Saat ini banyak perusahaan yang mulai menerapkan performance review calibration untuk memastikan evaluasi karyawan mereka dilaksanakan secara adil dan konsisten.
Performance review calibration melibatkan beberapa manajer dalam meninjau kinerja karyawan, yang bertujuan untuk memastikan bahwa penilaian dilakukan secara objektif dan terhindar dari bias.
Meskipun membutuhkan waktu dan upaya yang cukup besar, proses ini sangat penting untuk menghilangkan bias dalam evaluasi kinerja karyawan, yang memungkinkan karyawan dinilai dengan kriteria dan cara yang sama.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu performance review calibration, cara kerja, manfaat, hingga cara melaksanakannya.
Apa yang Dimaksud dengan Performance Review Calibration?
Performance review calibration atau kalibrasi tinjauan kinerja adalah proses yang menyamakan atau membuat standar cara manajer mengevaluasi karyawan mereka.
Tujuannya adalah memastikan penilaian kinerja dilakukan secara adil, yakni dengan:
- Membuat proses penilaian seobjektif mungkin.
- Menyetujui metrik yang digunakan manajer untuk mengukur kinerja.
- Mengurangi subjektivitas.
- Menghilangkan bias yang tidak disadari.
- Mendukung manajer yang baru atau memerlukan pengembangan kepemimpinan.
Saat kalibrasi kinerja berjalan efektif, artinya jika kelompok manajer mengevaluasi satu karyawan, maka tidak akan ada perbedaan signifikan di antara penilaian mereka, kecuali perbedaan yang mungkin muncul dari proyek berbeda yang dikerjakan bersama masing-masing manajer.
Baca Juga: Template Performance Review: Contoh dan Link untuk Download
Apakah Performance Review Calibration itu Penting?
Kalibrasi dalam performance review sangat penting untuk keberhasilan siklus tinjauan Anda.
Organisasi yang berfokus pada karyawan dan meluangkan waktu untuk mengkalibrasi evaluasi karyawan demi keadilan akan mendapatkan manfaat seperti:
1. Akurasi yang Lebih Baik
Proses kalibrasi akan membuat evaluasi karyawan lebih objektif dan akurat. Saat karyawan mendapatkan feedback yang jujur dan spesifik, mereka bisa lebih mudah mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan bertindak secara efektif.
2. Gambaran Kinerja Organisasi yang Lebih Jelas
Variasi penilaian dapat membuat perusahaan kesulitan dalam mengembangkan gambaran besar tentang kinerja organisasi.
Melalui proses kalibrasi, Anda dapat memahami bagaimana kinerja setiap departemen dan apakah kinerja mereka sesuai dengan kemajuan organisasi secara keseluruhan.
Baca Juga: 10 Tips Melakukan Penilaian Kinerja Organisasi
3. Peningkatan Kepercayaan dalam Proses Tinjauan Kinerja
Karyawan yang merasa evalausi mereka adil dan konsisten akan lebih mendedikasikan diri dalam proses tersebut.
Kepercayaan ini juga akan meningkatkan motivasi mereka untuk bertindak berdasarkan feedback dari manajer.
4. Pengakuan untuk Keberhasilan Karyawan
Sebagai manajer, Anda harus mengakui pekerjaan terbaik seorang karyawan untuk menjaga kepuasan kerja mereka.
Dalam performance review calibration, tim HR perlu mengidentifikasi manajer yang memerlukan panduan dan memastikan mereka memberikan penghargaan yang layak kepada karyawan.
Baca Juga: Pentingnya Employee Recognition, Hingga Tips Melakukannya
Bagaimana Cara Kerja Performance Review Calibration?
Cara kerja performance review calibration melibatkan beberapa manajer yang berkumpul dalam sebuah meeting dan membawa penilaian mereka terhadap karyawan, untuk kemudian menyusunnya secara bersama-sama.
Mereka akan berbicara secara terbuka tentang kinerja setiap karyawan, pencapaian, dan area yang perlu ditingkatkan.
Pada akhir diskusi, mereka mencapai kesepakatan tentang penilaian yang mencerminkan pencapaian setiap karyawan dan area yang perlu diperbaiki.
Proses ini membantu menemukan bias atau hal-hal yang tidak konsisten yang mungkin terdapat dalam penilaian.
Secara singkat, kalibrasi dalam manajemen kinerja adalah usaha untuk mengecek keadilan pada proses penilaian karyawan.
Baca Juga: Performance Evaluation Karyawan: Panduan Lengkap untuk HR
Apa yang Terjadi Selama Performance Review Calibration?
Proses kalibrasi biasanya berlangsung setelah siklus penilaian kinerja selesai. Ada 6 langkah utama dalam siklus tersebut, yaitu:
1. Menetapkan Ekspektasi yang Jelas
Tahap ini seperti membuat rencana perjalanan untuk setiap karyawan. Artinya, manajer harus menentukan apa yang perlu mereka capai untuk mendapatkan nilai tertentu.
Dalam hal ini, tetapkan SMART goals dan sampaikan dengan baik kepada karyawan agar mereka merasa lebih terlibat dan termotivasi untuk bekerja lebih giat.
Baca Juga: Apa itu SMART Goals dan Bagaimana Penerapannya dalam Proses HR
2. Menyusun Tim Feedback
Selanjutnya, sebagai Anda perlu memutuskan siapa yang akan menjadi bagian dari tim feedback, misalnya mengumpulkan orang-orang dengan perspektif berbeda.
Misalnya, pemimpin, bawahan karyawan tersebut, atau pun rekan kerja mereka.
3. Klarifikasi Pernyataan dan Penilaian
Selanjutnya, Anda perlu menulis pernyataan untuk memastikan bahwa penilaian tidak mengadung bias. Hal ini seperti mengecek apakah terdapat perbedaan atau pun masalah dalam penilaian tersebut.
4. Pertemuan Kalibrasi
Pada pertemuan ini, semua orang akan berbagi pendapat dan wawasan mereka. Pertemuan ini menjadi kesempatan untuk mengatasi masalah terhadap penilaian atau saran yang dirasa kurang adil.
5. Membagikan Feedback dan Melakukan Perubahan
Pada tahap ini, Anda akan memberikan feedback atau mungkin mengubahnya sedikit dan kemudian diberikan kepada karyawan yang dinilai.
Jangan lupa untuk menyertakan saran dan masukan yang membangun untuk kinerja karyawan kedepannya.
Baca Juga: Feedforward Control, Apa Bedanya dengan Feedback?
Bagaimana Cara Melaksanakan Performance Review Calibration?
Untuk melaksanakan performance review calibration, berikut beberapa langkah yang bisa Anda lakukan:
1. Pilih Peserta yang Tepat
Undang manajer pada level yang sama atau dari lini bisnis tertentu. Manajer harus siap mewakili laporan langsung mereka atau milik supervisornya.
Misalnya, VP pemasaran mungkin tidak memiliki konteks yang cukup tentang apa yang terjadi di departemen teknik.
2. Berikan Contoh Spesifik
Selanjutnya, dorong manajer untuk mendukng penilaian mereka dengan memberikan contoh spesifik atau bukti perilaku karyawan.
Sistem penilaian kinerja yang kuat dapat membantu memberikan bukti kinerja staf yang baik.
3. Jangan Memihak
Pastikan semua pertemuan kalibrasi dipimpin oleh fasilitator yang tidak memihak untuk menjaga objektivitas dalam penilaian kinerja.
4. Diskusikan Hasil Individual
Selanjutnya, laksanakan pertemuan forum untuk membahas hasil penilaian karyawan secara individual.
Jangan lupa untuk menerapkan standar yang konsisten pada seluruh manajer, agar menghasilkan kriteria evaluasi yang adil.
5. Terapkan Standar yang Konsisten di Seluruh Manajemen
Anda juga perlu memastikan standar yang sama untuk diterapkan kepada manajer di seluruh organisasi. Hal ini sangat bermanfaat, terutama bagi organisasi yang menerapkan sistem penilaian kinerja tanpa melibatkan pihak ketiga.
Baca Juga: 10 Cara Memberikan Masukan untuk Perusahaan dan Contohnya
6. Gunakan Pertemuan Kalibrasi sebagai Kesempatan Belajar
Manfaatkan pertemuan kalibrasi sebagai pengalaman belajar bagi manajer. Manajer dapat belajar bagaimana memantau kinerja dan menerapkan standar yang konsisten untuk meningkatkan keterampilan mereka.
7. Tingkatkan Entri Penilaian Kinerja
Proses ini membantu manajer untuk meningkatkan kualitas konten yang dimasukkan ke dalam sistem penilaian kinerja karyawan.
Baca Juga: Mengetahui Graphic Rating Scale dalam Penilaian Kinerja
Apa Saja Tips untuk Mengoptimalkan Performance Review Calibration?
Selain dengan melakukan berbagai hal di atas, ada beberapa tips tambahan yang perlu Anda terapkan saat melaksanakan performance review calibration, yaitu:
1. Tetapkan Kriteria Evaluasi yang Jelas
Sebelum melaksanakan kalibrasi penilaian, selaraskan ekspektasi kinerja dengan tujuan organisasi. Selama pertemuan, manajer dapat mengklarifikasi ekspektasi dan membahas kriteria kinerja dengan laporan langsung mereka.
One-on-one meeting juga dapat dilakukan untuk menetapkan ekspektasi yang jelas dan selaras dengan tujuan organisasi.
2. Optimalkan Pertemuan Kalibrasi
Batasi jumlah peserta untuk mencapai kesimpulan yang lebih cepat dan sertakan pemimpin dari setiap kelompok untuk mewakili pekerjaan departemen mereka.
3. Waktu Kalibrasi
Lakukan kalibrasi sebelum setiap siklus kinerja, setelah perubahan manajerial, selama merger dan akuisisi, dan setidaknya sekali setahun untuk penilaian yang akurat dan adil.
4. Tentukan Peran dan Tanggung Jawab
Selanjutnya, tentukan peran dan tanggung jawab, agar karyawan memahami apa yang diperlukan untuk memenuhi tujuan secara tepat waktu atau berdasarkan deadline.
5. Inklusi Feedback 360 Degree
Sertakan feedback dari berbagai sumber untuk mengruangi bias dan meningkatkan kualitas proses evaluasi kinerja.
Contohnya, 360 degree feedback dapat membantu meningkatkan keterlibatan dan kinerja karyawan.
Baca Juga: Work Engagement: Arti, Ciri-ciri, Aspek, Dampak, dan Strateginya
6. Jaga untuk Tetap Anonim dalam Feedback Penilaian
Pastikan Anda melaksanakan kalibrasi secara adil dan konsisten dengan tetap anonim selama proses penilaian.
7. Pantau dan Atasi Bias
Anda juga perlu memantau dan mengatasi potensi bias dalam proses performance review. Dalam hal ini, Anda bisa memberikan pelatihan kepada manajer tentang cara melakukan penilaian yang objektif.
Baca Juga: Download Form Penilaian Kinerja Karyawan dan Pembahasan Lengkapnya
Apa Saja Kelebihan dan Kekurangan Performance Review Calibration?
Kalibrasi kinerja adalah aspek penting dari evaluasi karyawan yang emnawarkan berbagai kelebihan serta kekurangan.
Baca Juga: Performance Gap: Arti, Penyebab, hingga Cara Mencegahnya
Kelebihan Performance Review Calibration
Berikut beberapa kelebihan dari proses kalibrasi ini:
1. Konsistensi Tinjauan yang Lebih Baik
Manajer yang berbeda dapat memiliki metrik mereka sendiri untuk mengukur kinerja. Namun, dengan berdiskusi dan menyepakati sistem yang adil, setiap karyawan akan menerima penilaian yang lebih konsisten.
2. Mengurangi Bias
Proses ini membantu memastikan tidak ada prasangka yang mempengaruhi penilaian kinerja.
3. Mendorong Keterbukaan
Dengan pendekatan yang seimbang dan adil, manajer dapat lebih terbuka dalam mendiskusikan apa yang perlu diperbaiki dan langkah-langkah untuk meningkatkan kinerja.
4. Pengakuan untuk Kinerja Tinggi
Kalibrasi penilaian kinerja memastikan karyawan yang berprestasi tinggi mendapatkan pengakuan yang layak.
Kekurangan Performance Review Calibration
Sementara itu, berikut sejumlah kekurangan dari proses kalibrasi kinerja:
1. Proses yang Memakan Waktu
Menyiapkan dan melaksanakan kalibrasi kinerja memerlukan waktu dan usaha.
2. Membebani Anggaran
Proses ini membutuhkan sumber daya, mulai dari pelatihan hingga alat, yang bisa membebani anggaran.
3. Tidak Disukai Semua Orang
Beberapa manajer mungkin merasa kesulitan dalam mengelola karyawan meskipun diadakan performance review calibration.
Meskipun proses kalibrasi kinerja dapat meningkatkan konsistensi, keadilan, dan epngakuan bagi karyawan berprestasi, namun proses ini juga memerlukan waktu, sumber daya, dan mungkin tidak cocok untuk semua orang.
Oleh karena itu, Anda perlu mempertimbangkannya secara matang untuk melakukan performance review calibration secara efektif.
Baca Juga: Pay per Performance: Arti, Kelebihan & Kekurangan, serta Tips Terbaiknya
Kesimpulan
Performance review calibration adalah proses penting yang dapat membantu memastikan evaluasi karyawan dilakukan secara adil dan konsisten.
Dengan melibatkan beberapa manajer dalam penolaian kinerja, kalibrasi dapat membantu mengurangi bias dan subjektivitas, serta memberikan gambaran yang lebih akurat tentang kinerja karyawan.
Proses ini juga meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap sistem penilaian dan memberikan pengakuan yang layak bagi karyawan berprestasi tinggi.
Meskipun memerlukan waktu dan sumber daya yang cukup besar, manfaat yang diperoleh dari kalibrasi kinerja jauh lebih besar dibandingkan dengan kekurangannya.
Proses ini tidak hanya membantu manajer dalam menilai kinerja karyawan dengan lebih baik, tetapi juga memberikan kesempatan belajar dan pengembangan bagi mereka.
Sama seperti proses penilaian kinerja yang banyak melibatkan tim HR, proses performance review calibration juga turut menjadi tanggung jawab tim HR.
Oleh karena itu, untuk meringankan pekerjaan mereka, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui software ini, tim HR dapat lebih fokus pada pekerjaan yang membutuhkan banyak strategi dan pertimbangan, seperti evaluasi kinerja karyawan tanpa mengabaikan pekerjaan adminstrasi seperti absensi karyawan, payroll, cuti, hingga urusan BPJS dapat diserahkan kepada Gajihub.
Sebagai contoh, dengan fitur kelola cuti dan izin, karyawan dapat dengan mudah melakukan pengajuan cuti melalui smartphone mereka masing-masing tanpa harus mengisi formulir cuti yang mungkin harus disediakan tim HR.
Setelah itu, tim HR dan manajer dapat melakukan approval terkait cuti tersebut melalui website Gajihub.
Sangat memudahkan, bukan? Yuk, kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.