Dalam proses onboarding, terdapat berbagai onboarding document yang perlu menjadi perhatian HR. Dengan adanya dokumen-dokumen tersebut, sebagai profesional HR, Anda dapat memperlancar proses onboarding dan memberikan kesan profesional sejak hari pertama karyawan bekerja.
Menurut laporan dari Human Capital Institue, 20% turnover karyawan terjadi dalam 45 hari pertama. Angka ini menunjukkan bahwa proses onboarding karyawan baru merupakan faktor penting dalam mempertahankan bakat baru.
Selain itu, dengan menyelasaikan urusan administrasi pada awal masuk kerja, Anda dapat memberikan lebih banyak waktu bagi karyawan untuk bertemu dengan tim mereka, belajar tentang perusahaan, dan menyesuaikan diri. Oleh karena itu, Anda perlu mempersiapkan onboarding document dengan baik.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu onboarding document, manfaat, dan daftar dokumen yang penting untuk karyawan baru.
Apa yang Dimaksud dengan Onboarding Document?
Onboarding document adalah dokumen yang mencakup dokumen penting seperti offering letter, kontrak kerja, formulir gaji, dan sebagainya.
Dokumen-dokumen tersebut bertujuan untuk membantu karyawan baru memahami ekspektasi, kewajiban hukum, dan berbagai detail administrasi yang dibutuhkan.
Onboarding document juga dianggap sebagai representasi fisik dari hubungan kerja Anda dengan karyawan.
Dengan berbagai informasi di dalamnya, Anda dapat memastikan bahwa individu siap bekerja dan dapat memberikan kontribusi terbaik bagi perusahaan.
Baca Juga: Perbedaan Induksi Karyawan dan Onboarding, serta Tahapannya
Apakah Onboarding Document itu Penting?
Ya, penting. Seperti yang Anda ketahui, onboarding dirancang untuk mempersiapkan anggota tim baru.
Menurut Gallup, pengalaman onboarding yang baik dapat meningkatkan kepuasan karyawan dan membuat mereka lebih mungkin untuk bertahan.
Sementara itu, adanya dokumen onboarding dapat menunjukkan bahwa perusahaan Anda ingin memulai hubungan kerja dengan baik dan juga mengajarkan karyawan tentang budaya, kebijakan perusahaan, dan cara kerja bisnis perusahaan.
Selain itu, berikut sejumlah alasan yang membuat onboarding sangat penting:
1. Menyederhanakan Pengumpulan Data
Mengisi dokumen membutuhkan waktu yang cukup banyak, sehingga Anda perlu memulainya secepat mungkin.
Dengan begitu, karyawan baru dapat berfokus untuk menyesuaikan diri dan bertemu dengan tim mereka, sementara tim HR sudah memiliki semua informasi yang diperlukan untuk megatur gaji, tunjangan, dan akses mereka.
2. Menetapkan Ekspektasi
Dengan memberikan deskripsi yang jelas mengenai jabatan, tanggung jawab, tunjangan, dan kompensasi, Anda dapat membantu karyawan tersebut memahami apa yang diharapkan dari mereka, sehingga tidak menimbulkan kebingungan di kemudian hari.
3. Mengurangi Risiko
Dokumen hukum yang ditandatangani dapat memastikan karyawan baru memahami prosedur dan kebijakan perusahaan, dan melindungi bisnis Anda jika terhadi masalah di masa depan.
4. Memastikan Kepatuhan
Onboarding document memastikan perusahaan hanya mempekerjakan individu yang berwenang untuk bekerja dan menyisihkan jumlah yang tepat dari setiap gaji karyawan untuk pajak.
5. Membantu Karyawan Memahami Tempat Kerja
Dokumen onboarding memberikan gambaran umum tentang peran baru mereka dan bisnis Anda, mulai dari misi perusahaan hingga tanggung jawab sehari-hari.
Onboarding document yang efektif harus mencakup semua yang perlu diketahui karyawan untuk berhasil dalam pekerjaan mereka.
Baca Juga: Onboarding Metrics: Arti, Manfaat, dan Metriks Pentingnya
Apa Saja Jenis Onboarding Document?
Onboarding document berfungsi untuk menetapkan ekspektasi terhadap peran mereka, menjelaskan kebijakan perusahaan, dan mendefinisikan persyaratan kerja.
Berikut beberapa jenis dokumen onboarding yang penting untuk karyawan baru:
1. Offer Letter
Offer letter atau surat penawaran kerja memberikan informasi kepada kandidat tentang posisi pekerjaan, job description, dan kompensasi yang ditawarkan. Biasanya dokumen ini mencakup:
- Jabatan
- Deskripsi pekerjaan
- Lokasi kerja (remote, hybrid, di kantor)
- Jenis pekerjaan (full time, part time)
- Detail pekerjaan
- Tunjangan dan kompensasi
- Ketentuan dan kondisi
Tips
- Jelaskan semua yang perlu diketahui kandidat potensial tentang peran dan ekspektasinya.
- Sertakan pernyataan bahwa surat penawaran menggantikan semua pembicaraan verbal lainnya untuk melindungi bisnis Anda dari kesalahpahaman atau inkonsistensi selama proses wawancara.
- Beri kandidat waktu yang wajar untuk mempertimbangkan penawaran.
Contoh Offer Letter
Download Template Offer Letter bahasa Indonesia
2. Kontrak Kerja
Surat kontrak kerja adalah kesepakatan antara pemberi kerja dan karyawan yang diatur oleh undang-undang ketenagakerjaan dan merinci kondisi yang harus dipatuhi oleh kedua belah pihak selama masa kerja.
Kontrak kerja biasanya terdiri dari informasi terkait:
- Detail karyawan
- Deskripsi peran dan ekspektasi
- Masa kerja
- Jam kerja
- Etika kerja dan kebijakan
- Pemutusan kontrak
- Kompensasi
- Penyelesaian sengketa
Tips
- Sertakan semua aspek kontrak sejak awal.
- Konsultasikan dengan penasihat hukum untuk kontrak yang kompleks.
- Pastikan kontrak kerja mematuhi semua undang-undang ketenagakerjaan yang relevan.
- Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami.
- Beri karyawan baru waktu yang wajar untuk meninjau kontrak.
Contoh Surat Kontrak Kerja
Surat kontrak kerja biasanya terdiri dari beberapa halaman, berikut ini adalah contoh halaman pertama yang bisa Anda jadikan referensi:
Untuk contoh halaman berikutnya unduh di sini:
Download Template Surat Kontrak Kerja
Baca Juga: 12 Hak Karyawan Kontrak dan Aspek Penting di Dalamnya
3. Non-disclosure Agreement (NDA)
Perjanjian non-disclosure agreement (NDA) adalah kesepakatan kontraktual yang mencegah karyawan mengungkapkan informasi kepemilikan perusahaan Anda.
Kesepakatan ini tetap berlaku bahkan setelah masa kerja mereka berakhir untuk melindungi kekayaan intelektual perusahaan Anda yang berharga.
Tips
- Konsultasikan dengan penasihat hukum untuk memastikan bahwa NDA Anda mematuhi undang-undang dan persyaratan setempat.
- Untuk menghindari masalah hukum, pastikan informasi rahasia atau kepemilikan didefinisikan dengan jelas.
4. Formulir Informasi Karyawan
Formulir informasi karyawan memungkinkan Anda mengumpulkan catatan karyawan secara akurat dan komprehensif.
Dengan berfokus pada detail pribadi dan finansial yang penting, catatan ini dapat menjadi titik awal untuk proses HR dan administrasi yang lebih efisien.
Tips
- Kumpulkan informasi sensitif karyawan melalui formulir online yang aman.
- Patuhi undang-undang privasi data.
- Pertimbangkan untuk membuat portal yang aman untuk mengumpulkan, melacak, dan menyimpan informasi karyawan.
- Tetapkan kebijakan dan pedoman yang jelas tentang cara menangani informasi karyawan dengan aman.
Selain dengan melakukan tips di atas, Anda juga dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub, yang dapat membantu Anda untuk mengumpulkan hingga menyimpan informasi karyawan.
Melalui software berbasis cloud ini, Anda dapat dengan mudah menambahkan data-data karyawan baru secara aman.
Dengan demikian, Anda tidak perlu khawatir saat komputer rusak ataupun hilang karena semua data dapat di-backup dan disimpan secara otomatis di cloud.
Selain itu, Anda juga dapat mencantumkan aturan perusahaan, yang kemudian dapat dibaca oleh karyawan melalui aplikasi Gajihub.
Sangat memudahkan, bukan? Tertarik mencoba? Yuk, klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:
5. Buku Panduan Karyawan
Buku panduan karyawan atau employee guide book berfungsi sebagai manual yang membantu karyawan memahami bisnis Anda dan bagaimana memaksimalkan waktu mereka dalam bekerja.
Buku panduan ini biasanya mencakup informasi seperti:
- Misi, visi, dan nilai perusahaan
- Code of conduct
- Kebijakan perusahaan
- Budaya perusahaan
- Kompensasi, tunjangan, dan fasilitas
- Hak dan kewajiban karyawan
- Prosedur keselamatan
- Resolusi konflik
Tips
- Pastikan buku panduan karyawan mudah diakses dan terorganisir dengan baik.
- Konsultasikan dengan penasihat hukum untuk memastikan kepatuhan dan akurasi.
- Berikan contoh praktis tentang bagaimana kebijakan dan prosedur penting diterapkan di tempat kerja.
- Secara teratur perbarui buku panduan untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan perusahaan yang berubah.
6. Dokumen Kepatuhan
Dokumen ini mencakup berbagai topik seperti keselamatan, etika, dan perilaku yang berepran penting untuk memastikan karyawan baru memahami dan mematuhi kebijakan, prosedur, dan standar perusahaan.
Tips
- Tetap up-to-date dengan undang-undang, peraturan, atau standar industri yang relevan untuk memastikan dokumen kepatuhan Anda tetap akurat dan terkini.
- Pastikan dokumen kepatuhan ditinjau oleh tim hukum Anda untuk akurasi, kelengkapan, dan kepatuhan terhadap peraturan.
Baca Juga: Ijazah Ditahan Perusahaan: Alasan dan Aturannya di Indonesia
7. Bagan Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi perusahaan memberikan representasi visual dari perusahaan Ada. Referensi ini membantu karyawan baru memahami cara kerja perusahaan, kepada siapa ia harus melapor, dan bagaimana mereka cocok dengan perusahaan melalui gambaran yang lebih besar.
Tips
- Pastikan bagan organisasi Anda sederhana dan mudah diinterpretasikan.
- Perbarui bagan organisasi Anda secara berkala untuk mencerminkan perubahan peran struktur pelaporan, atau penunjukan baru.
Baca Juga: Tingkatan Manajemen Perusahaan dan Fungsinya Masing-Masing
8. Kalender Perusahaan dan Acara
Kalender perusahaan menyediakan jadwal acara perusahaan, liburan, tanggal penting, dan tenggat waktu. Informasi ini membantu karyawan baru tetap terinformasi dan terorganisir.
Tips
- Buat kalender perusahaan Anda terorganisir dan terkini untuk menghindari kebingungan.
- Siapkan sistem dengan pemberitahuan dan pengingat untuk acara, rapat, atau tenggat waktu mendatang.
- Pastikan karyawan dapat mengakses kalender dari berbagai perangkat.
- Jika Anda memiliki karyawan di berbagai zona waktu, pastikan kalender Anda selalu mencerminkan waktu yang akurat untuk lokasi yang berbeda.
- Carilah tools kalender yang menawarkan pembaruan mudah, pengingat, dan sinkronisasi multi-perangkat untuk manajemen yang mulus.
Sebagai software HR, Gajihub juga menyediakan kalender perusahaan yang dapat diakses karyawan melalui smartphone masing-masing.
Mereka juga dapat melihat kalender jadwal kerja yang menunjukkan hari-hari libur dan tanggal bekerja karyawan.
9. Pemeriksaan Latar Belakang
Beberapa perusahaan mungkin mengharuskan calon karyawan menjalani pemeriksaan latar belakang atau background check.
Jika bisnis Anda memerlukannya, Anda harus mendapatkan izin dari individu tersebut, sebelum melakukan screening.
Pemeriksaan ini bisa mencakup riwayat pekerjaan, kredit, kriminal, dan kendaraan bermotor. Perusahaan Anda juga dapat memilih untuk menyertakan tes narkoba.
Baca Juga: Tahapan Screening Lamaran, Manfaat, dan Tips Terbaiknya
Bagaimana Cara Membuat Onboarding Document?
Untuk membuat onboarding document yang efektif dan komprehensif, ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan, yaitu:
1. Tambahkan Tugas-Tugas yang Dapat Dilakukan
Untuk membuat onboarding document yang sukses, Anda harus mencantumkan tugas-tugas yang perlu ditandatangani, dibaca, dan dilakukan oleh karyawan.
Jika dokumen terlalu panjang untuk dibaca, pertimbangkan untuk membuatnya lebih singkat dan sederhana.
Meskipun tugas yang panjang mungkin terlihat informatif, namun hal tersebut kerap membuat karyawan baru kebingungan.
Jadi, pertimbangkan untuk membuatnya lebih singkat dan sederhana. Namun, pastikan untuk tetap mencantumkan informasi tambahan yang penting bagi karyawan baru.
Baca Juga: Rencana 30-60-90 Hari Onboarding: Arti, Struktur, dan Contohnya
2. Buat Dokumen Interaktif antara HR dan Karyawan Baru
Menurut laporan dari Gallup, hanya 12% karyawan yang setuju bahwa organisasi mereka memiliki proses onboarding yang sangat baik.
Oleh karena itu, Anda perlu memaksimalkan dokumen onboarding dengan membuatnya interaktif dan berisi kebijakan yang jelas untuk menghindari konflik di kemudian hari.
Kemudian, kumpulkan semua dokumen yang perlu diisi oleh karyawan baru pada hari pertama mereka, sehingga hal-hal sebagai HR Anda dapat memeriksa hal-hal penting.
3. Sertakan Dokumentasi Tentang Budaya dan Norma Perusahaan
Studi yang dilakukan oleh Aberdeen Group menunjukkan bahwa 66% perusahaan yang melakukan program onboarding terstruktur melaporkan keberhasilan yang lebih tinggi dalam asimilasi budaya perusahan.
Dokumentasi ini dapat mengekspresikan tujuan melalui nilai dan keyakinan, serta memberikan panduan melalui norma-norma perusahaan.
Baca Juga: Culture Fit Test: Pengertian, Manfaat, dan Langkahnya
4. Sertakan Sumber Daya yang Diperlukan Karyawan Baru
Sebagai karyawan baru, tentu mereka memiliki banyak pertanyaan tentang pekerjaan baru mereka dan perusahaan. Hal ini bisa menimbulkan kecemasan, sehingga Anda perlu melakukan langkah-langkah berikut:
- Pertimbangkan buddy system
- Manfaatkan teknologi yang tepat
5. Sertakan Glosarium Istilah Organisasi
Perusahaan sering menggunakan berbagai istilah dalam judul resmi, serikat, dan asosiasi mereka. Beberapa contohnya adalah CSR,KPI, SWOT, dan sebagainya.
6. Sertakan Materi Pelatihan untuk Pembelajaran Mandiri
Berikan pelatihan yang diperlukan untuk karyawan baru mengenai peran dan tanggung jawab mereka.
Jika diberikan sumber daya yang tepat, karyawan dapat mengidentifikasi kebutuhan belajar mereka sendiri, menetapkan tujuan belajar, dan mengevaluasi pengetahuan mereka.
Tetapkan tujuan yang realistis dan sediakan materi pelatihan untuk pembelajaran mandiri.
Baca Juga: 10 Kesalahan Rekrutmen yang Wajib Dihindari dan Solusinya
Kesimpulan
Dalam proses onboarding, terdapat berbagai dokumen penting yang perlu disiapkan oleh HR untuk memperlancar karyawan baru pada hari-hari awal bekerja.
Onboarding document mencakup offer letter, kontrak kerja, NDA, buku panduan, hingga pemeriksaan latar belakang karyawan baru.
Semua dokumen ini bertujuan untuk membantu karyawan memahami ekspektasi, kewajiban hukum, dan detail administrasi yang diperlukan, sehingga mereka lebih siap untuk bekerja.
Dokumen onboarding juga berperan penting dalam menyederhanakan pengumpulan data, menetapkan ekspektasi, mengurangi risiko, memastikan kepatuhan, serta membantu karyawan memahami budaya dan struktur perusahaan.
Dengan adanya dokumen yang lengkap dan terstruktur, karyawan baru dapat lebih mudah beradaptasi, mengenal budaya perusahaan, serta mengetahui prosedur dan kebijakan yang berlaku.
Hal ini juga membantu HR untuk mengelola gaji, tunjangan, dan akses karyawan dengan lebih efisien.
Selain melalui dokumen-dokumen di atas, perusahaan juga perlu mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui software ini, Anda dapat dengan mudah menambahkan data karyawan baru hingga mengelola kehadiran mereka dan proses payroll.
Di samping itu, Gajihub juga dilengkapi berbagai fitur menarik lainnya seperti analisa data, reimbursement, dan pengelolaan PPh 21.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Perbedaan Performance Management dan Performance Appraisal - 28 October 2024
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024