Talent Pool: Pengertian, Manfaat, dan Cara Membuatnya

Memahami dan melacak keterampilan dan kualifikasi karyawan dan kandidat dapat berguna ketika mempelajari di mana harus mendelegasikan tugas-tugas tertentu.

Departemen sumber daya manusia sering kali membuat talent pool untuk mengelola informasi ini saat merekrut karyawan dan memenuhi tugas perusahaan.

Mempelajari proses ini dapat membantu Anda memahami manfaat dan strategi di balik talent pooling.

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan talent pool, berbagi manfaat utamanya, mengulas cara mengembangkan talent pool, dan menawarkan kiat untuk mengelolanya.

Pengertian  Talent Pool

Talent pool adalah proses pengumpulan informasi tentang kandidat yang memenuhi syarat untuk posisi potensial.

Proses ini mengidentifikasi keterampilan dan kualifikasi orang-orang dan mengaturnya, seringkali dalam database, untuk memahami bagaimana mereka dapat memenuhi kesenjangan dalam organisasi.

Berbeda dengan menciptakan talent pipeline, talent pooling berarti Anda sudah mengetahui bahwa orang-orang ini memiliki kualifikasi yang dibutuhkan untuk posisi tertentu.

HR departement mungkin memiliki talent pool mereka sendiri, atau agen perekrutan mungkin mengelolanya untuk perusahaan lain. Ada dua jenis utama talent pool:

• Talent pool internal: Talent pool internal adalah kelompok individu yang menunjukkan kemampuan untuk mengambil tanggung jawab tambahan dan maju dalam peran mereka.
• Talent pool eksternal: Talent pool eksternal adalah kelompok organisasi yang memenuhi syarat di luar organisasi. Ini sering kali merupakan kandidat dalam database yang mungkin telah membuktikan kualifikasi mereka atau lulus penyaringan awal.

Baca juga: Talent Management Metrics: Arti, Manfaat, dan Contoh Metriksnya

Apa Manfaat Talent Pool dalam Bisnis?

Meningkatkan waktu perekrutan

Perekrutan bisa memakan waktu bagi organisasi, jadi memiliki pilihan kandidat yang siap dapat membantu Anda meningkatkan standar waktu ini.

Talent pool sering kali mencakup data karyawan sebelumnya, pekerja lepas atau pelamar sebelumnya yang memenuhi syarat, jadi, terkadang mereka mungkin sudah memiliki pengetahuan tentang perusahaan Anda.

Seiring dengan waktu perekrutan yang lebih rendah, hal ini dapat mengurangi waktu orientasi.

Menurunkan biaya

Organisasi mungkin menghabiskan uang untuk menyewa agen perekrutan atau memposting deskripsi ke berbagai situs.

Dengan talent pool, Anda bisa mengurangi biaya ini, berbagi peluang yang tersedia saat peluang itu muncul.

Jika Anda memiliki kumpulan talenta freelancer, Anda juga bisa menghabiskan lebih sedikit uang untuk biaya karyawan tambahan seperti onboarding atau tunjangan.

Kandidat yang selalu memenuhi syarat

Jika dibangun dengan cara yang benar, talent pool adalah sumber yang bagus untuk kandidat yang berkualitas. Bayangkan Anda merekrut untuk peran yang membutuhkan keahlian khusus.

Bahkan jika Anda hanya perlu merekrut salah satu dari mereka saat ini, kemungkinan besar Anda akan menerima lamaran dari setidaknya beberapa kandidat yang cocok.

Demikian juga, jika Anda sering merekrut untuk profil yang sama, mempertahankan kandidat yang tidak berhasil pada saat pertama kali dapat memudahkan proses rekrutmen Anda di lain waktu.

Jika Anda memastikan semua pelamar Anda mendapatkan pengalaman kandidat yang luar biasa, mereka akan cenderung untuk tetap berhubungan – dan melamar lagi di masa depan. Jadi ini adalah alasan penting untuk memperlakukan kandidat Anda dengan baik.

Baca juga: Talent Management: Pengertian, Proses, Strategi, dan Tips Mengelolanya

Mendapatkan info kandidat pasif secara detail

Kandidat pasif bisa menjadi orang yang sulit untuk direkrut. Mereka biasanya senang dengan pekerjaan mereka dan – seperti yang ditunjukkan oleh bagian pasif – tidak secara aktif mencari peluang baru.

Namun, dengan berkembangnya teknologi terutama media sosial, saat ini lebih mudah dari sebelumnya untuk membuat langkah pertama dan terhubung dengan mereka.

Dan meskipun kandidat pasif mungkin belum berpikir melamar pekerjaan ke perusahaan Anda saat ini, mereka mungkin masih tertarik pada konten yang berguna dan relevan yang akan membantu mereka dalam karier mereka.

Jika Anda menyediakan konten seperti ini, mereka akan dengan senang hati membagikan detail dan info kontak mereka kepada Anda sebagai imbalannya.

Baca juga: Performance Review: Pengertian, Manfaat, Cara Membuatnya dan Contohnya

Memiliki strategi perekrutan jangka panjang

Dalam dunia yang ideal, kita semua memiliki rencana perekrutan jangka panjang yang dipikirkan dengan matang, bukan?

Tentu saja, kenyataan sering kali cenderung berbeda dari skenario impian kita karena berbagai faktor internal dan eksternal.

Namun sebisa mungkin, kita harus membuat strategi perekrutan jangka panjang. Oleh karena itu, membangun dan memelihara talent pool sangat diperlukan.

Hal ini memberi Anda gambaran tentang posisi dan profil yang mungkin sudah Anda cakup dan yang perlu Anda kerjakan.

Memotivasi karyawan

Talent pool internal sering kali dilengkapi dengan peluang pelatihan bagi karyawan yang berkinerja tinggi.

Hal ini dapat meningkatkan motivasi mereka untuk berkinerja lebih baik, sehingga mereka merasa percaya diri dalam peningkatan karier.

Mereka juga dapat melihat bahwa perusahaan berinvestasi dalam kesuksesan mereka dengan membantu mengembangkan keterampilan mereka dan mempelajari tanggung jawab baru.

Baca Juga: Talent Mapping: Arti, Manfaat, Hingga Langkah-Langkahnya

Tips Mengelola dan Membuat Talent Pool

Bagaimana cara Anda membangun dan memelihara talent pool? Kami telah membuat daftar 9 cara untuk membantu Anda memulai.

1. Tambahkan kandidat yang Anda cari

Ini mungkin cara termudah untuk menambahkan kandidat ke dalam talent pool Anda.

Selama proses sourcing Anda, setiap kali Anda menemukan orang-orang menarik yang tidak sesuai dengan peran terbuka Anda saat ini, tambahkan saja mereka ke talent pool Anda.

Namun perlu diingat bahwa jika Anda ingin membuat orang tetap tertarik, Anda perlu secara teratur berinteraksi dengan mereka.

Misalnya, Anda bisa mengupdate mereka tentang berita industri, perkembangan teknologi terbaru di perusahaan Anda, atau mengundang mereka ke acara yang Anda selenggarakan.

Baca juga: 17 Metode Seleksi Karyawan yang Wajib Anda Gunakan

2. Bangun landing page khusus di website perusahaan Anda

Jika sebaliknya, kandidat menyukai perusahaan Anda tetapi tidak melihat lowongan yang cocok saat ini, Anda perlu memiliki alternatif untuk mereka.

Artinya, sebuah talent pool yang bisa mereka ikuti untuk tetap up-to-date.

Blackboard, sebuah perusahaan perangkat lunak e-learning, melakukan hal yang hebat dalam membangun landing page talent pool yang menarik bagi kandidat untuk mempelajari lebih lanjut tentang peluang di berbagai departemen.

Talent pool Blackboard terdiri dari beberapa komunitas khusus departemen, sehingga kandidat dapat yakin bahwa mereka akan menerima informasi yang relevan dari divisi yang mereka minati.

3. Libatkan kembali kandidat yang tidak berhasil

Melibatkan kembali kandidat yang telah melamar sebelumnya tetapi tidak berhasil adalah cara lain yang mudah untuk mengisi talent pool Anda.

Itu jika Anda memberikan pengalaman kandidat yang luar biasa kepada mereka (seperti yang disebutkan di atas).

Pengingat singkat tentang ‘perilaku rekrutmen yang sopan’:

• Selalu update kepada kandidat tentang proses & langkah selanjutnya
• Tetap berpegang pada jangka waktu yang Anda komunikasikan
• Jawab pertanyaan kandidat secepat mungkin
• Berikan umpan balik tentang bagaimana mereka melakukannya (dan jika mereka tidak mendapatkan pekerjaan, beri tahu mereka alasannya)
• Jujurlah tentang apa yang bisa diharapkan kandidat dari pekerjaan dan perusahaan

Jika Anda tetap berpegang pada dasar-dasar ini, tidak ada alasan mengapa kandidat yang tidak berhasil tidak ingin tetap berhubungan dan berada dalam kumpulan talenta Anda.

Kecuali jika mereka merasa bahwa perusahaan bukanlah tempat yang tepat bagi mereka.

Baca juga: Pembahasan Lengkap Strategi Rekrutmen Karyawan

4. Libatkan mahasiswa

Talent pooling adalah tentang perencanaan ke depan. Jadi, cara apa yang lebih baik untuk melakukannya selain dengan melibatkan tenaga kerja masa depan: siswa dan calon lulusan?

Meskipun mahasiswa biasanya belum mencari pekerjaan penuh waktu, mereka sering kali ingin bekerja paruh waktu.

Entah untuk mendapatkan uang atau untuk mulai menjajaki apa yang ingin mereka lakukan ketika mereka memasuki pasar kerja atau keduanya.

Hal yang sama berlaku untuk para lulusan, meskipun dengan cara yang sedikit berbeda.

Sementara beberapa dari mereka sudah memiliki pekerjaan ketika mereka mendapatkan ijazah mereka, banyak lulusan yang masih mencari peluang kerja yang fantastis begitu mereka menyelesaikan pendidikan tinggi mereka.

Media sosial adalah cara yang bagus untuk menunjukkan kepada para siswa dan lulusan, bagaimana rasanya bekerja untuk perusahaan Anda dan apa yang secara khusus Anda miliki untuk mereka.

Pikirkan program magang, program pascasarjana, kontrak paruh waktu, job shadowing, obrolan dengan CEO Anda, dll.

Mendapatkan ‘penawaran’ mahasiswa Anda dengan benar juga memiliki manfaat yang luar biasa bagi Anda sebagai organisasi; program magang atau lulusan adalah cara yang bagus untuk melihat bakat dan melihat siapa yang mungkin cocok untuk perusahaan Anda di kemudian hari.

Sampai saat itu, Anda dapat mengisi talent pool Anda dengan mereka dan membuat mereka tetap terlibat dengan konten yang relevan bagi mereka yang baru memulai karier mereka.

Baca juga: Talent Development: Pengertian, Manfaat, dan Strateginya

5. Sertakan talenta internal

Sekarang, ini adalah salah satu yang mungkin tidak langsung Anda pikirkan. Namun, talenta internal, karyawan Anda saat ini merupakan kandidat terbaik juga.

Anda sudah tahu keterampilan apa yang mereka miliki dan bahwa mereka cocok dengan budaya.

Dengan demikian, mereka harus menjadi orang pertama yang Anda pikirkan saat merekrut untuk peran senior.

Selalu beri informasi kepada karyawan saat ini tentang lowongan yang lebih senior. Dorong para manajer untuk memberi tahu Anda jika ada karyawan yang memiliki apa yang diperlukan untuk mendapatkan promosi.

Memasukkan orang-orang ini ke dalam kumpulan talenta Anda, berarti bahwa mereka akan selalu berada di puncak pikiran Anda ketika harus mengisi jabatan senior.

Baca juga: Tips Mengelola Shifting Karyawan Bagi Pemilik Bisnis

6. Membuat kandidat yang belum siap melamar tetap tertarik

Pikirkan orang-orang yang tertarik dengan perusahaan Anda tetapi belum memiliki pengalaman yang tepat, mereka yang sedang cuti melahirkan, tinggal di luar negeri, dll.

Dalam hal talenta terbaik, Anda tidak boleh pilih-pilih.

Jadi, bahkan jika seseorang saat ini sedang cuti panjang selama setahun atau masih kuliah, jika mereka memiliki profil yang menarik dan cocok dengan budaya perusahaan, Anda ingin mereka masuk ke dalam talent pool Anda.

Beri mereka konten yang tepat agar mereka tetap tertarik dan hubungi mereka saat mereka siap.

7. Jangan lupakan mantan karyawan

Sama seperti Anda tidak boleh melupakan karyawan Anda saat ini, Anda juga tidak boleh melupakan mantan karyawan dalam hal membangun dan mempertahankan kumpulan talenta Anda.

Ya, mereka meninggalkan perusahaan Anda, tetapi itu tidak berarti mereka tidak tertarik pada peluang di masa depan di perusahaan Anda.

Terutama jika alasan utama mereka keluar tidak ada hubungannya dengan seberapa besar mereka menikmati bekerja untuk organisasi Anda.

Dalam exit interview, sertakan pertanyaan-pertanyaan seperti ini: ‘Apakah Anda akan mempertimbangkan untuk kembali jika ada kesempatan yang tepat?’ atau ‘Apa yang akan menjadi faktor penentu bagi Anda untuk kembali bekerja untuk kami?

Berdasarkan jawaban mereka, Anda akan dapat mengkategorikan mantan karyawan di bagian tertentu dari kumpulan talenta Anda, memberi mereka informasi dengan konten yang relevan, dan siap untuk menjangkau ketika Anda memiliki peran yang relevan untuk mereka.

8. Sajikan konten yang berbeda untuk kelompok kandidat yang berbeda

Seperti yang telah kami sebutkan, konten yang dipersonalisasi adalah kunci dalam hal membangun dan mempertahankan talent pool.

Tidak setiap orang dalam kumpulan talenta Anda berada dalam tahap yang sama dalam hal ketertarikan.

Terlebih lagi, mahasiswa dan lulusan tidak mencari informasi yang sama dengan karyawan saat ini atau mantan karyawan.

Buat daftar email tersegmentasi dan kirimkan konten yang relevan berdasarkan minat setiap kelompok kandidat tertentu.

Bagaimana caranya? Misalnya, dengan teknologi talent pipeline.

Teknologi pipeline dapat membantu Anda mengkategorikan setiap orang dalam kumpulan talenta Anda – dan memastikan mereka mendapatkan jenis konten yang tepat agar tetap terlibat.

Yaitu, informasi yang lebih umum dan terkait industri untuk kandidat pasif dan lebih banyak konten yang dibuat karyawan untuk tenaga kerja Anda saat ini.

Baca juga: Talent Acquisition Analytics: Pengertian, Manfaat Perusahaan, Hingga Langkah Implementasinya

9. Lihatlah talent pool Anda secara teratur

Memiliki talent pool memang bagus, tetapi hanya jika Anda menggunakannya.

Dengan demikian, ini harus menjadi tempat pertama yang Anda lihat ketika Anda mengetahui akan ada posisi terbuka. Oleh karena itu, biasakan untuk menelusuri talent pool Anda secara teratur.

Hal ini akan membantu Anda membiasakan diri dengan jenis talenta yang Anda miliki di talent pool dan membawa Anda ke kelompok kandidat yang tepat dengan lebih cepat ketika Anda perlu mengisi lowongan.

Selain itu, Anda juga akan dapat mengidentifikasi talenta apa saja yang kurang dan harus Anda fokuskan untuk dimasukkan ke dalam database talenta Anda.

Baca Juga: Talent Development: Pengertian, Manfaat, dan Strateginya

Tips dalam Mengelola Talent Pool

Berikut ini beberapa tips yang dapat Anda gunakan saat mengembangkan dan mengelola talent pool Anda:

Memanfaatkan teknologi

Talent pooling yang sukses dapat melibatkan penggunaan teknologi yang tepat untuk menangkap informasi yang diperlukan tentang kandidat.

Ini bisa berupa basis data dasar di mana Anda dapat menangkap nama kandidat, kualifikasi, dan dokumentasi pendukung apa pun.

Anda dapat mengeksplorasi software manajemen talenta yang dapat membantu Anda melacak kemajuan karyawan dan kandidat saat mereka mengembangkan keterampilan mereka, salah satunya adalah dengan menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub yang bisa Anda coba secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Ciptakan ekspektasi yang jelas

Ekspektasi yang jelas membantu setiap kandidat atau karyawan dalam pool memahami prosesnya.

Anda dapat memastikan bahwa semua karyawan memahami sasaran pengembangan mereka dan jadwal yang dapat Anda lacak dan kelola.

Untuk pool eksternal, hal ini juga dapat mencakup penulisan deskripsi pekerjaan yang jelas dan proses aplikasi bagi kandidat untuk mengirimkan lamaran mereka untuk posisi.

Baca juga: Mengenal Kompensasi Finansial dan Non Finansial untuk Karyawan

Minta umpan balik

Bagian dari melibatkan talent pool adalah meminta dan menerima umpan balik.

Ini mungkin berupa check-in informal di mana Anda bertanya kepada kandidat saat ini apakah semuanya sudah jelas atau apakah ada bagian dalam proses yang mungkin Anda perbaiki.

Hal ini menunjukkan kepada kandidat bahwa Anda ingin mereka sukses dan berkembang, baik kandidat internal maupun eksternal.

Anda bisa mempertimbangkan kuesioner setelah wawancara untuk mendiskusikan bagaimana proses tersebut memenuhi harapan kandidat.

Berikan umpan balik

Bersamaan dengan menerima umpan balik dari orang-orang di pool, memberikan umpan balik membuat komunitas tetap terlibat.

Untuk pool internal, penting untuk memberikan umpan balik yang jujur dan konstruktif tentang kemajuan mereka sehingga mereka dapat mengembangkan keterampilan mereka untuk memenuhi tugas tertentu.

Dengan pool eksternal, umpan balik dapat mencakup tanggapan di mana Anda memberikan penerimaan atau penolakan dengan cepat sehingga kandidat memahami bagaimana mereka dapat melanjutkan.

Baca juga: Talent Management: Pengertian, Proses, Strategi, dan Tips Mengelolanya

Kesimpulan

Menemukan orang yang tepat dalam bisnis memang sulit, namun kehilangan kandidat terbaik yang tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis saat bisa menjadi penyesalan terbesar.

Jadi, daripada kehilangan mereka, ajaklah mereka bergabung dengan talent pool Anda dan buatlah mereka tetap tertarik dengan organisasi Anda.

Sebisa mungkin, cobalah untuk mempersonalisasi konten yang Anda bagikan dengan kandidat di talent pool Anda – ingatlah bahwa mereka menginginkan informasi menarik dan berguna.

Jika Anda ingin mulai membangun dan mengelola talent pool, mengikuti cara diatas akan sangat membantu Anda.

Selain itu pastikan juga seluruh proses pengelolaan HR dalam bisnis Anda berjalan dengan optimal menggunakan alat yang tepat seperti menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.

Dengan Gajihub, Anda akan mendapatkan solusi terintegrasi dalam proses penggajian, manajemen absensi dan cuti, pengelolaan akuntansi bisnis, dan masih banyak lagi. Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.