Entah bekerja penuh waktu di kantor atau freelance di rumah, setiap orang berurusan dengan deadline secara teratur. Agar pekerjaan tersebut tidak terbengkalai dan bisa selesai tepat waktu, Anda membutuhkan tips menyelesaikan deadline.
Deadline atau tenggat waktu adalah alat yang diperlukan untuk memastikan tugas-tugas proyek selesai tepat waktu dan pekerjaan terus berjalan lancar. Mengetahui metode yang digunakan untuk memenuhi tenggat waktu memberi Anda alat bantu praktis yang dapat Anda gunakan untuk menyelesaikan pekerjaan Anda pada saat jatuh tempo.
Dalam artikel ini, kami membahas mengapa memenuhi tenggat waktu itu penting dan menawarkan kiat untuk membantu Anda memenuhi tenggat waktu berikutnya.
Apa Itu Deadline?
Deadline atau tenggat waktu adalah tanggal dan waktu yang menjadi batas waktu penyelesaian proyek, atau bagian dari proyek tersebut. Ditugaskan pada awal proyek Anda, deadline adalah waktu paling lambat yang memungkinkan manajer atau klien Anda mengharapkan pekerjaan selesai dan dikembalikan kepada mereka.
Memenuhi tenggat waktu berarti menyelesaikan dan menyerahkan pekerjaan Anda pada atau sebelum waktu dan tanggal yang ditetapkan oleh supervisor Anda. Untuk bisa menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, tips menyelesaikan deadline mungkin dibutuhkan oleh Anda.
Baca Juga: Tips Sukses di Jabatan Baru Ini Wajib Anda Lakukan
Mengapa Anda Harus Membuat Deadline?
Ketika diberi tenggat waktu, Anda bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepada Anda pada waktu yang ditentukan oleh atasan atau klien Anda.
Mereka memilih tenggat waktu ini berdasarkan tujuan spesifik proyek yang sedang dikerjakan, jadi, memenuhi tenggat waktu ini penting untuk pencapaian tujuan tersebut. Alasan mengapa tenggat waktu Anda penting, antara lain:
- Memastikan Anda menyelesaikan pekerjaan Anda: Sebagian besar proyek memerlukan penyelesaian beberapa tugas. Menetapkan tenggat waktu adalah cara untuk memastikan Anda menyelesaikan setiap tujuan sebelum melanjutkan ke langkah selanjutnya.
- Mengikuti garis waktu untuk proyek: Manajer proyek dan klien Anda memiliki garis waktu tertentu yang mereka ikuti. Menetapkan tenggat waktu memungkinkan mereka memantau tugas yang sudah selesai dan menjaga kemajuan tetap pada jalurnya untuk penyelesaian sebelum waktu yang ditentukan.
- Menetapkan sasaran yang jelas: Tenggat waktu adalah hasil dari pemecahan proyek yang lebih besar menjadi tujuan spesifik yang lebih kecil. Dengan menetapkan tenggat waktu, mereka yang bertanggung jawab atas proyek itu mendefinisikan setiap langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan mereka.
- Mencegah tumpukan pekerjaan: Menetapkan tenggat waktu dan berpegang teguh pada tenggat waktu memungkinkan penyelesaian tugas satu per satu sehingga setiap tugas dapat menerima fokus yang dibutuhkannya.
- Menemukan masalah lebih awal: Bekerja menuju tenggat waktu membantu Anda menemukan potensi masalah dan menyelesaikannya sebelum menjadi masalah bagi proyek.
Baca Juga: Pentingnya Profesionalitas Kerja dan Cara Meningkatkannya?
18 Tips Menyelesaikan Deadline
Tips menyelesaikan deadline menjadi cara yang bisa dilakukan agar Anda bisa menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Setiap proyek yang diberi tenggat waktu membutuhkan proses tersendiri untuk menyelesaikannya, tetapi ada metode umum yang dapat Anda gunakan untuk menjaga diri Anda tetap pada jalurnya.
Berikut adalah 18 tips menyelesaikan deadline pekerjaan Anda tepat waktu:
1. Pahami Tujuan Anda
Ada dua komponen kunci untuk memenuhi tenggat waktu. Yang pertama adalah menyelesaikan pekerjaan Anda tepat waktu dan yang kedua adalah menyelesaikannya dengan cara yang benar.
Untuk memastikan bahwa apa yang Anda kerjakan sesuai dengan keinginan klien, pahami tujuan spesifik yang ingin Anda capai. Perjelas apa yang diharapkan manajer proyek atau klien Anda dari Anda. Ajukan pertanyaan sampai Anda memahami secara spesifik apa yang mereka minta dari Anda.
2. Kembangkan Sikap Positif
Sikap yang Anda bawa akan menentukan suasana lingkungan kerja Anda, jadi tips menyelesaikan deadline kedua adalah buatlah sikap yang positif. Rangkullah tenggat waktu sebagai tantangan yang harus Anda penuhi sehingga Anda bisa lebih mengasah keterampilan Anda dan tumbuh menjadi aset yang lebih baik bagi perusahaan Anda.
Memandang segala sesuatu secara positif akan menciptakan motivasi untuk membantu Anda terus bekerja dan mencapai sasaran Anda.
3. Buat Daftar Periksa
Buat daftar periksa semua langkah menjadi tips menyelesaikan deadline selanjutnya yang bisa Anda lakukan. Buatlah secara spesifik dan catat fungsi dari setiap tugas dalam daftar Anda. Hal ini membuat Anda tetap mengetahui dengan tepat apa yang ingin Anda capai setiap saat.
Sering-seringlah merujuk ke daftar periksa Anda dan centang langkah-langkah yang telah berhasil Anda selesaikan untuk melacak kemajuan Anda. Melihat Anda semakin dekat dengan tujuan Anda adalah cara lain untuk menjaga motivasi Anda saat Anda menyelesaikan pekerjaan Anda.
Baca Juga: Multitasking dalam Bekerja: Pengertian, Kekurangan, dan Cara Menguranginya
4. Anggarkan Waktu Anda
Untuk memastikan Anda dapat menyelesaikan proyek Anda sebelum tenggat waktu Anda, akan sangat membantu untuk membuat rencana. Informasi ini membuat Anda tetap mengetahui apa yang harus dilakukan, berapa lama Anda perlu melakukannya dan kapan Anda harus menyelesaikannya.
Patuhi jadwal Anda untuk menjaga kemajuan Anda tetap konsisten. Lakukan penyesuaian pada rencana sepanjang proyek untuk memastikannya tetap akurat.
Untuk rencana Anda, identifikasi:
- Tugas-tugas spesifik yang harus diselesaikan.
- Perkiraan berapa lama setiap tugas mungkin diperlukan.
- Jadwal untuk masing-masing tugas tersebut.
5. Memprediksi Potensi Kemunduran
Gunakan pengalaman Anda untuk memprediksi masalah umum yang mungkin Anda hadapi pada suatu proyek. Hal ini mencegah Anda terkejut dengan potensi kemunduran. Ini juga memungkinkan Anda menyiapkan solusi sebelum masalah terjadi sehingga pekerjaan Anda dapat terus berlanjut tanpa hambatan.
6. Beri Diri Anda Tenggat Waktu Lebih Awal
Cara yang baik untuk memastikan Anda dapat memenuhi tenggat waktu Anda adalah dengan menyelesaikannya lebih awal. Pilihlah waktu sesaat sebelum tenggat waktu yang ditetapkan dan tetapkan itu sebagai sasaran baru Anda.
Dengan memberikan waktu tambahan, akan membantu Anda menyelesaikan lebih awal dan memberi Anda kesempatan untuk meninjau kembali pekerjaan Anda untuk keakuratannya sebelum Anda memberi tahu supervisor atau klien Anda bahwa Anda telah menyelesaikan pekerjaan Anda.
Baca Juga: Manajemen Waktu: Pengertian, Manfaat, Masalah, dan Solusinya
7. Kumpulkan Peralatan Anda
Sebelum Anda mulai, pastikan Anda memiliki hal-hal yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan Anda. Mengetahui apa yang Anda miliki dan cara mengaksesnya, memberi Anda keyakinan bahwa Anda siap untuk bergerak maju.
Hal ini juga menghemat waktu Anda nantinya dengan memiliki semua yang Anda butuhkan tepat di ujung jari Anda.
Pastikan Anda sudah menyiapkan peralatan Anda seperti:
- Program dan aplikasi komputer
- Data yang relevan
- Kata sandi Wi-Fi
- Akses ke kolega Anda
- Alamat email klien
8. Mulai Sesegera Mungkin
Cara terbaik untuk memenuhi tenggat waktu adalah memulai secepat mungkin. Setelah Anda menyelesaikan persiapan Anda, Anda bisa memulai pekerjaan Anda. Begitu Anda mulai, semakin besar kemungkinan Anda akan terus melanjutkannya.
Jadikan tugas pertama Anda sebagai draf pertama sehingga tidak perlu sempurna dan kerjakanlah dengan cara Anda sendiri. Jika Anda menganggarkan waktu ekstra untuk diri Anda sendiri, Anda selalu bisa kembali lagi nanti untuk memperbaikinya.
9. Bermainlah dengan Kekuatan Anda Terlebih Dahulu
Pilih tugas-tugas dari daftar periksa Anda yang bisa Anda lakukan dengan cepat dan mudah berdasarkan kekuatan Anda. Ini memberi Anda kesempatan untuk menyelesaikan beberapa tugas di awal, membawa Anda lebih dekat untuk mencapai tujuan Anda.
Menyelesaikan tugas-tugas yang paling mudah terlebih dahulu memberi Anda waktu yang cukup setelahnya untuk mengerjakan tugas-tugas yang Anda tahu mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan.
Baca Juga: Freelance Adalah: Pengertian, Cara Kerja, dan Contoh Pekerjaannya
10. Prioritaskan Proyek Anda
Jika Anda mengerjakan beberapa proyek sekaligus, buat jadwal yang menggabungkan semuanya. Ini membantu untuk membedakan tugas-tugas berdasarkan proyek yang relevan. Anda bisa memberi kode warna atau menggunakan metode mana pun yang paling cocok untuk Anda.
Tetapkan tenggat waktu untuk setiap tugas dalam setiap proyek, sehingga Anda selalu mengetahui apa yang membutuhkan pekerjaan paling cepat. Anda mungkin menemukan bahwa tugas lain memerlukan perhatian Anda sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya dalam proyek saat ini.
11. Fokus pada Satu Tugas pada Satu Waktu
Ketika Anda tahu tugas mana yang harus dikerjakan selanjutnya, curahkan perhatian Anda hanya pada tugas itu. Meskipun Anda memiliki tugas-tugas lain yang memerlukan perhatian, dengan berfokus pada satu tugas pada satu waktu, Anda dapat memastikan bahwa Anda menyelesaikan satu langkah secara menyeluruh sebelum pindah ke langkah berikutnya.
Memeriksa keakuratannya sekarang akan menghemat waktu Anda nanti.
12. Bekerja Saat Anda Paling Produktif
Setiap orang memiliki waktu yang berbeda ketika mereka bekerja paling baik. Entah Anda merasa paling efektif di pagi hari, sebelum makan siang, atau di sore hari, jadwalkan sebanyak mungkin pekerjaan tenggat waktu Anda selama periode itu.
Hal ini dapat memengaruhi kualitas keseluruhan dari karya terakhir Anda dan bisa membantu Anda mencapai lebih banyak sasaran dengan lebih cepat.
Baca Juga: Motivasi Melamar Kerja dan Cara Menjawabnya Saat Wawancara
13. Gunakan Waktu Anda dengan Bijak
Ketahui cara memaksimalkan waktu Anda. Setelah Anda memperkirakan berapa lama setiap tugas dalam proyek Anda mungkin memakan waktu dan Anda mendapati diri Anda memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan bahkan tugas kecil, gunakan waktu itu untuk menyelesaikannya.
Semakin sering Anda menyelesaikan bahkan sejumlah kecil pekerjaan, semakin besar kemungkinan Anda memenuhi tenggat waktu.
Tugas-tugas kecil yang bisa Anda selesaikan dalam waktu singkat antara lain:
- Menulis sebuah paragraf
- Meneliti topik singkat
- Mengirim email
- Meninjau pekerjaan Anda
14. Hindari Gangguan
Jika Anda merasa beberapa gangguan kecil sepanjang hari menambah sesuatu yang lebih besar, kenali perubahan mana yang akan memiliki efek positif terbesar pada produktivitas Anda dan terapkan. Untuk menghindari gangguan tersebut, Anda bisa:
- Matikan ponsel Anda atau letakkan di seberang ruangan.
- Tentukan waktu tertentu dalam sehari untuk membaca email.
- Simpan belanja online untuk istirahat makan siang Anda.
- Matikan notifikasi peringatan media sosial.
15. Kembangkan Sistem Hadiah
Jika Anda ingin menciptakan motivasi ekstra untuk menyelesaikan sasaran Anda yang terkait dengan pekerjaan, ciptakan sistem hadiah untuk diri Anda sendiri. Entah Anda menantikan secangkir kopi panas atau camilan manis, memberikan penguatan positif tambahan adalah alat bantu yang bermanfaat untuk mencapai tonggak proyek dalam perjalanan Anda untuk memenuhi tenggat waktu.
Saat mengembangkan sistem hadiah Anda, pertimbangkan untuk menggunakan hadiah kecil untuk tugas-tugas yang lebih kecil dan hadiah yang lebih besar untuk tugas-tugas yang lebih kompleks.
Baca Juga: Bagaimana Cara Negosiasi Gaji? Berikut Tips dan Contohnya
16. Gunakan Kolega Anda
Setiap anggota tim memiliki kekuatan masing-masing. Jika ada bagian dari proyek Anda yang membutuhkan bantuan, hubungi salah satu rekan kerja Anda untuk meminta saran.
Hal ini dapat menyelamatkan Anda dari kebutuhan untuk mencari jawaban atas pertanyaan Anda dan Anda dapat belajar dari kolega Anda sehingga Anda tahu apa yang harus dilakukan lain kali tanpa harus bertanya.
Pertimbangkan untuk hanya meminta bantuan kolega Anda bila perlu, karena mereka kemungkinan sedang mengerjakan tenggat waktu mereka sendiri.
17. Berkomunikasi dengan Manajer Anda
Selalu kabari manajer proyek atau klien Anda tentang kemajuan Anda. Jika terjadi sesuatu yang tidak terduga, beri tahu mereka solusi spesifik yang Anda kembangkan untuk memperbaikinya.
Jika Anda melewatkan tenggat waktu, beri tahu klien atau manajer Anda apa yang telah terjadi dan bagaimana Anda mengatasinya. Hal ini mencegah mereka terkejut dan menunjukkan bahwa Anda berusaha menjaga segala sesuatunya tetap pada jalurnya.
Jika Anda masih bisa menepati tenggat waktu, ini menunjukkan bahwa Anda mampu mengatasi tantangan dan masih bisa menyelesaikannya tepat waktu.
18. Kembalikan Energi Anda
Tips menyelesaikan deadline selanjutnya yang bisa Anda lakukan adalah memberi diri Anda istirahat. Terkadang, Anda hanya perlu menjauh selama beberapa menit dan mengumpulkan pikiran Anda sebelum kembali bekerja.
Temukan metode mana pun yang paling baik untuk memulihkan energi Anda dan gunakan secara berkala untuk meremajakan diri dan pekerjaan Anda. Hanya lima menit yang disisihkan untuk diri Anda sendiri dapat membuat perbedaan besar dalam menyelesaikan tugas dan bergerak lebih dekat untuk memenuhi tenggat waktu.
Beberapa hal yang bisa dicoba antara lain:
- Minum segelas air.
- Makan camilan.
- Meregangkan lengan, kaki dan punggung Anda.
- Berjalan-jalan sebentar.
- Menggunakan aplikasi meditasi.
Baca Juga: Mengetahui Apa Saja Tugas Supervisor dalam Bisnis
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai tips menyelesaikan deadline yang wajib untuk Anda ketahui. Menyelesaikan deadline tepat waktu merupakan cara agar pekerjaan yang Anda jalani bisa berjalan lancar, jadi pastikan Anda melakukan tips-tips di atas ya!
Untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda, Anda bisa menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.
Yuk daftar GajiHub di tautan ini dan nikmati semua kemudahan pengelolaan karyawan.
1 thought on “18 Tips Menyelesaikan Deadline Terbaik untuk Anda”