Karyawan merupakan aset paling berharga bagi kesuksesan dan kelancaran bisnis perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengembangkan kebijakan rekrutmen, agar dapat merekrut kandidat potensial.
Kebijakan tersebut juga berfungsi untuk mempromosikan konsistensi, transparansi, kepatuhan, dan kesesuaian rekrutmen dengan hukum ketenagakerjaan dan aturan yang berlaku.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu kebijakan rekrutmen, manfaat, komponen penting, hingga cara membuatnya.
Apa yang Dimaksud dengan Kebijakan Rekrutmen?
Kebijakan rekrutmen adalah aturan atau panduan khusus yang menjelaskan cara mencari, memilih, dan memperkenalkan karyawan baru secara tepat untuk sebuah perusahaan.
Adanya kebijakan ini bertujuan untuk memastikan semua proses rekrutmen berjalan dengan adil, sesuai aturan, dan agar dapat memperoleh kandidat potensial yang sesuai kebutuhan perusahaan.
Oleh karena itu, dalam pembuatan kebijakan, Anda perlu memperhatikan aturan hukum, budaya perusahaan, dan tujuan strategis perusahaan.
Kebijakan rekrutmen sendiri biasanya mencakup semua tahapan rekrutmen, mulai dari memasang iklan lowongan pekerjaan, melakukan seleksi kandidat, wawancara, background check, hingga proses onboarding.
Dengan adanya kebijakan ini, tim HR, manajer rekrutmen, dan pihak terkait lainnya dapat memiliki gambaran yang jelas dalam melaksanakan proses rekrutmen secara lebih efisien dan efektif.
Baca Juga: Recruitment Goals: Arti, Manfaat, Cara Membuat, dan Contohnya
Apakah Kebijakan Rekrutmen itu Penting?
Ya, sangat penting. Kebijakan rekrutmen yang dibuat secara efektif dapat berkontribusi pada kesukesan perusahaan. Berikut sejumlah manfaat penting dari adanya kebijakan ini:
1. Menarik Bakat Terbaik
Kebijakan yang komprehensif memungkinkan perusahaan untuk menarik dan melibatkan kandidat berkualitas tinggi yang sejalan dengan nilai, budaya, dan kualifikasi perusahaan.
Dengan mengklariifikasi proses rekrutmen dan harapan kandidat, perusahaan dapat menjadi pilihan yang menarik bagi para pelamar.
2. Standarisasi dan Konsistensi
Kebijakan rekrutmen membantu menjaga konsistensi dalam kriteria seleksi, proses evaluasi, hingga pengambilan keputusan, sehingga dapat memastikan keadilan bagi semua kandidat.
Kebijakan ini dapat menjadi pedoman yang jelas untuk wawancara, penilaian, dan aktivitas rekrutmen lainnya, yang memungkinkan perusahaan untuk menilai kandidat dengan cara yang adil dan seragam.
3. Kepatuhan terhadap Persyaratan Hukum
Kebijakan rekrutmen mencakup aspek hukum, seperti kesempatan kerja yang sama, undang-undang anti diskriminasi, dan regulasi terkait privasi data.
Dengan menggabungkan pedoman tersebut, perusahaan dapat mematuhi kewajiban hukum, meminimalkan risiko potensial, dan melindungi diri dari gugatan atau sanksi.
4. Mengoptimalkan Proses Rekrutmen
Kebijakan rekrutmen yang disusun dengan baik dapat mengoptimalkan proses perekrutan, menghemat waktu, upaya, dan sumber daya.
Hal ini dapat membantu mengurangi kebingungan, tumpang tindih, dan keterlambatan, yang memungkinkan Anda dan tim HR lainnya lebih fokus pada tugas-tugas penting.
Kebijakan ini juga dapat membantu untuk mengidentifikasi kandidat yang sesuai dengan cepat dan membuat keputusan rekrutmen secara tepat dan efisien.
5. Meningkatkan Branding Perusahaan
Kebijakan terkait perekrutan juga dapat menjadi bukti dari komitmen sebuah perusahaan terhadap praktik rekrutmen yang adil dan transparan.
Reputasi ini tidak hanya menarik calon karyawan potensial, tetapi juga meningkatkan brand image perusahaan secara keseluruhan, serta meningkatkan kepercayaan dan kredibilitas di pasar industri.
Baca Juga: Branding Perusahaan: Arti, Manfaat, Hingga Cara Membangunnya
6. Mengurangi Tingkat Pergantian Karyawan
Kebijakan perekrutan yang efektif berfokus pada menemukan kandidat yang berkualitas dan cocok dengan budaya perusahaan.
Dengan menilai kesesuaian budaya selama proses rekrutmen, perusahaan dapat mengurangi tingkat pergantian atau turnover karyawan, karena karyawan cenderung bertahan lebih lama di lingkungan yang sesuai dengan nilai dan cara bekerja mereka.
7. Penghematan Biaya Jangka Panjang
Dengan mengimplementasi kebijakan rekrutmen, Anda dapat membantu perusahaan mengurangi biaya yang terkait dengan kegagalan rekrutmen, perekrutan ulang, dan pelatihan.
Apabila Anda dapat memilih kandidat yang berhasil dalam peran mereka, perusahaan dapat menghindari biayadan gangguan yang disebabkan oleh tingkat pergantian karyawan yang tinggi.
8. Perencanaan Pergantian
Kebijakan yang disusun secara staretgis dapat membantu mengidentifikasi bakat potensial untuk peran kepemimpinan masa depan serta memungkinkan perusahaan untuk secara proaktif membimbing calon pengganti dan memastikan transisi yang lancar.
9. Kinerja dan Keterlibatan Karyawan
Saat perusahaan merekrut kandidat yang sesuai dengan pekerjaan dan budaya perusahaan, kepuasan karyawan, kinerja, dan keterlibatan cenderung akan meningkat.
ebijakan rekrutmen yang dirancang dengan baik berkontribusi pada menciptakan lingkungan kerja yang positif dan memupuk tenaga kerja yang termotivasi dan berkomitmen.
10. Mendorong Pertumbuhan Perusahaan
Terakhir, kebijakan perekrutan yang efektif dapat secara langsung mempengaruhi pertumbuhan, stabilitas, dan kesuksesan perusahaan, dengan memastikan akses terhadap bakat terbaik.
Dengan menarik dan merekrut individu yang berkinerja tinggi, perusahaan dapat lebih bersaing dan meningkatkan inovasi, produktivitas, dan profitabilitas.
Baca Juga: Employee Experience: Arti, Manfaat, dan Cara Meningkatkannya
Apa Saja Komponen Penting dalam Kebijakan Rekrutmen?
Kebijakan rekrutmen yang terstruktur dengan baik umumnya melibatkan beberapa komponen penting, seperti:
1. Tujuan Rekrutmen
Menyatakan dengan jelas tujuan keseluruhan dari proses rekrutmen, yang sejalan dengan visi strategis organisasi.
2. Deskripsi Pekerjaan
Memberikan penjelasan detail tentang setiap pekerjaan, termasuk apa yang harus dilakukan, kualifikasi yang diperlukan, dan keterampilan yang penting, agar bisa menarik calon yang sesuai.
4. Saluran Sumber Daya
Menyebutkan tempat terbaik untuk mencari calon yang tepat, seperti situs web lowongan pekerjaan, media sosial, atau rekomendasi dari karyawan saat ini.
5. Proses Seleksi
Menjelaskan langkah-langkah yang harus diikuti dalam memilih kandidat, termasuk cara menilai mereka melalui tes atau wawancara.
Baca Juga: Seleksi Tahap Awal: Arti, Teknik, Hingga Langkahnya
6. Panduan Wawancara
Memberikan petunjuk tentang bagaimana melakukan wawancara dengan benar, termasuk siapa yang harus hadir dan pertanyaan apa yang harus diajukan.
7. Evaluasi Kandidat
Pada bagian evaluasi kandidat, Anda perlu menyebutkan faktor-faktor yang akan dinilai saat mempertimbangkan kandidat, seperti pengalaman kerja dan kemampuan komunikasi.
8. Pemeriksaan Latar Belakang
Menjelaskan bagaimana melakukan pengecekan referensi dan memeriksa rekam jejak kriminal, jika diperlukan.
9. Penawaran Kerja
Mendefinisikan proses untuk menawarkan posisi kepada kandidat terpilih dan bagaimana menangani negosiasi gaji atau manfaat tambahan.
10. Onboarding
Menyebutkan langkah-langkah yang akan diambil dalam proses onboarding untuk bisa memperkenalkan karyawan kepada peran dan perusahaan secara efektif.
11. Tinjauan dan Pembaruan
Menyatakan bahwa kebijakan akan ditinjau secara berkala untuk memastikan bahwa itu masih sesuai dengan kebutuhan organisasi dan perubahan hukum yang terbaru.
Baca Juga: Perbedaan Onboarding dan Offboarding dan Prosesnya
Bagaimana Cara Membuat Kebijakan Rekrutmen?
Kebijakan rekrutmen merupakan dokumen penting yang dapat digunakan untuk memastikan tingkat konsistensi yang kuat di seluruh bisnis.
Kebijakan ini sangat penting bagi calon karyawan karena dapat menjadi jaminan bahwa semua mereka melakukan proses perekrutan yang sama.
Sebelum membahas bagaimana cara membuat kebijakan terkait perekrutan, sebelumnya Anda perlu memahami tiga bagian penting yang wajib ada di dalamnya:
- Filosofi: Filosofi kebijakan rekrutmen harus berfokus pada filosofi perekrutan yang digunakan oleh bisnis saat merekrut karyawan baru.
- Prosedur: Prosedur ini mengacu pada berbagai prosedur perekrutan yang digunakan oleh bisnis saat merekrut karyawan baru ke dalam angkatan kerja.
- Standar: Bagian ini mengacu pada standar yang dikerjakan dalam selama proses perekrutan karyawan baru.
Untuk memudahkan Anda dalam pembuatan kebijakan rekrutmen, berikut langkah-langkah yang bisa Anda lakukan:
1. Sertakan Cara Pandang dalam Proses Perekrutan Perusahaan
Pertama, Anda perlu mengungkapkan cara pandang perusahaan dalam merekrut karyawan. Hal ini sangat penting untuk menetapkan sikap dan menunjukkan pendekatan unik perusahaan dalam perekrutan.
Anda bisa memaparkan filosofi rekrutmen dalam pembukaan kebijakan rekrutmen, untuk mengekspresikan nilai-nilai dan tindakan perusahaan.
Contohnya:
- Menyebutkan langkah-langkah rekrutmen yang sesuai dengan budaya dan prinsip bisnis, misalnya, menawarkan magang berbayar.
- Mencantumkan tujuan dan ide yang ditekankan perusahaan, seperti meningkatkan keberagaman tenaga kerja dengan perekrutan buta.
- Menginformasikan tentang brand pengusaha yang sangat didedikasikan untuk pembangunan dan menciptakan budaya perusahaan yang unggul, misalnya, melalui program pelatihan yang ditawarkan perusahaan.
2. Jawab Pertanyaan Kunci Mengenai Rekrutmen
Untuk memudahkan Anda dalam penyusunan kebijakan, Anda juga perlu menjawab beberapa pertanyaan tentang rekrutmen, seperti:
Apa yang dicari perusahaan dalam seorang karyawan?
Pertanyaan ini memberi tahu calon karyawan tentang jenis orang yang diinginkan oleh perusahaan dan nilai-nilai yang dicari selama perekrutan.
Siapa yang bertanggung jawab atas tugas-tugas tertentu?
Pertanyaan ini menjelaskan peran-peran yang berbeda dalam proses perekrutan. Misalnya, tugas rekruter adalah memposting iklan lowongan kerja, sementara tugas manajer perekrutan biasanya adalah melakukan wawancara tahap kedua dan terakhir.
Dari mana tim perekrutan mencari kandidat?
Pertanyaan ini menunjukkan sumber perekrutan yang cocok perusahaan, seperti agensi perekrutan, referensi karyawan, atau melalui jaringan profesional online seperti LinkedIn.
Apakah ada fleksibilitas bagi manajer perekrutan?
Pertanyaan ini menjelaskan seberapa fleksibelnya manajer perekrutan dalam menemukan dan mempertimbangkan kandidat baru. Apakah mereka harus mengikuti kebijakan tertentu atau keputusan yang lebih bersifat pribadi?
Apa alat perekrutan utama yang digunakan perusahaan?
Pertanyaan ini menjelaskan tentang alat-alat yang digunakan oleh perusahaan, seperti applicant tracking system (ATS) yang dapat meningkatkan efisiensi dalam proses rekrutmen.
Baca Juga: 5 Peran AI dalam Rekrutmen yang Dapat Memudahkan HR
3. Buat Rangkuman Prosedur Rekrutmen
Rangkuman ini bertujuan untuk merangkum prosedur perekrutan perusahaan dan dapat menjadi inti dari dokumen kebijakan.
Bagian tersebut memuat informasi penting mengenai tahapan dari berbagai proses rekrutmen. Berikut beberapa hal penting yang perlu Anda sertakan dalam rangkuman prosedur:
Deskripsi Detail Pra-Perekrutan
Di sini, Anda perlu menjelaskan tentang perbedaan antara perekrutan internal dan eksternal, kebutuhan posisi, dan instruksi tentang kriteria perekrutan untuk mengevaluasi kandidat.
Penjelasan Proses Perekrutan Standar
Hal ini mencakup tahapan-tahapan perekrutan yang dibutuhkan untuk setiap peran, seperti entry-level atau senior, serta penekanan pada pemeriksaan latar belakang dan penyaringan kandidat.
Alat dan Metode yang Digunakan dalam Rekrutmen
Bagian ini termasuk teknik, metode, dan alat yang digunakan untuk meningkatkan keberhasilan dalam proses rekrutmen.
Selain itu, Anda juga perlu mencantumkan detail terkait metode wawancara apa yang akan digunakan, apakah group interview atau wawancara terstruktur, serta apakah hal tersebut tergantung pada peran yang berbeda.
Detail Penting pada Proses PeREKRUTAN
Bagian ini termasuk menentukan kebijakan dan menguraikan informasi tentang berapa lama suatu posisi biasanya diiklankan hingga apa saja yang menyebabkan rekrutmen ulang.
4. Tetapkan Standar Rekrutmen Perusahaan
Bagian ini penting untuk disertakan dalam kebijakan rekrutmen untuk menguraikan aturan dan persyaratan hukum yang termasuk dalam standar rekrutmen perushaan.
Berikut adalah standar perekrutan yang paling penting untuk dicantumkan:
Bias perekrutan
Berikan tips dan saran umum untuk menghindari bias perekrutan dan mengurangi risiko kehilangan kandidat yang luar biasa untuk tenaga kerja Anda.
Hal ini bisa mencakup dorongan untuk melakukan wawancara terstruktur atau memberikan pelatihan khusus bagi manajer perekrutan.
Baca Juga: Ketauhi Dampak dan Cara Menghindari Interviewer Bias
Perlindungan data
Mencantumkan kebijakan perlindungan data penting untuk menunjukkan bagaimana hal tersebut berlaku untuk proses perekrutan kandidat baru.
Bagian ini dapat menjadi pengingat penting bahwa informasi dan data kandidat harus dilindungi dan tetap rahasia selama proses perekrutan.
Pengalaman kandidat
Informasi terkait pengalaman kandidat sangat berharga untuk membentuk brand perusahaan dan menarik untuk kandidat di masa depan. Hal ini termasuk membagikan feedback interview dan trasnparansi dalam proses rekrutmen.
5. Tambahkan Penutup
Langkah terakhir dalam menulis kebijakan rekrutmen adalah mengungkapkan visi perekrutan perusahaan. Secara singkat, visi perekrutan perusahaan adalah tujuan dari keseluruhan proses rekrutmen.
Oleh karena itu, mengungkapkan visi di bagian akhir merupakan cara terbaik untuk menjawab pertanyaan tentang pengembangan dan pertumbuhan di masa depan.
Pada bagian ini, Anda juga bisa mencantumkan jenis orang seperti apa yang ingin Anda rekrut untuk membantu mencapai tujuan tersebut.
Berikut beberapa hal penting yang perlu Anda tulis pada bagian penutup:
Menyoroti filosofi
Visi perekrutan perusahaan harus mendukung dengan kuat filosofi yang telah diuraikan dalam kebijakan rekrutmen, sebab hal ini menunjukkan kualitas bisnis perusahaan.
Memberikan informasi tentang pengembangan karyawan
Penting untuk menyertakan detail tentang peluang pertumbuhan dan pengembangan yang tersedia bagi karyawan serta bagi merek bisnis secara keseluruhan karena hal ini dapat meningkatkan keterlibatan dan dukungan karyawan.
Menjelaskan benefit karyawan
Menjelaskan benefit yang tersedia bagi karyawan dalam kebijakan rekrutmen adalah kunci untuk mendorong keterlibatan dan loyalitas karyawan terhadap bisnis.
Dengan menjelaskan manfaat bagi karyawan, calon karyawan akan lebih termotivasi untuk melamar pekerjaan di perusahaan Anda.
Baca Juga: Arti Manajemen Kompensasi, Manfaat, Tips Mengoptimalkannya
Bagaimana Contoh Kebijakan Rekrutmen?
Berikut contoh kebijakan rekrutmen yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:
Ringkasan Kebijakan & Tujuan
Kebijakan rekrutmen dan seleksi ini bertujuan untuk menjelaskan cara kami menarik dan memilih kandidat dari luar perusahaan.
Kebijakan ini dapat membantu rekruter dan manajer perekrutan kami membuat proses perekrutan yang baik, di mana setiap orang memiliki kesempatan yang sama dalam setiap tahap seleksi dan bebas diskriminasi.
Lingkup
Kebijakan ini berlaku untuk semua karyawan yang terlibat dalam perekrutan di perusahaan kami, serta untuk semua calon karyawan.
Elemen Kebijakan
Elemen kebijakan mencakup beberapa proses rekrutmen seperti:
- Identifikasi kebutuhan untuk posisi yang tersedia
- Tentukan apakah akan merekrut dari dalam atau dari luar perusahaan
- Buat deskripsi pekerjaan dan iklan lowongan
- Pilih sumber yang sesuai untuk memposting lowongan
- Tentukan tahapan seleksi dan waktu yang diperlukan
- Tinjau resume yang masuk
- Cari kandidat yang tidak mencari pekerjaan aktif
- Pilih kandidat terbaik melalui serangkaian tahap seleksi
- Lakukan pemeriksaan latar belakang
- Buat tawaran resmi kepada kandidat terpilih
- Tahapan-tahapan ini dapat saling bertumpang tindih, dan manajer dapat menyesuaikan sesuai kebutuhan. Lima tahap pertama harus dilakukan dalam setiap proses perekrutan.
Pengumuman lowongan secara internal
Sebelum mencari kandidat dari luar, manajer dapat mempromosikan lowongan di antara karyawan yang sudah ada dengan cara:
- Menetapkan batas waktu untuk aplikasi internal
- Mengkomunikasikan lowongan melalui email, rapat, atau sistem pengelolaan aplikasi otomatis
- Pembuatan deskripsi pekerjaan
Deskripsi pekerjaan harus mencakup:
- Deskripsi singkat tentang perusahaan dan misinya
- Tujuan dari posisi yang tersedia
- Tanggung jawab pekerjaan
- Persyaratan yang dibutuhkan
- Cara mengajukan lamaran
Gaya penulisan iklan harus sesuai dengan gaya perusahaan dan mudah dimengerti. Hindari penggunaan bahasa yang sulit dipahami.
Tahapan seleksi karyawan
Perusahaan kami memiliki proses standar yang dapat disesuaikan. Proses ini meliputi:
- Screening CV
- Tugas atau tes tertulis
- Wawancara langsung
Manajer dapat menambah atau menghapus tahapan sesuai dengan kebutuhan peran yang sedang direkrut.
Feedback interview
Kandidat yang diwawancarai harus diberi tahu tentang hasilnya. Manajer harus memberikan umpan balik kepada kandidat, dengan menjaga kesopanan dan relevansi.
Baca Juga: Interview Feedback: Panduan Lengkap untuk HR
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa dengan membuat kebijakan rekrutmen yang efektif, perusahaan dapat lebih mengoptimalkan proses rekrutmen, meningkatkan branding perusahaan, mengurangi turnover karyawan, hingga mendorong pertumbuhan perusahaan.
Dengan demikian, kebijakan ini bukan hanya menjadi panduan untuk proses perekrutan, melainkan juga menjadi faktor kunci dalam kesuksesan dan kelancaran bisnis perusahaan.
Setelah menyelesaikan serangkaian proses rekrutmen, selanjutnya Anda perlu mengelola data karyawan secara efisien, mulai dari absensi, penggajian, cuti, dan sebagainya.
Untuk memudahkan segala proses tersebut, Anda dapat mengandalkan Gajihub, sebuah software payroll dan HR yang memiliki berbagai fitur menarik.
Misalnya, dengan fitur payroll dari Gajihub Anda dapat menghitung seluruh komponen gaji karyawan, mulai dari gaji pokok, bonus, hingga potongan.
Selain itu, Anda juga dapat meningkatkan transparansi dalam proses penggajian dengan memberikan slip gaji yang dapat dikostumisasi sesuai besaran gaji dari masing-masing karyawan.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.