Demosi Adalah? Ini Aturan Dasar, Faktor, dan Tips Mengelolanya

Karier seorang karyawan tidak selalu berjalan mulus. Ada saatnya mereka berhasil melakukan pencapaian tinggi, tapi ada kalanya juga terdapat tantangan yang sulit dihindari.

Salah satu tantangan besar yang mungkin dialami seorang karyawan adalah demosi, yaitu penurunan jabatan atau tanggung jawab dalam pekerjaan.

Demosi terjadi ketika seorang karyawan harus menerima tanggung jawab yang lebih sedikit atau posisi yang lebih rendah dibandingkan sebelumnya.

Umumnya, hal itu terjadi karena kinerja yang kurang optimal, restruktur organisasi, atau alasan lain yang tidak terduga.

Namun, keputusan untuk melakukan demosi karyawan tidak boleh diambil secara sembarangan.

Pimpinan perusahaan perlu mempertimbangkan berbagai faktor, termasuk dampaknya terhadap karyawan yang bersangkutan dan tim secara keseluruhan.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas pengertian demosi, faktor penyebab, dasar hukum, kelebihan dan kekurangan, hingga cara mengelolanya.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Demosi?

Demosi adalah penurunan jabatan seorang karyawan ke posisi yang lebih rendah dibandingkan dengan jabatan sebelumnya.

Dalam posisi baru ini, tanggung jawab atau skill yang diperlukan baisanya lebih sedikit, dan tingkat gajinya juga lebih rendah dibandingkan posisi sebelumnya.

Demosi dapat terjadi secara sukarela atau karena perintah.

Misalnya, seorang karyawan bisa saja menerima demosi karena kinerjanya yang tidak memadai, penghapusan posisi tertentu di perusahaan, tindakan disipliner, atau akibat restrukturisasi organisasi.

Demosi juga sering kali digunakan untuk mempertahankan karyawan yang dianggap masih memiliki nilai bagi perusahaan dengan memindahkannya kembali ke posisi yang lebih sesuai.

Namun, demosi tidak selalu diterima dengan baik oleh karyawan yang mengalaminya.

Jika demosi dilakukan sebagai akibat dari pelanggaran yang dilakukan karyawan, hal ini juga bisa memberikan pesan yang kurang baik kepada karyawan lai.

Hal tersebut disebabkan karena karyawan mungkin menganggap perusahaan kurang tegas dalam menerapkan tindakan disipliner.

Demosi dapat bersifat sementara atau permanen dan sering digunakan sebagai alternatif untuk memutus hubungan kerja dengan karyawan.

Bagaimana Aturan Dasar Mengenai Demosi di Indonesia?

Meski tidak diatur secara spesifik dalam satu undang-undang, beberapa aturan di Indonesia memberikan landasan hukum untuk praktik ini.

Pelaksanaan demosi yang tidak sesuai aturan dapat berdampak buruk, baik bagi karyawan maupun perusahaan.

Berikut adalah beberapa dasar hukum mengenai demosi yang perlu Anda perhatikan:

1. UU No. 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan

Undang-Undang Ketenagakerjaan memberikan dasar hukum yang mengatur penyesuaian gaji sesuai dengan jabatan.

Pasal 161 ayat (1)

Pasal 161 ayat (1) UU No. 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan mengatur bahwa besaran gaji karyawan berbanding lurus dengan jabatan yang diemban.

Jika jabatan seseorang diturunkan, penghasilan mereka juga akan otomatis disesuaikan.

Pasal 81 angka 33 Perppu Cipta Kerja

Di sini, pengusaha diwajibkan menyusun struktur dan skala upah yang memperhatikan kemampuan perusahaan dan produktivitas karyawan.

Selain itu, pengusaha dapat meninjau ulang gaji secara berkala, asalkan tetap mengacu pada produktivitas dan kondisi perusahaan.

2. Putusan Mahkamah Agung Nomor 809 K/PDT.SUS/2009

Putusan Mahkahmah Agung Nomor 809 K/PDT.SUS/2009 menjadi landasan hukum terkait pelaksanaan demosi dalam kasus pelanggaran prosedur.

Dalam kasus tersebut, seorang karyawan didemosi tanpa alasan yang jelas.

Putusan Mahkamah Agung menegaskan bahwa demosi harus dilakukan sesuai prosedur dan hanya jika terdapat alasan yang kuat, seperti pelanggaran kerja, tidak mencapai target, atau kelalaian.

Namun, alasan ini juga tidak bisa langsung menjadi dasar untuk menurunkan jabatan tanpa melalui proses yang adil.

Perusahaan maupun instansi pemerintah harus berhati-hati dalam menerapkan demosi.

Selain untuk menjaga keadilan bagi karyawan, kepatuhan terhadap dasar hukum ini juga dapat mencegah potensi konflik atau tuntutan hukum yang merugikan perusahaan.

Prosedur yang jelas dan transparan sangat diperlukan agar demosi dapat diterima dengan baik dan tidak menimbulkan dampak negatif yang lebih besar.

Apa Saja Faktor Penyebab Demosi?

Ada beberapa faktor yang menyebabkan perusahaan memutuskan untuk mendemosi seorang karyawan. Berikut beberapa di antaranya:

1. Kinerja yang Rendah

Seorang manajer mungkin melihat bahwa karyawan tidak menjalankan pekerjaannya dengan baik sesuai ekspektasi.

Jika manajer sudah memberikan feedback dan arahan yang jelas, tetapi karyawan masih kesulitan mencapai target kinerja, maka demosi dapat menjadi solusi.

Dengan mendemosi karyawan, mereka akan diberikan tugas atau tanggung jawab yang lebih sederhana agar lebih sesuai dengan kemampuan mereka.

2. Kesulitan Mematuhi Kebijakan Perusahaan

Jika seorang karyawan terus-menerus melanggar kebijakan perusahaan meskipun sudah diberikan peringatan, perusahaan mungkin akan mendemosinya sebagai langkah terakhir sebelum mengambil keputusan lebih berat, seperti pemutusan hubungan kerja (PHK).

Demosi ini bertujuan memberikan kesempatan terakhir kepada karyawan untuk memperbaiki sikapnya.

3. Pemotongan Anggaran Mendadak

Ketika perusahaan mengalami masalah keuangan atau kerugian mendadak, mereka mungkin terpaksa mengurangi gaji dan tanggung jawab beberapa karyawan.

Dalam situasi ini, demosi biasanya bersifat sementara hingga perusahaan kembali stabil secara finansial.

4. Restrukturisasi Perusahaan

Saat perusahaan berkembang, sering kali diperlukan perubahan strategi atau tujuan bisnis.

Perubahan ini bisa mencakup perekrutan profesional baru yang lebih berpengalaman untuk mengisi posisi-posisi penting.

Akibatnya, beberapa karyawan yang ada mungkin harus didemosi, dengan tugas-tugas mereka diatur ulang untuk menyesuaikan dengan struktur baru perusahaan.

5. Kebutuhan Pelatihan atau Pengembangan Keterampilan

Ada kalanya perusahaan menyadari bahwa promosi yang sebelumnya diberikan kepada karyawan dilakukan terlalu dini.

Dalam situasi seperti ini, karyawan dapat didemosi sementara untuk mendapatkan pelatihan tambahan atau mengembangkan keterampilan yang diperlukan, hingga akhirnya mereka siap kembali ke posisi sebelumnya.

6. Permintaan Karyawan untuk Tanggung Jawab yang Lebih Ringan

Tidak semua demosi dilakukan atas inisiatif perusahaan.

Pda beberapa kasus, seorang karyawan mungkin secara sukarela meminta demosi karena merasa tanggung jawab atau target yang harus dicapai terlalu berat.

Dalam kondisi ini, perusahaan biasanya akan menghormati permintaan karyawan dengan menawarkan posisi yang lebih sesuai dengan kebutuhan mereka.

Apa Saja Kelebihan dan Kekurangan dari Demosi Karyawan?

Demosi karyawan memiliki sejumlah kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan dengan matang.

Kelebihan

Berikut beberapa kelebihan dengan melakukan demosi karyawan:

1. Menjaga stabilitas keuangan perusahaan tanpa harus melakukan PHK

Ketika perusahaan menghadapi kerugian finansial, mendemosi karyawan dengan menurunkan gaji dan tanggung jawab bisa menjadi solusi yang lebih baik dibandingkan memberhentikan mereka.

Langkah ini memungkinkan perusahaan tetap mempertahankan tenaga kerja yang berharga, terutama jika kondisi keuangan diperkirakan akan membaik.

2. Memberikan kesempatan pelatihan tambahan kepada karyawan

Jika seorang karyawan menunjukkan kinerja yang kurang memadai, demosi sementara dapat menjadi solusi untuk memberikan mereka waktu dan peluang mendapatkan.

Sementara itu, Anda bisa memberikan pelatihan atau pengembangan kemampuan. Hal ini jauh lebih baik daripada langsung memberhentikan mereka tanpa bantuan apa pun.

3. Membantu karyawan mencapai keseimbangan kerja dan kehidupan pribadi

Dalam beberapa kasus, karyawan mungkin secara sukarela meminta demosi karena merasa beban kerja mereka terlalu berat dan mengganggu kehidupan pribadi.

Dengan memberikan mereka posisi dengan tanggung jawab yang lebih ringan, karyawan dapat lebih fokus menjaga work life balance.

4. Mendukung restrukturisasi perusahaan dan distribusi tugas yang lebih baik

Restrukturisasi organisasi sering kali memerlukan penyesuaian peran karyawan, termasuk demosi.

Langkah ini membantu perusahaan melakukan upaya job redesign atau bahkan memberikan tanggung jawab baru yang lebih sesuai dengan kemampuan dan minat karyawan.

Kekurangan

Di sisi lain, kekurangan dari demotivasi karyawan adalah:

1. Menurunkan motivasi dan semangat kerja karyawan

Demosi dapat membuat karyawan kehilangan motivasi karena tanggung jawab mereka berkurang.

Hal ini tidak hanya memengaruhi karyawan yang didemosi, tetapi juga dapat menular ke rekan kerja lainnya, yang pada akhirnya menurunkan semangat kerja di seluruh tim.

2. Membuat karyawan merasa tidak dihargai

Karyawan yang didemosi mungkin merasa bahwa hasil kerja mereka tidak diakui atau dianggap tidak memenuhi ekspektasi.

Perasaan ini bisa menurunkan produktivitas mereka dan bahkan merusak rasa percaya diri mereka.

3. Berpotensi meningkatkan turnover karyawan

Demosi sering kali membuat karyawan merasa kecewa dan tidak puas dengan keputusan perusahaan.

Akibatnya, mereka mungkin mencari pekerjaan di tempat lain yang menawarkan tanggung jawab, penghargaan, atau gaji yang lebih baik.

Jika hal ini terjadi secara masif, tingkat turnover karyawan di perusahaan dapat meningkat.

4. Membuat karyawan merasa tidak nyaman dengan tugas baru

Beberapa karyawan yang didemosi mungkin merasa malu atau tidak nyaman dengan tanggung jawab baru yang dirasa tidak sesuai dengan keahlian mereka.

Misalnya, seorang manajer yang didemosi menjadi staf biasa mungkin merasa canggung mengerjakan tugas yang sebelumnya mereka delegasikan kepada timnya.

Dengan mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan ini, penting bagi perusahaan untuk mengambil keputusan terkait demosi secara tepat.

Bagaimana Langkah-Langkah Melakukan Demosi?

Berikut adalah langkah-langkah umum yang harus Anda lakukan ketika menjalankan proses demosi terhadap seorang karyawan:

1. Tetapkan dan Dokumentasikan Alasan Demosi

Pastikan Anda memiliki alasan yang jelas dan rinci mengapa demosi perlu dilakukan.

Alasan tersebut harus didukung dengan dokumentasi tertulis mengenai riwayat kerja karyawan tersebut di perusahaan. Simpan catatan ini dalam file kepegawaian.

Dengan mendokumentasikannya, Anda tetap objektif dan adil saat berdiskusi tentang demosi serta melindungi perusahaan dari kemungkinan tuntutan hukum dari karyawan yang tidak puas.

2. Berikan Informasi kepada Karyawan

Jadwalkan pertemuan tatap muka dengan karyawan di tempat yang privat.

Hindari memberikan kabar demosi melalui email atau pesan teks karena dapat terkesan tidak peduli.

Dalam pertemuan langsung, Anda dapat:

Mengontrol penyampaian pesan dan keseluruhan narasi.
Menunjukkan sikap peduli dengan nada yang menenangkan.
Melihat reaksi karyawan secara langsung.
Menjawab pertanyaan dan terlibat dalam dialog dua arah.
Menjaga motivasi karyawan.

Undang saksi, seperti spesialis HR atau manajer senior, untuk ikut dalam pertemuan.

Hindari melibatkan rekan sejawat atau karyawan dengan level sama agar tidak menciptakan suasana yang kurang mengenakan.

Pada pertemuan tersebut, jelaskan alasan keputusan demosi secara jelas kepada karyawan, termasuk:

Jabatan baru.
Job description dan tanggung jawab baru.
Struktur pelaporan baru.
Dampak pada gaji dan waktu efektifnya.

Tekankan bahwa mereka tetap menjadi bagian penting dari organisasi, serta tunjukkan dukungan agar mereka sukses di posisi baru.

Tawarkan bantuan selama masa transisi dan jelaskan bahwa perusahaan tetap menerapkan open door policy.

Anda juga perlu mengingatkan juga bahwa situasi ini tidak permanen, sehingga mereka dapat dipromosikan kembali di masa depan.

3. Dokumentasikan Pertemuan

Selain mencatat riwayat karyawan yang menjadi dasar keputusan demosi, Anda juga perlu mendokumentasikan percakapan selama pertemuan.

Mintalah karyawan menandatangani formulir perubahan status dan surat pengakuan demosi.

Surat tersebut harus menjelaskan perbedaan antara keputusan perusahaan dan permintaan sukarela karyawan.

Langkah ini dapat melindungi perusahaan dari tuntutan hukum di masa depan.

Pastikan karyawan memahami demosi, termasuk dampaknya pada status, tanggung jawab, dan gaji mereka.

4. Komunikasikan kepada Pihak yang Terdampak

Meskipun mungkin terasa tidak nyaman, Anda perlu segera memberi tahu anggota tim lain yang terdampak oleh perubahan ini.

Misalnya, perubahan struktur pelaporan atau peningkatan beban kerja.

Berikut beberapa hal yang perlu Anda lakukan:

Jadwalkan pertemuan tim atau departemen agar semua menerima informasi bersamaan untuk mencegah gosip dan penyebaran cerita yang tidak benar.
Bagikan fakta dasar, seperti: “Karyawan X akan pindah ke peran ___.” Hindari menyebut alasan demosi secara rinci. Anggap saja ini sebagai perubahan posisi.
Jelaskan rencana transisi dan dampaknya pada peran anggota tim lain.
Tentukan ke mana pertanyaan dapat diarahkan.

5. Jalankan Strategi Transisi yang Direncanakan

Pastikan Anda sudah merencanakan penggantian sebelum mendemosi karyawan, misalnya dengan menyiapkan pengganti atau memilih tim yang bisa sementara menangani tanggung jawab tersebut.

Anda harus memahami langkah-langkah selanjutnya agar transisi berjalan lancar, seperti:

Meminta karyawan menyelesaikan tugas yang masih tertunda.
Mengalihkan tugas yang belum selesai kepada manajer atau anggota tim lain.
Meminta karyawan yang didemosi bekerja sama dengan penggantinya selama waktu tertentu untuk memberikan pengarahan tentang peran mereka.

Tergantung situasi, Anda mungkin juga perlu menyesuaikan struktur organisasi dan hubungan pelaporan, serta mendistribusikan ulang beban kerja untuk jangka panjang.

Setelah pertemuan, perkenalkan karyawan kepada atasan barunya.

Jika perlu, pastikan mereka mengikuti pelatihan tambahan untuk peran barunya.

6. Tindak Lanjut Secara Rutin dengan Karyawan

Hubungi karyawan secara rutin, baik melalui pertemuan yang sudah dijadwalkan maupun secara informal, untuk memastikan:

Mereka harus tetap merasa pekerjaannya penting dan berarti.
Tetap berikan proyek khusus agar mereka bisa berkontribusi dan mengembangkan skill mereka.
Tujuan mereka tetap berjalan dengan baik dan Anda tahu progresnya.

Demosi bisa memengaruhi perasaan karyawan terhadap perusahaan dan manajemen.

Jika ada tanda-tanda sikap negatif, seperti pesimis atau kurang termotivasi, segera tangani sebelum memengaruhi tim lainnya.

7. Siapkan Rencana Cadangan

Ada kemungkinan situasi tidak berjalan sesuai harapan. Misalnya, karyawan menolak pindah ke posisi baru dan ingin tetap di peran sebelumnya.

Bagaimana Anda akan mengatasi hal ini?

Saat mempertimbangkan demosi, pastikan Anda sudah mencoba semua langkah seperti pelatihan atau rencana peningkatan kinerja.

Jika belum, lihat apa lagi yang bisa Anda lakukan untuk membantu karyawan agar berhasil di posisi mereka sekarang.

Namun, jika tidak ada pilihan lain, Anda perlu menjelaskan bahwa jika karyawan tidak menerima demosi, perusahaan tidak punya pilihan selain mengakhiri hubungan kerja.

Bagaimana Cara Manajer Menangani Demosi Karyawan dengan Lebih Baik?

Selain dengan melakukan cara di atas, berikut adalah cara yang bisa Anda lakukan sebagai manajer untuk menangani demosi:

1. Adakan Pertemuan Pribadi

Demosi adalah hal yang dapat mengejutkan karyawan, jadi jangan sampaikan berita ini secara tiba-tiba.

Sebaiknya, ajak karyawan untuk berdiskusi secara pribadi.

Gunakan pertemuan ini untuk menjelaskan alasan, dampak, dan langkah ke depan secara jelas dan terarah.

2. Bersikap Hormat

Saat menyampaikan berita, tunjukkan sikap hormat.

Jangan langsung membahas alasan di balik demosi.

Setelah menyampaikan keputusan, beri karyawan waktu untuk memproses informasi tersebut.

Tekankan bahwa perusahaan tetap ingin mempertahankan mereka, bukan memecat mereka.

Jelaskan juga bahwa demosi adalah bentuk kepercayaan perusahaan terhadap potensi mereka, meskipun peran saat ini dirasa kurang sesuai.

3. Jelaskan Alasan Demosi

Setelah memberikan waktu bagi karyawan untuk menerima berita, sampaikan alasan di balik keputusan tersebut.

Bersikaplah transparan namun tetap menjaga perasaan karyawan.

Dengan memahami alasannya, karyawan dapat memperbaiki kekurangan mereka dan bangkit dari situasi ini dengan lebih baik.

4. Berikan Ruang untuk Bertanya

Demosi adalah isu sensitif yang pasti menimbulkan pertanyaan. Jawablah pertanyaan mereka dengan jelas dan bijaksana.

Hindari mengabaikan pertanyaan, karena hal itu dapat menimbulkan rasa tidak puas dan memperburuk situasi.

Beberapa pertanyaan yang mungkin diajukan:

Apakah masih ada waktu tambahan untuk membuktikan diri di posisi saat ini?
Apakah ada peluang perpindahan posisi atau lokasi daripada demosi?
Apakah karyawan bisa diberi waktu untuk mempertimbangkan peran barunya?
Apa konsekuensinya jika karyawan tidak setuju dengan peran baru tersebut?

5. Siap Menghadapi Berbagai Reaksi

Karyawan mungkin bereaksi emosional atau bahkan agresif. Dalam situasi seperti ini, Anda harus tetap tenang dan profesional.

Jika diperlukan, tawarkan konseling untuk membantu karyawan menerima dan beradaptasi dengan perubahan ini.

6. Jaga Privasi Karyawan

Demosi adalah pengalaman yang cukup berat bagi karyawan, jadi penting untuk menjaga privasi mereka. Jangan umumkan keputusan ini kepada seluruh tim.

Hanya informasikan kepada pihak yang benar-benar perlu tahu, seperti rekan kerja yang langsung terlibat.

Biarkan karyawan yang bersangkutan memutuskan kapan mereka merasa nyaman untuk berbagi informasi tersebut.

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa demosi karyawan adalah salah satu langkah yang bisa diambil perusahaan untuk tanpa harus melakukan PHK.

Langkah ini sering kali diperlukan ketika perusahaan menghadapi restrukturisasi, tantangan finansial, atau kasus kinerja karyawan yang tidak memenuhi ekspektasi.

Namun, pelaksanaannya harus dilakukan secara bijaksana dan tetap menghormati hak karyawan.

Proses demosi harus didasarkan pada evaluasi yang objektif dan transparan, sehingga karyawan memahami alasan di balik keputusan tersebut.

Dengan pendekatan yang tepat, demosi dapat menjadi kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki performa atau menemukan posisi yang lebih sesuai dengan kemampuan mereka.

Hal ini juga membantu menjaga hubungan kerja yang positif antara perusahaan dan karyawan.

Untuk membantu tim HR dalam menghadapi dampak dari demosi, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan sistem HRIS dari GajiHub.

Melalui sistem ini, tim HR dapat dengan mudah melakukan tugas-tugas HR seperti proses rekrutmen, mulai dari onboarding sampai offboarding secara optimal.

GajiHub memudahkan tim HR dalam penghitungan pesangon, pembayaran kompensasi, dan tunjangan ketika karyawan memutuskan untuk mengundurkan diri.

Dengan demikian, tim HR dapat lebih fokus dalam menyusun kebijakan terkait demosi dan berbagai upaya untuk mengatasi dampaknya.

Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.