Screening Karyawan: Pengertian Lengkap dan Tahapannya

Screening karyawan membantu bisnis mengonfirmasi bahwa karyawan baru atau calon karyawan mereka adalah orang yang tepat untuk pekerjaan itu.

Mulai dari pengujian substansi hingga investigasi latar belakang yang mendalam ke dalam kehidupan pribadi pelamar melalui media sosial, kami menangani semuanya.

Pada artikel kali ini kami akan menjalaskan secara mendetail tentang apa itu screening karyawan dan juga tahapan beserta alasan mengapa Anda harus melakukan screening karyawan lengkap beserta tipsnya.

Apa itu Screening Karyawan?

Proses screening karyawan adalah kombinasi pemeriksaan yang dapat dilakukan pemberi kerja untuk membantu mengevaluasi kualitas calon karyawan mereka.

Proses ini dapat memberikan lebih banyak data tentang kandidat di luar apa yang biasanya dapat dilihat dalam wawancara tatap muka dan pada resume.

Proses screening tertentu juga dapat membantu pemberi kerja memverifikasi keakuratan apa yang kandidat sertakan sebagai kualifikasi, seperti ijazah atau sertifikasi.

Ketika pemeriksaan dalam screening komprehensif digabungkan dengan wawancara, hal ini dapat memberi pemberi kerja peluang yang lebih besar untuk mempekerjakan kandidat berkualitas yang paling cocok untuk posisi tersebut.

Solusi pemeriksaan latar belakang dapat mencakup:

• Memeriksa referensi dan memverifikasi keakuratan informasi yang diberikan pada resume atau lamaran;
• Melakukan pemeriksaan riwayat kriminal jika diizinkan oleh hukum;
• Menjalankan pemeriksaan kredit jika sesuai dengan posisi dan diizinkan berdasarkan hukum; dan/atau
• Melakukan pemeriksaan lanjutan lainnya jika sesuai

Baca juga: Hak Karyawan Tetap dan Bedanya dengan Karyawan Tidak Tetap

Jenis Screening

Screening latar belakang

Banyak pelamar kerja yang tidak memberikan informasi penting atau mungkin salah menggambarkan diri mereka sendiri.

Solusi sederhana untuk dilema ini adalah pemeriksaan latar belakang yang mendalam. Pastikan bahwa setiap orang adalah seperti yang mereka katakan dengan verifikasi data yang komprehensif.

Pemeriksaan latar belakang adalah cara umum untuk memverifikasi informasi dan riwayat pencari kerja.

Detail seperti catatan lokasi, pengalaman kerja, dan data lainnya mengonfirmasi bahwa kandidat jujur tentang siapa mereka dan di mana saja mereka berada.

Hal yang harus Anda perhatikan adalah:

• Bagaimana cara kerja pemeriksaan latar belakang karyawan?
• Bagaimana cara melakukan pemeriksaan latar belakang pekerjaan
• Seberapa jauh sebagian besar perusahaan melakukan pemeriksaan latar belakang?
• Apa yang muncul pada pemeriksaan latar belakang ketenagakerjaan?
• Dapatkah Anda mempersiapkan diri untuk pemeriksaan latar belakang pra-kerja?
• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pemeriksaan latar belakang?
• Bagaimana cara menjalankan pemeriksaan latar belakang pada diri Anda sendiri?

Pemeriksaan riwayat kriminal

Tergantung pada industrinya, riwayat kriminal kandidat pekerjaan bisa menimbulkan bahaya bagi organisasi Anda.

Di banyak daerah, catatan pengadilan mahal untuk diakses, sehingga data tersebut tidak mungkin diperoleh oleh banyak pemilik bisnis.

Di Indonesia, Anda bisa mengharuskan pelamar menyertakan surat SKCK yang dikeluarkan dari Kepolisian untuk memastikan kandidat tersebut tidak pernah terlibat masalah hukum.

Pemeriksaan media sosial

Di era digital saat ini, pemeriksaan latar belakang tradisional sering kali tidak cukup.

Meskipun perusahaan perlu mengetahui apakah calon karyawan mereka memiliki catatan kriminal, namun paparan negatif di media sosial bisa sama tidak menyenangkannya.

Pemeriksaan media sosial mensurvei informasi pelamar untuk menentukan apakah mereka adalah karyawan yang “aman”.

Alih-alih mempekerjakan orang yang menimbulkan risiko hubungan masyarakat, pilihlah penyaringan media sosial untuk menyingkirkan kandidat yang tidak diinginkan.

Hal yang harus Anda perhatikan:

• Mengapa pemberi kerja harus menjadikan media sosial sebagai bagian dari pemeriksaan latar belakang?
• Apa yang harus diperiksa oleh pemberi kerja di saluran media sosial sebelum merekrut?
• Apakah media sosial muncul pada pemeriksaan latar belakang?
• Apakah legal bagi pemberi kerja untuk memeriksa media sosial Anda?
• Bagaimana cara melakukan pemeriksaan latar belakang media sosial pada diri Anda sendiri

Baca juga: Pengertian Program Kerja dan Cara Membuatnya

Pengujian narkoba di tempat kerja

Pengujian narkoba di tempat kerja sangat penting untuk keselamatan dan kesejahteraan banyak perusahaan dan karyawan mereka.

Apakah perusahaan Anda menangani alat berat atau berurusan langsung dengan publik, tes narkoba dalam bisnis bisa sangat penting.

Mengalihdayakan tes ini adalah cara yang bermanfaat untuk mengurangi waktu internal yang dihabiskan juga.

Mengelola proses yang diperlukan tetapi melibatkan proses ini sebaiknya diserahkan kepada para profesional daripada tim SDM Anda.

Mengapa Proses Screening Karyawan itu Penting?

Berikut ini adalah alasan utama Anda harus melakukan screening karyawan:

Pencegahan tindakan fraud

Lebih dari separuh pelamar akan berbohong pada CV atau lamaran kerja mereka.

Ini berarti, akan sangat mudah untuk mempekerjakan orang yang tidak memenuhi syarat atau tidak cocok jika Anda tidak melakukan pemeriksaan latar belakang selama tahap wawancara.

Ini adalah hal yang rentan, karena pelamar tidak berpikir bahwa calon pemberi kerja akan memeriksanya Tindakan fraud dapat merugikan dalam banyak hal.

Fraud dapat berdampak pada produktivitas, kualitas kerja dan layanan, dan dapat memengaruhi semua orang, mulai dari pelanggan Anda hingga anggota staf lainnya.

Seiring berjalannya waktu, hal ini dapat merusak pertumbuhan bisnis Anda secara serius.

Pemeriksaan pra-kerja dapat membantu menghindari kesalahan perekrutan yang disesalkan, menghemat waktu dan uang perusahaan Anda.

Baca juga: Pengertian OKR, Cara Membuatnya, dan Bedanya dengan KPI

Keamanan data

Dengan diperkenalkannya GDPR, serta pertumbuhan penggunaan smartphone dan perangkat yang terhubung melalui IoT (Internet of Things), cara kita menangkap dan menyimpan data menjadi lebih penting dari sebelumnya.

Bukan hanya untuk tujuan kepatuhan hukum, tetapi untuk memberikan perlindungan maksimal bagi informasi milik pelanggan Anda.

hampir setengah dari semua pelanggaran data berasal dari ancaman orang dalam, dan setengahnya disengaja.

Keamanan bisa menjadi masalah besar di dunia berteknologi maju saat ini, dan bisnis perlu memiliki langkah-langkah untuk mencegah pencurian intelijen dan kehilangan data.

Hal ini juga tidak hanya berlaku untuk karyawan baru.

Untuk setiap anggota staf yang pindah ke peran dengan tanggung jawab yang lebih tinggi, atau posisi di mana mereka akan mengakses informasi sensitif, penyaringan sangat penting.

Baca juga: Komunikasi Bisnis: Pengertian, Manfaat, Jenis, Masalah dan Solusinya

Manajemen reputasi

Hal-hal seperti pencurian data benar-benar dapat merusak reputasi merek Anda.

Sebanyak 70% pelanggan tidak akan berbisnis dengan perusahaan setelah terjadi pelanggaran data dan pengendalian kerusakan reputasi bisnis itu sangat mahal, jadi bentuk terbaik dari manajemen reputasi adalah pencegahan.

Ada banyak protokol keamanan yang dapat Anda terapkan, dan penyaringan karyawan harus menjadi langkah pertama.

Cara lain yang dapat berdampak pada reputasi adalah representasi merek Anda yang buruk atau tidak pantas.

Ada baiknya untuk mengetahui lebih banyak tentang orang-orang yang bertindak sebagai wajah atau suara perusahaan Anda.

Inilah sebabnya mengapa pemeriksaan latar belakang secara berkala terhadap anggota staf baru dan yang sudah ada sangat penting.

Melindungi tenaga kerja Anda

Tujuan pemeriksaan latar belakang bukan hanya untuk melindungi bisnis Anda – tetapi juga untuk melindungi pekerja Anda.

Sebagai pemberi kerja, Anda memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap orang yang terkait dengan bisnis Anda terlindungi dari ancaman.

Fraud dan pemeriksaan latar belakang kriminal sangat penting, terutama dengan lanskap politik yang penuh dengan tekanan saat ini.

Menciptakan lingkungan kerja yang terbuka dan jujur di mana rekan kerja menerima latar belakang, agama, dan pandangan politik setiap orang adalah sesuatu yang harus diupayakan oleh setiap bisnis.

Ekstremisme dalam bentuk apa pun harus ditandai, dan pemeriksaan menyeluruh dapat membantu Anda mendeteksi masalah sebelum terjadi.

Tidak ada toleransi terhadap perilaku buruk akan meningkatkan moral, menghasilkan tenaga kerja yang jauh lebih bahagia dan retensi staf yang lebih baik.

Baca juga: Fraud Triangle: Pengertian dan Cara Mencegah Fraud Dalam Lingkungan Kerja

Kepatuhan Hukum

Salah satu masalah terbesar yang harus dikelola dalam bisnis apa pun adalah ketidakpatuhan. Untuk bisnis yang sedang dalam proses pengembangan, akan sangat sulit untuk mengawasi semua orang.

Dalam industri yang terikat oleh badan pengatur, hal ini bisa menjadi masalah yang terus berkembang.

Tetapi salah satu cara termudah untuk mencegah masalah sejak awal adalah dengan mempekerjakan manajer yang berkualitas dan berpengalaman.

Dengan menyaring kandidat untuk pekerjaan di tingkat eksekutif, Anda bisa menghindari mempekerjakan orang yang tidak dapat dipercaya atau mereka yang tidak memiliki keterampilan yang memadai dalam tim

Sebagai pemberi kerja, Anda juga perlu memastikan bahwa karyawan Anda memiliki hak hukum untuk bekerja untuk Anda.

Tahapan Screening Karyawan

Proses screening terdiri dari beberapa elemen, yang paling umum:

• Proses screening pertanyaan pada lamaran kerja
• Proses screening  resume untuk memilih kandidat yang akan diwawancarai
• Screening wawancara termasuk wawancara screening melalui telepon atau video dan wawancara langsung
• Tes screening penilaian melalui tes berbasis keterampilan, kognitif, atau perilaku
• Pemeriksaan latar belakang dan/atau pemeriksaan referensi

Proses screening pertanyaan pada lamaran kerja

Pertanyaan screening pelamar dengan cepat menyaring pelamar yang tidak memenuhi persyaratan minimum jabatan.

Pertanyaan-pertanyaan ini singkat dan langsung yang paling sering dimasukkan dalam formulir aplikasi online.

Menggunakan pertanyaan pra-screening membantu mempercepat proses perekrutan dan merupakan bagian dari langkah pertama dalam mengurangi kumpulan pelamar.

Pertanyaan-pertanyaan ini sangat berguna jika sebuah lowongan pekerjaan diperkirakan akan memberikan volume lamaran yang besar atau ketika merekrut untuk keterampilan yang sangat spesifik.

Ada dua jenis utama pertanyaan screening pelamar: pertanyaan screening kelayakan dan pertanyaan screening terkait kinerja.

Berikut ini adalah rincian singkat dari pertanyaan yang paling sering ditanyakan dari masing-masing jenis:

Pertanyaan screening kelayakan

• Tanggal mulai: apakah kandidat tersedia dalam jangka waktu yang tepat?
• Lokasi: apakah kandidat bisa hadir di lokasi yang diperlukan?
• Status ketenagakerjaan: apakah kandidat diizinkan secara hukum untuk melakukan pekerjaan tersebut?
• Kompensasi: apakah ekspektasi gaji kandidat sesuai dengan anggaran?

Pertanyaan screening pemeriksaan kinerja

• Pendidikan: apakah kandidat memenuhi persyaratan minimum?
• Sertifikasi: apakah kandidat memiliki sertifikat atau lisensi yang tepat?
• Pengalaman: apakah kandidat memiliki riwayat kerja dan tingkat pengalaman yang sesuai?
• Keterampilan: apakah kandidat berbicara dalam bahasa yang tepat, atau apakah mereka mahir dalam perangkat lunak yang diperlukan?

Baca juga: Bagaimana Cara Menghitung Biaya Tenaga Kerja?

Proses screening  resume untuk memilih kandidat yang akan diwawancarai

Pemberi kerja dapat menyaring resume dan surat lamaran pelamar secara manual untuk serangkaian kriteria, tetapi menggunakan alat penyaringan resume otomatis telah menjadi lebih umum.

Misalnya, software payroll dan HR berbasis AI bisa menyaring resume untuk kata kunci atau secara otomatis membandingkan resume dengan deskripsi pekerjaan untuk mengidentifikasi kecocokan terbaik.

Proses screening kandidat

Kumpulan pelamar yang dipersempit oleh pertanyaan penyaringan aplikasi dan penyaringan resume masih memerlukan evaluasi lebih lanjut.

Dengan demikian, fase penyaringan screening awal dimulai, membuat daftar pendek dari pelamar yang tersisa untuk melanjutkan ke proses wawancara.

Kandidat akan terus disaring selama proses wawancara sampai seleksi perekrutan akhir dilakukan.

Wawancara screening

Setelah memilih kandidat, langkah selanjutnya adalah mempersempit kumpulan kandidat dengan wawancara screening singkat.

Dalam kebanyakan kasus, wawancara penyaringan dilakukan melalui telepon dan berlangsung tidak lebih dari tiga puluh menit.

Pertanyaan yang diajukan dalam wawancara penyaringan telepon awal bertujuan untuk:

• Memverifikasi latar belakang pendidikan dan riwayat pekerjaan.
• Memeriksa kekuatan keterampilan dan kualifikasi yang dinyatakan pada resume mereka.
• Mengkonfirmasi ketersediaan tanggal mulai bekerja.
• Menegaskan ekspektasi gaji.

Baca juga: 9 Box Matrix: Pengertian, Manfaat, Elemen dan Cara Membuatnya

Screening penilaian

Beberapa organisasi menyertakan tes penilaian dalam proses screening mereka.

Terkadang ini adalah bagian dari proses pra-screening, sementara di lain waktu tes ini digunakan untuk mempersempit kumpulan kandidat sebelum atau setelah wawancara putaran pertama atau kedua.

Jenis screening penilaian yang digunakan akan bervariasi pada peran.

Tes keterampilan

Tes keterampilan paling cocok untuk peran teknis untuk menentukan apakah kandidat secara objektif mampu melakukan pekerjaan itu atau tidak.

Ini adalah cara cepat untuk mengidentifikasi kandidat mana yang memiliki hard skill untuk memenuhi persyaratan.

Studi kasus

Untuk peran non-teknis, kandidat sering kali harus menyelesaikan tugas studi kasus untuk menunjukkan pendekatan kerja mereka.

Misalnya, kandidat mungkin perlu membuat presentasi yang merinci dan menjelaskan metode dan cara yang akan mereka gunakan untuk mencapai suatu aspek pekerjaan.

Screening latar belakang

Dalam beberapa kasus, sebelum membuat penawaran, pemberi kerja akan melakukan pemeriksaan latar belakang untuk memverifikasi bahwa kandidat memenuhi syarat secara hukum untuk pekerjaan tersebut

Jika pemeriksaan latar belakang formal tidak diperlukan, pemberi kerja mungkin memilih untuk memeriksa referensi kandidat atau memeriksa social media mereka.

Baca juga: Mengenal Buddy System Bagi Karyawan Baru

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai pengertian lengkap screening karyawan dan juga tahapannya yang bisa Anda lakukan dalam proses rkrutmen karyawan baru pada bisnis Anda.

Sesudah melakukan proses rekrutmen, hal penting lainnya yang harus Anda perhatikan adalah menyimpan seluruh data karyawan tersebut dengan aman untuk keperluan proses HRIS dan juga payroll atau penghitungan tunjangan.

Untuk memudahkan itu semua, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub yang memiliki fitur terlengkap dan juga mudah digunakan oleh semua jenis dan skala bisnis.

Anda juga  bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.