Penilaian promosi jabatan merupakan langkah penting dalam proses pengembangan karier karyawan. Saat dilakukan dengan benar, promosi dapat mendorong motivasi karyawan dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan.
Namun, perusahaan harus mempertimbangkan dengan baik siapa karyawan yang akan dipromosikan, agar terhindar dari dampak negatif seperti peningkatan turnover karyawan.
Melalui penilaian promosi jabatan, perusahaan dapat memilih karyawan yang benar-benar memiliki kemampuan dan kesiapan untuk menjalankan tanggung jawab baru.
Adanya promosi jabatan di dalam perusahaan juga memberikan dampak positif tersendiri bagi bisnis, mulai dari mempertahankan talenta terbaik, meningkatkan produktivitas, dan tentunya keuntungan perusahaan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tahapan penilaian dan manfaat promosi jabatan, serta jenis dan indikator.
Apa yang Dimaksud dengan Promosi Jabatan?
Promosi jabatan adalah proses di mana seorang karyawan dipindahkan ke posisi yang lebih tinggi di dalam perusahaan.
Saat seseorang dipromosikan, mereka biasanya mendapatkan tanggung jawab dan wewenang yang lebih besar.
Sebagai contoh, seorang business development representative yang bekerja dengan baik mungkin mendapatkan kesempatan untuk dipromosikan menjadi business development manager.
Selain tanggung jawab yang lebih besar, promosi juga seringkali disertai dengan kenaikan gaji. Jadi, jika business development tersebut dipromosikan, ia tidak hanya mendapatkan posisi yang lebih tinggi, tetapi juga akan menerima gaji yang lebih besar sesuai dengan posisi barunya.
Promosi juga merupakan bentuk pengakuan atas kinerja dan kontribusi karyawan terhadap perusahaan.
Baca Juga: Tingkatan Manajemen Perusahaan dan Fungsinya Masing-Masing
Apakah Promosi Jabatan itu Penting?
Ya, sangat penting. Hal ini disebabkan karena promosi jabatan mendatangkan sejumlah manfaat bagi karyawan, seperti:
1. Harapan
Promosi adalah salah satu tujuan utama karyawan bekerja keras. Ketika pemberi kerja tidak memenuhi harapan ini, mereka bisa kehilangan karyawan.
Sebuah studi menunjukkan bahwa 40% milennial mengharapkan promosi dalam 1-2 tahun. Jika tidak diberikan promosi, mereka akan mencari peluang di tempat lain.
2. Mengurangi Turnover
Promosi karyawan sering disertai dengan kenaikan gaji yang menjadi motivasi besar. Hal ini dapat mengurangi turnover karyawan.
Sebuah survei menunjukkan bahwa 35% karyawan berhenti karena tidak ada kenaikan gaji dalam setahun.
3. Motivasi dan Produktivitas
Promosi adalah alat penting untuk kemajuan karier dan retensi karyawan. Saat karyawan mendapatkan kesempatan untuk berkembang, mereka akan tetap tinggal di perusahaan.
Motivasi ini juga berhubungan dengan produktivitas yang lebih tinggi.
Baca Juga: Kenaikan Gaji Per Tahun: Aturan di Indonesia dan Rata-Ratanya
4. Efisiensi Biaya
Promosi karyawan internal melibatkan biaya yang lebih rendah dibandingkan merekrut karyawan baru.
Studi menunjukkan bahwa perusahaan membayar 20% lebih banyak untuk onboarding karyawan baru dibandingkan mempromosikan karyawan secara internal.
5. Pertumbuhan Karier
Promosi juga memfasilitasi jenjang karir dan pertumbuhan individu. Statistik pada tahun 2017 menunjukkan bahwa kurangnya pengembangan karier adalah salah satu alasan utama turnover karyawan.
6. Kebutuhan untuk Mengelola
Promosi sering membawa tanggung jawab baru yang menumbuhkan sense of management. Sense of management ini adalah faktor kunci dalam kepuasan karyawan karena membantu mereka untuk berkembang.
7. Penghargaan dan Pengakuan
Promosi adalah elemen penting dari program penghargaan dan pengakuan organisasi. Studi menunjukkan lebih dari seperempat karyawan meninggalkan organisasi karena kurangnya pengakuan penghargaan.
Baca Juga: 20 Ide Kreatif Penghargaan Pegawai dan Strateginya
Apa Saja Jenis Promosi di dalam Perusahaan?
Ada beberapa jenis promosi jabatan di dalam perusahaan, yaitu:
1. Promosi Horizontal
Jenis promosi ini memberikan kenaikan gaji kepada karyawan tetapi dengan sedikit atau tanpa perubahan dalam tanggung jawab.
Hal ini dianggap sebagai peningkatan status karyawan. Contoh dalam sektor pendidikan adalah perpindahan dari dosen ke dosen senior.
2. Promosi Vertikal
Promosi vertikal adalah kenaikan pangkat karyawan dengan perubahan keterampilan dan pengalaman.
Promosi ini biasanya membawa perubahan dalam gaji, tanggung jawab, status, manfaat, dll.
Misalnya, dalam industri pemasaran, ini bisa berupa promosi dari supervisor pemasaran menjadi manajer pemasaran.
Karena sifatnya, jenis promosi ini bisa mengubah karakter pekerjaan. Contohnya, perpindahan dari kepala fungsional menjadi eksekutif kepala, keduanya memiliki pekerjaan yang sangat berbeda.
3. Dry Promotion
Dry promotion adalah jenis yang kurang disukai oleh karyawan. Promosi ini mengacu pada peningkatan tanggung jawab dan status tanpa manfaat tambahan.
Artinya, tidak akan ada kenaikan gaji atau manfaat finansial lainnya.
4. Promosi Terbuka dan Tertutup
Promosi terbuka adalah situasi di mana setiap individu dalam organisasi berhak atas posisi tersebut.
Sementara promosi tertutup adalah situasi di mana hanya anggota tim yang dipilih yang berhak atas promosi tersebut.
Baca Juga: Karyawan Loyal: Pengertian, Tips, dan Cara Mendukungnya
Apa yang Perlu Diperhatikan Saat Penilaian Promosi Jabatan?
Sebelum memberikan promosi kepada karyawan, perusahaan perlu melakukan penilaian promosi jabatan. Secara umum, berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses ini:
1. Peran
Saat mencari individu untuk dipromosikan, lihat peran mereka saat ini. Terkadang, seorang karyawan bisa melakukan lebih dari apa yang diminta dari jabatannya saat ini.
Jika ada karyawan yang sudah melakukan pekerjaan sesuai dengan jabatan yang kosong, maka Anda perlu mempromosikan mereka.
2. Penilaian Kinerja
Manajer harus melihat penilaian terakhir karyawan. Jika seseorang sudah lama tidak dipromosikan, hal itu akan membuat kepuasan kerja mereka menurun.
Oleh karena itu, pilih karyawan yang penilaian promosi jabatannya sudah cukup lama dan cocok untuk promosi yang sedang dibuka saat ini.
Baca Juga: Evaluasi Kinerja: Pengertian, Fungsi, Komponen, dan Tahapannya
3. Kecerdasan Emosional
Kecerdasan emosional penting dalam pekerjaan di tingkat tinggi, misalnya dalam peran manajerial.
Hal ini mengacu pada keterampilan yang diperlukan untuk terhubung dengan orang lain, di mana manajer harus membangun hubungan baik dengan tim mereka.
4. Tinjauan Kinerja
Saat semua hal lain gagal, lihat angka kinerja karyawan. Kemudian, gunakan metode seperti 360 degree feedback, management by objective, dan sebagainya.
Setelah itu, promosikan karyawan yang terlihat sesuai dengan kriteria promosi.
Baca Juga: Contoh Evaluasi Kinerja Karyawan dan Tips Mengoptimalkannya
5. Budaya Perusahaan
Dengan mempromosikan seseorang, artinya perusahaan telah berinvestasi lebih jauh. Perhatikan bagaimana seorang karyawan cocok dengan corporate culture dan perilakunya dengan partner kerja, manajer, atasan, dan pandangannya terhadap perusahaan.
Jika karyawan cocok dengan budaya perusahaan, pertimbangkan untuk mempromosikan mereka.
Baca Juga: Culture Fit Test: Pengertian, Manfaat, dan Langkahnya
Bagaimana Tahapan dalam Penilaian Promosi Jabatan?
Penilaian promosi jabatan adalah aspek penting dalam pertumbuhan karier karyawan. Jika dilakukan dengan benar, promosi dapat memotivasi karyawan dan meningkatkan kinerja perusahaan.
Namun, mempromosikan orang yang tidak tepat bisa berdampak negatif, termasuk peningkatan turnover karyawan.
Oleh karena itu, sebagai profesional HR penting bagi Anda untuk melakukan penilaian terhadap keputusan promosi jabatan karyawan.
Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda lakukan:
1. Tinjau Deskripsi Pekerjaan
Langkah pertama adalah meninjau deskripsi pekerjaan atau job description untuk posisi baru. Hal ini penting untuk memastikan karyawan memiliki skill, pengetahuan, dan pengalaman yang dibutuhkan untuk tanggung jawab baru tersebut.
Tinjauan ini juga bisa menjadi dasar dalam skill gap analysis dan menemukan keterampilan yang perlu dikembangkan.
Selanjutnya, Anda bisa memberikan tanggung jawab baru yang mirip dengan baru untuk mengujikemampuan karyawan.
Proses ini membantu manajer melihat apakah karyawan mampu menjalankan tugas baru sebelum keputusan akhir dibuat.
2. Evaluasi Kinerja dan Prestasi
Kinerja dan prestasi karyawan adalah faktor penting dalam menilai kesiapan promosi. Untuk itu, Anda dapat meninjau catatan kinerja karyawan dan lihat apakah mereka secara konsisten memenuhi atau melebihi ekspektasi.
Pertimbangkan juga prestasi khusus mereka, seperti mencapai target penjualan atau memimpin proyek suskes, yang menunjukkan kesiapan untuk peran yang lebih tinggi.
3. Nilai Keterampilan dan Kompetensi
Keterampilan dan kompetensi karyawan juga harus dievaluasi. Selain hard skill, soft skill seperti kepemimpinan, komunikasi, problem solving, dan pemikiran strategis sangat penting.
Menilai potensi kepemimpinan karyawan dengan melihat kemampuan mereka memotivasi, menginspirasi, mendelegasikan tugas, dan berkomunikasi efektif juga merupakan hal yang sangat penting.
Baca Juga: Manpower Planning: Manfaat, Jenis, Faktor, dan Langkahnya
4. Fokus pada Evaluasi Kinerja Berkelanjutan
Evaluasi kinerja berkelanjutan adalah komponen penting dalam menilai keterampilan dan kompetensi karyawan.
Oleh karena itu, Anda dapat memberikan feedback secara rutin dan ciptakan budaya pembelajaran dan pertumbuhan.
Pengumpulan feedback secara real time dan mendorong adanya peer-to-peer feedback juga dapat membantu manajer menilai keterampilan dan kompetensi karyawan dari waktu ke waktu.
Baca Juga: 10 Cara Menjadi Karyawan Unggul di Perusahaan
Apa Saja Indikator Penting dalam Penilaian Promosi Jabatan?
Setiap peran dalam organisasi yang berbeda membutuhkan tingkat pengalaman, kualifikasi, dan keterampilan yang bebreda.
Namun, berikut adalah sejumlah indikator penting dalam penilaian promosi jabatan yang perlu Anda pertimbangkan:
1. Keingintahuan
Keingintahuan menunjukkan bahwa karyawan terlibat dan percaya perusahaan.
Karyawan yang penasaran cenderung ingin memahami alasan di balik praktik-praktik yang ada dan mungkin akan menyarankan cara yang lebih baik untuk melakukan sesuatu.
Karyawan yang menghargai keingintahuan dan tidak defensif saat ditanya adalah calon yang baik untuk dipromosikan.
2. Nyaman dengan Feedback
Karyawan yang mampu menerima feedback, terutama ketika ia berada di posisi manajerial, menunjukkan bahwa mereka terbuka untuk perbaikan dan pertumbuhan.
Karyawan yang mampu memberikan feedback konstruktif adalah kandidat yang baik untuk dipromosikan.
3. Keterampilan Manajerial dan Kepemimpinan
Tidak semua karyawan ingin atau siap untuk mengelola orang lain.
Karyawan yang siap untuk peran manajerial biasanya menunjukkan kemampuan dalam pengambilan keputusan berdasarkan data, memiliki tujuan jangka panjang yang jelas, dan mampu memberikan serta menerima feedback dengan baik.
4. Motivasi Pribadi
Karyawan yang termotivasi cenderung lebih produktif. Motivasi bisa berasal dari dalam diri, seperti keinginan untuk belajar hal baru, atau dari luar, seperti penghargaan atau insentif finansial.
Karyawan yang bisa menjelaskan apa yang memotivasi mereka menunjukkan pemikiran kritis tentang kinerja mereka.
5. Melebihi Ekspektasi secara Konsisten
Kinerja yang konsisten dan melebihi ekspektasi adalah indikator penting dalam penilaian promosi jabatan.
Mengukur kesuksesan karyawan dengan tolok ukur objektif seperti tinjauan kinerja dan tujuan sangat penting, bukan hanya berdasarkan perasaan atau intuisi.
Baca Juga: 10 Contoh Jawaban Pertanyaan Motivasi Kerja Saat Interview
6. Kesesuaian dengan Peran
Menilai kesesuaian karyawan dengan peran baru harus mencakup penilaian terhadap budaya perusahaan dan keterampilan yang dibutuhkan.
Misalnya, apakah mereka memahami dan dapat menjelaskan nilai-nilai perusahaan, apakah mereka memiliki keterampilan yang tepat untuk peran tersebut, dan sebagainya.
7. Masa Kerja atau Pengalaman
Pengalaman dan masa kerja dapat menjadi kriteria yang berguna, tetapi tidak boleh menjadi faktor utama.
Karyawan dengan pemahaman mendalam tentang tugas-tugas posisi terbuka dan keterampilan yang dibutuhkan lebih layak dipertimbangkan untuk promosi.
8. Berprestasi pada Peran Saat Ini
Karyawan yang berprestasi tinggi di peran mereka saat ini biasanya dapat diandalkan dan sering diminta bantuan oleh rekan-rekan kerja mereka.
Karyawan yang selalu memenuhi atau melebihi ekspektasi dan siap untuk tantangan baru adalah kandidat yang baik untuk promosi.
9. Keterampilan Manajemen Diri yang Kuat
Karyawan yang mampu mengelola beban kerja mereka dengan efektif menunjukkan keterampilan manajemen diri yang baik.
Hal ini termasuk keterampilan organisasi, penentuan prioritas, manajemen waktu, dan kemampuan mengelola tingkat stres.
10. Berorientasi pada Masa Depan
Karyawan yang berpikiran maju dan siap berkontribusi pada masa depan organisasi adalah kandidat yang baik untuk promosi.
Mereka harus terbuka terhadap tren dan inovasi organisasi serta siap berpartisipasi dalam percakapan tentang keputusan-keputusan besar perusahaan.
Baca Juga: High Performance Culture: Manfaat, Ciri-ciri, dan Cara Membangunnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa penilaian promosi jabatan merupakan langkah penting dalam pengembangan karier karyawan dan pertumbuhan perusahaan.
Dengan memberikan promosi yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan motivasi, produktivitas, dan retensi karaywan.
Karyawan yang dipromosikan juga akan merasa dihargai atas kontribusi mereka, yang pada akhirnya dapat mendorong kinerja mereka dan memberikan kontribusi yang lebih maksimal.
Proses penilaian promosi harus dilakukan secara menyeluruh dan objektif. Perusahaan perlu mempertimbangkan berbagai faktor seperti kinerja, keterampilan, kecerdasan emosional, dan kesesuaian dengan budaya perusahaan.
Dengan melakukan evaluasi yang komprehensif, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan yang dipromosikan benar-benar siap untuk tanggung jawab baru mereka dan dapat memberikan kontribusi maksimal pada peran tersebut.
Promosi jabatan juga memberikan manfaat strategis bagi perusahaan, seperti mengurangi biaya rekrutmen dan meningkatkan loyalitas karyawan.
Selain melalui program promosi, Anda juga dapat meningkatkan loyalitas karyawan dengan memberikan kemudahan mereka dalam urusan adminstrasi, seperti absensi hingga pengelolaan cuti dan izin.
Dalam hal ini, Anda dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub, yang menyediakan fitur employee self service (ESS).
Melalui ESS, karyawan dapat melakukan presenssi secara mandiri lewat smartphone mereka masing-masing, serta mengajukan cuti atau izin apabila dibutuhkan.
Mereka juga bisa melihat sisa saldo cuti mereka dan jika terpaksa izin karena alasan sakit, karyawan dapat menyertakan dokumen bukti surat sakit dari dokter secara digital, yang membuat proses ini lebih transparan dan efektif.
Di samping itu, Gajihub juga memiliki sejumlah fitur menarik seperti payroll, reimbursement, hingga pengelolaan BPJS dan PPh 21.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.