Sebagai upaya dalam mendapatkan kandidat berkualitas, banyak pemberi kerja yang melakukan pre screening untuk memastikan kandidat tersebut dapat diandalkan dan terpercaya.
Pre screening termasuk langkah penting dalam proses rekrutmen yang dapat membantu perusahaan mengidentifikasi karyawan berdasarkan kualifikasi, integritas, dan kejujuran.
Oleh karena itu, proses ini kerap melibatkan berbagai tahapan seperti memverifikasi informasi yang diberikan kandidat, mulai dari riwayat pendidikan, pekerjaan, hingga skill yang dimiliki.
Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan bahwa kandidat yang dipilih benar-benar memenuhi standar yang diinginkan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu pre screening dalam proses rekrutmen, manfaat, komponen penting, hingga langkah pelaksanaannya.
Apa yang Dimaksud dengan Pre Screening dalam Proses Rekrutmen?
Pre screening dalam proses rekrutmen adalah proses meninjau kualifikasi pelamar untuk menemukan yang paling cocok untuk posisi tersebut.
Dengan pemeriksaan latar belakang serta berbagai penilaian, Anda dapat menyaring kandidat yang berisiko dan menemukan kandidat potensial yang sesuai dengan posisi yang dibutuhkan.
Hal ini disebabkan karena hasil dari pre screening dapat memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang pelamar dibandingkan CV atau resume.
Menurut survei TestGorilla, 56,9% responden mengatakan mereka tidak bisa memastikan dari resume apakah kandidat benar-benar memiliki keterampilan yang diinginkan.
Selain itu, survei Checkter terhadap 400 pelamar mengungkapkan bahwa 78% dari mereka mengubah informasi pada resume mereka.
Oleh karena itu, sebagai rekruter, penting bagi Anda untuk melakukan pre screening sebelum benar-benar menerima karyawan.
Baca Juga: Kebijakan Rekrutmen: Manfaat, Cara Membuat, dan Contohnya
Apakah Pre Screening Penting dalam Proses Rekrutmen?
Ya, sangat penting. Utuk membangun tim yang berkinerja tinggi, Anda perlu mengambil keputusan rekrutmen yang tepat.
Selain itu, berikut sejumlah manfaat dari pre screening dalam proses rekrutmen:
1. Memastikan Kualifikasi dan Kompetensi
Pre screening memungkinkan verifikasi kualifikasi, sertifikasi, dan keterampilan yang relevan.
Dengan pemeriksaan latar belakang yang menyeluruh, penilaian keterampilan, dan pemeriksaan referensi, Anda dapat memastikan kemampuan kandidat untuk menjalankan pekerjaan dengan efektif.
2. Mengurangi Risiko Perekrutan
Pre screening membantu mengurangi risiko terkait perekrutan. Pemeriksaan latar belakang kriminal, tes narkoba, hingga pemeriksaan kredit (jika berlaku dan diizinkan oleh hukum) dapat meminimalkan kemungkinan mempekerjakan individu dengan riwayat pelanggaran atau masalah penyalahgunaan zat.
3. Meningkatkan Efisiensi Waktu dan Biaya
Proses penyaringan di awal dapat membantu menghemat waktu dan sumber daya dalam jangka panjang.
Dengan mengidentifikasi tanda-tanda peringatan sejak awal dalam proses perekrutan, Anda dapat menghindari menginvestasikan waktu dan usaha pada kandidat yang mungkin tidak cocok, sehingga mengurangi biaya pergantian karyawan.
4. Melindungi Karyawan dan Pelanggan
Screening kandidat membantu melindungi karyawan dan pelanggan dari potensi bahaya.
Pemeriksaan latar belakang dapat mengidentifikasi riwayat kekerasan, pelecehan, atau pelanggaran lain yang mungkin menimbulkan risiko.
Baca Juga: Recruitment Goals: Arti, Manfaat, Cara Membuat, dan Contohnya
5. Mengurangi Konflik di Tempat Kerja
Mempekerjakan kandidat yang sesuai dengan nilai dan budaya organisasi membantu menjaga lingkungan kerja yang harmonis.
Dalam hal ini, pre screening memungkinkan penilaian keterampilan interpersonal dan kesesuaian kandidat, mengurangi kemungkinan konflik dan membangun dinamika tim yang positif.
6. Meningkatkan Keamanan di Tempat Kerja
Beberapa peran memerlukan sertifikasi atau kualifikasi tertentu untuk memastikan keselamatan di tempat kerja.
Misalnya, dengan memverifikasi lisensi atau catatan mengemudi bagi pengemudi, Anda dapat memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan keselamatan, sehingga meminimalkan risiko potensial.
7. Menjaga Reputasi
Mempekerjakan individu dengan latar belakang yang mencurigakan dapat merusak reputasi organisasi.
Penyaringan yang menyeluruh menunjukkan komitmen terhadap uji tuntas dan praktik perekrutan yang memprioritaskan keselamatan dan integritas, memperkuat branding perusahaan sebagai pemberi kerja yang bertanggung jawab.
8. Mengurangi Risiko Hukum
Selain itu, pre screening juga membantu mengurangi risiko hukum dengan memastikan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan.
Pemeriksaan latar belakang misalnya dapat melindungi dari klaim perekrutan yang lalai dan konsekuensi hukum potensial.
Baca Juga: Screening Karyawan: Pengertian Lengkap dan Tahapannya
9. Membangun Kepercayaan dan Transparansi
Ketika kandidat mengetahui bahwa organisasi Anda melakukan proses penyaringan yang komprehensif, itu membangun kepercayaan dan transparansi dalam proses perekrutan.
Kandidat merasa yakin bahwa mereka dievaluasi secara adil, menciptakan kesan positif dan dapat membantu menarik bakat terbaik.
10. Mengidentifikasi Kesesuaian Budaya
Menilai kesesuaian budaya kandidat dengan organisasi selama proses penyaringan meningkatkan kemungkinan perekrutan yang sukses.
Ketika karyawan sesuai dengan nilai dan lingkungan kerja, mereka lebih mungkin untuk tetap terlibat, termotivasi, dan berkomitmen untuk jangka panjang.
11. Mengurangi Turnover Karyawan
Penyaringan kandidat membantu mengidentifikasi individu dengan keterampilan, pengalaman, dan sikap yang diperlukan untuk berkembang dalam peran dan di dalam organisasi.
Dengan membuat keputusan perekrutan yang lebih baik, Anda dapat mengurangi tingkat turnover karyawan, menghemat waktu dan sumber daya yang terkait dengan perekrutan dan onboarding.
12. Mempercepat Onboarding dan Kinerja Karyawan Baru
Mempekerjakan kandidat yang memenuhi kualifikasi dan kompetensi yang diperlukan memungkinkan pengalaman orientasi yang lebih lancar.
Pre screening dapat membantu menetapkan fondasi yang kuat, memungkinkan karyawan baru untuk segera beradaptasi hingga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
Baca Juga: 11 KPI untuk Rekrutmen yang Wajib HR Pahami
Apa Saja Komponen Penting dalam Pre Screening?
Proses penyaringan pelamar melibatkan berbagai jenis penilaian. Berikut adalah gambaran umum tentang elemen-elemen dari pre screening:
Jenis Tes Pre Screening
Proses seleksi kandidat harus melibatkan langkah-langkah di luar aplikasi dan resume atau CV.
Berikut adalah beberapa jenis tes pre screening yang dapat memverifikasi pengalaman kandidat dan memberikan wawasan lebih tentang mereka:
1. Background Checking
Pencarian catatan kriminal dan mengemudi, laporan kredit, daftar pelanggar seksual, dan database lainnya dapat mengungkap aspek penting dari latar belakang pelamar yang perlu diperhatikan lebih lanjut.
2. Tes Keterampilan
Mengukur soft skill dan hard skill yang dimiliki pelamar menunjukkan seberapa siap mereka untuk menangani tanggung jawab posisi tersebut.
Misalnya, pelamar untuk posisi admin dapat diuji kemampuannya dalam berbagai program software dan kemampuannya untuk memprioritaskan beberapa tugas.
3. Pengecekan Referensi
Memverifikasi pekerjaan dan tanggung jawab sebelumnya dengan perusahaan lain menunjukkan apakah kandidat konsisten dengan apa yang mereka klaim dalam bahan aplikasi mereka.
Berbicara dengan referensi pribadi memberi wawasan lebih tentang kepribadian kandidat dan bagaimana mereka berhubungan dengan orang lain.
4. Latihan Simulasi
Melalui latihan simulasi, kandidat dapat mengetahui bagaimana pekerjaan sebenarnya dan menunjukkan penilaian serta kemampuan mereka dalam menghadapi situasi tersebut.
Baca Juga: Assessment Test: Pengertian, Jenis, dan Contohnya
Jenis Penilaian Pre Screening
Teknik penilaian lainnya membantu memberikan wawasan tambahan dan data tentang kandidat. Informasi ini membantu mengidentifikasi kesesuaian kandidat untuk peran tertentu dan memprediksi kinerja mereka.
Berikut beberapa jenis penilaian yang dapat Anda gunakan dalam pre screening:
1. Penilaian Kepribadian
Mengetahui apakah sifat-sifat seseorang sesuai dengan posisi tersebut dapat mempersempit kandidat menjadi mereka yang lebih mungkin berhasil dalam peran dan lingkungan kerja.
Penilaian kepribadian yang umum digunakan meliputi:
- Indikator 16 Tipe Kepribadian Myers-Briggs (MBTI)
- DiSC Test
- Big Five Test
2. Penilaian Perilaku
Mirip dengan penilaian kepribadian, penilaian perilaku menganalisis karakteristik dan temperamen kandidat.
Namun, proses ini melibatkan langkah yang lebih jauh untuk memprediksi perilaku mereka dan mengevaluasi apakah mereka cocok untuk peran tertentu.
3. Tes Kecerdasan Emosional (EQ)
Kecerdasan emosional adalah kesadaran seseorang terhadap emosi.
Seseorang dengan kecerdasan emosional tinggi dapat memahami dan memanfaatkan emosi mereka sendiri dan orang lain untuk membentuk hubungan yang baik dan menciptakan tempat kerja yang produktif.
Tes kecerdasan emosional mengukur seberapa baik seseorang memahami emosi dan membangun hubungan.
Kompetensi sosial ini sangat penting untuk peran yang memerlukan banyak interaksi dengan orang lain.
Tes EQ sendiri sering kali berfokus pada kerja tim, empati, komitmen, dan adaptabilitas.
Baca Juga: Kemampuan Kognitif: Manfaat, Jenis, dan Cara Meningkatkannya
Culture Fit Test (Penilaian Kesesuaian Budaya)
Selain memiliki keterampilan dan kualifikasi yang tepat, karyawan baru terbaik juga akan meningkatkan dan berkembang dalam budaya perusahaan Anda.
Culture fit test akan mengungkap apakah nilai, perilaku, dan gaya komunikasi kandidat sesuai dengan organisasi Anda.
Karyawan yang cocok dengan budaya perusahaan cenderung lebih berkomitmen dan puas dalam pekerjaan mereka, sehingga lebih mungkin untuk tetap bersama perusahaan.
Assessment
Terakhir, Anda juga perlu memahai apakah kandidat dapat menangani pekerjaan, terutama untuk posisi yang membutuhkan pengetahuan atau keahlian teknis yang khusus.
Penilaian ini dapat menganalisis tingkat pemahaman apakah kandidat tersebut benar-bener memenuhi persyaratan untuk posisi tertentu.
Beberapa jenis pekerjaan yang membutuhkan penilaian ini di antaranya adalah programmer, akuntan, profesional hukum, content creator, dan masih banyak lagi.
Baca Juga: 5 Manfaat Menerapkan Rekrutmen Berbasis Kompetensi
Bagaimana Langkah Pelaksanaan Pre Screening dalam Proses Rekrutmen?
Untuk memastikan proses pre screening berjalan terstruktur dan menghindari berbagai hambatan, berikut beberapa langkah yang perlu Anda lakukan:
1. Kembangkan Kriteria Pre Screening
Sebelum proses rekrutmen, tentukan keterampilan dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk posisi yang dibuka.
Tinjau job description dan dapatkan masukan dari hiring manager atau pemangku kepentingan lainnya untuk memperjelas kompetensi inti yang dibutuhkan.
Kemudian, prioritaskan kriteria yang sudah dikembangkan ketika menilai kandidat dan bandingkan mereka satu sama lain.
2. Tinjau CV atau Resume
Lakukan screening CV untuk mencari pengalaman dan kualifikasi yang diinginkan. Perhatikan juga ketidakkonsistenan atau ketidakcocokan dalam riwayat kerja, pencapaian yang tidak mencantumkan bukti, pengalaman yang tidak jelas, atau jabatan yang berlebihan.
3. Atur dan Lakukan Screening Interview
Selanjutnya, Anda dapat mempersiapkan screening interview dengan mempelajari CV kandidat.
Hal ini akan membantu Anda menemukan ketidakkonsistenan antara pengalaman yang mereka sebutkan saat menjawab pertanyaan dan apa yang mereka cantumkan di dalam CV.
Catat dengan baik hal tersebut, namun tetap beri mereka kesempatan untuk menjelaskannya.
4. Berikan Penilaian dan Tes Pre Screening yang Relevan
Pada tahap ini, kandidat akan mengikuti tes, yang membuat Anda dapat membandingkan kandidat satu sama lain dan menemukan keterampilan yang sesuai dengan kebutuhan.
5. Lakukan Background Check
Merekrut karyawan baru dapat menimbulkan risiko keamanan bagi organisasi. Oleh karena itu, Anda perlu memverifikasi kualifikasi kandidat dan menyelidiki masa lalu melalui background check atau pemeriksaan latar belakang.
Dengan demikian, perusahaan dapat terlindung dari orang-orang yang tidak jujur dan tidak dapat dipercaya.
Pemeriksaan latar belakang yang mungkin ingin Anda lakukan meliputi:
- Riwayat pekerjaan
- Kredensial akademik/sertifikasi
- Catatan kriminal
- Riwayat kredit (jika berlaku)
6. Buat Dokumentasi yang Akurat dari Proses Screening
Penting untuk menyimpan catatan yang akurat dan rinci dari semua tahap pre screening.
Anda dapat menggunakan formulir dan catatan untuk membuat dokumen yang terorganisir. Selain itu, gunakan format standar wawancara dan ajukan pertanyaan yang seragam untuk semua kandidat.
Melalui dokumentasi ini, Anda dapat memberikan bukti prosedur yang adil jika kandidat menanyakan transparansi dalam proses pre screening.
7. Evaluasi untuk Keputusan Akhir
Jika dilakukan dengan benar, proses pre screenning akan membantu menyaring kandidat yang benar-benar cocok dengan posisi tersebut, sehingga membuat keputusan perekrutan lebih jelas.
Prinsip-prinsip ini akan membantu Anda:
- Ketahui apa yang Anda cari. (Kriteria perekrutan harus sesuai dengan pekerjaan dan budaya organisasi Anda.)
- Gunakan metode screening yang objektif.
- Ikuti prosedur dokumentasi yang sistematis dan ambil catatan yang rinci.
8. Lakukan Pemeriksaan Referensi
Terakhir, Anda dapat menghubungi referensi kandidat adalah cara efektif untuk mengetahui apakah mereka cocok untuk peran tersebut.
Berikut beberapa tips untuk melakukan pemeriksaan referensi:
- Jangan mengejutkan referensi. Mintalah kandidat untuk memberi tahu mereka bahwa mereka akan dihubungi.
- Yakinkan referensi bahwa masukan mereka akan dirahasiakan.
- Ajukan pertanyaan yang membahas riwayat pekerjaan, pengalaman kerja, dan kinerja kerja kandidat. Hindari pertanyaan tentang kehidupan pribadi kandidat.
- Catat soft skill kandidat yang disebutkan oleh referensi.
- Waspadai referensi palsu yang tampaknya disiapkan atau dilatih oleh kandidat. Perhatikan setiap tanggapan yang saling bertentangan dari referensi.
Baca Juga: 10 Contoh Surat Rekomendasi Kerja dan Template Gratisnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa pre screening adalah langkah penting dalam proses rekrutmen yang dapat membantu perusahaan memastikan kandidat yang dipilih memenuhi kualifikasi dan integritas.
Proses ini melibatkan berbagai tahapan seperti verifikasi informasi kandidat, pemeriksaan latar belakang, penilaian keterampilan, dan pemeriksaan referensi.
Melalui pre screening, perusahaan dapat mengidentifikasi kandidat potensial yang sesuai dengan posisi yang dibutuhkan, mengurangi risiko perekrutan, dan meningkatkan efisiensi waktu serta biaya.
Untuk melakukan pre screening, tim HR harus melakukan berbagai tahap mulai dari mengembangkan kriteria kandidat hingga pemeriksaan referensi.
Dengan banyaknya tanggung jawab tersebut, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui software ini, tim HR tetap dapat mengelola urusan administrasi karyawan, mulai dari absensi, pengajuan cuti dan izin karyawan, hingga penggajian.
Sebagai contoh, lewat fitur cuti dan izin, karyawan dapat mengajukan cuti dengan mudah melalui smartphone mereka masing-masing.
Artinya, sebagai HR, Anda tidak perlu repot-repot menyediakan dan mendokumentasi formulir cuti.
Sementara itu, Anda bisa melakukan approval melalui website Gajihub. Catatan cuti atau izin tersebut nantinya juga tercatat secara otomatis di dalam sistem.
Dengan demikian, Anda dapat lebih fokus dalam proses pre screening untuk menemukan kandidat potensial.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.