Sebagai HRD, penting bagi Anda untuk mengetahui cara menghitung persentase kehadiran karyawan.
Persentase kehadiran karyawan ini penting diketahui untuk menilai tingkat produktivitas perusahaan.
Dari penilaian produktivitas ini nantinya data yang didapatkan dapat dijadikan sebagai bahan untuk melakukan evaluasi di setiap periodenya.
Bagi HRD, persentase kehadiran karyawan ini sangat penting karena memberikan pengaruh kepada jalannya operasional perusahaan.
Jika ada banyak karyawan yang tidak hadir, maka dapat mengganggu produktivitas perusahaan.
Untuk menghitung persentase kehadiran karyawan ini, ada berbagai cara yang dapat dilakukan, misalnya secara manual dan menggunakan Excel.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai cara menghitung persentase kehadiran, mulai dari pentingnya, cara membuatnya secara manual, cara membuat dengan Excel, hingga contohnya.
Anda dapat membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Mengapa Menghitung Persentase Kehadiran Penting Dilakukan?
Bagi perusahaan, tingkat absensi karyawan atau dikenal juga dengan persentase kehadiran adalah rasio kehadiran karyawan yang bekerja dalam satu periode.
Periode ini dapa berbeda-beda, dapat selama satu bulan, kuartal, hingga satu tahun.
Tingkat kehadiran karyawan ini penting karena mempengaruhi besaran upah yang diberikan pada suatu waktu.
Ini juga dapat menunjukkan tingkat loyalitas dari karyawan yang dapat berbeda antara satu karyawan dengan karyawan lainnya.
Karyawan yang selalu hadir tepat waktu menunjukkan bahwa mereka memiliki motivasi kerja yang baik.
Jadi, nantinya penilaian tidak hanya dilihat dari pekerjaan namun juga dari tingkat kehadirannya.
Selain berhubungan untuk penggajian karyawan, persentase kehadiran ini juga memiliki peran penting untuk produktivitas perusahaan.
Dari data persentase kehadiran ini, maka perusahaan dapat menjadikannya sebagai bahan evaluasi untuk setiap periodenya.
Melalui persentase kehadiran ini juga Anda dapat melihat apa saja faktor yang menjadi penyebab naik atau turunnya tingkat kehadiran dari karyawan yang bersangkutan.
Ketika perusahaan dapat mengetahui tingkat absensi yang tinggi lengkap dengan menyebabnya, maka perusahaan dapat mencari jalan untuk mengatasi permasalahan ini.
Jika tingkat kehadiran yang dimiliki lebih baik dibandingkan periode sebelumnya, maka perusahaan dapat mempertahankan hal-hal yang membuat tingkat kehadiran dapat naik.
Jika ada yang perlu ditingkatkan, maka Anda dapat berusaha untuk meningkatkannya.
Baca Juga: Cara Menghitung Presensi Absen Karyawan dan Contohnya
Bagaimana Cara Menghitung Persentase Kehadiran secara Manual?
Setelah Anda memahami pentingnya menghitung persentase kehadiran karyawan, ini saat untuk menghitung tingkat kehadiran karyawan ini secara manual.
Di sini akan dijelaskan bagaimana cara menghitung persentase kehadiran karyawan secara manual.
Berikut rumus yang dapat digunakan untuk menghitung absensi karyawan secara manual:
Tingkat kehadiran karyawan = (Jumlah hari absen : jumlah seluruh hari kerja) x 100
Tentunya agar Anda dapat mengetahui tingkat absen atau ketidakhadiran karyawan, maka Anda harus memiliki data yang berkaitan dengan jumlah hari absen dan jumlah keseluruhan hari kerja dalam periode tersebut.
Hari kerja yang dimaksud di sini adalah hari di saat karyawan bekerja, jadi hari libur akhir pekan, libur nasional, hingga cuti tidak masuk ke dalam hari kerja.
Baca Juga: Cara Menghitung Metrik Presentase Karyawan
Bagaimana Contoh Perhitungan Persentase Kehadiran Karyawan?
Untuk memudahkan Anda dalam menghitung persentase kehadiran karyawan berikut contoh perhitungannya untuk Anda:
Malik merupakan karyawan yang bekerja di perusahaan retail yang akhir-akhir ini sering tidak masuk dengan alasan yang tidak diketahui.
Perusahaan di sini ingin menghitung tingkat absensi karyawan dalam periode satu tahun.
Perhitungan tingkat kehadiran ini digunakan untuk menentukan berapa besar bonys yang akan diberikan sebagai bentuk apresiasi kepada karyawan.
Dari jumlah 365 hari di dalam satu tahun, setiap karyawan di perusahaan bekerja selama 235 hari setelah dikurangi dengan hari libur akhir pekan, libur nasional, dan juga jatah cuti untuk karyawan.
Dalam periode satu tahun tersebut, Malik tercatat telah absen dari pekerjaannya sebanyak 10 hari.
Untuk perhitungan tingkat absensi dari Malik adalah sebagai berikut:
Tingkat kehadiran karyawan = (Jumlah hari absen : jumlah seluruh hari kerja) x 100
= (10:235) x 100
= 4,25%
Dari perhitungan tersebut, maka dapat diketahui bahwa tingkat absensi dari Malik dalam satu tahun adalah 4,45%, sedangkan untuk jumlah kehadirannya yakni 100% dikurangi dari jumlah absen.
Untuk tingkat kehadirannya adalah sebagai berikut:
100% – 4,25% = 95,74%.
Baca Juga: Hitung Staffing Ratio dengan Kalkulator Gratis Berikut Ini
Bagaimana Cara Membuat Persentase Kehadiran dengan Excel?
Cara menghitung persentase kehadiran karyawan secara manual seperti di atas merupakan cara yang paling mudah dilakukan.
Namun saat ini menghitung kehadiran dengan Excel lebih banyak digunakan oleh perusahaan, baik itu perusahaan kecil ataupun perusahaan besar.
Penggunaan Excel untuk menghitung kehadiran karyawan dianggap lebih mudah dibandingkan dengan cara manual.
Cara menghitung kehadiran di Excel ini dapat dilakukan secara otomatis, namun untuk tahapannya cukup rumit pada bagian awalnya karena Anda harus membuat tabel dan menambahkan fitur lainnya.
Untuk catatan di Excel dapat digunakan untuk periode satu bulan.
Untuk membuat daftar kehadiran karyawan dengan menggunakan tabel Excel, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Buka Aplikasi Excel
Buka aplikasi Excel, kemudian buat tabel dengan jumlah baris sebanyak 30 dan jumlah kolom disesuaikan dengan jumlah karyawan di perusahaan.
Kemudian, buat tanda merah pada kolom hari libur, baik itu libur akhir pekan atau libur nasional jika ada.
Baca Juga: Struktur dan Skala Upah: Pengertian, Tahapan, dan Cara Membuatnya
2. Tandai Hari Kerja dan Hari Absensi
Berikutnya, Anda dapat menandai hari kerja dan hari absensi dengan initial huruf.
Contohnya adalah huru H untuk hari kerja, huruf C untuk hari cuti, huruf S untuk sakit, I untuk izin, dan A untuk keterangan absen tanpa keterangan.
Untuk hari libur tidak perlu ditandai karena sudah ditandai dengan warna merah.
Untuk menandainya Anda dalam memblok sel yang berisi keterangan absensi, kemudian klik bagian Conditional Formatting.
Setelah itu pilih Highlight Cells Rules, dan pilih Equal to.
Setelah muncul tulisan, di kolom bagian sebelah kiri, Anda dapat mengiri keterangan dengan initial huruf yang telah ditentukan sebelumnya.
Anda juga dapat mewarnai setiap kolom sesuai dengan jenis absensi dengan warna yang berbeda-beda agar dapat lebih mudah ditemukan.
Kecuali pada hari kerja dibiarkan saja dengan warna putih.
3. Simpan
Setelah semuanya telah dilakukan, Anda dapat klik OK untuk menyimpannya.
Di sini Anda dapat mengedit bagian kolom hadir menjadi S jika karena tidak hadir karena sakit.
Ini termasuk jika karyawan cuti dapat ditulis dengan keterangan C dan disesuaikan seperti yang telah ditentukan sebelumnya.
Baca Juga: Cara Perhitungan PPh 21 Untuk Karyawan
Bagaimana Cara Menghitung Persentase Kehadiran dengan Excel?
Setelah satu bulan penuh, ini saatnya Anda menghitung tingkat absensi karyawan selama periode tersebut.
Anda dapat mengubah persentase menjadi percentage.
Setelah ini Anda dapat memasukkan rumus secara manual pada bagian kolom keterangan persentase kehadiran.
Rumus cara menghitung persentase kehadiran karyawan di Excel adalah = (Jumlah hadir : jumlah hari) x 100.
Setelah rumus dimasukkan, maka hasil persentase absensi akan muncul di Excel.
Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan Berdasarkan Omset Paling Mudah
Hitung Persentase Kehadiran secara Mudah dan Cepat dengan GajiHub
Memang cara menghitung kehadiran dengan Excel lebih mudah dan otomatis dibandingkan dengan cara manual.
Namun ada cara yang lebih mudah lagi dalam menghitung persentase kehadiran karyawan ini yakni dengan menggunakan software absensi dari GajiHub.
GajiHub merupakan software absensi yang dilengkapi berbagai fitur untuk memudahkan pengelolaan karyawan.
Pada fitur absensi yang dimilikinya, pencatatan kehadiran dapat dilakukan secara otomatis melalui aplikasi.
Dari pencatatan ini, nantinya HR dapat mengetahui tingkat kehadiran termasuk persentasenya secara otomatis tanpa perlu memasukkan rumus manual apalagi hitung manual.
Dengan cara ini HR dapat menggunakan waktu yang dimiliki untuk tugas-tugas lainnya.
Baca Juga: 25 Contoh KPI Tim Sales dan Cara Membuatnya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai cara menghitung persentase kehadiran yang dapat menjadi referensi untuk Anda.
Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa untuk menghitung persentase kehadiran Anda dapat menggunakan rumus persentase kehadiran = (Jumlah hadir : jumlah hari) x 100.
Jika Anda menggunakan cara manual, Anda bisa langsung hitung manual dengan menggunakan rumus ini.
Jika dengan Excel, Anda dapat memasukkannya sebagai rumus di Excel Anda.
Selain menggunakan dua cara tersebut, ada cara yang lebih mudah dan otomatis yakni dengan software absensi dan sistem HRIS dari GajiHub.
GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Shift Kerja Indomaret dan Alfamart dan Contohnya - 26 May 2026
- 20+ Jenis-Jenis Pelatihan dan Tips Memilihnya - 26 May 2026
- Cara Menghitung Persentase Kehadiran Manual dan Excel - 26 May 2026