One Month Notice: Pengertian, Aturan, dan Cara Pengajuannya

Ketika karyawan ingin mengajuukan resign, karyawan akan diminta memberi tahu satu bulan sebelumnya. Ini disebut dengan one month notice.

One month notice di beberapa perusahaan menjadi kewajiban yang harus dilakukan karyawan saat akan resign dan ini ada dalam kontrak kerja. Jika karyawan tidak melakukan one month notice, beberapa perusahaan memberikan pinalti.

Untuk lebih lengkapnya mengenai pemberitahuan satu bulan sebelum resign ini, Anda bisa membacanya di bawah ini:

Apa Itu One Month Notice?

Pemberitahuan satu bulan sebelumnya atau one month notice adalah surat bisnis formal yang Anda berikan kepada atasan Anda saat mengajukan pengunduran diri dari pekerjaan atau resign. Biasanya, Anda menyampaikan pemberitahuan ini kepada atasan Anda, tetapi perusahaan Anda mungkin juga meminta Anda untuk menyampaikan pengunduran diri Anda kepada pemangku kepentingan utama lainnya.

Surat pengunduran diri Anda harus mencantumkan hari kerja terakhir Anda di perusahaan tersebut, yang harus setidaknya satu bulan setelah tanggal pemberitahuan.

Di beberapa perusahaan, pemberitahuan satu bulan atau one month notice ini sering disebut sebagai pemberitahuan 30 hari. Tinjau kontrak Anda untuk mengetahui apakah Anda diharapkan untuk bekerja selama satu bulan atau 30 hari setelah memberikan pemberitahuan.

Misalnya, jika Anda diharuskan untuk memberikan pemberitahuan satu bulan sebelumnya dan menyerahkan pengunduran diri Anda pada tanggal 25 Februari 2023, maka hari kerja terakhir Anda adalah tanggal 24 Maret 2023. Namun, jika periode pemberitahuan Anda adalah 30 hari, tanggal pengunduran diri Anda adalah tanggal 27 Maret 2023.

Baca Juga: Pahami Aturan Uang Pisah untuk Karyawan yang Resign

Mengapa Ada One Month Notice?

Memberikan pemberitahuan satu bulan sebelumnya akan membantu Anda mematuhi kebijakan pengunduran diri dari perusahaan Anda sambil tetap menjaga hubungan kerja yang baik. Berikut ini beberapa alasan mengapa Anda harus memberikan pemberitahuan satu bulan sebelum meninggalkan pekerjaan:

1. Persyaratan kontrak

Sebagian besar kontrak kerja menyertakan klausul yang menyatakan bahwa Anda atau pemberi kerja dapat mengakhiri kontrak setelah memberikan pemberitahuan setidaknya satu bulan sebelumnya. Persyaratan ini melindungi mata pencaharian Anda dan kepentingan bisnis pemberi kerja Anda.

Dengan pemberitahuan satu bulan sebelumnya, perusahaan bisa menyiapkan pengganti Anda dan Anda juga bisa membereskan pekerjaan Anda sebelum meninggalkannya. Atas alasan inilah perusahaan membuat peraturan ini.

Kontrak yang mengizinkan Anda mengundurkan diri dengan jangka waktu yang lebih pendek mungkin mengharuskan Anda untuk tidak menerima gaji Anda selama jangka waktu yang kurang dari jangka waktu pemberitahuan yang ditetapkan. Oleh karena itu, pastikan untuk melihat perjanjian kerja Anda dan berikan pemberitahuan pengunduran diri Anda dengan tepat.

Beberapa perusahaan memberikan pinalti jika karyawannya mengundurkan diri tanpa pemberitahuan satu bulan sebelumnya. Jadi, Anda wajib memahami isi kontrak kerja ini sebelum memutuskan untuk mengajukan pengunduran diri.

Baca Juga: 15 Alasan Resign Terbaik dan Tetap Profesional

2. Kebutuhan rekrutmen

Meskipun perusahaan Anda tidak mengharuskan Anda secara hukum untuk memberikan periode pemberitahuan, mereka akan membutuhkan waktu untuk mencari pengganti Anda. Profesionalisme mengharuskan Anda memberikan waktu yang wajar kepada manajer Anda untuk merekrut dan melatih seseorang untuk mengambil alih posisi Anda.

Partisipasi aktif Anda dalam transisi ini membantu menciptakan transisi yang damai. Hal ini akan memupuk hubungan yang sehat dan sejahtera dengan atasan Anda, bahkan setelah Anda mengundurkan diri.

Mengingat proses rekrutmen untuk mencari pengganti karyawan yang mengundurkan diri bukan hal yang mudah, Anda wajib mempertimbangkan profesionalisme ini.

3. Waktu untuk menyelesaikan tugas Anda

Ketika Anda meninggalkan perusahaan, manajer Anda akan mengharapkan Anda untuk menyelesaikan proyek yang tertunda. Menugaskan kembali tugas kepada rekan kerja sering kali menunda penyelesaian pekerjaan karena mereka membutuhkan waktu untuk memahami ruang lingkup tugas tersebut.

Terorganisir dan memperhatikan tujuan organisasi memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan sesuai jadwal. Mengikuti kebijakan perusahaan dengan periode pemberitahuan satu bulan akan membawa kemudahan dan efisiensi pada prosesnya.

Baca Juga: Hal yang Harus Anda Perhatikan Sebelum Resign dari Pekerjaan

Bagaimana Aturan One Month Notice di Indonesia?

Aturaan mengenai pemberitahuan satu bulan sebelum resign diatur dalam Perppu Cipta Kerja Pasal 81 Angka 45 yang kemudian telah ditetapkan sebagai UU Cipta Kerja yang memuat baru Pasal 154A ayat (1) huruf i UU Ketenagakerjaan.

Punyi dari pasal tersebut yakni:

Pekerja/buruh mengundurkan sendiri dan harus memenuhi syarat:

1. Mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri;
2. Tidak terikat dalam ikatan dinas; dan
3. Tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri;

Dari penjelasan peraturan yang ada di atas, hukum ketenagakerjaan di Indonesia menetapkan adanya permohonan pengunduran diri diajukan 30 hari sebelum berhenti bekerja. Untuk karyawan yang mengundurkan diri dan memenuhi persyaratan berhak atas uang pisah dan uang penggantian hak.

Jadi, dari penjelasan ini UU ketenagakerjaan hanya mengatur mengenai batas paling lambat untuk mengirimkan one month notice dan perusahaan bisa memberikan peraturan sendiri terkait pemberitahuan resign ini.

Perusahaan diperbolehkan membuat peraturan one month notice lebih dari satu bulan (30 hari), namun tidak boleh kurang dari 30 hari. Pemberian kebijakan ini dilakukan agar perusahaan bisa mempersiapkan diri untuk mencari pengganti karyawan yang mengajukan resign.

Baca Juga: 7 Tips Sebelum Resign yang Wajib Anda Lakukan, Apa Saja?

Bagaimana Aturan Kontrak Kerja di Indonesia?

Lalu bagaimana dengan aturan kontrak kerja yang ada di Indonesia? Berikut penjelasannya:

1. Jangka waktu kontrak kerja di Indonesia tidak lebih dari 5 (lima) tahun
2. Kontrak kerja atau PKWT harus dibuat dalam bentuk tertulis dalam bahasa Indonesia dan huruf Latin
3. PKWT tidak diperbolehkan dengan syarat masa percobaan
4. Jika kontrak kerja telah berakhir namun pekerjaan belum selesai, kontrak kerja dapat diperpanjang sesuai kesepakatan
5. Perpanjangan kontrak kerja hanya boleh dilakukan 1 kali dalam 1 tahun
6. Karyawan kontrak mendapatkan hak-hak layaknya pekerja pada umumnya, seperti gaji minimum, cuti tahunan, THR, dan lainnya
7. Jika kontrak kerja berakhir, karyawan berhak atas uang kompensasi, referensi kerja, akses dokumen kerja, dan alasan tidak diperpanjang.

Baca Juga: 18 Strategi Retensi Karyawan Terbaik

Apakah Ada Sanksi Jika Resign Tanpa One Month Notice?

Setelah Anda mengetahui aturan mengenai pemberitahuan satu bulan sebelum resign, mungkin dari Anda ada yang bertanya apakah ada sanksi yang diberikan kepada karyawan yang mengundurkan diri (resign) tanpa memberikan one month notice?

Berdasarkan penjelasan di Hukum Online, tidak ada peraturan yang membahas sanksi yang diberikan kepada karyawan yang resign tanpa pemberitahuan satu bulan sebelumnya. Namun perusahaan bisa membuat peraturan ini yang dicantumkan dalam kontrak atau perjanjian kerja.

Beberapa perusahaan juga menetapkan pemberitahuan dua bulan sebelum resign atau disebut dengan two month notice. Ketentuan ini ditulis perusahaan di dalam kontrak kerja.

Selain peraturan ini, biasanya perusahaan juga akan menuliskan sanksi atau pinalti yang harus dibayarkan jika karyawan mengundurkan diri tanpa pemberitahuan sesuai peraturan di kontark kerja. Misalnya membayar pinalti dua bulan gaji.

Ini juga berlaku untuk perusahaan yang melakukan PHK atau memberhentikan karyawan tanpa pemberitahuan satu bulan atau dua sebelumnya, wajib membayar gaji karyawan selama 2 bulan (sesuai peraturan).

Selain sanksi yang tertulis dalam surat perjanjian kerja, resign tanpa pemberitahuan satu bulan sebelumnya memiliki konsekuensi sebagai berikut:

1. Tidak dapat pesangon

Konsekuensi pertama yang bisa Anda dapatkan ketika resign tanpa pemberitahuan satu bulan sebelumnya adalah tidak dapat pesangon. Seperti yang diketahui, pesangon diberikan kepada karyawan ketika berhenti kerja secara resmi sesuai ketentuan yang berlaku.

Ketika perusahaan memiliki peraturan one month notice dan karyawan tidak melakukannya, karyawan akan kehilangan hak atas pesangon tersebut.

2. Tidak dapat paklaring atau surat referensi

Karyawan yang resign sesuai peraturan yang berlaku akan mendapatkan paklaring atau surat referensi dari pemberi kerja atau atasan. Paklaring ini diberikan ketika karyawan mengajukan pengunduran diri sesuai peraturan yang ditentukan perusahaan.

Jadi, jika perusahaan memiliki peraturan pemberitahuan satu bulan sebelum resign dan karyawan tidak melakukannya, karyawan tersebut kehilangan kesempatan untuk mendapatkan paklaring atau surat referensi ini.

3. Hubungan bisa jadi buruk

Ketiga, resign tanpa adanya one month notice juga bisa membuat hubungan karyawan dengan atasan atau pemberi kerja menjadi buruk. Ini dikarenakan karyawan tersebut dianggap tidak profesional.

Buruknya hubungan ini bisa memberikan dampak untuk kehidupan Anda kedepannya. Jadi, pastikan Anda memberikan pemberitahuan satu bulan sebelum Anda memutuskan untuk resign.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Rekomendasi Kerja dan Template Gratisnya

Bagaimana Langkah-Langkah Menulis One Month Notice yang Efektif?

Berikut langkah-langkah menulis one month notice yang efektif untuk pengajuan resign Anda:

1. Cantumkan tanggal terakhir kerja

Langkah pertama adalah dengan mencantumkan tanggal Anda tanggal terakhir Anda bekerja. Karena ini adalah one month notice, jadi pastikan tanggal terakhir kerja ini satu bulan dari Anda mengirimkan surat.

2. Hanya tulis hal penting

Kedua, pastikan Anda hanya menulis hal-hal penting di dalam one month notice. Memang, Anda perlu menjelaskan alasan Anda resign, namun tidak perlu dijelaskan secara keseluruhan.

Anda bisa menjelaskan lebih lanjut mengenai alasan resign ini melalui exit interview yang biasanya dilakukan bersama HRD.

3. Pastikan tetap profesional

Pastikan Anda tetap profesional meski Anda akan segera meninggalkan perusahaan. Gunakan bahasa yang sopan dan dan profesional di surat one month notice Anda.

4. Jika ada pertanyaan, tuliskan!

Jika Anda pertanyaan Anda bisa menuliskannya di dalam one month notice. Ketika melakukan exit interview, Anda bisa langsung menanyakannya kepada HRD.

5. Ucapkan terima kasih

Jangan lupa ucapkan terima kasih kepada perusahaan. Meski Anda akan meninggalkan pekerjaan sesuai alasan Anda, namun tetap ucapkan terima kasih.

Bagaimana pun, Anda pernah diberi kesempatan untuk bekerja di perusahaan dan ini memberikan pengalaman yang berharga di hidup Anda.

6. Tambahkan informasi kontak

Anda juga bisa menambahkan informasi kontak Anda di dalam one month notice. Anda bisa menuliskan alamat email ataupun nomor telepon Anda.

Kontak ini bisa digunakan oleh HRD jika sewaktu-waktu perlu untuk menghubungi Anda.

7. Cek ulang sebelum kirim

Sebelum Anda mengirimkan one month notice, pastikan Anda cek ulang untuk menghindari kesalahan yang bisa terjadi. Lakukan pengecekan setiap kalimat dan pastikan Anda telah memenuhi kesopanan dan profesional di surat Anda.

8. Buat salinannya

Jangan lupa untuk membuat salinan dari one month notice yang Anda buat. Untuk yang asli Anda bisa mengirimkannya dan salinannya bisa disimpan yang bisa dijadikan referensi jika membutuhkannya di masa depan.

Baca Juga: Download Exit Interview Template dan Tips Memaksimalkannya

Bagaimana Cara Mengajukan One Month Notice?

Pemberitahuan satu bulan sebelumnya sering disebut sebagai surat pengunduran diri. Berikut adalah beberapa langkah untuk membantu Anda menulis pemberitahuan satu bulan sebelumnya secara profesional:

1. Tinjau kembali kontrak kerja Anda

Periksa kontrak kerja Anda untuk mengetahui periode pemberitahuan yang tepat yang harus Anda berikan. Tinjau kebijakan pengunduran diri perusahaan Anda untuk memahami formalitas lain yang harus Anda patuhi, seperti orang yang harus Anda tuju untuk menyampaikan pengunduran diri Anda.

Ini termasuk sanksi atau pinalti yang harus dibayarkan ketika Anda mengajukan pengunduran diri tanpa pemberitahuan satu bulan sebelumnya. Tinjau kembali peraturan yang ada di kontrak kerja ini dan ikuti peraturan yang ada di dalamnya.

2. Mulailah dengan tanggal hari ini

Penting bagi Anda untuk menyebutkan tanggal penulisan dalam surat pengunduran diri Anda. Periode pemberitahuan Anda biasanya dimulai dari tanggal ini kecuali dinyatakan lain dalam surat pengunduran diri Anda.

Buatlah pemberitahuan sesuai tanggal hari ini dan pastikan Anda mengirimkan pemberitahuan segera setelah tanggal ini.

3. Cantumkan nama dan jabatan Anda

Tuliskan nama dan jabatan Anda di bawah tanggal. Ini akan membantu departemen Sumber Daya Manusia (HRD) untuk mengidentifikasi orang yang mengirimkan pemberitahuan dan memproses pengunduran diri Anda secara tepat waktu.

4. Cari tahu penerima pemberitahuan Anda

Peraturan yang ada di perusahaan Anda dapat menentukan penerima surat pengunduran diri Anda. Di beberapa negara seperti Hong Kong, perusahaan-perusahaan kecil mungkin memiliki kebijakan pengunduran diri yang lebih fleksibel, di mana lebih tepat jika Anda menyerahkan surat pengunduran diri kepada atasan Anda.

Sebaliknya, perusahaan yang lebih besar mungkin mengharuskan Anda untuk mendapatkan persetujuan dari lebih dari satu orang.

Cari tahu penerima yang paling tepat untuk pemberitahuan Anda dan tuliskan nama lengkap, jabatan, dan departemen mereka di bagian atas surat Anda.

Baca Juga: 8 Cara Menjawab Rencana 5 Tahun ke Depan Saat Interview

5. Tambahkan baris subjek pada surat Anda

Baris subjek menunjukkan tujuan dari pesan Anda. Meskipun sangat penting untuk menambahkan baris subjek dalam email, pemberitahuan yang ditulis di atas kertas juga harus memiliki subjek yang sesuai.

Anda dapat menulis sesuatu seperti, “Pemberitahuan pengunduran diri” diikuti dengan nama Anda.

6. Tambahkan salam

Sapa penerima sebelum Anda memulai dengan konten utama Anda. Cara yang paling umum untuk menyapa dalam sebuah pemberitahuan adalah dengan menulis “Kepada Yth. Bapak/Ibu.” diikuti dengan nama belakang penerima.

Perhatikan bahwa Anda harus menjaga agar salam tetap profesional, terlepas dari seberapa dekat atau informal hubungan Anda dengan manajer Anda.

7. Membuat pernyataan pengunduran diri

Nyatakan bahwa Anda mengajukan pengunduran diri dari posisi Anda. Karena ini adalah pernyataan formal, maka Anda harus menyertakan jabatan, nama perusahaan, dan departemen Anda.

8. Jelaskan alasan pengunduran diri

Buatlah alasan pengunduran diri Anda sesingkat mungkin. Anda dapat menjelaskannya secara lebih rinci dalam pertemuan tatap muka dengan manajer Anda.

Beberapa alasan umum untuk mengundurkan diri misalnya menerima tawaran pekerjaan yang lebih baik, mengejar studi lebih lanjut, pindah ke luar negeri, atau mencari jenjang karier yang baru. Jujurlah dengan alasan Anda dan tetaplah bersikap positif terlepas dari situasinya.

Baca Juga: Notice Period, Apa itu dan Apa Saja Manfaatnya?

9. Tentukan hari terakhir Anda bekerja di perusahaan tersebut

Sangat penting untuk menentukan tanggal hari kerja terakhir Anda setelah menyerahkan pemberitahuan satu bulan. Menyebutkan tanggal yang spesifik akan menghindari kebingungan atau miskomunikasi.

Hal ini juga membantu departemen Sumber Daya Manusia untuk mempersiapkan dokumen keberangkatan Anda tepat waktu.

10. Ungkapkan rasa terima kasih

Ungkapkan rasa terima kasih Anda kepada atasan Anda yang telah memberi Anda kesempatan untuk bekerja di perusahaan. Berterima kasihlah kepada manajer Anda atas kerja sama dan bimbingannya selama Anda bekerja. Anda juga bisa menyebutkan keahlian khusus yang Anda kembangkan selama bekerja dengan mereka. Menunjukkan apresiasi akan memastikan bahwa Anda meninggalkan perusahaan dengan kesan yang positif.

11. Diskusikan transisi Anda

Diskusikan proyek dan tugas yang tertunda dan bagaimana Anda berniat menyelesaikannya. Jika perusahaan telah memberikan Anda peralatan untuk bekerja, seperti laptop atau sepeda, tentukan kapan dan bagaimana Anda akan mengembalikannya.

Yakinkan manajer Anda akan bantuan dan kerja sama Anda untuk kelancaran transisi.

12. Menutup dan menandatangani surat pemberitahuan

Tutup surat pengunduran diri Anda dengan salam profesional seperti, “Hormat kami”, “Hormat kami”, atau “Salam Hangat”. Sisakan ruang di bawahnya untuk tanda tangan dan nama Anda. Cetak dan tandatangani surat pengunduran diri Anda, kecuali jika Anda mengirimkannya melalui email.

Baca Juga: 15 Alasan Berhenti Kerja Terbaik dan Masuk Akal

Apa Konsekuensi Resign Tanpa One Month Notice?

Tahukah Anda bahwa ada konsekuensi mengajukan resign tanpa adanya one month notice? Ini menjadi bukti bahwa one month notice sangatlah penting. Berikut konsekuensi yang bisa Anda dapatkan ketika resign tanpa pemberitahuan sebulan sebelumnya:

1. Sulit masuk ke anak perusahaan terkait

Konsekuensi yang pertama adalah Anda akan sulit untuk masuk ke anak perusahaan terkait. Ini berlaku ketika perusahaan tempat kerja Anda memiliki banyak anak perusahaan atau terafiliasi dengan perusahaan lain.

Bagaimana pun one month notice adalah bentuk kesopanan yang perlu dilakukan sebelum resign. Ketika Anda tidak membuatnya, perusahaan akan menganggap Anda orang yang tidak profesional dan berita ini akan disebarkan ke anak perusahaan dan perusahaan terafiliasi lainnya.

2. Sisa gaji tidak dibayar

Anda juga bisa mendapatkan konsekuensi sisa gaji yang tidak dibayar. Ini biasanya dicantumkan dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan.

Tidak hanya sisa gaji tidak dibayar, beberapa perusahaan juga mengenakan penalti bagi karyawan yang resign tanpa one month notice.

3. Masuk ke daftar hitam (blacklist)

Konsekuensi terakhir adalah Anda bisa masuk ke dalam daftar hitam atau blacklist. Ini karena Anda dianggap tidak profesional.

Ini tentunya akan membuat Anda mendapatkan reputasi yang buruk dan bisa berpengaruh ke karir Anda ke depannya.

Baca Juga: Karyawan Resign Kerja Mendadak, Apa yang Harus Dilakukan HR?

Kesimpulan

Dari penjelasan yang ada di atas dapat diketahui bahwa one month notice menjadi bagian penting sebelum karyawan mengundurkan diri dari perusahaan. Perusahaan biasanya akan mengaturnya dalam perjanjian kerja, jadi Anda bisa membaca kontrak kerja Anda sebelum memutuskan untuk resign.

Jangan lupa untuk melakukan pengelolaan karyawan dengan baik. Gunakan software payroll dan aplikasi HRIS GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.

GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda. GajiHub memiliki berbagai fitur unggulan seperti absensi, payroll, BPJS, PPh 21, akuntansi, cuti dan izin, ESS, hingga analisis data.

Daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.