TRM:
1. Candidate Relation Management (CRM)
CRM berkaitan dengan kegiatan mengumpulkan dan menganalisis detail kandidat, melacak keterlibatan mereka, dan menjaga jalur komunikasi tetap terbuka.
2. Pengembangan Talent Pool/Talent Community
Talent pool atau talent community dapat memastikan keterlibatan kandidat secara terus-menerus melalui interaksi rutin, sehingga mereka dapat menjadi karyawan di masa depan.
3. Pemasaran Rekrutmen
Pemasaran rekrutmen mencakup strategi pemasaran untuk mempromosikan brand perusahaan, budaya perusahaan, peluang kerja, termasuk content marketing, social media marketing, dan iklan online.
4. Keterlibatan Kandidat
Komponen ini memastikan perusahaan berinteraksi secara teratur dengan kandidat dan mempertahankan minat mereka pada organisasi melalui newsletter, webinar, acara, atau kontak lainnya untuk menjaga kandidat tetap terhubung dan tertarik.
5. Analitik Data
Analitik data dapat membantu Anda memantau interaksi kandidat, sehingga Anda dapat membuat keputusan berdasarkan data untuk meningkatkan strategi rekrutmen secara keseluruhan.
Baca Juga: 17 Tips Mencari Karyawan dan Hal yang Perlu Dipertimbangkan
Apakah Talent Relationship Management itu Penting?
Ya, penting. Hal ini disebabkan karena talent relationship management memiliki sejumlah manfaat dalam upaya rekrutmen dan retensi karyawan, seperti:
1. Pengurangan Biaya Rekrutmen
Saat Anda sudah memiliki talent pool atau talent community, Anda tidak perlu mengerlukan biaya rekrutmen seperti memasang iklan lowongan di job board atau memasang iklan di LinkedIn.
2. Pengalaman Kandidat yang Ditingkatkan
Tidak seperti rekrutmen biasa, TRM lebih berfokus pada pengembangan koneksi dengan pencari kerja. Seiring berjalannya waktu, interaksi ini dapat mengarah pada kepuasan kandidat yang lebih baik.
3. Efisiensi Waktu untuk Merekrut atau Mengisi Posisi
Meskipun membutuhkan banyak waktu untuk membina hubungan, namun Anda dapat dengan cepat terhubung dengan kandidat saat ada posisi yang dibutuhkan, sehingga membantu mengurangi waktu yang biasanya dihabiskan untuk screening CV.
4. Meningkatkan Kualitas Rekrutmen
Manajemen hubungan talenta adalah proses dua arah. Di sini, kandidat akan belajar tentang bagaiman perusahaan beroperasi, sementara rekruter memperoleh pemahaman yang lebih dalam tentang skill, pengalaman, dan kecocokan kandidat dengan budaya perusahaan.
5. Mengembangkan Talent Pipeline
Melalui talent management relationship, perusahaan juga dapat mengembangkan talent pipeline yang lebih baik dan cocok dengan budaya perusahaan, sehingga kandidat yang terpilih dapat bertahan lebih lama karena nilai-nilai perusahaan sesuai dengan mereka.
Dengan demikian, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk menggantikan bakat terbaik tersebut dengan karyawan baru.
Baca Juga: Manfaat Menggunakan LinkedIn bagi Tim HR dan Pelamar Kerja
Apa Saja Langkah dalam Proses Talent Relationship Management?
TRM yang efektif melibatkan beberapa langkah penting, mulai dari sourcing hingga pengembangan talent community. Berikut penjelasan dari masing-masing langkahnya:
1. Sourcing
Talent sourcing adalah langkah pertama dalam proses manajemen talenta, di mana rekruter akan mengidentifikasi, meneliti, dan berinteraksi dengan kandidat potensial untuk sebuah organisasi.
Kandidat akan dinilai dari keterampilan mereka dan bagaimana mereka memenuhi kebutuhan staf perusahaan.
Sebagai rekruter, Anda bisa mencari kandidat melalui media sosial (terutama LinkedIn), employee referral, job fair, acara networking, maupun job board.
Menurut Aptitude Research, 84% perusahaan percaya bahwa employee referral adalah metode paling efektif dalam menemukan talenta.
2. Engagement
Langkah ini bertujuan untuk mengubah kandidat pasif menjadi pelamar aktif. Setelah Anda menemukan kandidat, Anda bisa memulai hubungan secara rutin dan terbuka melaliu email, SMS, dan sebagainya.
Anda dapat megirim berita tentang industri dan pengumuman perusahaan, terutama jika terdapat lowongan pekerjaan terbaru.
3. Recruitment
Setelah kandidat menunjukkan minat mereka, Anda dapat melanjutkan dengan prosedur perekrutan seperti screening CV, wawancara kerja, penilaian, dan pemilihan kandidat.
Jika dirasa sudah menemukan yang tepat, Anda dan hiring manager dapat mengajukan offer letter kepada kandidat terpilih.
4. Onboarding
Onboarding dilakukan pada hari pertama kerja karyawan baru. Di sini, Anda perlu mengenalkan karyawan baru dengan kebijakan perusahaan, mengajak mereka office tour, dan memperkenalkan mereka kepada tim dan staf lainnya.
Anda juga perlu menyiapkan tempat kerja mereka, termasuk alat-alat untuk menunjang pekerjaan, serta mengurus ID card perusahaan, sumber daya yang dibutuhkan, dan sebagainya.
Survei HR Bamboo mengungkapkan bahwa karyawan baru dengan pengalaman onboarding yang positif tiga kali lebih mungkin untuk mengembangkan komitmen yang kuat terhadap pemberi kerja mereka.
Baca Juga: Head Hunter dan Recruiter, Apa Saja Perbedaannya?
5. Talent Development
Proses talent relationship management juga mencakup talent development. Di sini, staf learning and development (L&D) dari tim HR dapat menciptakan program pembelajaran yang disesuaikan dengan minat, kebutuhan, dan tujuan karier karyawan.
Anda dapat membantu karyawan memperoleh kompetensi baru dari berbagai aktivitas pembelajaran: pelatihan online, workshop, pelatihan di tempat kerja, mentoring, job shadowing, dan magang.
6. Talent Retention
Manajemen talenta juga meluas hingga mencakup upaya untuk mempertahankan karyawan. Strategi retensi karyawan yang populer termasuk menawarkan paket kompensasi dan benefit yang kompetitif serta mendukung pertumbuhan karier karyawan melalui pelatihan dan pengembangan.
7. Talent Community Building
Terakhir, Anda perlu membangun talent community, yang menyediakan talent pool yang tersedia untuk lowongan kerja di waktu yang akan datang.
Komunitas ini dapat diciptakan melalui media sosial, email, dan database kandidat.
Berbeda dengan talent pool, talent community memungkinkan kandidat untuk memberikan feedback kepada rekruter dan pelamar lainnya, sehingga mendorong rasa kebersamaan dalam komunitas dan memperkuat brand pemberi kerja.
Baca Juga: Pre Screening: Manfaat dalam Rekrutmen hingga Tahapannya
Siapa yang Bertanggung Jawab dalam Talent Relationship Management?
Talent relationship management tentu saja menjadi tanggung jawab tim HR. Namun, pada beberapa perusahaan biasanya ditemukan posisi yang disebut dengan talent manager relationship.
Posisi tersebut bertugas untuk menciptakan dan mempertahankan hubungan positif antara kandidat dan organisasi. Berikut adalah rincian tanggung jawan mereka lainnya:
- Aktif berinteraksi dengan kandidat potensial melalui berbagai platform.
- Mengawasi alat CRM perusahaan, memastikan informasi kandidat selalu diperbarui.
- Mempertahankan hubungan baik dengan kandidat selama proses perekrutan dan pasca-perekrutan.
- Mengumpulkan dan menganalisis feedback kandidat untuk meningkatkan pengalaman kandidat.
- Mengembangkan talent pool dan komunitas, menjaga mereka tetap terlibat untuk lowongan di masa depan.
- Mengelompokkan kandidat berdasarkan pengetahuan, keterampilan, pengalaman, dan kriteria relevan lainnya untuk memungkinkan komunikasi dan jangkauan yang terarah.
- Melaksanakan strategi branding pemberi kerja dan pemasaran rekrutmen untuk menarikcalon pelamar ke perusahaan: pemasaran konten, media sosial, dan iklan.
- Mengukur efektivitas inisiatif hubungan talenta dengan melacak KPI dan melaporkannya ke manajemen senior.
- Memulai survei untuk mengetahui sentimen kandidat dan melaksanakan perubahan berdasarkan feedback.
- Tetap up to date dengan tren, praktik terbaik, dan teknologi terkait talent relationship management.
Baca Juga: Kebijakan Rekrutmen: Manfaat, Cara Membuat, dan Contohnya
Apa Saja Tips Terbaik untuk Talent Relationship Management?
Selain dengan melakukan langkah-langkah yang telah dijelaskan sebelumnya, Anda juga dapat menerapkan tips tambahan untuk mencapai keberhasilan dalam proses ini.
Berikut beberapa tipsnya:
1. Investasi dalam Branding Pemberi Kerja
Branding pemberi kerja penting untuk membangun hubungan yang kuat dan positif dengan kandidat dan karyawan.
Oleh karena itu, Anda perlu membangun branding positif yang dapat menarik dan mempertahankan talenta.
Ketika karyawan memiliki pengalaman kerja yang baik sesuai dengan janji perusahaan, hal ini akan meningkatkan keterlibatan dan loyalitas karyawan.
Mereka juga kemungkinan akan bertahan lebih lama di perusahaan dan bahkan merekomendasikan perusahaan Anda kepada teman dan keluarga mereka.
2. Memberikan Komunikasi Tepat Waktu
Hubungan yang baik membutuhkan komunikasi secara teratur untuk berkembang. Misalnya, Anda dapat mengirim email untuk mengonfirmasi penerimaan lamaran atau membalas SMS mengenai jadwal wawancara untuk menciptakan kesan positif pada kandidat.
Hal ini menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu dan usaha mereka, serta memperlakukan lamaran mereka dengan serius.
3. Bersikap Transparan
Kandidat menghargai kejujuran penuh selama seluruh proses perekrutan, mulai dari postingan pekerjaan hingga pemilihan kandidat akhir.
Dalam laporan Pengalaman Kandidat CareerPlug, 27% pelamar berharap untuk diberitahu tentang kompensasi dalam postingan pekerjaan awal karena pencari kerja akan menyeleksi diri jika tawarannya tidak sesuai dengan mereka.
Melalui sikap transparan ini, Anda dapat menghemat waktu dan usaha bagi diri Anda sendiri maupun kandidat.
Kemudian, meskipun kandidat tidak terpilih, perekrut sebaiknya tetap memberi tahu hasilnya. Hal ini dapat menghilangkan kesan buruk kandidat terhadap perusahaan dan Anda dapat memberikan saran perbaikan.
Dengan demikian, kandidat akan menghargai sikap ini dan tidak ragu melamar di masa depan.
Baca Juga: Behavioral Event Interview: Arti, Cara, Hingga Tips untuk Kandidat
4. Personalisasi Pesan kepada Kandidat
Ketahuilah bahwa kandidat menginginkan komunikasi yang relevan dengan akrier mereka. Misalnya, Anda bisa mengirim email tentang lowongan yang relevan dengan keterampilan dan pengalaman kandidat.
Lewat cara ini, kandidat akan lebih tertarik untuk membuka dan membalas email Anda.
5. Menyediakan Konten yang Menarik
Jangan hanya mengirim email yang mengumumkan lowongan terbaru. Jadilah sumber informasi karier bagi kandidat.
Anda dapat mengirim pesan yang berisi tentang berita industri terbaru, tips karier, dan testimoni karyawan.
Hal ini menunjukkan bahwa Anda tidak hanya ingin merekrut mereka, tetapi juga membantu kandidat mengembangkan karier, di mana pun mereka bekerja.
6. Melanjutkan Pengalaman Hingga Pasca Rekrutmen
Ketika ada karyawan yang mengundurkan diri, jangan merusak pengalaman kandidat yang baik tersebut dengan hal-hal buruk.
Anda tetap dapat berhubungan dengan mereka setelah meninggalkan perusahaan, misalnya melalui email, sehingga Anda dapat merekrut mereka kembali di masa depan. Hal ini dapat menghemat waktu dan biaya perekrutan organisasi.
7. Kumpulkan Feedback
Setelah proses rekrutmen, pertimbangkan untuk mengirim survei untuk mengumpulkan feedbacak kandidat. Gunakan feedback mereka untuk meningkatkan proses perekrutan dan pengalaman kandidat.
Baca Juga: 20 Contoh Pertanyaan dalam Cultural Fit Interview + Jawabannya
Apa Saja Alat Talent Relation Management?
Alat TRM dapat membantu Anda mengotomatisasi proses ini. Sebagai referensi, berikut beberapa tools yang bisa Anda gunakan:
1. Zoho Recruit
Alat TRM dari suite Zoho yang menawarkan pelacakan pelamar, pencarian kandidat, dan pelaporan.
2. Smart Recruiters
Smart Recruiters menyediakan sumber talenta, pelacakan pelamar, iklan pekerjaan dan distribusi, situs karier, dan CRM.
Tools ini juga memungkinkan perekrut untuk melakukan perekrutan melalui chatbot, AI, teks, dan onboarding.
3. Greenhouse
Greenhouse menyediakan pelacakan pelamar, perekrutan terstruktur, pencarian talenta, pengalaman kandidat, perekrutan beragam, dan solusi onboarding.
4. Lever
Lever memberikan layanan pencarian, manajemen kandidat, dan pelacakan pelamar.
5. Ceipal
Ceipal menawarkan layanan end-to-end untuk manajemen talenta total: manajemen rekrutmen, manajemen kandidat, pemasaran pekerjaan, seleksi kandidat, onboarding, analitik, dan pelaporan.
Selain menggunakan alat-alat di atas, Anda juga dapat mendorong kesuksesan talent relationship management dengan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui software ini, sebagai tim HR, Anda dapat mengelola administrasi karyawan, baik karyawan baru maupun karyawan yang sudah ada dengan lebih mudah.
Administrasi tersebut termasuk payroll, absensi, kelola izin dan cuti, hingga reimbursement.
Dengan demikian, tim HR dapat lebih fokus dalam tugas-tugas strategis, seperti pengelolaan talent management relationship ini.
Tertarik mencoba? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa talent relationship management adalah strategi penting untuk membangun dan mempertahankan hubungan jangka panjang dengan kandidat potensial dan karyawan.
Melalui strategi ini, perusahaan dapat memastikan akses terhadap talent pool berkualitas, yang dapat direkrut kapan pun mereka bersedia.
Dengan berffokus pada pengembangan hubungan yang berkelanjutan, perusahaan tidak hanya mengurangi biaya rekrutmen tetapi juga meningkatkan kualitas perekrutan dan mempercepat proses pengisian posisi yang kosong.
Untuk mendukung tim HR dalam tugas ini, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Gajihub dapat menjadi partner untuk tim HR yang siap membantu mereka untuk mengerjakan tugas-tugas administratif, seperti pengelolaan gaji, cuti, absensi, hingga BPJS.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.