PHK atau Pemutusan Hubungan Kerja menjadi hal yang bisa terjadi di dunia kerja dan di sinilah Anda butuh contoh surat PHK karyawan.
Tidak hanya bagi karyawan, melakukan PHK juga menjadi momen yang berat bagi perusahaan.
Untuk itu sebisa mungkin perusahaan akan memberikan surat PHK sebagai wujud menghormati karyawan yang bersangkutan.
Lalu bagaimana caranya membuat surat PHK dan apa saja contoh surat PHK ini?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai contoh surat PHK. Untuk lebih lengkapnya, Anda bisa membacanya di bawah ini:
Apa Pengertian Surat PHK Karyawan?
Surat PHK merupakan surat yang memberitahukan kepada karyawan bahwa hubungan kerja mereka berakhi.
PHK sementara dapat terjadi jika pemberi kerja ingin mempekerjakan kembali karyawan tersebut di masa depan. Jika tidak, keputusan PHK bersifat permanen.
Meskipun beberapa pemimpin perusahaan tidak menyebutkan alasannya, mengetahui alasan mengapa karyawan di-PHK dapat membantu karyawan memahami situasi dengan lebih baik dan merencanakan masa depan.
Misalnya, jika keputusan itu karena peningkatan otomatisasi, karyawan dapat memutuskan untuk mengembangkan lebih banyak keterampilan teknis atau mengubah karier.
Meskipun salinan fisik surat ini dapat diterima, banyak organisasi yang menyampaikan keputusan ini melalui email.
Baca Juga: UU Cipta Kerja Tentang PHK: Proses dan Hak-Hak Karyawan
Bagaimana Dasar Hukum PHK di Indonesia?
Di Indonesia, ada peraturan yang menjadi dasar hukum dari pelaksanaan PHK karyawan.
Adanya aturan ini bertujuan agar karyawan tetap bisa mendapatkan hak-haknya ketika di-PHK oleh perusahaan.
Aturan yang membahas mengenai PHK ini ada beberapa yakni:
- UU No. 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan Pasal 154 A ayat (1)
- UU No. 11 Tahun 2020 Tentang Cipta Kerja
- Peraturan Pemerintah No. 35 tahun 2021 Tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu Pasal 3
Pada prinsipnya, semua pihak baik perusahaan, pekerja, serikat pekerja, hingga pemerintah berupaya agar PHK tidak terjadi sesuai pasal 151 ayat (1) UU 13/2003 jo. Pasal 37 ayat (1) PP 35/2021).
Namun karena berbagai alasan mau tidak mau PHK harus dilakukan demi efisiensi atau untuk mengurangi biaya tenaga kerja.
Baca Juga: Apa itu PMTK dalam PHK? Berikut Penjelasan Lengkapnya
Apa Saja Alasan PHK Karyawan?
Berikut beberapa alasan mengapa perusahaan melakukan PHK terhadap karyawan:
1. Karena masalah biaya
Alasan yang pertama adalah karena adanya masalah biaya. Ini menjadi permasalahan yang sering terjadi pada bisnis atau perusahaan.
Dengan melakukan PHK, maka perusahaan dapat melakukan efisiensi terhadap biaya untuk mengurangi biaya operasional.
Terlebih jika dengan adanya karyawan tersebut tidak bisa memberikan keuntungan, membuat keputusan PHK tidak bisa dihindari.
2. Terjadinya relokasi perusahaan
Relokasi perusahaan juga bisa menjadi alasan perusahaan melakukan PHK kepada karyawan.
Ketika perusahaan harus berpindah dari satu kota ke kota lainnya atau bahkan ke luar negeri membuat perusahan mau tidak mau harus melakukan PHK karyawan.
Ini karena tidak semua karyawan dibutuhkan untuk berpindah ke tempat kerja yang baru.
Terlebih memindahkan karyawan membutuhkan biaya yang lebih besar jika dibandingkan harus merekrut karyawan baru di tempat yang baru.
Baca Juga: Ketahui Prosedur PHK Karyawan Berdasarkan Aturan yang Berlaku
3. Perkembangan teknologi
Perkembangan teknologi menjadi alasan perusahaan melakukan PHK selanjutnya adalah karena adanya perkembangan teknologi.
Perkembangan teknologi membuat beberapa pekerjaan harus tergantian oleh adanya teknologi.
Alasan pemecatan ini sering terjadi pada buruh pabrik dimana tenaga buruh ini dapat digantikan mesin atau dengan adanya teknologi terbaru.
Baca Juga: Karyawan Resign Kerja Mendadak, Apa yang Harus Dilakukan HR?
4. Untuk efisiensi karyawan
Pemecatan karyawan juga bisa dilakukan untuk efisiensi karyawan.
Kenyataanya semakin banyak karyawan, kadang membuat operasional menjadi kurang efisien.
Ini khususnya untuk pembagian jobdesk dimana bisa menjadi kurang merata karena terlalu banyak karyawan.
Efisiensi ini juga bisa dilakukan pada karyawan di divisi tertentu dimana tanpa adanya divisi tersebut operasional perusahaan tetap dapat berjalan.
5. Sikap yang tidak baik
Sikap menjadi bagian yang sangat dipertimbangkan dalam dunia kerja.
Ketika karyawan memiliki sikap yang kurang baik kepada atasan atau kepada sesama karyawan, ini bisa berimbas pada keputusan PHK untuk karyawan yang bersangkutan.
Karena keberadaan karyawan yang tidak sopan ini dapat memengaruhi lingkungan kerja dan kerja sama dalam tim.
Baca Juga: Karyawan Mau Resign? Ini Cara Menghadapi dan Tipsnya
Ketika karyawan memiliki performa kerja yang terus menurun, perusahaan dapat memutuskan untuk melakukan pemecatan atau PHK kepada karyawan.
Performa yang menurun ini menunjukan bahwa karyawan tidak bisa meningkatkan produktivitas.
Pada akhirnya jika ini terus dibiarkan dapat membuat performa perusahaan ikut menurun dan berimbas pada keuntungan yang didapatkan perusahaan.
7. Sering absen kerja
Karyawan sering absensi kerja juga bisa menjadi alasan perusahaan melakukan pemecatan pada karyawan.
Biasanya, perusahaan akan memberikan surat peringatan yang terdiri dari SP 1, SP 2, hingga SP 3 sebelumnya akhirnya diputuskan untuk PHK.
Baca Juga: Hak Karyawan Resign Ini Harus Dipenuhi Perusahaan, Apa Saja?
Apa Saja Kondisi yang Membuat Perusahaan Dilarang Melakukan PHK?
Kenyataannya tidak semua kondisi membolehkan perusahaan melakukan PHK karyawan.
Berikut beberapa kondisi dimana perusahaan dilarang melakukan PHK:
1. Adanya laporan tindak pidana
Kondisi yang pertama adalah karena adanya laporan tindak pidana yang dilakukan oleh pemberi kerja atau atasan.
Laporan ini dapat diajukan oleh karyawan kepada pemberi kerja.
Ketika karyawan mengajukan laporan tindak pidana maka perusahaan dilarang melakukan pemecatan dengan alasan tersebut.
2. Adanya hubungan saudara
Perusahaan juga dilarang melakukan PHK kepada karyawan karena karyawan yang bersangkutan memiliki hubungan saudara dengan karyawan lain.
Ini termasuk bagi karyawan yang memiliki ikatan pernikahan atau menikah satu kantor.
3. Sedang melakukan kewajiban kepada negara
Perusahaan juga tidak boleh melakukan pemecatan kepada karyawan yang sedang melakukan kewajiban kepada negara, misalnya ketika diutus untuk mewakiliki negara pada ajang olahraga tingkat dunia.
Baca Juga: Pahami Aturan Uang Pisah untuk Karyawan yang Resign
4. Bergabung serikat buruh
Bergabung dengan serikat buruh merupakan hak dari setiap pekerja atau karyawan.
Ketika karyawan memutuskan untuk bergabung dengan serikat buruh, perusahaan dilarang untuk melakukan pemecatan.
5. Tidak masuk kerja dikarenakan sakit
Sakit merupakan keadaan yang dapat terjadi pada setiap orang, termasuk kepada para karyawan.
Ketika karyawan sakit, perusahaan wajib memberikan izin sakit kepada karyawan dengan disertai surat keterangan dari dokter.
Pada saat karyawan sakit perusahaan dilarang untuk melakukan pemecatan.
6. Karyawan menikah
Perusahaan dilarang melakukan PHK kepada karyawan yang menikah.
Ketika karyawan akan menikah, perusahaan wajib memberikan cuti menikah, bukan melakukan PHK kepada karyawan tersebut.
Baca Juga: 15 Alasan Resign Terbaik dan Tetap Profesional
7. Sedang menjalankan ibadah
Ketika karyawan sedang menjalankan ibadah, perusahaan dilarang untuk melakukan pemecatan.
Ini tertuang dalam Pasal 153 ayat 1c Perppu Cipta Kerja.
8. Adanya perbedaan fisik atau paham
Ada keadaan dimana perusahaan bisa melakukan perubahan fisik ataupun perubahan paham yang dianut.
Ketika ini terjadi pada karyawan, perusahaan dilarang untuk melakukan pemecatan.
9. Sedang hamil
Perusahaan juga dilarang melakukan pemecatan kepada karyawan yang sedang hamil.
Larangan ini tertuang dalam Pasal 153 ayat 1e.
10. Mengalami cacat
Kondisi terakhir dari karyawan yang tidak boleh dilakukan PHK oleh perusahaan adalah ketika karyawan mengalami cacat.
Meski karyawan mengalami kecacatan, baik karena kecelakaan kerja ataupun karena sakit, perusahaan dilarang melakukan pemecatan.
Baca Juga: Hal yang Harus Anda Perhatikan Sebelum Resign dari Pekerjaan
Bagimana Cara Membuat Surat PHK Karyawan?
Ikuti langkah-langkah berikut ini dari awal hingga akhir saat menulis surat ini
1. Gunakan format yang profesional
Mulailah dengan menulis nama dan detail kontak Anda.
Lengkapi informasi ini dengan tanggal surat. Kemudian sertakan nama dan detail kontak penerima.
2. Tulis salam profesional
Selanjutnya, gunakan salam, seperti “Kepada Yang Terhormat.”
Jika Anda yakin dengan sebutan yang disukai karyawan, Anda dapat menyertakannya setelah salam.
3. Sebutkan pemberitahuan PHK
Pada paragraf pembuka, beritahukan kepada karyawan tentang keputusan perusahaan untuk memberhentikan mereka.
Cantumkan hari terakhir perusahaan mengharapkan karyawan tersebut berada di posisinya.
Kemudian, nyatakan apakah keputusan tersebut bersifat permanen atau sementara.
4. Sebutkan alasan PHK
Paragraf kedua adalah tempat yang tepat untuk menjelaskan keputusan perusahaan.
Anda juga bisa menggunakan bagian ini untuk memberikan lebih banyak wawasan tentang situasi tersebut.
Misalnya, Anda bisa menjelaskan bahwa PHK sementara atau permanen bukan karena performa kerja karyawan.
5. Jelaskan langkah selanjutnya terkait tunjangan karyawan
Pada paragraf ketiga, jelaskan tunjangan apa saja yang bisa didapatkan oleh karyawan hingga hari terakhir mereka bekerja dan siapa yang harus dihubungi untuk mendapatkannya.
Misalnya, mereka mungkin perlu menghubungi bagian sumber daya manusia untuk mendiskusikan pesangon.
Pesangon adalah paket pembayaran yang ditawarkan kepada karyawan yang diberhentikan dari pekerjaannya.
Hari cuti yang tidak terpakai dan gaji yang terutang juga merupakan topik yang perlu didiskusikan dalam paragraf ini.
6. Berikan apresiasi kepada karyawan
Selanjutnya, ucapkan terima kasih kepada karyawan atas pekerjaan mereka.
Selain itu, tawarkan untuk membantu menjawab pertanyaan apa pun yang mereka miliki tentang proses PHK dan siapa yang harus dihubungi untuk informasi lebih lanjut.
Melakukan hal ini menunjukkan rasa hormat.
7. Akhiri dengan pujian sebagai penutup
Gunakan tanda tangan profesional, seperti “Hormat kami” atau “Salam” untuk mengakhiri surat. Lanjutkan dengan nama Anda.
Terakhir, sertakan tanda tangan dan jabatan Anda.
Baca Juga: 7 Tips Sebelum Resign yang Wajib Anda Lakukan, Apa Saja?
Apa Saja Tips dalam Menulis Surat PHK Karyawan?
Gunakan tips berikut saat menulis surat ini kepada karyawan:
1. Bersikaplah langsung dan profesional
Pastikan Anda menyampaikan keputusan di awal surat. Dengan melakukan hal ini, Anda dapat menghindari kesalahpahaman.
Misalnya, memulai surat PHK dengan mengucapkan terima kasih kepada karyawan dapat membuat mereka berpikir bahwa surat tersebut berisi tentang promosi atau kenaikan gaji.
Selain itu, gunakan nada formal saat menyusun pesan. Nada formal melibatkan penulisan kata-kata secara lengkap, menghindari istilah-istilah gaul, dan menekankan fakta, bukan opini.
2. Pertimbangkan untuk mengkomunikasikan terlebih dahulu
Menginformasikan keputusan secara lisan kepada karyawan sebelum menulis pesan dapat membantu mereka mengelola emosi dan merespons dengan tepat.
Ini menunjukkan bahwa Anda menghargai karyawan tersebut.
Menjadwalkan pertemuan dengan karyawan juga dapat membantu Anda menjelaskan alasan perusahaan secara ekstensif.
Dengan begitu, Anda tidak perlu memasukkan semua detail dalam surat.
3. Tunjukkan empati
Meskipun bersikap langsung itu penting, cobalah untuk menunjukkan empati dengan kata-kata Anda.
Misalnya, alih-alih hanya berfokus pada perusahaan dan bagaimana memberhentikan karyawan akan membantu dalam mencapai tujuannya, tekankan pada pekerjaan dan kontribusi karyawan.
Menawarkan dukungan juga merupakan cara yang baik untuk menunjukkan empati kepada karyawan yang bersangkutan.
4. Tinjau kembali surat Anda
Pastikan Anda mengonfirmasi detail dalam surat sebelum mengirimkannya.
Misalnya, periksa apakah Anda melakukan kesalahan terkait hari terakhir karyawan tersebut bekerja.
Selain itu, tinjau kembali surat tersebut untuk mengetahui apakah ada kesalahan tata bahasa dan ejaan.
Baca Juga: Time to Hire: Cara Menghitung dan Tips Mengoptimalkannya
Apa Saja Contoh Surat PHK Karyawan?
Berikut beberapa contoh dari surat PHK karyawan untuk memudahkan Anda dalam membuat surat PHK karyawan:
1. Contoh surat PHK karyawan penurunan kinerja
2. Contoh surat PHK karyawan efisiensi karyawan
3. Contoh surat PHK karyawan penurunan kinerja
4. Contoh surat PHK karyawan sering absen kerja
6. Contoh surat PHK karyawan massal
7. Contoh surat PHK karyawan
Baca Juga: Surat Keterangan Masa Kerja: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
Bagaimana Template Surat PHK Karyawan?
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai contoh surat PHK karyawan yang bisa menjadi referensi untuk Anda.
Dari penjelasan artikel di atasa dapat diketahui bahwa contoh surat PHK karyawan dapat menjadi referensi Anda dalam membuat surat PHK dengan baik dan benar.
PHK merupakan keputusan yang diambil pemberi kerja untuk memutuskan hubungan kerja dengan karyawan.
Ini merupakan keputusan akhir yang diambil perusahaan setelah tidak ada solusi lain selain pemutusan hubungan kerja.
Untuk mencegah terjadinya PHK, penting bagi perusahaan untuk melakukan pengelolaan karyawan dengan baik dan benar.
Untuk memudahkan pengelolaan karyawan, gunakan sistem HRIS dari GajiHub.
GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Mentor Adalah: Ini Pengertian, Manfaat, dan Tips Suksesnya - 30 December 2024
- Klien Adalah: Ini Perbedaannya dengan Pelanggan - 30 December 2024
- Meeting Adalah: Pengertian, Manfaat dan Jenisnya - 30 December 2024