Mengenal Apa itu Jasa Outsourcing dan Fungsinya Bagi Bisnis

Saat ini sudah banyak perusahaan yang menggunakan jasa outsourcing, sehingga kata outsourcing menjadi terdengar akrab di telinga kita. Sayangnya meskipun begitu, masih banyak diantara calon pekerja yang belum paham benar, apa sebenarnya yang dimaksud tenaga kerja outsourcing itu sendiri.

Pada artikel kali ini, kami akan membahas apa itu jasa outsourcing, regulasi yang mengaturnya, fungsi, dan juga tips menggunakan jasa outsourcing dalam bisnis Anda.

Apa itu Outsourcing?

Outsourcing adalah ketika sebuah organisasi atau tim proyek menggunakan entitas eksternal untuk menyelesaikan bagian dari pekerjaan atau aspek proyek.

Perusahaan dapat melakukan outsourcing pekerjaan ke spesialis yang dapat melakukan tugas tertentu dan mengembalikan produk jadi mereka kembali ke perusahaan. Outsourcing dapat terjadi di dalam negeri atau di luar negeri tergantung di mana perusahaan menemukan sumber outsourcing terbaik.

Sebuah perusahaan dapat memilih untuk menggunakan outsourcing segera setelah mereka meluncurkan atau nanti ketika mereka telah mengidentifikasi jenis bantuan yang mereka butuhkan.

Beberapa perusahaan menjadikan outsourcing sebagai praktik permanen sementara yang lain memilih untuk menggunakan kontraktor hanya jika itu bertanggung jawab secara finansial atau diperlukan secara strategis.

Biasanya, outsourcing bisa lebih murah daripada menggunakan layanan internal untuk menyelesaikan tugas yang sama, sehingga perusahaan biasanya melakukan outsourcing untuk menghemat biaya dan merampingkan proses bisnis unik mereka.

Lalu untuk regulasi yang mengaturnya, merujuk pada Undang Undang No. 13 Tahun 2003 tentang ketenagakerjaan, Outsourcing (Alih Daya) dikenal sebagai penyediaan jasa tenaga kerja seperti yang diatur pada pasal 64, 65 dan 66.

Dalam dunia Psikologi Industri, tercatat karyawan outsourcing adalah karyawan kontrak yang dipasok dari sebuah perusahaan penyedia jasa tenaga outsourcing.

Awalnya, perusahaan outsourcing menyediakan jenis pekerjaan yang tidak berhubungan langsung dengan bisnis inti perusahaan dan tidak mempedulikan jenjang karier.

Seperti operator telepon, call centre, petugas satpam dan tenaga pembersih atau cleaning service. Namun saat ini, penggunaan outsourcing semakin meluas ke berbagai lini kegiatan perusahaan.

Dengan menggunakan tenaga kerja outsourcing, perusahaan tidak perlu repot menyediakan fasilitas maupun tunjangan makan, hingga asuransi kesehatan/BPJS Kesehatan. Sebab, yang bertanggung jawab adalah perusahaan outsourcing itu sendiri.

Baca juga: Tunjangan Karyawan: Pengertian, Jenis dan Cara Menghitungnya

Manfaat Menggunakan Jasa Outsourcing dalam Bisnis

Berikut adalah beberapa alasan perusahaan bisa menggunakan jasa outsourcing dalam operasiona bisnisnya.

Pengurangan biaya

Biaya antara insourcing dan outsourcing mungkin bergantung pada siapa yang dipekerjakan perusahaan, berapa lama mereka mempekerjakan mereka dan tujuannya

Outsourcing dapat membantu mengurangi biaya tenaga kerja internal, karena penyedia outsourcing mungkin memiliki banyak profesional berbakat dengan keterampilan untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Ini juga dapat mengurangi biaya karena harus membeli sumber daya dan peralatan mahal yang hanya kadang-kadang mereka gunakan.

Fungsi pendukung

Outsourcing dapat membantu meningkatkan efisiensi proses perusahaan dengan mengontrak bisnis lain untuk menjalankan fungsi pendukungnya.Ini adalah tugas pekerjaan dan tugas yang sering diperlukan tetapi mudah dilakukan.

Menggunakan jasa outsourcing untuk proses ini memungkinkan perusahaan untuk fokus pada proses operasional penting lainnya dan menyelesaikan pekerjaan lain.

Outsourcing juga memungkinkan Anda untuk memindahkan fungsi asing ke sumber yang lebih khusus. Mengalihkan fungsi-fungsi tersebut ke perusahaan yang berspesialisasi dalam tugas-tugas tersebut dapat menghasilkan produktivitas, efisiensi, dan efektivitas biaya yang lebih besar.

Perusahaan Anda dapat meningkatkan efisiensi dengan berkonsentrasi pada perekrutan, pelatihan, fasilitas, dan sumber daya lainnya dalam model bisnis inti Anda.

Outsourcing memungkinkan Anda untuk mempersempit biaya anggaran ke laporan dan faktur tertentu yang diminta dari perusahaan outsourcing daripada menganggarkan departemen internal untuk melakukan hal yang sama.

Baca juga: Cara Perhitungan PPh 21 Untuk Karyawan

Anda akan mendapatkan telenta yang berkualitas

Manfaat dari menggunakan jasa outsourcing adalah bahwa perusahaan memiliki akses ke profesional berbakat dengan mudah, memungkinkan mereka untuk melakukan tugas khusus yang akan sulit untuk diselesaikan secara in-house.

Ini dapat membantu bisnis menjangkau sektor bisnis dan industri yang lebih luas dan mungkin juga pasar pelanggan yang lebih besar.

Pekerjaan insourcing mungkin tidak memiliki akses ke talenta global yang sama, yang mungkin membatasi ruang lingkup inisiatif dan operasi bisnis mereka.

Kekurangan Menggunakan Jasa Outsourcing

Rendahnya kontrol kualitas dan produktivitas

Insourcing biasanya menawarkan perusahaan kemampuan untuk memantau perkembangan dan kemajuan suatu proyek.

Karena pekerjaan internal, mereka mungkin memiliki akses tidak terbatas untuk mengontrol kualitas penugasan dan sering membuat perubahan untuk meningkatkan produktivitas dan memastikan hasil produk memenuhi hasil yang diinginkan.

Jika Anda menggunakan jasa outsourcing, sering kali memberi perusahaan kendali yang lebih kecil atas kualitas dan produksi proyek karena pilihan metode diberikan kepada sumber luar, yang tidak dapat dipantau atau diubah oleh perusahaan selama proses berlangsung.

Selain menetapkan kebutuhan dasar pekerjaan, perusahaan yang mengalihdayakan pekerjaannya biasanya memiliki sedikit kendali pengambilan keputusan dan tidak memiliki akses konstan ke anggota kunci suatu proyek.

Minimnya inovasi

Insourcing sering mempromosikan inovasi karena kemampuan perusahaan untuk melihat pekerjaannya di setiap tahap proses.

Ini dapat menggunakan manfaat ini untuk mengidentifikasi masalah dan menciptakan solusi, yang mungkin juga mengharuskan perusahaan untuk menjadi inovatif dan menciptakan sesuatu yang lebih baik atau mengembangkan solusi unik untuk masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh solusi biasa.

Dengan outsourcing, perusahaan tidak memiliki kemampuan untuk menemukan masalah dengan cepat dalam proses pengembangan, sehingga mereka membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan masalah ini, yang dapat membatasi kapasitas mereka untuk berinovasi.

Kemungkinan miskomunikasi bisnis

Pekerjaan outsourcing mungkin harus berurusan dengan potensi miskomunikasi karena kedua belah pihak berada di dua lokasi yang berbeda.

Ketika satu orang menyampaikan informasi kepada orang lain, di sepanjang jalan, miskomunikasi dapat terjadi. Ada juga potensi tidak memiliki akses langsung ke alat komunikasi karena tantangan seperti pemadaman listrik atau gangguan sinyal.

Miskomunikasi bukanlah masalah khusus dengan insourcing seperti halnya dengan outsourcing. Meskipun miskomunikasi dapat terjadi, kecil kemungkinannya karena perusahaan dapat berkomunikasi dengan karyawannya secara langsung.

Baca juga: Anggaran Perusahaan: Pengertian, Jenis, dan Cara Mengelolanya

Waktu penyelesaian proyek

Ketika datang untuk menyelesaikan sebuah proyek, outsourcing umumnya membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan daripada insourcing.

Ada istilah bisnis yang disebut aturan 4X, dengan X menunjukkan waktu yang ditentukan untuk menyelesaikan proyek dan ini berarti bahwa fungsi pekerjaan outsourcing dapat memakan waktu empat kali lebih lama untuk menyelesaikan proyek daripada biasanya.

Pekerjaan insourcing biasanya mendapat manfaat dari kemampuan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu karena sering kali akan ada manajer proyek di lokasi untuk merencanakan, menerapkan, dan melaksanakan strategi proyek dan memastikan bahwa tim mereka memenuhi tenggat waktu yang ditentukan.

Hal yang Perlu Anda Perhatikan Sebelum Menggunakan Jasa Outsourcing

Ketika dijalankan dengan benar, melakukan kerjasama dengan perusahaan outsourcing dapat menjadi proses sederhana yang menambah nilai bagi organisasi Anda dan meningkatkan kualitas hasil kerja Anda.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ikuti untuk memastikan proses outsourcing Anda berfungsi dengan lancar dan efektif:

1. Tentukan apa yang dapat dialihdayakan oleh perusahaan Anda

Mengidentifikasi tugas, departemen, atau proses mana yang dapat dimanfaatkan perusahaan Anda dari outsourcing adalah langkah pertama agar outsourcing bekerja dengan benar.

Saat melakukannya, Anda dapat menentukan bahwa Anda dapat melakukan outsourcing pekerjaan lebih atau kurang dari yang diharapkan semula, yang merupakan informasi bermanfaat untuk diketahui karena dapat membantu dalam langkah selanjutnya dari proses outsourcing, seperti mengukur biaya.

Anda dapat mempertimbangkan untuk melakukan outsourcing departemen tertentu secara keseluruhan atau serangkaian tugas tertentu tergantung pada apa yang paling menguntungkan perusahaan Anda dan apa yang Anda mampu.

2. Bandingkan biaya outsourcing

Setelah Anda menentukan tugas, departemen, atau proses bisnis spesifik apa yang dapat dialihdayakan oleh perusahaan Anda, Anda dapat melanjutkan untuk menentukan apa yang dapat Anda alihkan secara finansial.

Anda dapat melakukannya dengan membandingkan biaya penyelesaian tugas atau proses ini secara internal dengan berapa biaya untuk melakukan outsourcing tugas, atau meminta entitas eksternal menyelesaikannya.

Saat membandingkan biaya, gunakan tarif dari beberapa entitas berbeda. Ini dapat membantu Anda memilih sumber daya yang menawarkan nilai terbaik dengan biaya terendah.

Baca juga: Fraud Triangle: Pengertian dan Cara Mencegah Fraud Dalam Lingkungan Kerja

3. Lakukan penelitaan terhadap perusahaan outsourcing

Setelah menentukan fungsi atau aspek proyek mana yang ingin Anda outsourcing dan apa yang Anda mampu untuk outsourcing, pertimbangkan untuk melakukan penelitian ekstensif pada perusahaan berbeda yang Anda minati untuk melakukan outsourcing pekerjaan.

Ini adalah langkah yang sangat penting dalam proses outsourcing karena dapat menentukan seberapa sukses pengalaman outsourcing Anda.

Berikut adalah beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan ketika meneliti perusahaan outsourcing:

• Klien perusahaan outsourcing saat ini atau sebelumnya
• Portofolio perusahaan
• Kualitas pekerjaan mereka
• Berbagai proses atau program yang dapat mereka lakukan
• Posisi keuangan mereka
• Ulasan dari perusahaan dan organisasi lain.

4. Coba bekerjasama

Anda kemudian dapat memulai pekerjaan outsourcing dengan perusahaan berbeda yang berada dalam kisaran harga Anda dan yang selaras dengan tujuan dan sasaran bisnis Anda.

Jika Anda memiliki fleksibilitas waktu dan biaya, Anda dapat menugaskan pekerjaan atau tugas yang sama kepada perusahaan  yang berbeda dan membandingkan produk dan hasil akhir mereka.

Jika Anda telah menemukan satu perusahaan yang Anda minati, pertimbangkan untuk menggunakan masa percobaan untuk menilai kecocokannya dengan perusahaan Anda dengan lebih baik. Ini dapat memberi Anda waktu untuk menentukan apakah Anda menyukai kualitas pekerjaan mereka.

Tips Mendapatkan Jasa Outsourcing yang Baik

Bekerja dengan profesional eksternal mungkin bukan sesuatu yang biasa Anda lakukan. Berikut adalah beberapa tip tambahan yang dapat Anda gunakan untuk memaksimalkan keberhasilan pengalaman outsourcing Anda:

Sering berkomunikasi

Karena pekerjaan outsourcing bukanlah sesuatu yang mungkin dapat Anda pantau secara real time, penting untuk sering berkomunikasi dengan orang yang menyelesaikan pekerjaan.

Dengan cara ini, Anda menjaga informasi Anda tetap terkini, dengan andal melacak bagaimana proses berfungsi dan menyampaikan harapan Anda secara efektif.

Tetapkan tujuan dan sasaran sejak dini

Sangat membantu untuk menetapkan tujuan dan sasaran outsourcing perusahaan Anda sejak dini. Melakukan hal ini dapat membantu memperjelas tanggung jawab dan harapan, menetapkan persyaratan kualitas dan memfasilitasi proses revisi atau pembaruan.

Cobalah tugas kecil terlebih dahulu

Sebelum berkomitmen untuk menggunakan entitas eksternal tertentu untuk mengalihdayakan kebutuhan bisnis Anda, pertimbangkan untuk menetapkan tugas yang lebih kecil dan kurang berdampak terlebih dahulu untuk menilai keterampilan, ketepatan waktu, dan kualitas mereka.

Ini dapat memberi Anda gambaran tentang bagaimana mereka dapat menangani proyek yang lebih besar dan membantu Anda menentukan apakah mereka adalah entitas outsourcing yang tepat untuk digunakan perusahaan Anda dalam jangka panjang.

Bersikaplah setransparan mungkin

Agar kerjasama outsourcing berjalan dengan lancar, biasanya penting bagi semua pihak yang terlibat untuk setransparan mungkin.

Jika masalah muncul, usahakan untuk mengatasinya dengan cepat dan komunikasikan kebutuhan untuk revisi segera setelah masalah itu muncul.

Baca juga: Interpersonal Skill: Pengertian dan Cara Meningkatkannya

Kesimpulan

Perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan jasa outsourcing untuk kebutuhan operasional perusahaan. Jika dirasa bisnis Anda perlu menggunakannya, ini bisa menjadi pilihan terbaik terlebih  jika Anda bertujuan untuk mengoptimalkan operasional dalam bisnis Anda.

Untuk mengoptimalkan tujuan perusahaan, Anda juga perlu berfokus pada manajemen data karyawan.

Salah satu tools yang bisa Anda gunakan untuk mempermudah pengelolaan data karyawan adalah GajiHub.

Melalui GajiHub, Anda dapat melihat ringkasan gaji per-organisasi atau divisi dalam perusahaan, sehingga Anda dapat mengetahui departemen mana yang memiliki pengeluaran paling besar.

Jika ditemukan ada yang kurang efisien, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan jasa outsourcing.

Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi  tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.