Open Door Policy: Pengertian, Manfaat, dan Cara Implementasinya

Open door policy adalah konsep yang digunakan banyak kantor modern untuk meningkatkan komunikasi di tempat kerja. Kebijakan ini bertujuan untuk mencegah kesenjangan antara manajer dan karyawan dengan menyediakan jalan yang tersedia untuk berbicara tentang berbagai topik dan masalah.

Ini berarti karyawan mendapatkan keterlibatan yang lebih besar di tempat kerja dan dapat memberikan lebih banyak masukan untuk membantu meningkatkan kepuasan kerja.

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan apa itu open door policy, membuat daftar manfaat utama dari metode ini dan menawarkan panduan langkah demi langkah untuk menerapkan kebijakan ini di tempat kerja.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Open Door Policy?

Open door policy adalah gaya komunikasi antara karyawan dan manajemen dalam sebuah perusahaan, yang memungkinkan anggota staf untuk berbicara tentang tempat kerja dan masalah pribadi.

Open door policy sering kali berlaku untuk organisasi dengan struktur hierarki yang khas, di mana karyawan mungkin merasa tidak nyaman mendekati supervisor mereka dengan suatu masalah.

Misalnya, jika seorang karyawan memiliki masalah dengan manajer langsung mereka, berbicara dengan anggota tim manajemen senior tentang masalah ini akan mengingatkan manajemen tingkat atas tentang masalah tersebut dan memungkinkan karyawan merasa didengar.

Tujuan utama dari kebijakan semacam ini adalah untuk mendorong rasa hormat, aliran informasi, dan kebebasan berekspresi di antara karyawan. Manajemen menggunakan open door policy sebagai cara penting untuk menguji suhu kepuasan dan persepsi karyawan, memberikan wawasan yang diperlukan untuk membuat perubahan.

Jika karyawan merasa aman untuk terbuka tentang masalah di tempat kerja, diskusi ini dapat mengarah pada perbaikan yang dapat meningkatkan retensi, kebahagiaan staf, dan produktivitas.

Intinya, kebijakan tempat kerja seperti itu menyiratkan bahwa setiap pintu manajer harus tetap terbuka bagi atasan tingkat bawah yang ingin berbagi umpan balik, ide, atau kekhawatiran.

Berikut ini beberapa contoh open door policy dari perusahaan-perusahaan terkenal:

Open door policy Hewlett-Packard (HP): Inti dari [kebijakan kami] adalah komunikasi terbuka dalam lingkungan yang saling percaya dan saling menghormati, yang menciptakan fondasi yang kokoh untuk kolaborasi, pertumbuhan, kinerja tinggi, dan kesuksesan di seluruh HP.

Open door policy Walmart: Jika Anda yakin bahwa manajer langsung Anda terlibat dalam masalah, diskusikan masalah tersebut dengan tingkat manajemen berikutnya yang tidak terlibat, gunakan Saluran Bantuan Pintu Terbuka, atau … hubungi Saluran Bantuan Etika Global.

Seperti yang ditunjukkan oleh pernyataan-pernyataan di atas, kedua perusahaan telah memformalkan proses sumber daya manusia dengan open door policy untuk memastikan bahwa setiap suara karyawan dapat didengar. Hal itu terbayar dalam hal keterlibatan karyawan yang tinggi, kesejahteraan di tempat kerja, moral, dan kepuasan kerja secara keseluruhan.

Apa Manfaat dari Kebijakan Open Door Policy?

Open door policy menguntungkan karyawan dan bisnis dengan membuka komunikasi dan memungkinkan informasi mengalir secara praktis melalui bisnis.

Misalnya, manajemen tingkat atas dapat memperoleh wawasan berharga tentang masalah internal melalui kebijakan semacam ini yang mungkin telah meningkat tanpa tindakan awal.

Beberapa manfaat dari jenis kebijakan ini meliputi:

Meningkatkan aksesibilitas bagi karyawan

Membuat manajemen dapat diakses oleh semua karyawan sangat berharga sebagai insentif untuk mendorong keterlibatan dan komitmen yang lebih tinggi di tempat kerja.

Mengizinkan karyawan untuk berinteraksi secara bebas dengan para profesional tingkat tinggi, seperti menjaga nama depan untuk semua anggota staf, membantu mengurangi masalah ‘silo’ informasi dalam bisnis.

Karyawan yang dapat mendekati profesional tingkat tinggi merasa lebih didukung dan memiliki akses ke sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah dengan cepat dan efektif.

Mempromosikan komunikasi dua arah

Komunikasi dua arah sangat berharga untuk pertumbuhan dan perkembangan bisnis. Perusahaan dengan komunikasi satu arah, di mana para profesional senior hanya berkomunikasi ke bawah, mungkin kehilangan peluang untuk mengakses wawasan dan umpan balik dari berbagai sumber.

Misalnya, karyawan baru dapat memberikan perspektif tentang berbagai proses dan praktik dalam bisnis menggunakan pengalaman mereka di perusahaan yang berbeda, yang dapat membantu bisnis membuat perubahan untuk meningkatkan profitabilitas dan merampingkan alur kerja internal.

Meningkatkan semangat kerja

Kebijakan komunikasi terbuka ini merupakan metode yang efektif untuk meningkatkan moral karyawan dengan meningkatkan kedudukan dan kepentingan mereka di tempat kerja.

Suasana di mana anggota staf berkomunikasi secara terbuka, berkontribusi, dan menawarkan pendapat tanpa rasa khawatir sangat berharga untuk menumbuhkan lingkungan kerja yang positif dan bersahabat, yang bermanfaat bagi karyawan saat ini dan menarik bagi calon karyawan selama proses perekrutan.

Karyawan dengan semangat kerja yang lebih tinggi mungkin memiliki produktivitas yang lebih tinggi, kualitas kerja yang lebih baik, dan retensi yang lebih lama daripada anggota tim yang merasa terpisah dari tempat kerja mereka.

Membangun hubungan kerja yang efektif

Membangun hubungan yang baik di tempat kerja sangat penting untuk meningkatkan kolaborasi internal dan menyediakan lingkungan kerja yang ramah. Dengan meningkatkan kohesi antara manajer dan karyawan, bisnis dapat mengurangi konflik dan mencegah kesalahpahaman, yang membantu mencapai target dan hasil tertentu.

Misalnya, jika karyawan membangun hubungan yang baik dengan manajer mereka, mereka lebih mungkin untuk mencari bantuan atau mengklarifikasi bagian dari pekerjaan mereka, sehingga memberikan hasil yang berkualitas lebih tinggi melalui produktivitas dan motivasi.

Meningkatkan produktivitas

Karyawan yang mendapatkan manfaat dari kebijakan semacam ini mungkin lebih produktif dalam pekerjaan mereka sehari-hari.

Misalnya, seorang karyawan yang merasa mampu meminta saran dan wawasan kepada manajemen tentang cara menyelesaikan tugas, menggunakan pengetahuan tersebut untuk meningkatkan kecepatan dan kualitas pekerjaan mereka.

Kebijakan semacam ini membantu menyediakan metode baru bagi karyawan untuk meningkatkan keterampilan mereka dengan mencari wawasan, pengetahuan ahli, dan pelatihan dari para profesional yang memiliki pengalaman bertahun-tahun dan sejarah potensial dalam peran yang sama.

Meningkatkan kepuasan karyawan

Karyawan yang terlibat dengan manajemen mereka mungkin memiliki kepuasan yang lebih tinggi dalam pekerjaan mereka. Kepuasan di tempat kerja sangat penting untuk meningkatkan semangat kerja, mendorong pengembangan, dan mempertahankan karyawan bernilai tinggi lebih lama.

Karyawan yang senang dengan perlakuan manajemen mereka mungkin lebih produktif, proaktif dan menunjukkan inisiatif dalam pendekatan mereka terhadap pekerjaan, yang menguntungkan bisnis dan membantu meningkatkan kualitas pekerjaan yang dihasilkan perusahaan.

Menumbuhkan pemahaman yang lebih baik tentang masalah karyawan

Manajemen senior dengan kebijakan komunikasi terbuka memiliki pemahaman yang lebih baik mengenai masalah internal dan kekhawatiran dalam bisnis dari tingkat dasar.

Misalnya, karyawan dapat mendekati manajemen untuk mendiskusikan masalah dengan moral atau perilaku karyawan tingkat pemula dari perspektif mereka, yang mungkin tidak langsung terlihat dari peran kepemimpinan.

Dengan memiliki wawasan yang lebih luas mengenai cara kerja bisnis secara internal, perusahaan akan mendapatkan manfaat dengan menyelesaikan masalah yang bisa berdampak pada produktivitas dan efektivitas selama berbulan-bulan atau bertahun-tahun.

Mengatasi masalah secara proaktif saat masalah itu muncul

Manajemen yang tidak secara aktif terlibat dalam operasi sehari-hari biasanya bertindak reaktif terhadap masalah setelah masalah itu terjadi, yang berpotensi menjadi biaya waktu dan uang yang signifikan bagi bisnis.

Kebijakan semacam ini memitigasi hal ini dengan memberikan pengetahuan kepada para profesional senior tentang masalah saat masalah itu terjadi melalui umpan balik dari anggota staf lainnya.

Misalnya, seorang karyawan tingkat pemula di departemen keuangan dapat melihat masalah dengan pengajuan faktur dan melaporkannya ke manajemen tingkat atas, sehingga memungkinkan penanganan masalah ini secara proaktif, bukannya muncul berbulan-bulan kemudian selama musim pajak.

Membangun kepercayaan dengan karyawan

Kepercayaan diperlukan untuk keberhasilan bisnis sebagai elemen penting yang dapat memengaruhi produktivitas, komitmen di tempat kerja, dan retensi staf.

Menunjukkan bahwa bisnis mendorong karyawan untuk mengutarakan pikiran mereka dan memiliki pendapat adalah hal yang berharga dalam membangun kepercayaan dari waktu ke waktu.

Misalnya, seorang karyawan yang dapat mendekati manajemen senior tentang suatu masalah di tempat kerja membangun kepercayaan dengan bisnis pada resolusi, yang mengarah pada loyalitas dan motivasi yang lebih besar untuk mencapai hasil.

Memberikan panduan bagi karyawan baru

Karyawan baru dapat belajar dari manajemen senior sebagai sumber daya tambahan di samping pelatihan internal dan pembelajaran di tempat kerja.

Misalnya, jika seorang karyawan memiliki masalah spesifik yang ingin mereka atasi dalam pekerjaan mereka, berbicara dengan manajer berpengalaman dengan sejarah dalam pekerjaan itu sangat berharga untuk mendapatkan keterampilan.

Open door policy dapat memberikan kesempatan belajar dan mendorong manajer untuk menyampaikan pengetahuan mereka dalam hard skill dan soft skill kepada anggota staf yang lebih baru saat mereka mendekati mereka dengan kekhawatiran dan masalah.

Dari Mana harus Memulai dengan Open Door Policy?

Langkah pertama dalam memutuskan bagaimana melembagakan open door policy adalah menentukan hubungan seperti apa yang Anda inginkan dengan karyawan Anda.

Bisnis dengan open door policy dapat membina hubungan yang lebih bersahabat dan lebih santai di antara staf dan manajemen dengan memperlakukan semua pemangku kepentingan sebagai anggota tim yang berharga. Karyawan di tempat kerja dengan open door policy juga mungkin lebih berinvestasi dalam pekerjaan mereka dan perusahaan karena mereka merasa masukan mereka dihargai.

Pertimbangan lainnya adalah apakah Anda ingin agar masalah karyawan mengikuti rantai komando, khususnya jika perusahaan Anda memiliki satu atau lebih manajer departemen atau supervisor.

Misalnya, jika Anda lebih suka karyawan pertama-tama mendekati supervisor langsung mereka, maka Anda dapat mempertimbangkan untuk memiliki struktur laporan langsung yang lebih tradisional atau bentuk hibrida dari kebijakan close door.

Ini bisa berarti bahwa karyawan dipersilakan untuk datang kepada Anda dengan kekhawatiran mereka setelah mereka membahas masalah tersebut dengan manajer mereka.

Bagaimana Menerapkan Open Door Policy?

Berikut ini enam hal yang perlu dipertimbangkan saat Anda menerapkan open door policy:

1. Diskusikan tujuan

Sebelum memutuskan parameter di sekitar open door policy, akan sangat membantu untuk mendiskusikan apa yang Anda harapkan dari kebijakan baru ini.

Misalnya, Anda bisa membuat sasaran seperti meningkatkan hubungan tim atau kepuasan anggota tim. Akan sangat membantu untuk mempertimbangkan tujuan pribadi dan organisasi selama tahap ini.

2. Dengarkan setiap pendapat

Manajer dapat berbicara dengan anggota tim yang mungkin mengambil bagian dalam strategi dan mengundang mereka untuk memberikan pendapat mereka tentang kebijakan ini.

Ini bisa menjadi cara yang bagus untuk mendapatkan kepercayaan dan dukungan mereka untuk proses tersebut. Manajer dapat menanyakan apa yang ingin diperoleh tim mereka dari open door policy. Anda dapat mendengarkan masukan tentang apakah mereka mungkin lebih suka waktu yang ditentukan untuk jam kantor atau membuat janji temu.

3. Klarifikasi rantai komando

Untuk memastikan anggota tim mendekati atasan yang tepat dalam situasi tertentu, mungkin berguna untuk meninjau rantai komando perusahaan dalam rapat atau email sebelum menerapkan open door policy.

Hal ini juga dapat membantu meningkatkan kepercayaan diri anggota tim karena mereka mungkin memiliki lebih banyak kejelasan tentang siapa yang harus diajak bicara untuk mengatasi tantangan tertentu. Orang yang bersedia dan tersedia untuk berbicara dengan mereka dapat meningkatkan kredibilitas kebijakan di antara anggota tim dan meningkatkan peluang keberhasilannya.

4. Menetapkan parameter

Menetapkan batasan yang jelas sebelum menerapkan open door policy dapat membantu memastikan anggota tim mengetahui cara yang tepat untuk menggunakan kebijakan tersebut. Parameter ini mungkin termasuk:

Diskusi mana yang bisa dilakukan anggota tim dengan kontak mereka dan apakah jenis percakapan tertentu, seperti gosip atau obrolan santai, mungkin lebih baik untuk dihindari?
Apakah manajer berencana untuk menyertakan waktu dan tempat yang ditetapkan untuk pertemuan dan, jika demikian, apa saja itu?
Apakah pertemuan open door policy selalu bersifat satu-satu, atau apakah pertemuan kelompok bisa dilakukan?

5. Siapkan rencana manajemen konflik

Jika seorang anggota tim mengajukan tantangan kepada manajer melalui open door policy, memiliki rencana manajemen konflik dapat membantu semua orang yang terlibat untuk mengatasinya dengan benar. Berikut ini beberapa kiat untuk menyiapkan jenis rencana ini:

Pertimbangkan untuk melatih manajer untuk mendengarkan dengan penuh perhatian kedua sisi argumen dan menengahi untuk menemukan solusi
Bantu anggota tim memahami pendekatan yang tepat untuk menyebutkan konflik dan cara paling efektif untuk mendiskusikan tantangan mereka
Kembangkan protokol untuk skenario eskalasi yang melibatkan membawa manajer tingkat yang lebih tinggi atau petugas sumber daya manusia untuk memastikan resolusi yang cepat dan memuaskan terhadap tantangan

6. Tetap terbuka terhadap ide-ide baru

Open door policy dapat bekerja paling baik sebagai seperangkat aturan fleksibel yang dapat berubah untuk melayani semua anggota perusahaan dengan lebih baik.

Ini berarti bahwa, setelah menerapkan open door policy, akan sangat membantu untuk mengundang ulasan dan tantangan terhadap kebijakan itu sendiri. Ini bisa menjadi cara yang bagus untuk mempelajari bagaimana kebijakan tersebut bermanfaat dalam hal apa saja yang bisa ditingkatkan.

Kesimpulan

Open door policy lebih dari sekadar pernyataan niat Anda. Ini adalah inisiatif tersistem yang membutuhkan masukan harian dari semua staf Anda. Pada awalnya, mungkin sulit untuk merubah ‘close door policy ‘ awal yang telah diandalkan beberapa manajer selama bertahun-tahun.

Jadi, carilah target yang lebih mudah pada awalnya – para pemimpin pelayan yang mudah didekati, yang bisa menjadi contoh bagi orang lain. Kemudian, bekerjalah dengan para atasan itu sendiri dan ‘jual’ kepada mereka kebijakan Anda – kejujuran, keterusterangan, dan transparansi.

Lalu, Anda juga membutuhkan alat dimana Anda bisa memantau seluruh proses HR dan payroll secara transparan, baik bagi Anda pemilik bisnis, tim HR, maupun seluruh karyawan Anda. Salah satu alat yang mungkin berguna adalah dengan menggunakan software payroll dan HR seperti Gajihub.

Gajihub adalah software payroll dan HR buatan Indonesia yang memungkinkan tim HR mengelola dan menghitung payroll seluruh karyawan Anda dengan lebih baik.

Seluruh karyawan Anda juga akan mendapatkan manfaat dengan adanya aplikasi ESS dari Gajihub yang memudahkan mereka untuk melakukan pencatatan data kehadiran, pengajuan cuti, dan mendapatkan slip gaji hanya melalui smartphone.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.

Author
Recent Posts

sugi priharto

Pengajar dan content writer di bidang keuangan, HR manajemen, dan dunia karir lebih dari 7 tahun