Shortlisted dalam rekrutmen merupakan tahap penting untuk screening kandidat terbaik dari ratusan pelamar yang masuk.
Shorlisting sendiri mengacu pada proses mengevaluasi lamaran pekerjaan dan mengidentifikasi kandidat yang paling memenuhi syarat untuk dipertimbangkan lebih lanjut.
Proses ini melibatkan screening CV, surat lamaran, dan dokumen pendukung lainnya untuk menilai kualifikasi, keterampilan, dan pengalaman para pelamar.
Dari sisi kandidat, masuk ke dalam shortlisted artinya Anda memenuhi syarat dan dianggap menonjol dibandingkan ratusan pelamar lainnya.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas arti shortlisted dalam rekrutmen, manfaat, dan tahapannya.
Apa yang Dimaksud Shortlisted dalam Proses Rekrutmen?
Masuk ke dalam shortlisted dalam proses rekrutmen artinya Anda termasuk ke dalam daftar kandidat terpilih yang dipertimbangkan lebih lanjut untuk mengisi posisi yang dibuka.
Dari daftar ini, perusahaan akan memilih siapa yang akan dipanggil untuk interview.
Shortlist biasanya dibuat setelah proses menerima semua lamaran dan melakukan screening kandidat berdasarkan kualifikasi, pengalaman, dan kesesuaian dengan posisi yang dibutuhkan.
Jadi, jika Anda masuk shortlist, artinya Anda dianggap sebagai salah satu pelamar terbaik dan telah lolos seleksi awal.
Baca Juga: 20 Tanda Diterima Kerja Setelah Interview
Mengapa Tim HR Perlu Melakukan Shortlisting dalam Proses Rekrutmen?
Shortlisting atau proses screening awal merupakan bagian penting dalam tahapan rekrutmen karyawan.
Proses ini memberikan sejumlah manfaat utama, antara lain:
1. Efisien dalam Waktu dan Sumber Daya
Jumlah lamaran kerja yang masuk untuk setiap lowongan bisa sangat banyak.
Dengan melakukan shortlisting, tim HR dan manajer rekrutmen dapat menyaring kandidat yang paling memenuhi syarat secara lebih cepat dan efisien.
Hal ini membantu menghemat waktu dan tenaga karena perusahaan tidak perlu memproses semua lamaran yang tidak relevan atau tidak sesuai.
2. Menemukan Kandidat yang Tepat
Shortlisting membantu perusahaan fokus pada pelamar yang benar-benar memiliki kualifikasi yang dibutuhkan.
Dengan mengevaluasi lamaran berdasarkan persyaratan yang telah ditentukan, perusahaan bisa memilih kandidat yang paling berpotensi sukses di posisi tersebut.
Hasilnya, kualitas kandidat yang melanjutkan ke tahap berikutnya akan lebih baik.
Baca Juga: 8 Tanda dan Hal Penting dalam Menemukan Kandidat yang Tepat
3. Proses Wawancara yang Lebih Maksimal
Dengan mewawancarai kandidat yang sudah lolos shortlisting, proses wawancara dapat berjalan lebih terarah dan mendalam.
Tim rekrutmen bisa lebih fokus untuk menilai kesesuaian kandidat secara keseluruhan, mulai dari keahlian teknis, kepribadian, hingga kecocokan dengan budaya perusahaan.
Hal ini membantu menghasilkan keputusan perekrutan yang lebih tepat.
4. Menjamin Keadilan dan Kepatuhan
Shortlisting juga mendukung proses seleksi yang adil dan sesuai dengan aturan ketenagakerjaan.
Dengan menggunakan kriteria yang jelas dan penilaian yang objektif, perusahaan dapat menghindari bias dan memberikan kesempatan yang setara bagi semua pelamar.
Hal ini juga berkontribusi pada terciptanya proses rekrutmen yang lebih inklusif dan beragam.
Baca Juga: 10 Kendala Rekrutmen yang Dialami oleh Tim HR + Tipsnya
Berapa Banyak Kandidat yang Masuk Shortlisted dalam Rekrutmen?
Jumlah kandidat yang masuk dalam shortlist bisa berbeda-beda, tergantung pada beberapa faktor berikut:
1. Jumlah Pelamar yang Masuk
Semakin banyak pelamar yang melamar suatu posisi, semakin banyak waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk meninjau setiap lamaran.
Untuk menghemat waktu, banyak perusahaan menggunakan software penyaringan otomatis yang membantu memeriksa CV dan surat lamaran berdasarkan kata kunci tertentu.
Dengan begitu, hanya pelamar yang paling relevan yang akan dipertimbangkan lebih lanjut.
2. Kriteria Seleksi yang Digunakan
Semakin spesifik dan ketat kriteria yang ditetapkan perusahaan, maka jumlah kandidat yang masuk shortlist akan semakin sedikit.
Misalnya, jika posisi tersebut membutuhkan kualifikasi atau pengalaman yang sangat spesifik, hanya sedikit kandidat yang akan memenuhi syarat.
Sebaliknya, jika perusahaan lebih fleksibel dalam kualifikasi, maka shortlist bisa berisi lebih banyak kandidat.
Faktor ini sepenuhnya ditentukan oleh perusahaan dan berada di luar kendali pelamar.
Baca Juga: Mengetahui Tahapan dan Proses Seleksi Karyawan Dalam Perusahaan
3. Proses Wawancara yang Diterapkan
Proses wawancara juga memengaruhi jumlah kandidat yang disaring.
Hal ini meliputi waktu yang tersedia untuk manajer rekrutmen melakukan wawancara, pengecekan referensi, tes keterampilan, atau tahap pra-seleksi lainnya.
Jika perusahaan ingin melihat lebih banyak kandidat, mereka mungkin akan melakukan interview lewat telepon terlebih dahulu untuk menyaring siapa saja yang benar-benar layak lanjut ke tahap berikutnya.
Baca Juga: 9 Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Merekrut Kandidat Potensial
Bagaimana Langkah Shortlisting Kandidat?
Agar bisa memilih kandidat terbaik, proses shortlisting dilakukan melalui beberapa tahapan penting berikut ini:
Tahap 1: Membuka Lowongan dan Mengumpulkan Lamaran
Membuat Job Description yang Jelas dan Menarik
Tuliskan job description yang memuat peran, tanggung jawab, dan kualifikasi yang dibutuhkan.
Gunakan bahasa yang mudah dimengerti dan menggambarkan budaya serta nilai perusahaan agar bisa menarik pelamar dari berbagai latar belakang.
Mengiklankan Lowongan di Platform yang Tepat
Pasang iklan lowongan kerja di situs lowongan populer, media sosial profesional seperti LinkedIn, serta website perusahaan.
Gunakan tools online agar lamaran bisa masuk ke sistem yang rapi dan mudah diakses.
Mengatur Sistem Penerimaan Lamaran
Siapkan cara yang jelas bagi pelamar untuk mengirimkan CV, surat lamaran, dan dokumen lainnya, misalnya bisa melalui formulir online atau email.
Pastikan semua lamaran tersimpan dan terorganisir dengan baik.
Tahap 2: Screening Awal dan Peninjauan Dokumen
Menentukan Kriteria Dasar
Tentukan syarat utama yang harus dimiliki pelamar, seperti pendidikan minimal, sertifikat, pengalaman kerja, atau kemampuan teknis tertentu.
Menyeleksi CV dan Surat Lamaran
Tinjau CV dan surat lamaran untuk melihat apakah pengalaman dan keterampilan pelamar sesuai dengan kebutuhan posisi.
Perhatikan keyword atau poin penting yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan.
Menilai Pengalaman yang Relevan
Perhatikan pengalaman kerja pelamar yang berhubungan langsung dengan posisi yang dilamar.
Lihat juga pencapaian atau tanggung jawab mereka sebelumnya yang bisa mendukung kinerja di posisi baru.
Baca Juga: 9 Berkas Lamaran Kerja yang Perlu Dipersiapkan, Apa Saja?
Tahap 3: Menilai Kemampuan dan Keterampilan
Kemampuan Teknis
Periksa apakah pelamar memiliki keterampilan teknis atau latar belakang pendidikan yang sesuai, seperti penggunaan alat atau software tertentu, atau sertifikasi profesional.
Soft Skills
Lihat juga kemampuan non-teknis seperti berpikir kritis, kerja tim, skill komunikasi, kepemimpinan, atau problem solving.
Keahlian Khusus Sesuai Industri
Untuk posisi tertentu, penting juga menilai apakah pelamar memahami seluk-beluk industri tersebut, termasuk regulasi, teknologi, atau praktik kerja yang berlaku.
Tahap 4: Menilai Kecocokan dengan Budaya dan Tim
Kesesuaian Nilai dengan Perusahaan
Cek apakah pelamar punya nilai atau visi pribadi yang sejalan dengan budaya dan misi perusahaan, seperti keterlibatan sosial, keberagaman, atau tanggung jawab sosial.
Kemampuan Bekerja Sama
Perhatikan apakah pelamar punya kemampuan komunikasi dan kerja sama tim yang baik.
Hal ini bisa dilihat dari pengalaman kerja sebelumnya atau cara mereka menyampaikan ide.
Kesesuaian dengan Dinamika Tim
Pertimbangkan bagaimana pelamar bisa melengkapi tim yang sudah ada, baik dari sisi keahlian maupun latar belakang.
Keberagaman dalam tim bisa meningkatkan kreativitas dan solusi yang inovatif.
Baca Juga: Culture Fit Test: Pengertian, Manfaat, dan Langkahnya
Apa Saja Tips Penting agar Masuk ke Shortlisted dalam Rekrutmen?
Sebagai job seeker, Anda bisa melakukan beberapa tips berikut untuk meningkatkan kemungkinan masuk shortlisted dalam rekrutmen:
1. Pahami Setiap Detail dari Posisi yang Dilamar
Sering kali, kita terlalu antusias saat melihat lowongan pekerjaan menarik dan langsung ingin melamar tanpa benar-benar membaca kualifikasi yang diminta.
Padahal, memahami setiap kriteria yang tercantum sangat penting agar lamaran kita relevan dan dipertimbangkan serius oleh perekrut.
Tips:
- Baca deskripsi pekerjaan secara menyeluruh, jangan lewatkan bagian apapun.
- Soroti atau tandai setiap kriteria penting yang disebutkan.
- Jelaskan secara spesifik pengalaman kerja atau proyek yang sesuai dengan kriteria tersebut.
- Sesuaikan isi surat lamaran dan CV dengan kebutuhan posisi tersebut.
2. Tampilkan Diri Sebagai Kandidat yang Cocok Secara Budaya
Selain keterampilan, perusahaan juga mempertimbangkan kecocokan kepribadian dengan budaya kerja mereka.
Mereka ingin merekrut orang yang bisa berbaur dengan tim dan berkontribusi secara positif terhadap lingkungan kerja.
Tips:
- Tampilkan karakter yang mencerminkan semangat kerja tim, antusiasme, dan kepribadian positif.
- Pelajari budaya perusahaan dari media sosial atau situs resmi mereka.
- Jelaskan bagaimana nilai-nilai pribadi Anda sejalan dengan budaya perusahaan.
- Sertakan pengalaman kerja tim atau kolaborasi yang sukses di masa lalu.
Baca Juga: Employer Branding: Pengertian, Tujuan dan Cara Meningkatkannya
3. Manfaatkan Jaringan yang Dimiliki
Dalam banyak kasus, rekomendasi atau koneksi bisa menjadi pembuka pintu yang sangat efektif.
Orang cenderung mempercayai saran dari orang yang mereka kenal, termasuk dalam proses rekrutmen.
Tips:
- Cek apakah Anda memiliki kenalan di perusahaan yang dituju.
- Jangan ragu untuk menghubungi mereka dan meminta saran atau referensi.
- Minta rekomendasi atau perkenalan dari orang dalam yang bisa dipercaya.
- Perluas jaringan profesional lewat acara industri atau platform seperti LinkedIn.
4. Luangkan Waktu untuk Menyusun Lamaran
Lamaran kerja adalah kesan pertama yang bisa Anda berikan kepada perekrut.
Pastikan tampilan dan isi lamaran kamu jelas, relevan, dan sesuai dengan sistem perekrutan modern yang menggunakan teknologi.
Tips:
- Gunakan format yang sederhana, bersih, dan mudah dibaca.
- Hindari terlalu banyak warna, gambar, atau font yang tidak perlu.
- Sesuaikan CV dengan format ATS (Applicant Tracking System) agar lolos screening otomatis.
- Gunakan kata kunci dari deskripsi pekerjaan tapi tetap gunakan bahasa alami.
- Jangan kirim lamaran yang sama ke semua posisi.
Baca Juga: 10 Font untuk CV ATS Friendly + Kekurangan dan Kelebihannya
5. Tampilkan Keterampilan Teknis dan Sosial
Banyak pelamar hanya fokus menonjolkan hard skill.
Padahal, soft skill seperti komunikasi, kerja sama, dan etika kerja juga sangat menentukan kesuksesan dalam sebuah tim.
Tips:
- Soroti keterampilan teknis dan sertifikasi yang relevan.
- Tunjukkan juga sikap kerja, kemampuan menyelesaikan masalah, dan komunikasi yang baik.
- Gunakan contoh nyata dari pengalaman kerja untuk menggambarkan kedua jenis keterampilan.
- Tunjukkan bahwa Anda bisa bekerja dalam tim dan berkontribusi dalam suasana kerja yang sehat.
6. Ambil Inisiatif dan Jangkau Perusahaan Secara Langsung
Menunggu lowongan impian muncul bisa memakan waktu lama.
Terkadang peluang terbaik datang dari langkah proaktif, yakni dengan menghubungi perusahaan terlebih dahulu bahkan sebelum mereka membuka lowongan.
Tips:
- Cari kontak di perusahaan yang Anda minati, lalu kirimkan email pendek yang menunjukkan minatmu.
- Kirim lamaran secara terbuka walaupun tidak ada lowongan yang diposting.
- Buat kesan yang baik agar mereka mengingat kamu saat posisi baru terbuka.
Baca Juga: Pre Screening: Manfaat dalam Rekrutmen hingga Tahapannya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa shortlisted dalam proses rekrutmen merujuk pada daftar kandidat terpilih yang dianggap paling memenuhi syarat untuk melanjutkan ke tahap seleksi berikutnya, seperti wawancara atau tes lanjutan.
Bagi perusahaan, shortlisting membantu mempercepat proses rekrutmen tanpa mengorbankan kualitas.
Sementara bagi kandidat, masuk ke dalam daftar shortlisted menjadi sinyal positif bahwa mereka telah memenuhi ekspektasi dasar perusahaan.
Hal ini adalah langkah awal yang penting, karena dari titik inilah peluang untuk menunjukkan keunggulan Anda dibanding pelamar lainnya.
Untuk mendukung proses rekrutmen yang lebih efisien, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software HRIS dari GajiHub.
Melalui software ini, tim HR dapat fokus pada proses rekrutmen, tanpa melupakan kewajibannya dalam mengurus administrasi karyawan, seperti urusan payroll, kehadiran, hingga penghitungan PPh 21.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini untuk mendaptkan coba gratis hingga 14 hari!
- Apa Arti Masuk Shortlisted dalam Rekrutmen? Ini Penjelasannya - 27 May 2025
- 11 Langkah Melakukan Efisiensi Biaya Penggajian - 26 May 2025
- Download Template Survei Kepuasan Karyawan dan Tipsnya - 26 May 2025