Setiap perusaahaan membutuhkan template performance review untuk dapat mengevaluasi kinerja karyawan dalam pekerjaan mereka.
Efisiensi dan efektivitas evaluasi ini biasanya ditentukan oleh bagaimana para manajer melaksanakannya. Jika dilakukan secara tepat, performance review dapat memberikan manfaat besar bagi kedua belah pihak, baik karyawan maupun manajer.
Bagi karyawan, evaluasi ini dapat membantu mereka mengidentifikasi area-area yang perlu dikembangkan, yang secara langsung juga berkontribusi dalam peningkatan produktivitas kegiatan operasional perusahaan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu performance review, manfaat, hingga contoh dan template-nya yang bisa diunduh.
Apa yang Dimaksud dengan Performance Review?
Performance review atau ulasan kinerja adalah cara formal bagi perusahaan untuk menilai bagaimana karyawan bekerja.
Tujuannya adalah untuk mengetahui lebih banyak tentang kelebihan dan kekurangan mereka, serta memberikan masukan yang berguna guna meningkatkan keterampilan di masa depan, dan membantu menetapkan tujuan.
Jika direncanakan dan dilakukan dengan baik, performance review dapat membantu mendorong motivasi karyawan dan menciptakan budaya feedback dan pengembangan berkelanjutan di tempat kerja.
Baca Juga: 10 Contoh CV Digital Marketing Terbaik dan Templatenya
Apa Saja Jenis Performance Review?
Ada beberapa jenis performance review yang bisa Anda lakukan untuk menilai karyawan, di antaranya adalah:
1. Evaluasi Setiap Minggu atau Dua Minggu
Ulasan kinerja mingguan atau dua mingguan tidak membutuhkan banyak data atau fokus pada tujuan tertentu. Ulasan ini membantu memastikan bahwa proyek, terutama yang bergerak cepat atau fleksibel, tetap berjalan sesuai rencana setiap minggunya.
Dalam evaluasi mingguan atau dua mingguan, manajer dan tim dapat dengan cepat melacak progress, mengidentifikasi masalah, dan membuat perubahan yang diperlukan.
2. Penilaian Bulanan
Ulasan kinerja bulanan memberikan manfaat terutama untuk karyawan baru, karyawan dengan kontrak jangka pendek, atau proyek yang baru dimulai.
Hal ini membantu mengevaluasi sejauh mana karyawan telah beradaptasi dengan peran mereka dan seberapa baik proyek tersebut berjalan.
Melalui ulasan bulanan, manajer dapat memberikan feedback secara teratur, membantu karyawan memperbaiki kinerja mereka, dan menjaga proyek tetap sesuai rencana.
3. Evaluasi Tiap Triwulan
Dalam performance review ini, karyawan akan dinilai setiap tiga bulan. Hal ini sejalan dengan pembagian tahun bisnis menjadi Q1, Q2, Q3, Q4.
Periode tersebut dapat memberikan cukup waktu bagi karyawan untuk mencapai tujuan dan target yang ditetapkan, serta memperbaiki kinerja mereka.
Evaluasi triwulan juga memungkinkan manajer untuk melihat tren kinerja jangka panjang dan membuat penyesuaian strategis jika diperlukan.
4. Ulasan Tahunan
Ulasan tahunan memberikan gambaran keseluruhan kinerja karyawan selama satu tahun penuh. Dalam ulasan tersebut, manajer dan karyawan dapat mengevaluasi pencapaian, merencanakan tujuan baru, dan mengidentifikasi area pengembangan untuk masa depan.
Meskipun ulasan tahunan dapat memberikan pandangan yang lebih luas, feedback yang diberikan sepanjang tahun tetap menjadi bagian penting dari proses penilaian kinerja yang efektif.
Baca Juga: Underperformance Karyawan: Pengertian, Penyebab, dan Cara Mengatasinya
Apakah Performance Review itu Penting?
Selain memiliki manfaat jangka panjang, performance review juga memberi kentungan langsung bagi karyawan dan perusahaan, seperti:
1. Memahami Peran dengan Tujuan Bisnis
Ulasan kinerja membantu semua orang memahami visi dan tujuan perusahaan serta bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada hal itu, di mana kinerja individu berpengaruh pada keseluruhan kinerja perusahaan.
2. Pemahaman yang Jelas tentang Pekerjaan
Ulasan kinerja membantu karyawan memahami peran mereka dalam organisasi. Ketika tugas dan tanggung jawab pekerjaan sudah jelas, kebingungan di tempat kerja dapat diminimalisir.
3. Feedback Rutin tentang Kinerja
Feedback yang disampaikan secara rutin dapat membantu komunikasi yang baik di tempat kerja. Ulasan kinerja membantu mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan serta memberikan pemahaman yang lebih baik tentang harapan terkait pekerjaan.
4. Pengembangan Karier
Performance review juga membantu karyawan merencanakan dan menetapkan tujuan untuk pengembangan karier mereka. Ini juga membantu mereka mendapatkan pelatihan tambahan atau mentor yang diperlukan.
5. Penghargaan atas Kinerja Baik
Ulasan kinerja memberikan penghargaan selain hanya kompensasi finansial. Hal ini termasuk penghargaan seperti cuti dan bonus.
Selain itu, ulasan yang baik juga menjadi motivasi untuk berprestasi lebih baik dan membuka peluang untuk kemajuan karier.
Baca Juga: Performance Appraisal: Pengertian, Fungsi, Jenis, Kelebihan, Kekurangan, dan Tips Melakukannya
Bagaimana Cara Melakukan Performance Review?
Dalam melakukan performance review, terdapat beberapa hal yang perlu Anda lakukan untuk persiapan, saat pelaksanaan, dan setelahnya. Berikut penjelasan lengkapnya:
Persiapan
1. Tetapkan Siklus Ulasan
Sebelum memulai ulasan kinerja, penting untuk menetapkan jadwal atau siklus ulasan secara jelas.
Hal ini membantu memastikan bahwa semua karyawan dan manajer memahami kapan ulasan akan dilakukan dan apa yang diharapkan dari proses tersebut.
2. Persiapkan Karyawan dengan Baik
Sebelum melakukan ulasan, pastikan karyawan dipersiapkan dengan baik. Ini termasuk memberikan pemberitahuan tentang jadwal ulasan dan mengkomunikasikan standar penilaian kinerja yang akan digunakan.
Menetapkan harapan secara jelas akan membantu karyawan mempersiapkan diri mereka sendiri dan memastikan bahwa proses ulasan berjalan dengan lancar.
3. Siapkan Feedback
Salah satu langkah terpenting dalam persiapan ulasan adalah mempersiapkan feedback, yang melibatkan peninjauan kinerja karyawan sejak ulasan sebelumnya, mencatat pencapaian, kemajuan, serta area pengembangan.
Memiliki feedback yang terstruktur akan membantu memastikan bahwa ulasan kinerja memberikan informasi yang berguna dan konstruktif.
4. Gunakan Template Performance Review
Penggunaan template performance review dapat memberikan struktur yang jelas dalam mengevaluasi kinerja karyawan.
Template ini biasanya mencakup kriteria penilaian yang telah ditentukan sebelumnya dan dapat membantu memastikan konsistensi dalam proses ulasan.
5. Libatkan Karyawan
Melibatkan karyawan dalam proses ulasan dapat meningkatkan transparansi dan keterlibatan mereka dalam proses tersebut.
Dalam hal ini, Anda bisa meinta karyawan untuk mengevaluasi diri mereka sendiri sebelum pertemuan ulasan dan berkolaborasi dalam menyusun agenda untuk pertemuan ulasan.
6. Kumpulkan Informasi dari Berbagai Sumber
Agar ulasan kinerja lebih objektif dan komprehensif, penting untuk mengumpulkan informasi dari berbagai sumber. Hal ini bisa termasuk feedback dari rekan kerja, penghargaan yang diterima, serta catatan kinerja yang disimpan oleh manajer.
Baca Juga: Performance Management: Pengertian, Manfaat, dan Cara Mengukurnya
Selama Ulasan
7. Komunikasikan dengan Jelas
Saat melakukan ulasan kinerja, komunikasikan umpan balik dengan jelas dan spesifik kepada karyawan. Berikan contoh konkret atau bukti untuk mendukung observasi Anda.
8. Dorong Dialog Dua Arah
Dorong dialog dua arah selama ulasan kinerja. Ajak karyawan untuk berbicara dan bertanya, dan berikan waktu bagi mereka untuk berbagi pandangan mereka.
8. Diskusikan Pencapaian dan Tantangan
Gunakan waktu selama ulasan untuk membahas pencapaian karyawan sejak ulasan sebelumnya. Diskusikan juga tantangan atau area pengembangan yang perlu ditingkatkan.
9. Setujui Tujuan Masa Depan
Fokuskan pada perencanaan untuk masa depan dengan membahas tujuan dan harapan untuk karyawan dalam jangka waktu mendatang.
Diskusikan bersama-sama bagaimana tujuan tersebut dapat dicapai dan dukungan apa yang dibutuhkan oleh karyawan.
Setelah Ulasan
10. Berikan Salinan Ulasan
Berikan salinan ulasan kepada karyawan setelah pertemuan ulasan selesai. Hal ini dapat memberi mereka kesempatan untuk merenungkan umpan balik yang diberikan dan membuat rencana untuk memperbaiki kinerja mereka.
12. Lakukan Tindak Lanjut Berkala
Lakukan tindak lanjut berkala dengan karyawan untuk memastikan bahwa mereka tetap fokus pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Hal tersebut juga memungkinkan manajer dan karyawan untuk terus berkomunikasi dan menyelesaikan masalah yang mungkin muncul.
Baca Juga: Sasaran Kinerja Karyawan: Arti, Manfaat, Hingga Contohnya
Bagaimana Contoh Template Performance Review?
Template performance review adalah alat yang berguna untuk membantu manajer dan pemimpin sumber daya manusia mengevaluasi bagaimana seorang karyawan bekerja secara adil.
Hal ini membantu mereka mengetahui apa yang baik dan apa yang perlu ditingkatkan dari seorang karyawan.
Biasanya, manajer menggunakan template ini untuk membimbing mereka dalam mengevaluasi kinerja karyawan dengan menyoroti hal-hal khusus yang perlu dibicarakan
Berikut adalah beberapa contoh template performance review secara umum:
1. Template Performance Review Sederhana
Template ini menyediakan informasi dasar, termasuk daftar kualitas dan keterampilan karyawan serta sistem penilaian dari buruk hingga sangat baik.
- Nama Karyawan:
- Departemen:
- Nomor ID Karyawan:
- Jabatan yang Diemban:
- Nama Peninjau:
- Jabatan Peninjau:
- Tanggal Ulasan Terakhir:
Karakteristik: (Masukkan sangat baik, baik, memuaskan, atau kurang memuaskan untuk setiap item)
- Kehadiran:
- Keterandalan:
- Keterampilan Teknis:
- Keteraturan:
- Hubungan dengan Klien:
- Hubungan dengan Rekan Kerja:
- Integritas:
- Kejujuran:
- Kreativitas:
- Produktivitas:
- Kerja Kelompok:
- Inisiatif:
- Kerja Mandiri:
- Komunikasi:
- Konsistensi Kerja:
- Kualitas Kerja:
- Berusaha Maksimal:
Tujuan
Apakah tujuan yang ditetapkan selama ulasan kinerja terakhir tercapai?
Tujuan untuk periode ulasan kinerja berikutnya:
Komentar dan Persetujuan:
Tanda Tangan Karyawan:
Tanda Tangan Peninjau:
Download Template Performance Review Sederhana
2. GOOD Performance Review
GOOD adalah singkatan dari goals, obstacles, opportunities, dan decisions. Manajer dapat menggunakan template ini untuk membantu memandu percakapan satu lawan satu yang efektif.
Tujuan (Goals)
- Apa saja tujuan jangka pendek dan jangka panjang kita?
- Bagaimana situasinya sejak percakapan terakhir kita?
- Apa tujuan kita untuk masa depan?
Hambatan (Obstacles)
- Apa yang menghambat kemajuan kita?
- Apa yang saya perhatikan menghambat kemajuan Anda?
- Apa yang bisa Anda lakukan? Apa yang bisa saya lakukan untuk membantu?
Peluang (Opportunities)
- Apa yang membuat Anda bangga yang tidak diketahui rekan kerja Anda?
- Apakah Anda merasa sedang berkembang menuju tujuan Anda?
- Bagaimana kami dapat membantu Anda menjadikan ini pekerjaan impian Anda?
Keputusan (Decisions)
- Langkah apa yang dapat saya ambil sebelum pertemuan berikutnya?
- Langkah apa yang dapat Anda ambil sebelum pertemuan berikutnya?
- Keputusan besar lain apa yang kita buat?
Download Template Good Performance Review
3. Template Tinjauan Kinerja Triwulanan
Manajer dapat menggunakan template berikut untuk merangkai topik diskusi dalam tinjauan kinerja triwulanan.
Mengulas Masa Lalu
- Tanggapan—Apa sorotan dari bulan/kwarter sebelumnya?
- Apa yang dapat Anda tingkatkan bulan/kwarter lalu?
- Apa tujuan Anda untuk bulan/kwarter berikutnya?
Membuat Rencana
- Apa yang akan membuat empat bulan ke depan sukses bagi Anda di tempat kerja?
- Bagaimana kami dapat membantu Anda mencapai tujuan Anda?
- Bagaimana Anda merencanakan untuk melacak atau mengukur kemajuan Anda terhadap tujuan-tujuan ini?
- Tindakan apa yang dapat Anda ambil untuk mencapai tujuan ini?
Melihat ke Masa Depan
- Apa tujuan/rencana Anda untuk kuartal berikutnya?
- Apakah Anda memahami bagaimana tujuan pribadi Anda sejalan dengan tujuan perusahaan?
Download Template Tinjauan Kinerja Triwulanan
4. Template Tinjauan Rekan Kerja (Peer Review)
Manajer dapat menggunakan templaet berikut untuk mengumpulkan feedback tentang kinerja seorang karyawan dari rekan kerjanya.
- Nama:
- Tanggal:
Pelaksanaan Proyek
- Bagaimana perkembangan tugas atau proyek Anda?
- Bagaimana Anda memprioritaskan tugas atau proyek Anda?
- Bagaimana cara Anda memastikan tugas dan proyek Anda diselesaikan tepat waktu?
Kesesuaian Peran dan Kelebihan
- Apa ide Anda tentang bagaimana kita dapat mencocokkan keterampilan atau kemampuan Anda dengan tanggung jawab?
- Apa karakteristik yang Anda cari dalam seorang mentor?
- Adakah seseorang di perusahaan kita yang Anda inginkan sebagai mentor?
Tim dan Kolaborasi
- Bagaimana Anda dapat meningkatkan kepercayaan dengan rekan kerja Anda?
- Apa yang Anda harapkan dari rekan kerja Anda?
- Bagaimana rekan kerja Anda dapat mengandalkan Anda?
Download Template Tinjauan Rekan Kerja
5. Template Tinjauan Kinerja Tahunan
Dalam template ini, karyawan dinilai berdasarkan empat faktor: nilai inti, area peningkatan, tujuan, dan kemampuan:
- Nama Karyawan:
- Departemen:
- Periode Tinjauan:
- Tanggal Tinjauan:
Kemampuan Menyelesaikan Tanggung Jawab
- Pencapaian Tujuan:
- Daerah yang Disarankan untuk Diperbaiki:
- Demonstrasi Nilai Inti:
- Komentar Tambahan:
Download Template Kinerja Tahunan
Baca Juga: 10 Tips Mengelola Kinerja yang Buruk dan Manfaatnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas dapat dipahami bahwa template performance review adalah alat kunci dalam proses evaluasi kinerja karyawan di sebuah perusahaan.
Dengan menggunakan template ini, manajer dapat memandu proses evaluasi dengan lebih terstruktur dan efisien.
Hal ini juga membantu memastikan bahwa setiap aspek kinerja karyawan dievaluasi secara menyeluruh, sehingga memungkinkan identifikasi kekuatan dan area pengembangan yang perlu ditingkatkan.
Setelah proses evaluasi selesai, Anda dapat melakukan integrasi terhadap template performance review dengan software payroll dan HR dari Gajihub.
Sebagai contoh, dengan fitur absensi Anda dapat melacak produktivitas kerja karyawan dengan memantau kehadiran mereka secara lebih mudah.
Selain itu, karyawan juga dapat mencatatkan jam kunjungan klien, yang memungkinkan tim HR untuk lebih mudah dalam menghitung seluruh komponen penggajian karyawan.
Di sisi lain, perusahaan juga dapat menetapkan batasan waktu terkait jam lembur untuk menjaga kinerja karyawan tetap sesuai tujuan dan tidak berlebihan. Berikut tutorialnya:
Dengan penggunaan Gajihub, perusahaan juga dapat menyimpan data karyawan secara terorganisir dan mengelola proses penggajian dengan lebih efisien untuk meningkatkan kinerja mereka.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.