Purchasing Staff: Tugas, Skill, dan Gajinya

Dalam bisnis pengadaan barang dan jasa, purchasing staff menjadi posisi penting di dalamnya.

Purchasing staff ini bertanggung jawab dalam memastikan kelancaran operasional perusahaan.

Di sini purchasing staff bertanggung jawab dalam hal pembelian barang dan bahan yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai purchasing staff mulai dari tugas, alur kerja, hingga skill yang dibutuhkan.

Untuk penjelasan lengkapnya Anda dapat membacanya di bawah ini:

Apa Tugas Purchasing Staff?

Dalam perusahaan, purchasing staff merupakan seseorang yang bertugas untuk menjalankan proses pembelian barang atau bahan baku yang akan dijual kembali atau digunakan dalam kegiatan operasional bisnis.

Di dalam struktur perusahaan, staf purchasing ini memiliki peran yang sangat krusial karena berhubungan dengan kelancaran operasional.

Ketika terjadi keterlambatan atau barang yang diterima tidak sesuai, maka dapat berdampak pada divisi lainnya, dari divisi produksi hingga penjualan.

Staf purchasing ini memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. Penyusunan Produk

Tugas pertama adalah dalam hal penyusunan produk.

Di sini staf purchasing bekerja sama dengan tim penjualan, pemasaran, pengembangan produk, manufaktur, hingga gudang guna menentukan kebutuhan pembelian.

Lalu akan dilakukan penelitian dan evaluasi untuk menemukan produk dan harga yang paling sesuai.

Proses ini biasanya melibatkan kunjungan ke kantor ataupun ke gudang vendor yang potensial.

2. Negosiasi Syarat Pembelian

Tugas kedua adalah berkaitan dengan negosiasi syarat pemberlian.

Setelah menemukan inventari yang sesuai, staf purchasing kemudian melakukan negosiasi dengan vendor untuk mendapatkan harga dan syarat terbaik.

Biasanya, mereka melakukan negosiasi untuk potongan harga dan diskon pembelian dalam jumlah besar, namun aspek seperti waktu pengiriman dan kebijakan pengembalian barang juga berperan penting dalam negosiasi ini.

Setelah terjadinya kesepakatan, kontrak akan disiapkan dan pembelian dapat dilakukan secara resmi.

3. Penerimaan Produk

Staf purchasing juga memiliki tugas dalam penerimaan produk, yang terdiri dari melacak pesanan dan memantau pengiriman agar barang diterima dengan benar oleh perusahaan.

Di sini mereka bertugas untuk memeriksa kualitas barang atau bahan yang diterima dan berkomunikasi dengan vendor jika terjadi masalah.

Staf purchasing juga bertugas memperbarui basis data stok setelah menerima barang dan berkoordinasi dengan staf gudang untuk memastikan barang disimpan dengan benar.

4. Pemantauan Stok dan Biaya

Tugas yang terakhir adalah berkaitan dengan pemantauan stok dan biaya.

Di sini banyak staf purchasing yang memantau tingkat persediaan agar mereka dapat melakukan pesanan dengan cepat jika dibutuhkan di masa depan.

Terkadang, staf juga menyiapkan laporan untuk memahami pergerakan stok masuk dan keluar untuk mengoptimalkan ukuran dan frekuensi pesanan.

Selain itu, staf purchasing juga melakukan analisis biaya untuk membantu perusahaan menghitung margin keuntungan dan membuat perbaikan yang dibutuhkan.

Baca Juga: Staff Management: Tujuan dan Strategi yang Efektif

Bagaimana Alur Kerja Purchasing Staff?

Bagi Anda yang tertarik untuk bekerja sebagai purchasing staff, penting untuk memahami alur kerja yang dimiliki, yakni sebagai berikut:

1. Identifikasi Kebutuhan

Alur kerja yang pertama adalah dengan mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan oleh departemen di perusahaan.

Ini dilakukan dengan berkomunikasi secara langsung dengan departemen yang berkaitan, melakukan analisis, hingga permintaan pembelian dari bagian-bagian yang ada di perusahaan.

Pada tahapan ini, staf purchasing harus memastikan semua kebutuhan secara jelas dalam hal jumlah, spesifikasi, ataupun waktu yang dibutuhkan.

2. Pilih Supplier

Alur kerja yang kedua adalah dengan memilih supplier.

Ini dilakukan setelah kebutuhan diidentifikasi, di mana staf purchasing mulai mencari dan melakukan evaluasi supplier yang mampu menyediakan barang atau jasa tersebut.

Melalui evaluasi ini, maka dapat dilakukan analisis harga, kualitas, reputasi supplier, hingga ketersediaan barang.

Staf dapat menggunakan data supplier yang sudah ada ataupun mencari supplier baru melalui riset pasar.

Setelah supplier berhasil ditemukan, staf dapat melakukan kontak untuk mendapatkan penawaran dan spesifikasi detail.

3. Lakukan Negosiasi

Tahapan berikutnya melakukan negosiasi yang jadi bagian penting dalam alur kerja purchasing.

Pada bagian ini, tim purchasing perlu negosiasi harga, ketentuan pembayaran, waktu pengiriman, hingga persyaratan lain yang berkaitan dengan pesanan.

Tujuannya adalah untuk mendapatkan harga terbaik tanpa perlu mengorbankan kualitas atau keterlambatan dalam pengiriman.

Baca Juga: Staffing Plan: Manfaat dan Cara Membuatnya

4. Buat Purchasing Order (PO)

Setelah mendapatkan supplier dan syarat pengadaan telah disepakati, berikutnya staf akan membuat purchasing order atau PO.

PO ini berisi detail lengkap berkaitan dengan barang atau jasa yang dipesan, misalnya dari kuantitas, harga, spesifikasi, hingga jadwal pengiriman.

PO juga memiliki fungsi sebagai kontrak antara perusahaan dan supplier dan harus disetujui oleh kedua belah pihak.

5. Pantau Pengiriman

Setelah PO dikirimkan, ini saatnya memantau pengiriman barang dari supplier.

Ini melibatkan komunikasi dengan supplier untuk memastikan barang tiba sesuai dengan jadwal yang telah disepakati.

Jika terdapat kendala atau keterlambatan dalam pengiriman, staf harus segera mencari solusi agar operasional perusahaan tidak terganggu.

6. Melakukan Pemeriksaan dan Penerimaan Barang

Alur berikutnya adalah dengan melakukan pemeriksaan barang.

Ini dilakukan ketika barang atau jasa yang dipesan telah tiba, di mana staf harus memeriksa kesesuaian barang dengan spesifikasi yang ada di PO.

Mereka akan melakukan kerja sama dengan tim gudang atau departemen berkaitan untuk memastikan kualitas dan kuantitas barang sesuai pesanan.

Jika ada ketidaksesuaian, misalnya barang rusak atau jumlah kurang, maka staf haru segera melakukan klaim ke pihak supplier.

Baca Juga: Apa itu Staffing? Ini Arti, Manfaat, Jenis, dan Langkahnya

7. Lakukan Pembayaran

Setelah penerimaan barang dan pemeriksaan, berikutnya adalah proses pembayaran kepada pihak supplier sesuai dengan syarat yang telah disepakati.

Di sini tim keuangan perusahaan bekerja sama dengan tim purchasing dalam menyelesaikan pembayaran berdasarkan faktur yang diberikan oleh supplier.

8. Lakukan Evaluasi Kinerja Supplier

Alur berikutnya adalah melakukan evaluasi kinerja supplier.

Setelah proses pengadaan selesai dilakukan, tim purchasing melakukan evaluasi kinerja dari supplier.

Ini berkaitan dengan aspek-aspek seperti ketepatan waktu pengiriman, kualitas barang, kesesuaian dengan spesifikasi, dan layanan purna jual.

Bagian evaluasi ini penting untuk menentukan apakah supplier tersebut akan digunakan kembali untuk pembelian berikutnya atau perlu mencari alternatif lain.

9. Dokumentasi dan Arsip

Tahapan yang terakhir adalah dengan mendokumentasikan dan mengarsipkan semua dokumen berkaitan dengan pengadaan, seperti PO, faktur, laporan penerimaan barang, dan kontrak.

Dokumentasi yang baik dapat membantu untuk melacak histori pembelian dan penting untuk audit perusahaan.

Baca Juga: Tugas Staff Accounting, Jenjang Karier, Skill, dan Kisaran Gajinya

Skill Apa yang Dibutuhkan Purchasing Staff?

Untuk mendukung pekerjaan sebagai staf purchasing, dibutuhkan skill-skill berikut ini:

1. Kemampuan Negosiasi

Sebagai purchasing staff, kemampuan negosiasi akan sangat menentukan hasil kesepakatan dengan supplier, baik dari segi harga, syarat pembayaran, maupun waktu pengiriman.

Semakin baik kemampuan negosiasi Anda, semakin besar peluang perusahaan mendapatkan penawaran yang menguntungkan.

2. Komunikasi Bisnis

Kemampuan komunikasi bisnis sangat penting karena Anda akan berinteraksi dengan banyak pihak, mulai dari supplier, divisi internal, hingga atasan.

Dengan kemampuan komunikasi yang jelas dan profesional membantu menghindari kesalahpahaman dalam proses pembelian.

3. Administrasi dan Dokumentasi

Pekerjaan purchasing staff sarat dengan dokumen, mulai dari purchase requisition hingga invoice.

Anda perlu memiliki ketelitian dalam mengelola dan mengarsipkan dokumen agar mudah ditelusuri kembali saat dibutuhkan.

4. Analisis Harga

Skill berikutnya yang tidak kalah penting adalah skill analisis harga.

Kemampuan menganalisis harga membantu Anda membandingkan penawaran dari berbagai supplier secara objektif, tidak hanya berdasarkan angka nominal, tetapi juga mempertimbangkan kualitas dan syarat lainnya.

Baca Juga: Tugas Staff Marketing, Skill, Hingga Jenjang Kariernya

5. Manajemen Waktu

Anda akan menangani banyak permintaan pembelian secara bersamaan.

Ini menjadikan kemampuan mengatur prioritas dan waktu sangat diperlukan agar tidak ada proses yang tertunda.

6. Penggunaan Microsoft Excel

Sebagian besar pekerjaan purchasing staff melibatkan pengolahan data, seperti daftar harga, perbandingan quotation, dan laporan pembelian.

Menguasai Microsoft Excel akan sangat membantu pekerjaan Anda sehari-hari.

7. Penggunaan Sistem ERP

Banyak perusahaan menggunakan sistem ERP untuk mengelola proses purchasing secara terintegrasi.

Kemampuan Anda dalam mengoperasikan sistem ini akan mempercepat proses input data dan pemantauan status pesanan.

8. Problem Solving

Dalam praktiknya, sebagai purchasing staff Anda akan sering menghadapi kendala, seperti keterlambatan pengiriman atau ketidaksesuaian barang.

Kemampuan memecahkan masalah dengan cepat dan tepat menjadi nilai tambah dalam peran ini.

9. Supplier Management

Skill yang terakhir adalah supplier management.

Dengan skill ini mendukung Anda untuk menjaga hubungan baik dengan supplier, sekaligus melakukan evaluasi berkala terhadap performa mereka, agar kerja sama tetap menguntungkan bagi perusahaan.

Baca Juga: Mengetahui Tugas Staff Payroll dan Skill yang Dibutuhkan

Apa Kualifikasi Purchasing Staff?

Beberapa kualifikasi yang umumnya dicari untuk posisi purchasing staff antara lain:

• Pendidikan yang relevan, meskipun latar belakang jurusan bisa bervariasi tergantung kebijakan perusahaan.
• Pengalaman administrasi atau purchasing, baik dari pengalaman kerja sebelumnya maupun magang.
• Kemampuan Microsoft Office, terutama Excel untuk mengolah data pembelian.
• Pemahaman proses pembelian, mulai dari permintaan hingga pembayaran.
• Kemampuan komunikasi dengan supplier, termasuk dalam melakukan negosiasi.
• Kemampuan mengolah data, untuk mendukung analisis harga dan pelaporan.
• Ketelitian dalam memeriksa dokumen, agar tidak terjadi kesalahan dalam transaksi.

Baca Juga: Tugas Staff Operasional, Skill, Karir dan Kisaran Gajinya

Bagaimana Cara Menjadi Purchasing Staff?

Untuk mulai berkarier sebagai purchasing staff, Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Dapatkan Gelar yang Relevan

Cara yang pertama adalah dengan mendapatkan gelar yang relevan.

Untuk pekerjaan sebagai purchasing staff, gelar yang relevan ini berkaitan dengan bisnis, manajemen, pembelian, hingga logistik.

Jika Anda memiliki gelar yang berbeda namun masih relevan dengan industri Anda bekerja, ini tetap bisa menjadi nilai tambah.

Misalnya memiliki gelar fashion designer dapat bermanfaat jika Anda bekerja di perusahaan ritel pakaian.

2. Ikuti Program Magang

Cara kedua adalah dengan mengikuti program magang.

Ini cocok bagi Anda yang lebih menyukai jalur praktis, Anda bisa memilih magang sebagai alternatif.

Magang dapat membantu Anda untuk bekerja sambil belajar, mengasah keterampilan teknis, hingga menambah pengalaman di lapangan.

Jika beruntung, dari magang Anda bisa mendapatkan penawaran posisi tetap ketika berhasil menyelesaikan program ini.

3. Cari Pekerjaan Awal untuk Menambah Pengalaman

Cara terakhir adalah dengan mulai mencari pekerjaan awal untuk menambah pengalaman.

Banyak staf purchasing yang memulai karier mereka dari peran administratif atau logistik dasar di departemen pembelian dan naik ke posisi purchasing officer seiring dengan bertambahnya pengalaman.

Anda juga dapat memulai karier sebagai petugas gudang atau staf inventaris, kemudian mengambil peran tambahan di bidang pembelian atau manajemen stok.

Anda bisa memanfaatkan kesempatan untuk belajar langsung dari rekan kerja yang lebih berpengalaman sehingga dapat mengembangkan keterampilan yang relevan.

Baca Juga: Tugas Quality Control, Skill, dan Contohnya

Berapa Gaji Purchasing Staff?

Dilansir dari situs Indeed, gaji staf purchasing di Indonesia ada di angka Rp4.054.606 per bulan.

Ini adalah angka rata-rata di Indonesia dan dapat berbeda untuk setiap daerah menyesuaikan dengan biaya hidup di daerah tersebut.

Seperti di DKI Jakarta, gaji staf purchasing ada di angka Rp4.359.071 per bulan, sedangkan di Bandung ada di angka Rp2.824.720 per bulan.

Selain dari Indeed, ada situs Jobstreet Indonesia yang melaporkan rata-rata gaji staf purchasing ada di angka Rp5.450.000 hingga Rp7.250.000 per bulan.

Jadi, apakah Anda tertarik untuk berkarier sebagai staf purchasing?

Baca Juga: Helper Gudang: Tugas, Skill Penting, Syarat, dan Kisaran Gajinya

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai purchasing staff yang dapat menjadi referensi untuk Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa purchasing staff merupakan seseorang yang bertugas untuk menjalankan proses pembelian barang atau bahan baku yang akan dijual kembali atau digunakan dalam kegiatan operasional bisnis.

Karena berhubungan erat dengan supplier dan pengadaan barang, penting bagi Anda untuk memiliki skill komunikasi yang bagi jika ingin berkarier di bidang ini.

Untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda, pastikan Anda menggunakan software absensi terbaik dari GajiHub.

GajiHub merupakan software absensi yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.