HR coordinator atau koordinator SDM berperan penting dalam mengelola karyawan, kegiatan, dan fungsi perusahaan secara keseluruhan.
HR coordinator menjadi penghubung antara karyawan dan manajemen, serta bertanggung jawab atas berbagai tugas penting di bidang sumber daya manusia.
Itulah mengapa peran ini sangat krusial dalam memastikan operasional SDM berjalan lancar dan efisien.
Untuk menjalankan peran HR coordinator, Anda membutuhkan pendidikan tertentu serta skill seperti komunikasi dan kemampuan interpersonal.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu HR coordinator, jobdesk, kualifikasi, dan skill penting, serta gajinya.
Apa yang Disebut dengan HR Coordinator?
HR coordinator adalah seseorang yang bertanggung jawab menggelola berbagai program dan kegiatan HR dalam sebuah perusahaan atau organisasi.
Sebagai HR coordinator, biasanya Anda menangani program yang berkaitan dengan kompensasi dan tunjangan, pelatihan, negosiasi tenaga kerja, keselamatan kerja, serta upaya untuk meningkatkan kepuasan karyawan.
Anda juga perlu membantu dalam proses perekrutan dan onboarding karyawan baru.
Di perusahaan besar, HR coordinator mungkin fokus pada bidang tertentu seperti tunjangan karyawan, perekrutan, pembelajaran, atau onboarding.
Sementara itu, di perusahaan kecil, mereka mungkin bertanggung jawab untuk mengurus semua tugas ini.
Saat bekerja, umumnya Anda akan melapor kepada direktur HR, manajer, atau vice president. Anda juga akan sering berhubungan dengan eksekutif, manajer, dan karyawan untuk meningkatkan proses, kebijakan, dan praktik HR di perusahaan.
Baca Juga: Berapa Gaji HRD? Berikut Kisarannya di Beberapa Perusahaan di Indonesia
Apa Saja Lingkup Tanggung Jawab HR Coordinator?
HR coordinator bekerja sama dengan direktur atau manajer HR, serta berkolaborasi dengan manajer perekrutan, perekrut, dan staf HR lainnya.
Tugasnya adalah memastikan kebijakan, proses, dan praktik HR di perusahaan berjalan dengan efisien dan efektif.
Di perusahaan besar, biasanya ada beberapa coordinator HR yang fokus pada berbagai bidang, seperti perekrutan, tunjangan karyawan, serta pembelajaran dan pengembangan.
Berikut adalah lingkup tanggung jawab HR coordinator:
1. Perekrutan dan Onboarding
HR coordinator berperan dalam membantu proses perekrutan dan onboarding karyawan baru. Tanggung jawabnya meliputi:
- Membantu dalam memilih, menyeleksi, dan mewawancarai calon karyawan.
- Mengurus administrasi terkait proses perekrutan, seperti penyaringan, penyusunan kontrak, dan memperbarui data karyawan di sistem HR.
- Berkomunikasi dengan calon karyawan sebelum mereka bergabung (preboarding) dan membantu proses onboarding, seperti menjawab pertanyaan mereka dan mengirimkan materi penting.
2. Tugas Administratif
Sebagian besar pekerjaan HR coordinator melibatkan tugas administratif. Beberapa tugas tersebut meliputi:
- Menangani administrasi umum dan koordinasi kegiatan HR.
- Menjawab pertanyaan dari karyawan dan pihak luar terkait HR.
- Membantu proses penggajian.
- Memperbarui dan mengelola catatan karyawan di sistem HR.
- Membantu dalam proses pemutusan hubungan kerja.
- Menjadwalkan pertemuan, acara, dan wawancara.
3. Manajemen Kinerja
HR coordinator juga berperan dalam mendukung manajemen kinerja karyawan. Tugasnya meliputi:
- Mempersiapkan materi untuk evaluasi kinerja.
- Membantu dalam prosedur manajemen kinerja.
- Mengatur dan mengoordinasikan evaluasi kinerja.
4. Pelaporan dan Rekomendasi
Sebagai bagian dari tugasnya, HR coordinator melakukan penelitian dan analisis data untuk memperbaiki proses HR. Tugas-tugasnya meliputi:
- Melakukan audit program HR, seperti penggajian, tunjangan, dan pelatihan.
- Membuat laporan tentang aktivitas HR.
- Memberikan rekomendasi untuk memperbaiki proses yang ada.
5. Tunjangan Karyawan
HR coordinator juga memiliki beberapa tugas terkait tunjangan, seperti:
- Menjawab pertanyaan karyawan tentang tunjangan.
- Menjadi penghubung antara karyawan dan penyedia asuransi.
- Mengelola rencana kesehatan dan kesejahteraan karyawan.
- Melacak dan mengelola program tunjangan karyawan.
6. Sistem HR dan Teknologi
HR coordinator bekerja dengan berbagai sistem dan perangkat lunak HR. Menggunakan teknologi HR dengan baik sangat penting untuk memfasilitasi dan meningkatkan proses HR di perusahaan.
7. Kerja Sama dengan Direktur HR
Koordinator SDM juga bekerja dekat dengan direktur atau manajer HR, dengan tugas-tugas seperti:
- Membantu direktur HR dalam memberikan edukasi kepada karyawan dan menegakkan kebijakan perusahaan.
- Mendukung direktur HR dalam proyek-proyek khusus.
- Melaporkan kegiatan HR kepada direktur HR.
Baca Juga: Cara Menjadi HRD dan Jenjang Karir HRD yang Wajib Diketahui
Apa Saja Jobdesk HR Coordinator?
Sebagai seorang HR coordinator, Anda bertanggung jawab atas berbagai tugas terkait SDM.
Tugas Anda bisa bervariasi tergantung pada perusahaan, namun secara umum, Anda akan melakukan hal-hal berikut:
1. Mengelola catatan karyawan dalam bentuk fisik dan digital
Anda bertugas mengelola catatan karyawan. Selama proses onboarding, Anda memastikan karyawan menandatangani kontrak yang diperlukan dan mengisi informasi pribadi mereka.
Anda juga mendokumentasikan tunjangan dan gaji karyawan, serta memelihara catatan terkini tentang penilaian kinerja dan partisipasi dalam program pelatihan dan pengembangan.
Untuk mematuhi undang-undang ketenagakerjaan, Anda menyimpan catatan digital serta salinan fisik.
2. Membantu proses rekrutmen dan seleksi
Selain menulis job description dan mempublikasikan lowongan, Anda juga bertanggung jawab untuk klasifikasi peran.
Anda perlu memastikan posisi yang ada sesuai dengan kebutuhan organisasi dan melakukan peninjauan secara berkala untuk memastikan perusahaan memenuhi kebutuhan industri.
Selama proses rekrutmen, Anda melakukan pemeriksaan referensi dan menyiapkan penawaran kerja.
3. Mengkoordinasi acara, kampanye, dan pertemuan HR
Anda menangani tugas administratif yang berkaitan dengan acara HR. Misalnya, Anda memilih tempat yang tepat dan merencanakan acara selama wawancara.
4. Merencanakan seminar dan sesi pelatihan
Jobdesk Anda juga termasuk memantau aktivitas pelatihan dan pengembangan perusahaan.
Anda juga mengatur seminar pelatihan, mulai dari memilih lokasi, mengumpulkan materi pelatihan, hingga membantu pengaturan awal.
Baca Juga: 7 Langkah Melakukan Perencanaan Pelatihan Karyawan dan Tipsnya
5. Menangani pertanyaan karyawan
Sebagai HR coordinator, Anda menjadi orang pertama yang dihubungi oleh karyawan ketika mereka memiliki pertanyaan tentang tunjangan atau hal lain yang berkaitan dengan pekerjaan mereka.
Anda menyelesaikan masalah karyawan dan mengeskalasi masalah tersebut ke manajer HR jika diperlukan.
Baca Juga: HR Operation: Pengertian, Tanggung Jawab, dan Tujuannya
Apa Saja Kualifikasi untuk Menjadi Seorang HR Coordinator?
Untuk menjadi HR coordinator, ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi, seperti:
Pendidikan
Sebagian besar perusahaan meminta koordinator HR memiliki minimal gelar sarjana (S1) di bidang terkait, seperti sumber daya manusia, keuangan, manajemen bisnis, administrasi bisnis, atau jurusan lain yang berhubungan.
Banyak juga yang melanjutkan pendidikan ke jenjang S2 di bidang manajemen sumber daya manusia atau administrasi bisnis untuk memperdalam pemahaman mereka tentang operasional perusahaan dan pengambilan keputusan dalam manajemen HR.
Sertifikasi
Selain pendidikan formal, koordinator HR juga bisa mendapatkan sertifikasi khusus untuk meningkatkan keahlian mereka. Sertifikasi yang banyak diakui antara lain:
- Sertifikasi SHRM (Society of Human Resource Management), baik untuk level profesional maupun senior.
- Sertifikasi dari Human Resource Certification Institute (HRCI).
Baca Juga: Cara Menjadi HR Specialist dan Bedanya Dengan HR Generalist
Apa Saja Skill Penting untuk HR Coordinator?
Beberapa keterampilan penting yang diperlukan untuk menjadi koordinator HR antara lain:
1. Keterampilan Interpersonal
HR coordinator sering berhubungan langsung dengan karyawan, sehingga keterampilan berkomunikasi dengan baik dan menjalin hubungan yang baik sangat penting.
Skill ini juga membantu Anda menangani perubahan dan situasi kompleks di tempat kerja.
2. Keterampilan Komunikasi
Sebagai HR coordinator, kemampuan menyampaikan informasi dengan jelas dan mudah dipahami sangat penting, baik saat berbicara langsung, menjawab pertanyaan karyawan, maupun saat menulis email atau membuat laporan.
Baca Juga: Skill Komunikasi: Pengertian, Jenis, dan Cara Meningkatkannya
3. Keterampilan Pengambilan Keputusan
HR coordinator bertanggung jawab dalam membuat keputusan terkait karyawan, seperti memilih program tunjangan dan menangani perselisihan.
Skill ini melibatkan kemampuan berpikir kritis, menyelesaikan masalah, dan meneliti peraturan serta praktik terbaik.
4. Keterampilan Organisasi
Mengelola berbagai data karyawan, seperti catatan tunjangan, informasi kandidat, dan data lain terkait pengalaman karyawan di perusahaan, memerlukan keterampilan organisasi yang baik agar semua informasi tersusun dengan rapi dan mudah diakses.
Baca Juga: Manajemen Organisasi: Arti, Manfaat, Fungsi, dan Contohnya
5. Keterampilan Pelayanan Pelanggan
HR coordinator sering kali berperan dalam menangani kebutuhan karyawan, seperti menjawab pertanyaan atau menangani masalah yang mereka hadapi, sehingga penting untuk memiliki keterampilan pelayanan pelanggan yang baik agar karyawan merasa didukung.
6. Keterampilan Presentasi
Koordinator HR juga bertugas memberikan pelatihan kepada karyawan baru.
Oleh karena itu, kemampuan untuk menyampaikan materi dengan jelas dan membuat presentasi yang menarik sangat diperlukan.
7. Keterampilan Manajemen Waktu
Karena sering menangani banyak tugas sekaligus, koordinator HR harus mampu mengatur waktu dengan baik.
Anda harus bisa menentukan prioritas, mengatur jadwal, dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.
Baca Juga: Manajemen Waktu: Pengertian, Manfaat, Masalah, dan Solusinya
8. Keterampilan Teknologi Informasi
Penggunaan software dan sistem online seperti Microsoft Office serta sistem informasi HR (HRIS) sangat penting untuk membantu mereka mengelola data karyawan dan tugas administrasi lainnya.
Baca Juga: Jobdesk Manajer Personalia dan Perbedaanya dengan HR Manager
Berapa Gaji HR Coordinator?
Menurut data dari GrabJobs, rata-rata gaji untuk seorang HR Coordinator di Indonesia adalah sekitar Rp7.988.724 per bulan.
Sementara untuk gaji untuk profesi lain di bidang HR:
- Recruitment Associate: Rp4.913.176 per bulan
- HR & Admin Officer: Rp4.974.874 per bulan
- Recruitment Consultant: Rp6.020.833 per bulan
- Talent Acquisition Specialist: Rp6.067.822 per bulan
- HR Generalist: Rp6.500.000 per bulan
- Recruiter: Rp7.000.000 per bulan
Baca Juga: Workforce Forecasting: Arti, Manfaat, Cara, dan Metodenya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat diketahui bahwa peran HR coordinator sangat penting dalam sebuah perusahaan, terutama dalam memastikan bahwa kebijakan dan praktik SDM berjalan dengan lancar dan efisien.
Tugas-tugasnya mencakup berbagai hal, mulai dari administrasi hingga perekrutan dan pengelolaan tunjangan karyawan.
Dengan peran yang begitu luas, seorang HR coordinator perlu memiliki berbagai keterampilan seperti komunikasi, pengambilan keputusan, dan manajemen waktu yang baik.
Gaji seorang HR Coordinator di Indonesia cukup beragam, tergantung pada tingkat pengalaman dan ukuran perusahaan.
Untuk memudahkan pekerjaan HR coordinator dan tim HR secara keseluruhan, penting untuk menggunakan teknologi yang mendukung efisiensi kerja.
Salah satu solusi yang dapat digunakan adalah Gajihub, software payroll dan HR yang dirancang untuk mempermudah pengelolaan karyawan.
Dengan Gajihub, Anda bisa mengelola payroll, absensi, cuti, dan administrasi karyawan dengan lebih mudah dan cepat.
Gajihub menawarkan fitur-fitur unggulan seperti manajemen payroll otomatis, perhitungan PPh 21, pelacakan kehadiran, pengajuan cuti secara online, serta pengelolaan data karyawan dalam satu sistem terintegrasi.
Semua ini membantu memastikan tugas-tugas HR berjalan lebih efisien, sehingga HR Coordinator dapat fokus pada tugas-tugas strategis lainnya.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan gratis hingga 14 hari.
- Penilaian Objektif dan Subjektif, Apa Bedanya? - 23 December 2024
- Handover Pekerjaan Adalah: Manfaat, Tahapan & Contoh Dokumen - 23 December 2024
- Steward Adalah: Jenis, Tugas, Skill Penting, dan Kisaran Gajinya - 20 December 2024