Saat ini ada berbagai cara yang dapat dilakukan untuk mencatat kehadiran karyawan.
Jika dahulu pencatatan kehadiran ini dilakukan dengan ditulis di kertas atau buku, saat ini pencatatan kehadiran dapat dilakukan dengan lebih mudah secara online.
Untuk pencatatan secara online ini Anda dapat membuatnya dengan Google Form dan WhatsApp.
Cara ini tentunya lebih efisien dibandingkan dengan pencatatan kehadiran secara manual dengan mencatat di buku atau kertas.
Lalu bagaimana cara buat absensi online di Google Form dan WhatsApp ini?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai cara buat absensi online, mulai dari di Google Form hingga di WhatsApp.
Untuk penjelasan lengkapnya Anda dapat menyimaknya di bawah ini:
Bagaimana Cara Buat Absensi Online di Google Form?
Google Form merupakan aplikasi formulir online yang disediakan oleh Google yang dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan, seperti untuk survei hingga untuk pencatatan kehadiran.
Memang, Google Form ini bukan bagian dari aplikasi absensi online yang praktis, namun menggunakan absensi online ini dapat membantu untuk menghemat biaya.
Hal ini karena data yang dimasukkan ke formulir ini nantinya dapat langsung tersimpan di dalam Google Speadsheet.
Namun sebelum mendapatkan fasilitas ini, pastikan akun Google yang Anda miliki telah terhubung dengan Google Drive atau Google Workspace.
Lalu bagaimana cara buat absensi online di Google Form?
Berikut langkah-langkah yang dapat Anda lakukan:
1. Buka Google Form atau Bisa Lewat Google Drive
Langkah pertama untuk membuat absensi online di Google Form adalah dengan membuka Google Form melalui https://docs.google.com/forms/u/0/ atau bisa juga melalui drive.google.com.
Jika Anda belum sign in, Anda dapat memilih Sign In kemudian masukkan email Anda yang telah terdaftar.
Setelah itu, Anda dapat memilih berikutnya dan masukkan password akun Anda.
Namun jika akun Google Anda telah terdaftar di perangkat Anda, biasanya Anda akan langsung dibawa ke halaman Google Form seperti ini:
Atau untuk Google Drive akan langsung ada di halaman ini:
2. Buat Folder Baru agar Lebih Rapi di Google Drive
Jika Anda telah berhasil masuk ke Google Drive, untuk merapikan absensi Anda dapat membuat folder di Google Drive.
Dengan adanya folder ini, maka Anda dapat lebih mudah untuk organisir absensi setiap harinya jadi tidak tersebar secara berantakan.
Di sini Anda dapat memilih bagian “Folder Baru” yang ada di bagian atas kiri, kemudian pilih “Buat”.
Setelah itu Anda dapat klik dua kali pada folder yang baru saja Anda simpan untuk masuk ke bagian dalamnya.
Jika sudah, Anda dapat langsung klik bagian “+Baru” kemudian pilih Google Formulir atau Google Form.
Selain cara ini, Anda juga membuat Google Form dengan klik kanan kemudian pilih Google Formulir.
Baca Juga: Cara Buat Absen Online Gratis Menggunakan Excel Dengan Mudah
3. Mulai Buat Formulir di Google Form
Selain melalui Google Drive, Anda juga bisa membuat Google Form langsung di https://docs.google.com/forms/ tanpa perlu melalui Google Drive terlebih dahulu.
Caranya adalah dengan klik link tersebut kemudian pilih formulir kosong.
Tampilannya maka akan seperti ini, baik Anda membuat di Google Drive atau langsung di Google Form.
4. Isi Formulir
Setelah Anda berhasil masuk ke bagian Google Formulir, berikutnya adalah mengisi formulir.
Karena digunakan untuk kebutuhan absensi, berikut isi dari Google Form tersebut:
- Ganti judul formulir di bagian “Formulir Tanpa Judul” sesuai dengan kebutuhan Anda dan Anda juga bisa menambahkan deskripsi formulir. Misalnya untuk absensi, Anda dapat mengisinya dengan tanggal absensi, nama perusahaan, dan divisi atau unit kerjanya.
- Pada bagian pertanyaan, Anda dapat mengisinya sesuai jenis absensi. Misalnya untuk absensi masuk, maka Anda dapat mengganti dari Pertanyaan Tanpa Judul menjadi Jam Masuk.
- Selanjutnya Anda dapat mengganti pilihan jawaban dengan klik kolom pilihan ganda menjadi penggantinya dengan opsi waktu.
- Anda juga dapat menambahkan pertanyaan lainnya dengan cara klik simbol (+) yang ada di bagian toolbar sebelah kanan. Tipsnya, Anda dapat menambahkan pertanyaan tambahan yang berisi jawaban singkat untuk kebutuhan note karyawan dan upload untuk kebutuhan upload selfie atau surat sakit jika karyawan izin sakit.
- Untuk isi pertanyaan di Google Form ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda, misalnya nama karyawan hingga ID karyawan.
Baca Juga: Tutorial Membuat Absensi Dengan Daftar Hadir Google Form
4. Bagikan Formulir
Setelah Anda mengisi formulir sesuai dengan kebutuhan Anda, selanjutnya adalah dengan membagikan formulir.
Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk membagikan formulir:
- Klik bagian kanan atas “Publikasikan” dan pilih “Publikasikan” ketika ada pertanyaan lagi. Setelah itu akan muncul
- Selanjutnya Anda dapat mengirimkan link absensi ini kepada karyawan melalui email atau aplikasi obrolan yang digunakan oleh perusahaan.
- Anda juga dapat mengganti link dengan cara mempersingkatnya yakni dengan mencentang bagian persingkat URL.
- Hasil dari isinya Google Form ini dapat secara otomatis masuk ke dalam Speadsheet.
Baca Juga: Absensi Karyawan: Pengertian, Sejarah, dan Jenisnya
Bagaimana Cara Buat Absensi Online di WhatsApp?
Selain dengan Google Drive, Anda juga dapat membuat absensi online di aplikasi perpesanan WhatsApp.
Berikut langkah-langkah yang dapat Anda lakukan:
1. Manfaatkan Fitur Broadcast
Pertama adalah dengan memanfaatkan fitur Broadcast, yakni fitur yang memungkinkan Anda mengirim pesan ke banyak orang secara sekaligus.
Berikut langkah-langkahnya:
- Buka aplikasi WhatsApp kemudian klik ikon titik tiga yang ada di pojok kanan atas dan pilih New Broadcast atau Siaran Baru.
- Cari kontak atau grup yang akan Anda kirimi pesan broadcast, misalnya dari grup kantor, kemudian pilih tanda centang.
- Pada layar baru untuk pengiriman pesan broadcast ini, buat daftar absensi atau pengumuman lain yang dibutuhkan.
- Pilih send untuk mengirimkan pesan.
2. Manfaatkan Fitur Poll
Fitur lain yang dapat digunakan untuk membuat absensi adalah Poll, yakni fitur WA yang memungkinkan bagi pengguna untuk melakukan polling atau memilih opsi.
Fitur ini dapat digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan dengan mudah.
Untuk menggunakan fitur ini, Anda perlu membuat grup baru melalui menu Community.
Dari grup ini, fitur Poll dapat diakses dengan cara menekan icon tanda plus “+” yang ada di sebelah kiri kolom penulisan pesan.
Berikut untuk langkah-langkah lengkapnya:
- Klik Poll, kemudian masukkan informasi yang dibutuhkan melalui bagian Question. Misalnya: Absensi PT ABCD 20 Mei 2026.
- Di bagian Option, tulis Hadir, Cuti/Sakit, hingga Tidak Hadir.
- Klik Send atau Kirim.
- Setelah terkirim, Anda dapat melihat siapa saja yang telah mengisi dengan cara klik “View Votes”.
3. Manfaatkan Fitur Grup
Cara lainnya yang dapat digunakan adalah dengan memanfaat fitur grup yakni dengan mengirimkan chat yang nantinya dapat disalin dan diteruskan ke karyawan lain.
Misalnya adalah sebagai berikut:
Yuk mulai absensi sebelum mulai bekerja. Langsung tulis nama dan lanjutnya di bawahnya ya.
Absensi 20 Mei 2026:
- Khoirunnisa Salsabila
- Ainur Rohman
Terima kasih.
Baca Juga: Timesheet Karyawan: Pengertian Lengkap, Cara Buat, dan Template yang Bisa Anda Download
Apa Saja Kekurangan dari Absensi Online di Google Form?
Memang bisa dibilang absensi menggunakan Google Form ini mudah untuk dibuat.
Meski begitu, ada kekurangan yang dimiliki dari absensi online dengan Google Form, yakni HR harus membuat form baru setiap hari dan seluruh data kehadiran karyawan harus dikelola secara manual untuk kebutuhan payroll.
Tentunya ini dapat menambah beban kerja dan meningkatkan risiko dari human error.
Cara ini juga dapat dengan mudah untuk dimanipulasi karyawan karena karyawan sendiri yang mengisi tanpa kontrol otomatis.
Selain itu, metode manual yang digunakan ini sulit untuk diintegrasikan ke sistem lainnya, seperti untuk payroll, pengelolaan shift, hingga dashboard HR.
Ini akhirnya membuat proses HR menjadi tidak efisien.
Baca Juga: Apa itu Presensi dan Absensi, Bagaimana Cara Membuat Kebijakannya?
Apa Saja Kekurangan Absensi Online di WhatsApp?
Selain kekurangan dari Google Form untuk absensi, penggunaan WhatsApp untuk absensi karyawan juga memiliki kekurangan.
Misalnya dari keterbatasan fitur yang dimiliki WhatsApp ini membuat HR kesulitan untuk mengelola dan melacak absensi secara efisien.
Meski WA bisa menggunakan fitur grup atau fitur pesan terjadwal, namun tidak ada fitur bawaan yang dapat mendukung pelacakan absensi dan membuat laporan secara terstruktur.
Tentunya cara ini dapat menyebabkan adanya keterbatasan pengelolaan absensi secara efisien, khususnya untuk perusahaan dengan jumlah karyawan dan kompleksitas jadwal yang tinggi.
Selain itu ada potensi kesalahan dalam pencatatan dan pengelolaan absensi secara manual, termasuk adanya ancaman keamanan data yang dapat terancam.
Jika data absensi karyawan jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab, ini dapat mengakibatkan masalah privasi, penyalahan data, hingga pencurian identitas.
Baca Juga: 9 Daftar Aplikasi Absensi dan Tips Memilihnya
Absensi Lebih Mudah dengan Aplikasi Absensi GajiHub
Dengan perkembangan teknologi saat ini, Anda memiliki banyak pilihan untuk mencatat kehadiran karyawan.
Sebelumnya telah dijelaskan mengenai cara buat absensi online dengan Google Form dan WhatsApp.
Absensi dengan dua cara di atas memang mudah untuk dibuat, namun Anda tentunya tidak bisa mengabaikan risiko dan kekurangannya.
Di sini Anda butuhkan aplikasi absensi yang tidak hanya memudahkan pencatatan kehadiran namun juga memberikan keadaan data karyawan.
Hal ini karena keamanan menjadi bagian penting yang tidak hanya berkaitan dengan karyawan yang bersangkutan tapi juga perusahaan.
Untuk itu Anda butuhkan software absensi dari GajiHub yang dapat mendukung kemudahan pengelolaan kehadiran karyawan di perusahaan Anda.
GajiHub adalah software absensi yang dilengkapi berbagai fitur untuk memudahkan pengelolaan kehadiran karyawan.
Dengan GajiHub pencatatan kehadiran karyawan dilakukan secara otomatis dan data presensi ini disimpan secara aman.
GajiHub juga memiliki fitur absensi dengan selfi yang memastikan absensi tidak dapat dilakukan manipulasi.
GajiHub juga telah terintegrasi dengan software payroll sehingga data absensi yang didapatkan dapat terintegrasi untuk penggajian karyawan secara otomatis.
Ini mendukung perusahaan dalam memenuhi hak karyawan yakni memberikan gaji yang layak sesuai dengan regulasi.
Baca Juga: 11 Fitur yang Wajib Ada di Aplikasi Absensi dan Manfaatnya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai cara buat absensi online yang dapat menjadi referensi untuk Anda.
Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa ada berbagai cara yang dapat dilakukan untuk absensi online karyawan.
Anda bisa menggunakan Google Form ataupun WhatsApp, namun ada cara paling mudah dan aman yakni dengan aplikasi absensi dari GajiHub.
GajiHub merupakan aplikasi absensi dan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Shift Kerja Indomaret dan Alfamart dan Contohnya - 26 May 2026
- 20+ Jenis-Jenis Pelatihan dan Tips Memilihnya - 26 May 2026
- Cara Menghitung Persentase Kehadiran Manual dan Excel - 26 May 2026