Time to Hire: Cara Menghitung dan Tips Mengoptimalkannya

Salah satu penentu keberhasilan sebuah perusahaan adalah dengan menemukan kandidat yang tepat dan memastikan mereka mampu beradaptasi dengan cepat di lingkungan kerja.

Itulah mengapa perusahaan perlu memperhatikan time to hire untuk memaksimalkan proses rekrutmen.

Melalui metrik time to hire, tim HR dapat mengukur seberapa cepat mereka bisa mengidentifikasi dan menemukan talenta terbaik untuk mengisi posisi yang kosong.

Semakin lama waktu yang dihabiskan untuk perekrutan, maka semakin besar risiko kehilangan kandidat terbaik yang mungkin memilih offering dari perusahaan lain.

Di sisi lain, time to hire yang singkat dapat menjadi pertanda proses seleksi yang kurang mendalam, yang bisa berujung pada kesalahan rekrutmen.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu time to hire, manfaat, cara menghitung, hingga tips mengoptimalkannya.

Apa yang Dimaksud dengan Time to Hire?

Time to hire adalah metrik HR yang mengukur jumlah hari yang dibutuhkan sejak seorang kandidat pertama kali mengajukan lamaran melalui iklan pekerjaan atau dihubungi oleh perekrut, hingga mereka menerima tawaran kerja.

Metrik ini memberikan gambaran tentang seberapa cepat perusahaan dapat menemukan kandidat yang cocok dan membuat mereka setuju untuk bergabung.

Jika proses perekrutan memakan waktu terlalu lama, hal ini bisa menunjukkan bahwa ada langkah-langkah yang tidak efisien dalam proses seleksi.

Dengan memantau time to hire secara rutin, tim HR dapat mengidentifikasi di mana letak hambatan dalam proses perekrutan dan melakukan perbaikan yang diperlukan untuk mempercepatnya.

Sebaliknya, perusahaan yang memiliki time to hire yang stabil biasanya sudah memiliki sistem yang baik dan terorganisir untuk setiap tahap proses perekrutan.

Hal ini memungkinkan mereka untuk menyaring dan merekrut kandidat yang berkualitas dengan lebih efisien, tanpa mengorbankan kualitas.

Baca Juga: Cara Hitung Cost Per Hire Beserta dengan Rumusnya

Berapa Rata-Rata Time to Hire?

Menurut data dari Pinpoint, rata-rata time to hire pada semua sektor di tahun 2023 adalah 31 hari.

Namun, laporan dari The Josh Bersin Company menyebutkan bahwa rata-rata time to hire meningkat menjadi 44 hari.

Angka ini sangat bervariasi tergantung pada banyak faktor, seperti jenis industri, spesifikasi pekerjaan, ukuran perusahaan, atau kondisi ekonomi.

Contohnya, di sektor Energi & Pertahanan, proses perekrutan bisa memakan waktu lebih dari 67 hari karena peran yang dibutuhkan sangat spesifik dan kandidat harus benar-benar sesuai dengan persyaratan yang ketat.

Oleh karena itu, memahami standar rata-rata dalam industri tertentu sangat penting saat menganalisis angka time to hire Anda.

Meskipun setiap industri dan perusahaan memiliki target time to hire yang ideal berbeda-beda, namun perusahaan yang dapat mempersingkat waktu perekrutan mereka bisa mendapatkan keuntungan kompetitif.

Di pasar kerja yang semakin kompetitif, kandidat sering kali memiliki lebih banyak pilihan, sehingga proses perekrutan yang lama dapat membuat mereka beralih ke perusahaan lain yang bergerak lebih cepat.

Namun, penting untuk diingat bahwa mempercepat proses perekrutan tidak berarti mengorbankan kualitas.

Terlalu terburu-buru dalam memilih kandidat bisa berisiko menimbulkan salah perekrutan yang mahal dan merusak semangat tim.

Solusinya adalah dengan meningkatkan proses perekrutan Anda agar lebih efisien dan tetap menjaga kualitas pengalaman kandidat yang baik.

Baca Juga: Bagaimana Cara Menilai Technical Skill Kandidat?

Apakah Time to Hire dan Time to Fill itu Sama?

Tidak, meskipun terlihat sama, time to hire dan time to fill merupakan dua hal yang berbeda.

Time to hire mengukur durasi dari saat kandidat melamar hingga menerima tawaran pekerjaan, sementara time to fill melacak waktu dari saat lowongan diposting hingga tawaran pekerjaan diterima oleh kandidat.

Jadi, time to fill mencakup periode sebelum kandidat mulai melamar, serta berfokus pada sbeerapa efektif tahap pemasangan iklan lowongan pekerjaan dan pencarian kandidat.

Kedua metrik rekrutmen ini sangat penting, namun keduanya memiliki fokus yang berbeda.

Time to hire lebih memperhatikan candidate experience dan efisiensi tim perekrutan, sementara time to fill lebih terkait dengan keseluruhan alur rekrutmen dan kondisi pasar tenaga kerja.

Apa Saja Komponen Time to Hire?

Proses perekrutan terdiri dari beberapa tahapan yang dapat mempengaruhi time to hire, yaitu

1. Job Requisition

Tahap job requisition melibatkan identifikasi kebutuhan akan karyawan baru. Kecepatan proses ini bisa dipengaruhi oleh seberapa mendesak peran tersebut dan efisiensi tim HR.

2. Pemasangan Iklan dan Pencarian Kandidat

Setelah job requisition disetujui, peran tersebut diiklankan. Waktu yang diperlukan untuk memasang iklan dan menarik kandidat yang memenuhi syarat bisa berbeda-beda.

3. Proses Aplikasi

Tahap ini mengukur waktu sejak pelamar mengajukan lamaran hingga aplikasi mereka ditinjau. Penggunaan applicant tracking system (ATS) dapat mempercepat proses ini.

4. Proses Wawancara

Proses ini melibatkan evaluasi kandidat melalui berbagai tahap wawancara. Durasi tahap ini dapat mempengaruhi rata-rata time to hire.

5. Penilaian dan Seleksi Kandidat

Hiring manager dan tim HR menilai kesesuaian kandidat. Penundaan dalam pengambilan keputusan bisa memperpanjang time to hire.

6. Tawaran Kerja dan Penerimaan

Setelah kandidat terpilih, Anda perlu membuat offer letter. Waktu yang dibutuhkan bagi kandidat untuk menerima tawaran juga dihitung dalam time to hire.

Dengan memahami dan mengoptimalkan setiap tahapan ini, organisasi dapat meningkatkan efisiensi perekrutan, mengurangi hambatan, dan memastikan mereka merekrut kandidat terbaik dalam waktu yang lebih singkat.

Baca Juga: Contoh Template Menghubungi Kandidat di Linkedin Terbaik

Apakah Perusaahaan Perlu Mengukur Time to Hire?

Ya, perlu. Dengan mengukur time to hire, Anda akan mendapatkan gambaran efisiensi dan efektivitas proses perekrutan Anda.

Metrik ini juga mendatangkan manfaat langsung terhadap efisiensi organisasi dan strategi perekrutan, seperti:

1. Optimalisasi Sumber Daya

Proses perekrutan yang terlalu lama bisa menghabiskan banyak sumber daya.

Dengan mengukur dan mengoptimalkan time to hire, organisasi dapat mengelola sumber daya dengan lebih baik, sehingga memastikan tim HR dan manajer perekrutan tidak kewalahan oleh proses yang berlarut-larut.

2. Perencanaan Strategis

Metrik time to hire memberikan wawasan penting tentang proses perekrutan, membantu organisasi merencanakan strategi perekrutan mereka.

Dengan memahami durasi pengisian berbagai peran, hiring manager dapat memproyeksikan kebutuhan perekrutan di masa depan dengan lebih akurat.

3. Keunggulan Kompetitif

Di pasar tenaga kerja yang dinamis, kemampuan untuk merekrut dengan cepat bisa menjadi keunggulan kompetitif yang signifikan.

Organisasi yang memiliki time to hire lebih singkat sering kali dapat mengamankan talenta terbaik sebelum pesaing mereka, memberikan mereka keunggulan di industri.

Baca Juga: War for Talent: Arti, Penyebab, dan Strategi Menghadapinya

4. Hubungan dengan Pengalaman Kandidat dan Employer Branding

Time to hire juga sangat erat kaitannya dengan pengalaman kandidat dan citra perusahaan sebagai pemberi kerja:

Persepsi Kandidat

Proses perekrutan yang cepat dan efisien bisa meninggalkan kesan positif bagi kandidat, meningkatkan pengalaman mereka secara keseluruhan.

Ketika kandidat melewati proses yang lancar, ini mencerminkan profesionalisme perusahaan dan menghargai waktu kandidat.

Reputasi Brand

Employer branding sangat dipengaruhi oleh proses perekrutan. Perusahaan yang dikenal memiliki proses perekrutan yang cepat dan menghargai kandidat lebih mungkin menarik talenta berkualitas.

Sebaliknya, proses yang lambat dan tidak efisien dapat membuat calon kandidat ragu dan berdampak negatif pada reputasi perusahaan di industri.

Feedback dan Perbaikan

Melacak time to hire memungkinkan perusahaan untuk melakukan perbaikan terus-menerus.

Dengan mengevaluasi metrik ini secara berkala, organisasi dapat mengidentifikasi tahap-tahap yang perlu ditingkatkan, yang pada akhirnya akan meningkatkan pengalaman kandidat dan memperkuat citra perusahaan sebagai pemberi kerja yang profesional.

Baca Juga: Branding Perusahaan: Arti, Manfaat, Hingga Cara Membangunnya

Bagaimana Cara Menghitung Time to Hire?

Rumus time to hire adalah cara sederhana untuk menghitung waktu yang diperlukan dalam proses perekrutan karyawan. Berikut langkah-langkahnya:

1. Tentukan Titik Awal dan Akhir

Hitungan dimulai dari tanggal kandidat melamar atau ditemukan (Tanggal Aplikasi) hingga saat kandidat menerima tawaran kerja (Tanggal Diterima).

2. Kumpulkan Data

Catat tanggal-tanggal ini untuk setiap kandidat, baik secara manual atau menggunakan sistem pelacakan pelamar (ATS).

3. Hitung Waktu untuk Setiap Kandidat

Kurangi tanggal aplikasi dari tanggal diterima untuk mengetahui waktu yang dibutuhkan setiap kandidat.

4. Cari Rata-rata

Jumlahkan semua waktu perekrutan dan bagi dengan jumlah kandidat untuk mendapatkan rata-rata time to hire.

Contoh:

Jika ada tiga kandidat yang membutuhkan waktu 10, 15, dan 20 hari untuk menerima tawaran kerja, totalnya adalah 10 + 15 + 20 = 45 hari.

Kemudian, bagi total ini dengan jumlah kandidat: 45 ÷ 3 = 15 hari.

Rata-rata time to hire adalah 15 hari.

Rumus ini membantu Anda mengetahui berapa lama rata-rata yang dibutuhkan untuk merekrut karyawan baru, sehingga dapat menjadi ukuran untuk menilai dan meningkatkan proses perekrutan.

Baca Juga: Cara Menghitung Biaya Rekrutmen, Rumus, dan Manfaatnya

Apa Saja Faktor yang Mempengaruhi Time to Hire?

Ada berbagai faktor yang dapat memengaruhi cepat atau lambatnya proses perekrutan, seperti:

1. Kesulitan Posisi yang Dibuka

Posisi yang membutuhkan keahlian khusus atau level tinggi biasanya lebih sulit diisi.

2. Efisiensi Tim Perekrutan

Tim yang terorganisir dan berpengalaman dapat mempercepat proses perekrutan.

3. Strategi Tim Rekrutmen

Cara tim rekrutmen mencari dan menarik kandidat memengaruhi durasi perekrutan.

4. Kualitas Sistem Pelacakan

Sistem pelacakan pelamar (applicant tracking system atau ATS) yang baik dapat mempercepat proses seleksi.

5. Ketersediaan Kandidat di Pasar

Jika kandidat yang sesuai sulit ditemukan, waktu perekrutan akan lebih lama.

6. Reputasi Perusahaan

Perusahaan dengan citra baik sebagai pemberi kerja lebih cepat menarik perhatian kandidat.

7. Proses Internal yang Panjang

Prosedur internal yang terlalu lama dapat memperlambat perekrutan.

8. Faktor Eksternal

Kondisi ekonomi, tren industri, atau musim tertentu juga dapat memengaruhi durasi perekrutan.

Baca Juga: Talent Shortage: Arti, Dampak, dan Cara Menghadapinya

Bagaimana Cara Melakukan Benchmarking Time to Hire?

Benchmarking time to hire adalah cara membandingkan waktu perekrutan perusahaan Anda dengan standar industri. Berikut langkah-langkahnya:

1. Cari Rata-rata Industri

Temukan data rata-rata time to hire di industri Anda, misalnya dari laporan atau analisis rekrutmen.

2. Bandingkan dengan Metrik Perekrutan

Gunakan data ini untuk melihat apakah waktu perekrutan Anda lebih cepat atau lebih lambat dibandingkan rata-rata.

3. Pertimbangkan Rumus Time to Fill

Gunakan juga rumus time to fill untuk membandingkan efisiensi perekrutan secara keseluruhan.

4. Evaluasi Proses Internal

Tinjau proses perekrutan Anda untuk menemukan bagian yang lambat dan bisa diperbaiki.

5. Tetapkan Target Realistis

Jika waktu perekrutan Anda lebih lama dari rata-rata, buat strategi untuk mempercepatnya tanpa mengurangi kualitas kandidat.

Waktu perekrutan yang baik akan bervariasi tergantung pada jenis posisi, industri, dan ukuran perusahaan.

Namun, secara umum, waktu yang setara atau lebih cepat dari rata-rata industri dianggap ideal, asalkan kualitas kandidat tetap terjaga.

Baca Juga: Cara Menolak Pelamar Kerja Setelah dan Sebelum Tahap Interview

Bagaimana Tips Mempercepat Time to Hire?

Dengan mempercepat time-to-hire, Anda bisa menghemat biaya rekrutmen dan menemukan kandidat terbaik lebih cepat. Berikut beberapa tipsnya

1. Buat Struktur yang Jelas pada Proses Perekrutan

Struktur yang jelas dalam proses perekrutan sangat penting untuk menarik kandidat berkualitas. Perencanaan yang kurang baik akan memperpanjang waktu perekrutan dan meningkatkan biaya.

Tips

• Susun setiap tahap perekrutan dari awal, mulai dari deskripsi pekerjaan hingga proses wawancara.
• Gunakan platform seperti LinkedIn untuk menargetkan kandidat yang sesuai.
  Tetapkan langkah-langkah yang jelas untuk mempertahankan kandidat yang berkualitas.

2. Perbaiki Job Description

Job description yang jelas dan menarik akan memudahkan Anda menarik kandidat terbaik. Informasi yang tidak jelas atau terlalu panjang dapat membuat kandidat kehilangan minat.

Tips

• Buat deskripsi singkat dan tepat sasaran, hanya fokus pada kualifikasi utama.
• Sertakan informasi penting seperti tanggung jawab, kualifikasi, dan gaji.
• Gunakan bahasa yang mudah dipahami untuk menarik lebih banyak pelamar berkualitas.

3. Permudah Proses Aplikasi

Proses aplikasi yang rumit bisa menghalangi kandidat potensial. Dengan menyederhanakan proses, Anda bisa meningkatkan jumlah aplikasi yang diterima.

Tips

• Permudah formulir aplikasi dan hindari meminta informasi yang sudah ada di CV.
• Pastikan aplikasi bisa diisi dengan mudah dari perangkat seluler.
• Buat proses aplikasi langsung dari platform yang digunakan kandidat.

4. Bangun Talent Pipeline Sendiri

Membangun talent pipeline memungkinkan Anda memiliki daftar kandidat potensial yang siap dipanggil ketika ada posisi terbuka, sehingga mempercepat perekrutan.

Tips

• Identifikasi posisi yang sering membutuhkan perekrutan.
• Gunakan alat seperti LinkedIn untuk membangun jaringan kandidat potensial.
• Lakukan kontak secara rutin dengan kandidat dalam pipeline Anda agar mereka tetap tertarik.

5. Kumpulkan dan Analisis Data Kinerja Perekrutan

Mengumpulkan data perekrutan membantu Anda mengidentifikasi area yang bisa ditingkatkan. Hal ini memungkinkan Anda menghemat waktu dan biaya dalam proses perekrutan.

Tips

• Lacak metrik seperti time-to-hire, cost per hire, dan biaya wawancara.
• Gunakan data tersebut untuk mengevaluasi setiap tahap perekrutan.
• Identifikasi bagian yang bisa diperbaiki untuk mempercepat proses.

Baca Juga: Rasio Tenaga Kerja: Arti, Cara Menghitung, dan Contohnya

6. Gunakan Metode Rekrutmen Berbasis Kompetensi

Rekrutmen berbasis kompetensi bisa memastikan Anda mendapatkan kandidat yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan, mengurangi risiko kesalahan perekrutan.

Tips

• Gunakan tes kemampuan singkat sebelum kandidat masuk ke tahap wawancara.
• Fokus pada keterampilan yang relevan, bukan hanya pengalaman di atas kertas.
• Manfaatkan tes pre-employment untuk menilai kemampuan nyata kandidat.

7. Perbaiki Proses Wawancara

Wawancara yang tidak efektif dapat memperlambat perekrutan. Proses wawancara yang efisien akan membantu mempercepat keputusan.

Tips

• Kurangi jumlah wawancara dengan melakukan seleksi awal yang lebih baik.
• Pertimbangkan wawancara jarak jauh dengan video call untuk menghemat waktu.
• Pastikan proses wawancara terstruktur dan fokus pada poin-poin penting.

8. Gunakan Applicant Tracking System (ATS)

ATS membantu mengelola data pelamar dalam satu platform, mempercepat komunikasi dan memantau perkembangan kandidat secara efektif.

Tips

• Pertimbangkan penggunaan ATS yang sesuai dengan anggaran Anda.
• Gunakan ATS untuk mengotomatisasi tugas administratif dalam perekrutan.
• Pantau perkembangan kandidat secara real-time dan tingkatkan komunikasi.

9. Tingkatkan Career Page di Situs Perusahaan

Career page yang menarik di situs perusahaan dapat memengaruhi persepsi kandidat terhadap perusahaan Anda, menarik pelamar yang lebih berminat.

Tips

• Buat career page yang informatif dan mudah diakses.
• Perbarui secara rutin dengan lowongan pekerjaan terbaru.
• Jelaskan budaya kerja dan peluang karier yang menarik bagi pelamar.

10. Terapkan Program Employee Referral

Program employee referral memungkinkan Anda mendapatkan kandidat berkualitas dari jaringan karyawan yang sudah ada, sehingga mempercepat proses perekrutan.

Tips

• Buat sistem penghargaan bagi karyawan yang berhasil mereferensikan kandidat.
• Manfaatkan jaringan industri dari karyawan Anda untuk menemukan kandidat yang sesuai.
• Gunakan referensi untuk menghemat waktu dalam proses screening awal.

Baca Juga: Job Title: Jenis, Contoh, dan Bedanya dengan Job Position

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa time to hire merupakan metrik yang digunakan oleh tim HR untuk mengukur durasi sejak kandidat pertama kali melamar atau dihubungi hingga mereka menima tawaran kerja.

Metrik ini membantu perusahaan memahami seberapa efisien proses rekrutmen mereka dalam menemukan kandidat yang tepat untuk mengisi posisi kosong.

Proses perekrutan yang terlalu lambat berisiko kehilangan kandidat potensial, sedangkan proses yang terlalu cepat dapat mengindikasikan seleksi yang kurang mendalam.

Namun, meskipun penting untuk mempercepat proses rekrutmen demi keunggulan kompetitif, kualitas kandidat tetap harus menjadi prioritas.

Metrik ini tidak hanya memengaruhi efisiensi internal, tetapi juga pengalaman kandidat dan reputasi perusahaan sebagai pemberi kerja.

Untuk mempercepat time to hire tanpa mengorbankan kualitas kandidat, perusahaan perlu memperbaiki setiap tahapan proses rekrutmen, mulai dari job requisition hingga tahap wawancara dan seleksi.

Faktor-faktor seperti efisiensi tim HR, strategi perekrutan, pemilihan ATS, dan ketersediaan kandidat di pasar juga berperan penting.

Selain memilih ATS dengan tepat, perusahaan juga dapat mempertimbangkan penggunaan sistem HRIS dari GajiHub.

Melalui software ini, tim HR dapat lebih mudah dalam melakukan proses rekrutmen, mulai dari onboarding hingga offboarding. 

GajiHub juga memudahkan Anda dalam menghitung pembayaran bonus dan tunjangan atau kompensasi serta pesangon untuk karyawan yang resign. 

Dengan demikian, Anda bisa lebih fokus pada strategi dan upaya rekrutmen, yang dapat membantu meminimalkan time to hire. 

Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.