7 Rekomendasi Software ESS Beserta Fiturnya

Di era teknologi seperti saat ini, pengelolaan karyawan tidak lagi bergantung pada tim HR karena adanya dukungan software ESS.

Software ESS atau Employee Self Service menjadi pilihan terbaik bagi perusahaan yang ingin meningkatkan keterlibatan karyawan.

Dengan software ini, karyawan dapat mengakses dan mengelola data pribadi yang ada di perusahaan.

Dengan begitu, pengelolaan karyawan tidak bergantung pada tim HR dan cara ini dapat meningkatkan efisiensi untuk berbagai kegiatan pekerjaan.

Di sini karyawan dapat update data mereka sendiri, mendapatkan informasi yang diberikan manajemen, melakukan presensi, mengajukan cuti, lembur, mengajukan izin atau sakit, hingga berkaitan dengan pencatatan tugas mereka.

GajiHub menjadi software yang telah menyediakan fitur employee self service ini yang membantu memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.

Penasaran apa sebenarnya yang dimaksud dengan software employee self service, manfaat, dan rekomendasinya?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai software ESS mulai dari pengertiannya, manfaat, fitur, dan rekomendasinya.

Untuk penjelasan lebih lengkapnya Anda dapat menyimak penjelasan yang ada di bawah ini:

Apa Itu Software ESS?

Software ESS atau employee self service merupakan sistem yang ada di dalam software HRIS yang memungkinkan bagi karyawan untuk mengelola informasi mereka secara mandiri.

Ini termasuk untuk mengakses berbagai informasi yang ada di perusahaan, seperti penggajian, jadwal kerja, cuti dan izin, peraturan perusahaan, hingga pengajuan lembur.

Melalui sistem ini, karyawan lebih mudah untuk update informasi mereka secara mandiri, mengecek status pengajuan cuti, hingga untuk mengajukan cuti dan izin secara online.

Jadi, karyawan tidak lagi bergantung pada tim HR sehingga tim HR dapat menggunakan waktu mereka untuk pekerjaan lainnya.

Dengan adanya sistem employee self service ini karyawan juga dapat dengan mudah untuk mengelola tugas-tugas administratif mereka, sehingga mereka dapat lebih fokus dengan tugas-tugas utama mereka dan memberikan efisiensi yang lebih tinggi pada perusahaan.

Apa Manfaat dari Software ESS?

Sebagai software yang memudahkan pengelolaan karyawan, ada berbagai manfaat lainnya yang juga bisa dirasakan tim HR dan karyawan.

Berikut 5 manfaat dari software employee self service yang bisa didapatkan oleh perusahaan:

1. Efektivitas dan Efisiensi

Untuk mendukung peningkatan produktivitas karyawan, dibutuhkan efektivitas dan efisiensi.

Sistem HRIS dengan fitur ESS bisa memberikannya karena karyawan bisa melakukan layanan secara mandiri.

Dengan penggunaan sistem ini, perusahaan dapat dengan mudah mengurangi beban pekerjaan administratif dalam melakukan update data karyawan karena setiap karyawan memiliki tanggung jawab melakukannya secara mandiri.

Fitur ini dipermudah lagi dengan kemampuannya yang dapat diakses di mana saja secara online sehingga tidak terpaku pada jam kerja kantor.

Dengan cara ini, perusahaan dapat lebih hemat biaya, khususnya dalam hal penggunaan kertas.

Anda tidak perlu lagi mencetak dokumen dan penumpukan dokumen dapat dihindari.

2. Keterlibatan Karyawan Dapat Meningkat

Manfaat yang kedua adalah meningkatkan keterlibatan karyawan.

Mereka diberikan tanggung jawab untuk mengelola pekerjaan masing-masing sehingga dapat menimbulkan rasa memliki dan juga dapat meningkatkan loyalitas.

Karyawan juga merasa dihargai dan memiliki peran penting di perusahaan.

Ini dapat menjadi salah satu cara untuk mendukung kesuksesan perusahaan.

3. Memudahkan Aktivitas Tim HR

Dengan adanya sistem ESS ini juga dapat memudahkan aktivitas tim HR.

Seperti yang diketahui, tugas dan tanggung jawab HR tidak hanya berkaitan dengan presensi karyawan, pengajuan izin, ataupun lembur.

Mereka juga bertanggung jawab untuk rekrutmen dan onboarding karyawan.

Dengan adanya sistem employee self service ini, aktivitas HR dapat dipermudah sehingga mereka dapat melakukan hal yang lebih produktif untuk perusahaan.

Tidak hanya itu, dengan adanya layanan mandiri karyawan ini juga data yang didapatkan juga lebih akurat dan juga real time.

4. Meningkatkan Transparansi

Dengan layanan mandiri karyawan ini juga dapat meningkatkan transparansi.

Sistem ESS memiliki kemampuan untuk menampilkan semua data administrasi karyawan secara rela time, di mana ini mendukung transparansi.

Dengan cara ini karyawan mendapatkan kemudahan untuk mengaksesnya kapan saja secara online dan tidak harus bertanya terlebih dahulu ke HRD.

Cukup dengan login ke aplikasi, karyawan bisa langsung mengetahui berapa saldo cuti tahunan, cuti yang telah disetujui, presensi, mengakses slip gaji, hingga informasi perusahaan.

5. Mendukung Kerja Remote dan Hybrid

Dengan adanya sistem online yang fleksibel, ESS memudahkan untuk diakses di mana saja dan kapan saja selagi ada internet.

Tentunya ini dapat memberikan dukungan untuk kerja remote, hybrid, WFA, hingga WFH.

Karyawan dapat melakukan semuanya secara mandiri, tanpa harus bergantung pada admin HR yang ada di kantor.

Terlebih, ESS juga dapat diakses di luar jam kerja, misalnya ketika karyawan ingin update informasi di malam hari, sistem dapat menyimpan update data ini.

Apa Saja Fitur yang Ada dalam Software ESS?

Ketika Anda memilih sistem ESS untuk perusahaan Anda, ada 7 fitur penting yang harus dimiliki, yakni:

1. Absensi Online

Fitur pertama yang ada di sistem ESS adalah absensi online.

Dengan fitur absensi online ini, karyawan dapat dengan mudah mencatatkan kehadiran mereka secara real time.

Selain itu, absensi online juga telah dilengkapi dengan GPS dan face recognition yang memastikan keakuratan lokasi dan identitas karyawan.

Jadi, perusahaan dapat menghindari terjadinya kecurangan presensi yang dapat dilakukan karyawan.

2. Cuti dan Izin

Fitur cuti dan izin menjadi fitur andalan dari sistem ESS.

Dengan fitur izin dan cuti ini karyawan dapat mengajukan cuti dan izin secara mudah.

Ini termasuk untuk cuti tahunan, izin sakit, hingga jenis cuti lainnya secara langsung dari aplikasi.

Selain itu, tim HR juga dapat melakukan approval dengan mudah dan cepat.

3. Slip Gaji Online

Software ESS memiliki fitur slip gaji online di mana karyawan dapat dengan mudah mengaksesnya langsung dari aplikasi.

Slip gaji online ini diberikan bersamaan dengan tanggal gajian dengan format PDF, lengkap dengan rincian komponen penggajian, seperti pendapatan, potongan, hingga pajak.

Cara ini dapat meningkatkan transparansi dan juga memudahkan untuk pelaporan secara pribadi.

4. Mencatat Lembur

Sistem ESS juga memiliki fitur untuk mencatatkan lembur.

Pencatatan lembur ini sangat penting karena berhubungan dengan perhitungan gaji karyawan.

Pencatatan lembur dilakukan secara mandiri oleh karyawan kemudian tim HR melakukan approval dan memasukkannya ke dalam perhitungan gaji karyawan.

5. Reimbursement

Fitur reimbursement memberikan fasilitas pengajuan klaim biaya, mulai dari perjalanan dinas, pembelian alat kerja, hingga untuk kebutuhan lainya.

Karyawan dapat dengan mudah melakukannya yakni cukup dengan upload bukti transaksi ke dalam sistem dan menunggu approval dari tim keuangan atau atasan.

6. Kasbon

Fitur berikutnya yang ada dalam sistem ESS adalah kasbon.

Dengan fitur ini karyawan dapat mengajukan kasbon langsung dari aplikasi dan tim HR atau keuangan dapat melakukan approval.

Selain itu, perusahaan juga dapat dengan mudah mengatur plafon kasbon dan juga sistem cicilannya.

7. Informasi Perusahaan

Melalui sistem ESS ini juga karyawan dapat dengan mudah mengakses informasi perusahaan.

Ini mulai dari SOP, panduan karyawan, pengumuman, hingga informasi rekan kerja di dalam platform yang sama.

7 Rekomendasi Software ESS Terbaik

Untuk memudahkan Anda dalam memilih software ESS terbaik, berikut rekomendasinya untuk Anda:

1. GajiHub

Rekomendasi pertama datang dari GajiHub, yakni software ESS yang memiliki fitur lengkap untuk mendukung layanan mandiri karyawan.

Jadi, dengan GajiHub perusahaan bisa lebih efisien karena karyawan bertanggung jawab untuk mencatat kehadiran mandiri, termasuk untuk pengajuan izin dan cuti.

Berikut fitur ESS yang dimiliki oleh GajiHub:

Absensi online
Cuti dan izin
Reimbursement
Kasbon
Informasi perusahaan
Pencatatan lembur
Slip gaji online

2. Bamboo HR

Bamboo HR merupakan software ESS dengan basis cloud yang berasal dari Amerika Serikat.

Software ini didirikan pertama kali pada tahun 2008 dan saat ini telah dilengkapi dengan fitur-fitur berikut ini:

Onboarding dan offboarding
Integrasi job marketplace
Payroll, time, dan benefit
Employee experience & marketplace

3. Oracle

Oracle merupakan sistem ESS yang telah mengembangkan fitur-fitur penting, seperti:

Human resource suite
Talent management
Workforce management
Payroll

4. Zoho People

Sebagai salah satu sistem HRIS, Zoho People juga mendukung layanan mandiri karyawan melalui fitur yang dimilikinya.

Salah satu fitur andalannya adalah time and attendance di mana karyawan dapat dengan mudah mencatatkan kehadiran mereka.

Sedangkan untuk fitur lainnya adalah sebagai berikut:

Core HR
Management performa
Learning and development

5. Gusto

Gusto merupakan sistem ESS yang cukup terkenal dan telah memiliki integrasi dengan berbagai aplikasi terkenal seperti Asana dan Amplitude.

Untuk fitur yang dimilikinya adalah sebagai berikut:

Time and tracking
Hiring and boarding
Talent management
Insight and reporting
Payroll

6. Paycor

Jika Anda sedang mencari sistem ESS yang dapat dengan mudah menyatukan data karyawan dan menghubungkan jadwal karyawan dengan penggajian, pelacakan waktu, dan juga fungsi SDM, Paycor adalah pilihan yang tepat.

Berikut fitur-fitur yang dimilikinya:

HR dan payroll
Reimbursement
Talent management
Workforce management
Employee experience
Benefits

7. Workday

Rekomendasi yang terakhir dari Workday.

Workday merupakan sistem ESS dengan keunggulan pada pengaturan payroll secara global dan juga fitur employee voice.

Untuk fitur-fitur lainnya adalah sebagai berikut:

Payroll
Employee voice
Workforce management
Talent management

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai software ESS yang dapat menjadi referensi Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa software ESS saat ini menjadi kebutuhan perusahaan karena kemudahan yang dimilikinya.

Dengan software ESS ini perusahaan dapat lebih efisien karena karyawan dapat melakukan layanan karyawan secara mandiri.

Jadi, waktu yang dimiliki oleh HR dapat digunakan untuk kebutuhan lainnya, misalnya untuk penggajian hingga rekrutmen karyawan.

GajiHub menjadi rekomendasi sistem HRIS yang juga dilengkapi dengan fitur ESS.

Dengan GajiHub, karyawan dapat melakukan layanan mandiri mulai dari absensi, cuti dan izin, reimbursement, hingga kasbon.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.