Sistem Informasi SDM: Pengertian, Manfaat, dan Jenisnya

Sistem informasi SDM atau Human Resource Information Systems (HRIS) dapat digambarkan sebagai program atau platform online yang digunakan untuk masuk, memantau, dan mengelola semua aktivitas sumber daya manusia organisasi.

Sistem dan prosedur SDM harus beradaptasi dengan masyarakat yang digerakkan oleh data, digerakkan oleh teknologi, dan berpusat pada orang melalui aliran digital yang berkelanjutan.

Sistem informasi SDM dapat dilihat sebagai metode bagi perusahaan kecil dan besar untuk menangani berbagai tugas melalui perangkat lunak, termasuk yang berkaitan dengan sumber daya manusia, akuntansi, manajemen, dan penggajian.

HRIS memungkinkan bisnis untuk merencanakan dan mengelola pengeluaran SDM secara lebih efisien, tanpa harus mencurahkan terlalu banyak aset untuk mereka.

Dalam kebanyakan kasus,  sistem informasi SDM juga akan meningkatkan efisiensi ketika keputusan SDM dibuat.

Keputusan yang diambil juga harus meningkatkan kualitas — sehingga meningkatkan dan meningkatkan efisiensi baik pekerja maupun manajemen.

Karena sebagian besar tim SDM menggunakan HRIS untuk membantu organisasi dalam operasi mereka yang lebih baik dan tetap terorganisir, penting bagi semua pemilik bisnis untuk mengenal apa itu  sistem informasi SDM, fungsi, manfaat, dan berbagai jenisnya.

Apa itu Sistem Informasi SDM?

Sistem informasi SDM atau System for Human Resources (HRIS). HRIS adalah sistem komputerisasi yang memungkinkan manajer sumber daya manusia untuk mengumpulkan, mengatur, menyimpan, memperbarui, dan mengambil informasi yang diperlukan untuk mengelola pekerja mereka.

Hal ini memungkinkan basis data yang mudah digunakan dan beroperasi yang memungkinkan operasi tanpa batas di antara semua sistem SDM yang ditempatkan di server, cloud, atau vendor eksternal perusahaan.

Beberapa orang juga menggambarkan ini sebagai rangkaian perangkat lunak yang dirancang untuk mendukung proses mengelola manajemen data.

Profesional di bidang sumber daya manusia menggunakan teknologi ini untuk menyederhanakan alur kerja, meningkatkan produktivitas, menyimpan, dan mengumpulkan informasi.

Beberapa bisnis menyediakan solusi HRIS bagi pengusaha. Solusi HRIS dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan persyaratan pemberi kerja tertentu.

Baca juga: Subjek Pajak Penghasilan: Pengertian dan Jenisnya

Manfaat Sistem Informasi SDM

Manfaat sistem informasi SDM atau HRIS sangat banyak, terutam dalam mengoptimalkan manajemen SDM. Mereka berlaku di seluruh perusahaan.

Penyederhanaan dan otomatisasi prosedur rutin memberikan penghematan waktu dan biaya melalui efisiensi.

Berikut adalah beberapa manfaat menggunakan sistem informasi SDM

Kustomisasi

HRIS adalah sistem pencatatan yang memantau perubahan yang berkaitan dengan pekerja.

HRIS dapat dianggap sebagai satu-satunya sumber terpercaya dari data yang akan dibutuhkan perusahaan terkait data pekerja.

Dengan adanya program HRIS, tentu akan mempermudah penyampaian informasi, menyimpan dan mengubah data karyawan sesuai dengan kebutuhan Anda.

Anda dapat dengan mudah melakukan kostumisasi pada data karyawan dalam bsinis menggunakan software payrroll dan HRIS terbaik Gajihub secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Efisiensi

Ini tidak hanya meningkatkan efisiensi tetapi juga membantu menghemat waktu karena semua informasi ini disimpan di satu lokasi.

Beberapa bisnis masih menyimpan banyak data sebagai dokumentasi nyata mengenai pekerja. Mungkin perlu banyak waktu staf untuk menemukan folder yang benar dan menemukan halaman yang relevan.

Dibandingkan dengan pencatatan manual atau meja, ada keuntungan yang signifikan dengan menggunakan HRIS.

HRIS mendukung pemrosesan yang cepat, akurat, dan otomatis di berbagai aktivitas, yaitu: pengelolaan staf dan kinerja, pengelolaan cuti dan ketidakhadiran, penggajian, kompensasi dan tunjangan, akuisisi dan pengelolaan bakat, pengelolaan pengalaman tenaga kerja, analisis SDM dan SDM.

Anda juga memiliki kesadaran untuk mematuhi prosedur menyeluruh dan tervalidasi yang memelihara catatan yang benar dan teratur.

Baca juga: Part Time Adalah: Ini Pengertian, Jenis, dan Tips Mengelolanya

Hubungan karyawan

Pengalaman karyawan dan pengalaman pelanggan adalah hal yang setara dalam proses HR.

HRIS yang sukses memberi pekerja akses ke fasilitas perusahaan, jadwal, pembaruan perusahaan, dan penggunaan sumber daya perusahaan yang efisien yang menghasilkan tenaga kerja yang sehat.

Portal karyawan yang mudah digunakan memungkinkan pekerja untuk mengeksplorasi opsi tunjangan mereka, memeriksa dan memperbarui informasi, dengan cepat meminta waktu istirahat dan mendapatkan izin, serta mempelajari budaya bisnis mereka.

Itu meminimalkan kesulitan dalam proses pengelolaan HR, meningkatkan perasaan pemberdayaan mereka dan mengurangi gangguan waktu tunggu.

Ini juga dapat membuat proses orientasi Anda bebas stres untuk karyawan baru.

Wawasan bisnis yang lebih baik

Buat pilihan berdasarkan data untuk merekrut, mengelola, dan mempertahankan staf.

Pelajari berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk merekrut seorang kandidat, yang merupakan pewawancara terbaik Anda.

Kapasitas analitis di Gajihub yang canggih memungkinkan Anda untuk menganalisis dan memprediksi perilaku dan tren karyawan, untuk mengekstrak informasi penting dari data mereka, terus memantau dan meningkatkan produktivitas dan keterlibatan karyawan.

Penghemat waktu

Proses rekrutmen terkadang sulit karena melalui beberapa pihak. HRIS yang baik menyederhanakan pekerjaan Anda dengan menyediakan fasilitas untuk membandingkan kekuatan pelamar dan memberi Anda gambaran lengkap tentang kemampuan dan perilaku seorang kandidat.

Baca juga: Pentingnya Manajemen Data Karyawan dan Cara Mengelolanya

Kepatuhan

Beberapa data dikumpulkan dan disimpan untuk tujuan kepatuhan. Ini terdiri dari mengidentifikasi data penting dan untuk menghindari penipuan atau pelanggaran lainnya, informasi kontak pertama untuk kecelakaan, kredensial identitas untuk pelaporan pajak dan berakhirnya tanggal sertifikasi wajib.

Anda dapat menyimpan semua informasi ini di HRIS. Data harus disimpan dengan aman dan ketat.

Otomatisasi

Teknologi HRIS Gajihub seperti otomatisasi, analitik, dan kecerdasan buatan dapat membantu mengurangi waktu dalam pengurusan payroll dan biaya kehadiran tenaga kerja dan pekerjaan administratif lainnya.

Sistem dapat merencanakan acara seperti penilaian kinerja dan batas waktu, memperingatkan dan meningkatkan secara otomatis jika tindakan belum diambil.

Memudahkan pengambilan keputusan

Beberapa sistem termasuk forecasting dan pemodelan, yang dapat membantu profesional SDM untuk membuat pilihan yang terbaik.

Manajer SDM dapat memperoleh informasi yang mereka butuhkan untuk merencanakan, mempromosikan, dan memelihara kinerja bawahan langsung dengan lebih cepat.

Ini dapat berkontribusi pada komitmen, moralitas dan retensi karyawan dan membuat rencana suksesi untuk meningkatkan pengembangan dan inovasi bisnis.

HRIS mengarah pada peningkatan efisiensi pengambilan keputusan SDM.

Integrasi data

Selain itu, banyak komponen sistem yang dapat “terhubung satu sama lain” untuk memberikan pelaporan dan kemampuan analitis yang lebih relevan, termasuk penilaian dan audit internal serta pengembangan data untuk eksternal.

Pelacakan dan penyimpanan

Anda tidak akan pernah harus bergulat dengan data melalui lemari arsip atau mencari melalui berbagai jenis file.

Dengan menggunakan Gajihub, Anda cukup mengumpulkan, memantau, memperbarui, dan mencari potongan informasi apa pun yang Anda butuhkan.

Baca juga: Overtime Adalah: Berikut Pengertian Lengkap dan Cara Penghitungannya

Jenis Sistem Informasi SDM

Ada berbagai fitur tersedia dalam sistem HRIS. Mereka dapat membantu tim SDM dalam merekrut dan melacak aplikasi, menangani tunjangan karyawan, dan melatih karyawan, di antara tugas-tugas lainnya.

Evaluasi karyawan dan pertimbangan yang diajukan juga dapat mengambil manfaat dari laporan SDM yang dapat dihasilkan sistem.

HRIS dapat diklasifikasikan ke dalam empat kategori utama berdasarkan fungsinya, tantangan yang mereka bantu selesaikan, dan kebutuhan manajemen SDM dan karyawan yang mereka penuhi.

Sistem informasi SDM operasional

Sistem informasi SDM operasional  memiliki dampak yang signifikan terhadap kinerja manajer. Sumber daya manusia organisasi dapat dikelola dengan lebih baik ketika manajer mengakses data ini.

Data ini dikumpulkan dan dilaporkan oleh banyak sistem SDM tingkat operasional.

Manajemen dan organisasi dapat mengambil semua informasi karyawan untuk menyelesaikan tugas tertentu, seperti menugaskan orang ke posisi yang benar dalam struktur organisasi.

Sistem informasi SDM operasional juga mencakup pengelolaan dan peninjauan data kinerja karyawan.

Sistem informasi karyawan

Sistem informasi SDM operasional sangat bergantung pada sistem informasi karyawan.

Organisasi harus melacak semua informasi pribadi dan profesional karyawan mereka, termasuk nama, alamat, jenis kelamin, etnis, kewarganegaraan, pendidikan, dan pekerjaan sebelumnya.

Sistem kontrol karyawan

Ada beberapa sistem yang diterapkan di dalam organisasi yang digunakan untuk melacak dan mengidentifikasi setiap posisi dan setiap karyawan yang ditugaskan pada posisi tersebut.

Seorang manajer SDM dapat menggunakan sistem kontrol posisi untuk mengetahui lebih lanjut tentang posisi yang belum diisi.

Sistem informasi manajemen kinerja

Dalam sistem informasi manajemen kinerja, Anda akan menemukan informasi yang diperoleh dari hal-hal seperti tinjauan kinerja karyawan dan monitor produktivitas.

Proses pengaduan karyawan sering menggunakan sistem ini sebagai bukti.

Baca juga: Apa itu SMART Goals dan Bagaimana Penerapannya dalam Proses HR

Sistem informasi SDM taktis

Sistem informasi SDM taktis membantu manajer membuat keputusan alokasi sumber daya. Ketika datang untuk membuat keputusan alokasi sumber daya, sistem informasi SDM taktis bertanggung jawab.

Misalnya, ini mencakup operasi seperti perekrutan dan analisis pekerjaan serta pelatihan dan kompensasi karyawan.

Proses taktis digunakan untuk semua tindakan ini, yang memerlukan informasi tentang personel, posisi terbuka, dan sebagainya.

Analisis pekerjaan dan desain sistem informasi

Analisis pekerjaan dan desain sistem informasi menggunakan data dari supervisor dan karyawan dan pedoman untuk tindakan afirmatif.

Sumber informasi lain termasuk informasi dari serikat pekerja, pesaing, dan organisasi pemerintah.

Sistem informasi kompensasi dan tunjangan

Sistem informasi ini dapat mendukung berbagai keputusan taktis SDM, terutama yang menyangkut sistem kompensasi dan tunjangan.

Rencana gaji dan tunjangan memiliki dampak yang signifikan terhadap produktivitas perusahaan secara keseluruhan.

Sistem pelatihan dan pengembangan karyawan

HRIS juga umum digunakan di bidang pendidikan dan pengembangan karyawan. Hal ini diperlukan untuk fokus pada mereka yang tertarik dan mampu mengambil manfaat dari instruksi.

Baca juga: Aplikasi Cuti Online: Pengertian Lengkap dan Manfaat Menggunakannya

Sistem informasi SDM strategis

Ketika sebuah perusahaan ingin tumbuh secara strategis, sistem informasi SDM strategis diterapkan.

Karyawan selalu mendapatkan informasi terbaru tentang sumber daya tenaga kerja yang tersedia berkat HRIS yang strategis.

Jenis HRIS ini difokuskan untuk membantu negosiasi tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja, dan penggunaan teknologi sumber daya manusia khusus.

Belajar tentang sumber daya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja adalah tujuan utama.

Menggunakan sistem HRIS yang disesuaikan dengan tanggung jawab SDM teknis untuk membantu dalam pengelolaan dan pemahaman sumber daya tenaga kerja, HRIS strategis menyimpan informasi yang membantu perencanaan tenaga kerja.

Sistem informasi yang membantu dalam perencanaan staf perusahaan

ika sebuah perusahaan ingin tumbuh ke pasar baru, mengembangkan pabrik atau kantor baru, atau memperkenalkan barang tambahan, perusahaan perlu mengetahui berapa banyak dan jenis pekerja apa yang tersedia untuk mencapai tujuannya.

Perangkat lunak untuk sistem informasi sumber daya manusia khusus

Ada sejumlah besar perangkat lunak yang dikembangkan untuk memastikan operasi yang tepat dari sumber daya manusia.

Baca juga: 10 Keuntungan Menggunakan Sistem Absensi Online Bagi Bisnis

Sistem informasi SDM yang komprehensif

Sistem informasi SDM yang komprehensif mencakup semua aspek manajemen sumber daya manusia, termasuk tiga kategori yang disebutkan di atas.

Semuanya, mulai dari file SDM hingga informasi karyawan hingga posisi kosong hingga perekrutan dan detail pekerjaan hingga analisis pekerjaan dan file desain hingga standar keselamatan karyawan dapat ditemukan di satu tempat.

Setiap bagian data yang dapat dihasilkan selama melakukan tindakan tertentu disimpan di sana.

Mengapa Gajihub Cocok Sebagai Sistem Informasi SDM Bisnis Anda

Berikut adalah alasan mengapa Gajihub cocok untuk sistem pengelolaan SDM Anda:

Struktur terpusat

Dengan menggunakan Gajihub, Anda akan memiliki database otomatis yang mengumpulkan, menyimpan, dan menampilkan informasi terkini dan konsisten tentang karyawan, kebijakan, dan proses organisasi.

Ini akan mengurangi redundansi dan meningkatkan integritas data jika semua informasi sensitif karyawan disimpan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) berbasis cloud yang terpusat.

Manajemen rekrutmen

Keberhasilan dalam merekrut sepenuhnya tergantung pada pengembangan hubungan jangka panjang dengan calon pekerja dan pekerja yang ada.

Fitur ini menawarkan sistem pemantauan pelamar yang komprehensif, serta mesin pelaporan, yang memungkinkan Anda mengevaluasi tren dan pola perekrutan secara lebih efektif.

Proses payroll yang lebih baik

Banyak usaha kecil dan menengah (UKM) saat ini menggunakan sistem independen untuk menangani operasi penggajian mereka.

Dengan menggunakan software payroll Gajihub, Anda dapat menangani proses penggajian dari awal hingga akhir.

Sistem informasi sumber daya manusia (SDM) Gajihub dapat dengan mudah dihubungkan dengan modul akuntansi dan sistem manajemen kehadiran.

Selain menghilangkan kebutuhan untuk rekonsiliasi manual, ini mengurangi risiko kesalahan manusia dan masalah kepatuhan hukum dan keuangan yang diakibatkannya.

Baca juga: Angkatan Kerja: Pengertian, Jenis dan Bedanya dengan Tenaga Kerja

Manajemen kinerja

Modul manajemen kinerja melacak seberapa baik kinerja pekerja secara teratur dan terukur.

Dengan menggunakannya, perusahaan dapat memverifikasi bahwa pekerja dan departemen dari seluruh organisasi bekerja sama dengan sukses untuk mencapai tujuan strategis organisasi.

Employement self service

Setiap prosedur SDM, mulai dari orientasi karyawan hingga pelaporan, akan dibuat lebih efektif dengan bantuan situs swalayan.

Karena aksesibilitas multi-saluran dibangun ke dalam HRIS, pekerja dapat mengakses, memodifikasi, dan mengambil semua informasi terkait pekerjaan dari kenyamanan ponsel mereka.

Laporan HRIS

Laporan HRIS memberikan wawasan real time tentang personel organisasi melalui modul pelaporan dengan visual menarik.

Dimungkinkan untuk menggunakan solusi HRIS yang mencakup laporan yang telah ditentukan sebelumnya untuk membantu perusahaan dalam menciptakan suasana kolaboratif yang berkembang dalam tindakan dan membuat hubungan yang mulus antara wawasan, tindakan, dan hasil.

Integrasi karyawan

Dokumentasi yang diperlukan dihilangkan dari persamaan integrasi melalui portal layanan mandiri berbasis cloud.

Dengan dokumen yang dipindai, alur kerja otomatis, daftar periksa yang telah ditentukan sebelumnya, dan formulir digital yang mudah digunakan, karyawan dapat menyelesaikan proses integrasi dalam 15 menit.

Jadi, tertarik menggunakan Gajihub sebagai sistem informasi SDM dalam bisnis Anda? Anda bisa mencoba Gajihub secara gratis melalui tautan ini.