Cara Mengatur Shift Karyawan Gudang saat Volume Pengiriman Meningkat

Ketika volume pengiriman meningkat, pekerjaan tim gudang ikut bertambah.

Barang perlu diambil dari lokasi penyimpanan, diperiksa, dikemas, diberi label, dicatat, lalu dipindahkan ke area yang sudah disiapkan untuk loading.

Di balik rangkaian pekerjaan tersebut, supervisor perlu memastikan jumlah tenaga pada setiap shift sesuai dengan beban kerja.

Data kehadiran, izin, cuti, pembagian tugas, tenaga cadangan, hingga kemungkinan lembur juga harus diperiksa sebelum aktivitas dimulai.

Masalah biasanya muncul ketika jadwal shift karyawan gudang hanya dibuat berdasarkan kebiasaan.

Jumlah tenaga yang cukup pada hari biasa belum tentu mampu menangani peningkatan jumlah barang, banyaknya tujuan pengiriman, atau proses packing yang lebih rumit.

Akibatnya, barang masih belum siap ketika jadwal pickup semakin dekat.

Karyawan kemudian diminta lembur secara mendadak, sedangkan HR harus mengumpulkan catatan jam kerja dari beberapa sumber yang berbeda.

Agar kondisi tersebut tidak terus berulang, perusahaan perlu menyelaraskan beban kerja gudang, jadwal shift, kondisi kehadiran karyawan, dan waktu barang harus sudah siap.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai cara mengatur shift karyawan gudang saat volume pengiriman meningkat.

Untuk penjelasan lengkapnya Anda dapat menyimaknya di bawah ini:

Mengapa Volume Pengiriman Memengaruhi Kebutuhan Tenaga Gudang?

Penting untuk diketahui bahwa kebutuhan tenaga gudang tidak selalu sama setiap hari.

Pada hari biasa, pekerjaan mungkin lebih banyak berfokus pada penerimaan barang, penyimpanan, pencatatan stok, atau pemindahan barang di dalam gudang.

Ketika volume pengiriman meningkat, pekerjaan outbound juga bertambah.

Di sini tim gudang perlu menangani beberapa proses berikut:

• Mengambil barang sesuai daftar;
• Memeriksa jenis, jumlah, dan kondisi barang;
• Melakukan packing;
• Menempelkan label;
• Mencatat jumlah koli;
• Memindahkan barang ke area staging;
• Menyiapkan barang untuk loading.

Jumlah barang bukan satu-satunya faktor yang memengaruhi kebutuhan tenaga.

Menyiapkan 50 koli yang sudah dikemas tentu berbeda dengan menyiapkan 50 koli yang masih harus dipisahkan berdasarkan tujuan, diperiksa ulang, dan diberi perlindungan tambahan.

Beban kerja dapat meningkat ketika:

• Barang terdiri dari banyak SKU;
• Terdapat beberapa tujuan pengiriman;
• Kemasan perlu diperkuat;
• Kondisi barang harus diperiksa satu per satu;
• Ukuran barang menyulitkan pemindahan;
• Diperlukan alat bantu tertentu;
• Waktu persiapan relatif singkat;
• Sebagian karyawan izin, cuti, atau tidak hadir.

Karena itu, jumlah karyawan dalam satu shift sebaiknya ditentukan berdasarkan pekerjaan yang harus diselesaikan, bukan hanya mengikuti pola tenaga yang biasanya digunakan.

Baca Juga: Swing Shift: Ini Kelebihan dan Kekurangannya

Bagaimana Cara Mempersiapkan Shift Karyawan Gudang?

Pada saat volume pengiriman gudang meningkat, ada cara-cara yang bisa Anda lakukan untuk mengatur shift karyawan, yakni sebagai berikut:

1. Tentukan Waktu Barang Harus Sudah Siap

Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah menjadikan waktu pickup sebagai batas akhir pekerjaan gudang.

Jika kendaraan dijadwalkan datang pukul 15.00, bukan berarti tim masih dapat menyelesaikan packing hingga pukul 15.00.

Barang sebaiknya sudah selesai diperiksa, dikemas, diberi label, dicatat, dan dipindahkan ke area staging sebelum kendaraan tiba.

Perusahaan dapat menetapkan batas waktu internal atau ready-by time.

Sebagai contoh:

• Picking selesai pukul 11.00;
• Packing selesai pukul 13.00;
• Pemeriksaan akhir selesai pukul 13.30;
• Barang berada di area staging pukul 14.00;
• Pickup dilakukan pukul 15.00.

Jeda tersebut memberikan waktu bagi tim untuk:

• Memperbaiki label;
• Menyesuaikan jumlah koli;
• Melengkapi dokumen;
• Memeriksa kondisi kemasan;
• Menangani perbedaan yang ditemukan;
• Memastikan jalur loading tidak terhalang.

Dengan batas waktu yang jelas, supervisor juga lebih mudah memperkirakan jumlah tenaga yang diperlukan pada setiap tahap.

2. Bedakan Shift Kerja dengan Pembagian Tugas

Shift kerja dan pembagian tugas merupakan dua hal yang berbeda.

Shift menunjukkan periode ketika karyawan dijadwalkan bekerja, misalnya shift pagi, siang, atau malam.

Sementara itu, picking, checking, packing, staging, dan loading merupakan fungsi pekerjaan yang dijalankan dalam shift tersebut.

Dalam satu shift pagi, perusahaan dapat menempatkan:

• Dua orang untuk picking;
• Satu checker;
• Tiga orang untuk packing;
• Satu admin gudang;
• Dua orang untuk staging dan loading;
• Satu supervisor.

Pemisahan ini penting karena jumlah karyawan yang banyak belum tentu membuat pekerjaan lebih cepat apabila penempatannya tidak sesuai dengan kebutuhan.

Tim packing dapat tetap kewalahan jika sebagian besar tenaga ditempatkan pada area dengan beban kerja lebih ringan.

Sebaliknya, menambah packer belum tentu menyelesaikan masalah jika hambatan utama justru terjadi pada proses picking atau pemeriksaan barang.

Supervisor perlu menentukan dua hal secara terpisah:

1. Jumlah tenaga yang harus tersedia pada setiap periode kerja; dan
2. Pembagian personel untuk setiap fungsi.

Kompetensi juga perlu dipertimbangkan.

Tidak semua pekerjaan dapat langsung dialihkan kepada karyawan lain, terutama tugas yang membutuhkan ketelitian, pengalaman, atau kemampuan mengoperasikan alat tertentu.

Untuk memahami fungsi tenaga pendukung dalam aktivitas gudang, perusahaan dapat mempelajari lebih lanjut mengenai tugas helper gudang.

Baca Juga: 5 Contoh Jadwal Kerja 2 Shift dan Cara Membuatnya

3. Perkirakan Kebutuhan Personel Berdasarkan Beban Kerja

Perusahaan tidak selalu membutuhkan perhitungan yang rumit untuk memperkirakan kebutuhan tenaga gudang.

Supervisor dapat memulainya dengan mencatat beberapa informasi berikut.

Data yang diperiksa	Informasi yang dibutuhkan
Volume pekerjaan	Jumlah pesanan, SKU, barang, atau koli
Kompleksitas	Packing tambahan, pemeriksaan, dan pemisahan tujuan
Batas waktu	Waktu picking, packing, dan staging harus selesai
Ketersediaan tenaga	Karyawan terjadwal, izin, cuti, dan tenaga cadangan
Kompetensi	Checker, packer, loader, atau operator alat
Data historis	Waktu pengerjaan aktivitas serupa sebelumnya

Catatan aktivitas sebelumnya dapat digunakan sebagai titik awal.

Misalnya, lima karyawan biasanya membutuhkan waktu empat jam untuk menyelesaikan picking, checking, dan packing 50 koli dengan karakter barang yang relatif seragam.

Data tersebut dapat menjadi referensi ketika perusahaan menghadapi pekerjaan serupa.

Namun, supervisor tetap perlu mempertimbangkan perbedaan jenis barang, kemasan, jumlah tujuan, layout gudang, dan tingkat kesulitan penanganannya.

Tujuannya bukan menghasilkan perhitungan yang selalu tepat, melainkan menyusun jadwal berdasarkan beban kerja yang lebih nyata.

Baca Juga: Contoh Jadwal Kerja 3 Shift dan Tips Membuatnya

Contoh Pembagian Tenaga Berdasarkan Jadwal Pickup

Berikut simulasi sederhana untuk melihat hubungan antara jadwal pickup, batas waktu barang siap, dan kebutuhan personel.

Sebuah distributor bekerja dalam shift pagi pukul 08.00–16.00. Perusahaan menjadwalkan pickup 50 koli bersama MUAT Cargo pada pukul 15.00.

Sebelum dijemput, barang masih harus melalui proses picking, pemeriksaan, packing, pelabelan, dan pemindahan ke area staging.

Supervisor kemudian membuat pembagian pekerjaan berikut:

Waktu	Aktivitas	Personel yang disiapkan
08.00–10.00	Picking dari lokasi penyimpanan	2 picker
09.00–11.00	Pemeriksaan jenis, jumlah, dan kondisi	1 checker
10.00–13.00	Packing dan pemberian label	3 packer
13.00–14.00	Pemeriksaan akhir dan pencatatan koli	1 checker dan 1 admin
14.00–14.30	Pemindahan barang ke area staging	2 petugas
15.00	Pickup dan loading	2 petugas dan 1 PIC

Dari simulasi tersebut, terlihat bahwa kebutuhan tenaga terbesar berada pada proses packing.

Supervisor dapat memprioritaskan tenaga tambahan pada tahap tersebut, bukan membaginya secara merata ke seluruh fungsi.

Supervisor juga dapat memeriksa ketersediaan tiga packer sebelum shift dimulai.

Jika salah satunya izin, perusahaan masih memiliki waktu untuk menyiapkan pengganti, mengalihkan personel, atau memulai pekerjaan tertentu lebih awal.

Jadwal pickup akhirnya tidak hanya menjadi informasi bagi pihak pengiriman.

Waktu tersebut dapat diterjemahkan menjadi target penyelesaian setiap pekerjaan dan kebutuhan tenaga pada masing-masing tahap.

Jumlah tenaga dan durasi di atas merupakan simulasi, bukan standar operasional untuk semua gudang.

Kebutuhannya perlu disesuaikan dengan jenis barang, fasilitas, alat bantu, layout, dan produktivitas masing-masing tim.

Baca Juga: Ganti Shift: Ini Alasan dan Manfaatnya

Bagaimana Cara Mengelola Jadwal dan Shift Kerja secara Akurat?

Jadwal yang sudah dibuat belum tentu sama dengan jumlah tenaga yang benar-benar tersedia.

Karyawan dapat mengajukan izin, mengambil cuti, mengalami keterlambatan, atau tidak dapat bekerja karena kondisi tertentu.

Jika perubahan tersebut baru diketahui ketika shift dimulai, supervisor akan kesulitan mencari pengganti.

Menjelang aktivitas pengiriman dengan volume tinggi, perusahaan perlu memastikan bahwa:

• Seluruh karyawan sudah menerima jadwal;
• Data izin dan cuti sudah diperbarui;
• Perubahan jadwal sudah diketahui supervisor;
• Tenaga dengan kemampuan khusus tersedia;
• Karyawan cadangan telah ditentukan;
• Tidak ada personel yang mendapat dua tugas pada waktu bersamaan.

GajiHub dapat membantu perusahaan mengelola jadwal dan shift kerja, absensi, izin, serta cuti dalam satu sistem.

Dengan data yang terpusat, HR dan supervisor dapat menggunakan informasi yang sama saat memeriksa ketersediaan tenaga.

Namun, jumlah personel yang dibutuhkan tetap harus ditentukan berdasarkan kondisi operasional.

Setelah kebutuhan tenaga dipetakan, sistem HR membantu perusahaan mengatur jadwal dan mencatat kehadirannya secara lebih teratur.

Baca Juga: Shift Kerja Indomaret dan Alfamart dan Contohnya

Kapan Lembur Karyawan Gudang Diperlukan?

Lembur dapat dilakukan ketika pekerjaan penting tidak dapat diselesaikan dalam jam kerja reguler.

Namun, lembur sebaiknya tidak otomatis menjadi solusi setiap kali waktu pickup semakin dekat. Kebutuhan lembur dapat muncul ketika:

• Volume barang meningkat di luar perkiraan;
• Barang masuk lebih lambat dari jadwal;
• Terdapat pengiriman mendesak;
• Ditemukan perbedaan saat pemeriksaan;
• Packing membutuhkan waktu lebih lama;
• Jumlah atau tujuan barang berubah;
• Beberapa karyawan tidak hadir;
• Jadwal pickup berubah.

Sebelum menyetujui lembur, supervisor perlu menilai apakah pekerjaan masih dapat diselesaikan dengan:

• Mengalihkan tenaga dari fungsi lain;
• Mengubah urutan prioritas;
• Meminta bantuan shift lain;
• Memulai sebagian pekerjaan lebih awal;
• Menyesuaikan batas waktu internal.

Jika lembur terus terjadi pada aktivitas yang sama, perusahaan perlu mengevaluasi penyebabnya.

Masalahnya dapat berasal dari:

• Batas waktu internal yang terlalu dekat dengan pickup;
• Data pesanan terlambat diterima;
• Pembagian personel tidak seimbang;
• Kesalahan picking yang berulang;
• Proses approval yang terlalu panjang;
• Kapasitas tenaga yang tidak lagi sesuai dengan volume pekerjaan.

Dengan evaluasi tersebut, perusahaan dapat membedakan lembur yang benar-benar diperlukan dengan lembur yang muncul akibat proses kerja yang belum tertata.

Baca Juga: DuPont Shift: Ini Kelebihan dan Kekurangannya

Bagaimana Cara Mengelola Shift Karyawan Saat Volume Gudang Meningkat?

Setelah volume gudang meningkat, perlu dilakukan pengelolaan shift karyawan agar operasional dapat berjalan optimal.

Berikut cara mengelola shift karyawan saat volume gudang meningkat yang dapat Anda lakukan:

1. Catat Persetujuan dan Durasi Lembur

Lembur sebaiknya tidak hanya disampaikan melalui percakapan lisan. Perusahaan perlu mencatat:

• nama karyawan;
• alasan lembur;
• pekerjaan yang harus diselesaikan;
• waktu mulai dan selesai;
• durasi lembur;
• pihak yang memberikan persetujuan.

Pelaksanaan lembur juga perlu mengikuti ketentuan dalam PP Nomor 35 Tahun 2021.

Secara umum, lembur dilaksanakan berdasarkan perintah perusahaan dan persetujuan pekerja secara tertulis atau melalui media digital.

Batas umumnya paling lama empat jam dalam satu hari dan 18 jam dalam satu minggu, tidak termasuk lembur pada waktu istirahat mingguan atau hari libur resmi.

Penerapannya tetap perlu disesuaikan dengan sektor usaha, pola kerja, perjanjian kerja, dan ketentuan internal perusahaan.

Melalui Employee Self Service GajiHub, karyawan dapat mencatat jam lembur melalui aplikasi.

Data lembur tersebut dapat digunakan dalam proses payroll sehingga HR tidak perlu menggabungkan rekap dari beberapa catatan terpisah.

Pencatatan yang teratur juga membantu perusahaan membandingkan:

• Durasi lembur yang direncanakan;
• Durasi lembur aktual;
• Pekerjaan yang berhasil diselesaikan;
• Penyebab tambahan waktu kerja.

2. Siapkan Handover Antarshift

Pergantian shift menjadi salah satu titik yang rawan menimbulkan keterlambatan. Tanpa handover yang jelas, tim berikutnya dapat mengulang pekerjaan, melewatkan masalah, atau menganggap barang sudah siap padahal masih menunggu pemeriksaan.

Agar mudah dipahami, perusahaan dapat menggunakan status seperti:

• Belum diproses;
• Sedang picking;
• Menunggu pemeriksaan;
• Sedang packing;
• Menunggu dokumen;
• Siap di area staging;
• Siap untuk loading.

Informasi dalam handover setidaknya mencakup:

• Jumlah barang atau koli yang sudah selesai;
• Barang yang belum ditemukan;
• Perbedaan yang belum diselesaikan;
• Packing yang masih berlangsung;
• Barang dengan penanganan khusus;
• Perubahan jumlah koli;
• Dokumen yang belum lengkap;
• Lokasi barang di gudang;
• batas waktu barang harus siap;
• PIC pada shift berikutnya.

Handover sebaiknya dilakukan sebelum tim sebelumnya meninggalkan area kerja. Dengan begitu, pertanyaan atau ketidaksesuaian masih dapat dikonfirmasi secara langsung.

3. Evaluasi Setelah Aktivitas Pengiriman

Pengelolaan tenaga kerja tidak berhenti ketika barang sudah dijemput. Setelah periode pengiriman dengan volume tinggi selesai, supervisor dan HR dapat membandingkan:

• Volume pekerjaan yang direncanakan;
• Jumlah karyawan yang dijadwalkan;
• Jumlah karyawan yang hadir;
• Pembagian tenaga pada setiap fungsi;
• Jam lembur yang direncanakan;
• Jam lembur aktual;
• Pekerjaan yang selesai terlambat;
• Penyebab keterlambatan.

Evaluasi dapat menunjukkan bahwa masalah tidak selalu berasal dari kekurangan tenaga. Sebagai contoh, packing mungkin terlambat karena daftar barang baru diterima pada siang hari. Dalam kondisi tersebut, menambah jumlah packer belum tentu menyelesaikan sumber masalah.

Hasil evaluasi dapat digunakan untuk menentukan apakah perusahaan membutuhkan:

• Tenaga cadangan;
• Perubahan waktu shift;
• Pembagian tugas yang berbeda;
• Pelatihan tambahan;
• Batas waktu internal yang lebih awal;
• Perbaikan koordinasi antarbagian.

Semakin rutin evaluasi dilakukan, semakin akurat perusahaan dalam membuat jadwal shift karyawan gudang berikutnya.

Baca Juga: Rotating Shift: Jenis dan Manfaatnya

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bagaimana menentukan jumlah karyawan untuk satu shift gudang?

Jumlah karyawan dapat diperkirakan berdasarkan volume barang, jumlah SKU, tingkat kesulitan packing, jumlah tujuan, waktu barang harus siap, kompetensi tenaga, dan data produktivitas sebelumnya.

Supervisor juga perlu memeriksa izin, cuti, serta ketersediaan tenaga cadangan sebelum menetapkan jadwal.

Kapan karyawan gudang perlu bekerja lembur?

Lembur dapat diperlukan ketika terjadi peningkatan volume di luar perkiraan, keterlambatan barang masuk, perubahan pesanan, ketidakhadiran tenaga, atau pekerjaan penting yang tidak dapat diselesaikan dalam jam reguler.

Jika lembur terus berulang, perusahaan perlu mengevaluasi pembagian tugas dan alur kerjanya.

Bagaimana jika karyawan tidak hadir menjelang jadwal pickup?

Supervisor dapat menyiapkan tenaga cadangan, mengalihkan personel dari fungsi dengan beban lebih ringan, mengubah prioritas pekerjaan, atau memulai sebagian proses lebih awal.

Data kehadiran yang diperbarui sebelum shift dimulai membantu perusahaan mengambil keputusan tanpa menunggu pekerjaan terlambat.

Baca Juga: Shift Shock: Penyebab dan Cara Mengatasi

Kesimpulan

Peningkatan volume pengiriman tidak selalu harus berakhir dengan lembur mendadak.

Perusahaan dapat mengelolanya dengan menetapkan waktu barang harus sudah siap, memetakan beban kerja, membedakan jadwal shift dengan pembagian tugas, serta memeriksa ketersediaan karyawan lebih awal.

Jadwal pickup dapat menjadi titik awal untuk menyusun urutan pekerjaan.

Dari waktu tersebut, supervisor dapat menentukan kapan picking, checking, packing, dan staging harus selesai serta berapa tenaga yang diperlukan pada setiap tahap.

Ketika lembur tetap dibutuhkan, persetujuan dan durasinya perlu dicatat dengan jelas agar dapat diproses sesuai ketentuan dan tidak menambah pekerjaan administratif bagi HR.

GajiHub membantu perusahaan mengelola jadwal dan shift, absensi, izin, cuti, pencatatan lembur, serta payroll dalam satu sistem.

Dengan data tenaga kerja yang lebih tertata, operasional gudang dapat berjalan lebih terukur meskipun volume pengiriman meningkat.

*Artikel ini merupakan hasil kerja sama GajiHub dan MUAT Cargo.