Untuk memastikan kelancaran dalam pelaksanaan proyek, dibutuhkan Person In Charge (PIC) yang berperan sebagai penanggung jawab dari proyek tersebut.
PIC sangat membantu jalannya proyek, mulai dari tahap perencanaan hingga evaluasi. Dalam tahap perencanaan misalnya, PIC akan membuat jadwal kerja, menentukan anggaran yang diperlukan, hingga menentukan alokasi sumber daya.
Selain itu, mereka juga bertugas mengelola tim dan mendelegasikan tugas kepada anggota sesuai dengan peran masing-masing.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu person in charge, tugas, skill, syarat, hingga contohnya.
Apa yang Dimaksud dengan Person In Charge?
PIC adalah singkatan dari Person In Charge, yakni istilah yang sering digunakan dalam lingkungan organisasi dan dunia kerja.
PIC merujuk pada seseorang yang bertanggung jawab untuk mengawasi dan memastikan kelancaran suatu proyek, pekerjaan, atau acara agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Secara umum, PIC bertanggung jawab untuk mengawasi setiap tahap pelaksanaan proyek atau kegiatan dan memastikan semuanya berjalan sesuai dengan rencana dan target yang telah ditetapkan.
Selain itu, ia juga diwajibkan untuk membuat laporan kinerja secara rutin sesuai periode yang telah disepakati, misalnya setiap minggu atau bulan.
Apabila ditemukan hal-hal yang membutuhkan persetujuan, PIC harus bekerja sama dan berkoordinasi dengan manajer atau kepala departemen.
Sebagai contoh, saat tim digital marketing akan melaksanakan sebuah campaign, manajer akan menunjuk PIC yang akan bertanggung jawab terhadap seluruh proses campaign tersebut.
Nantinya, PIC tersebut harus melaporkan progress kepada manajer atau kepala departemen.
Baca Juga: Branch Manager: Arti, Tugas, Gaji, dan Skill yang Dibutuhkan
Apakah Person In Charge dan Supervisor itu Sama?
Tidak, meskipun sama-sama memiliki tanggung jawab atas pelaksanaan proyek, PIC dan supervisor merupakan dua peran yang berbeda. Berikut penjelasannya:
1. Struktur Jabatan
Untuk menjadi seorang PIC, Anda tidak perlu memiliki jabatan tinggi dalam struktur organisasi, karena PIC dipilih berdasarkan kompetensi untuk menangani proyek tertentu.
Sementara supervisor adalah seseorang yang memiliki jabatan dan wewenang secara struktural yangd iberikan oleh perusahaan untuk melakukan monitoring secara lebih luas dan umum.
2. Tugas
Person In Charge ditunjuk secara langsung untuk mengawasai proyek spesifik. Peran ini bisa bersifat sementara tergantung pada durasi proyek.
Di sisi lain, supervisor memiliki tugas monitoring yang lebih luas dan berkelanjutan dan sering kali mencakup banyak proyek atau aspek operasional lainnya.
Dalam beberapa kasus, seorang karyawan mungkin akan diuji kemampuannya dnegan menjadi PIC sebelum dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi.
Apabila seorang PIC berhasil menjalankan proyek dengan baik, perusahaan mungkin akan mempertimbangkan untuk menaikkan jabatannya.
Baca Juga: Mengetahui Apa Saja Tugas Supervisor dalam Bisnis
Apa Saja Tugas Person In Charge?
Saat ditunjuk menjadi seorang PIC, ada beberapa tanggung jawab yang perlu Anda emban. Di antaranya adalah:
1. Perencanaan dan Pengorganisasian
Sebagai seorang PIC, tugas utama Anda adalah merencanakan dan mengorganisir proyek dengan teliti.
Hal ini melibatkan proses membuat jadwal kerja yang terperinci, menentukan anggaran yang diperlukan, serta alokasi sumber daya seperti tenaga kerja dan peralatan.
Selain itu, PIC juga bertanggung jawab dalam mengatur tim kerja dan mendistribusikan tugas kepada anggota tim sesuai dengan kemampuan dan tanggung jawab masing-masing.
2. Pelaksanaan dan Pengawasan
Setelah perencanaan selesai, tugas selanjutnya adalah melaksanakan proyek sesuai dengan rencana yang telah dibuat.
PIC harus memastikan bahwa setiap tahap proyek berjalan dengan lancar dan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
Hal ini melibatkan pengawasan terus-menerus terhadap kemajuan proyek serta mengambil langkah-langkah perbaikan jika diperlukan untuk mengatasi masalah yang muncul.
3. Koordinasi dan Komunikasi
Sebagai perantara antara berbagai pihak yang terlibat dalam proyek, PIC harus memiliki kemampuan dalam berkoordinasi dan berkomunikasi secara efektif.
Ini mencakup berkomunikasi dengan anggota tim untuk menyampaikan instruksi dan harapan, serta berkoordinasi dengan manajer, klien, dan pihak lain yang terlibat untuk memastikan pemahaman yang sama mengenai tujuan dan rencana proyek.
4. Pembuatan Laporan
Salah satu tugas penting PIC adalah membuat laporan kinerja secara berkala. Laporan ini mencakup informasi mengenai kemajuan proyek, pencapaian, hambatan yang dihadapi, serta langkah-langkah yang diambil untuk mengatasinya.
Laporan ini biasanya disampaikan kepada manajer atau kepala departemen sebagai bentuk akuntabilitas dan transparansi dalam pelaksanaan proyek.
5. Manajemen Risiko
PIC juga bertanggung jawab untuk mengidentifikasi potensi risiko yang mungkin timbul selama pelaksanaan proyek dan merancang strategi untuk mengatasi atau mengurangi dampaknya.
Hal ini melibatkan analisis risiko yang cermat dan pengembangan rencana kontingensi untuk mengantisipasi kemungkinan masalah yang mungkin timbul.
Baca Juga: Manajemen Krisis: Pengertian dan Peran Tim HR di Dalamnya
6. Evaluasi dan Penutupan Proyek
Setelah proyek selesai, PIC harus melakukan evaluasi akhir untuk menilai keberhasilan proyek dan mengidentifikasi pelajaran yang dapat dipetik untuk proyek-proyek berikutnya.
Proses ini melibatkan menyusun laporan penutupan proyek yang mencakup ringkasan hasil, analisis kinerja, serta rekomendasi untuk perbaikan di masa depan.
7. Pembinaan dan Pengembangan Tim
Sebagai pemimpin tim, PIC memiliki peran penting dalam membina hubungan kerja yang baik dan memotivasi anggota tim untuk mencapai tujuan bersama.
PIC harus memberikan arahan, dukungan, dan feedback yang konstruktif kepada anggota tim untuk membantu meningkatkan kinerja dan motivasi mereka.
8. Pemenuhan Aturan
Terakhir, PIC juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua kegiatan proyek sesuai dengan kebijakan, prosedur, serta peraturan dan standar yang berlaku di perusahaan.
Hal ini mencakup memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan persyaratan hukum yang relevan dalam pelaksanaan proyek.
Baca Juga: 10 Tips Membangun Manajemen Tim di Lingkungan Kerja
Apa Saja Skill yang Dibutuhkan untuk Person In Charge?
Untuk menjadi seorang PIC yang suskes, Anda membutuhkan berbagai keterampilan seperti komunikasi, kepemiminan, hingga manajemen waktu.
Berikut adalah beberapa keterampilan utama yang wajib Anda kuasai:
1. Keterampilan Manajemen Proyek
Keterampilan manajemen proyek melibatkan kemampuan untuk merencanakan, mengorganisir, dan mengelola proyek secara efektif, termasuk pengelolaan sumber daya, penjadwalan, dan pemantauan kemajuan proyek.
2. Keterampilan Komunikasi
Saat menjadi PIC, Anda akan banyak berkomunikasi dengan berbagai pihak terkait, mulai dari anggota tim, manajer, klien, dan pemangku kepentingan lainnya.
Oleh karena itu, Anda perlu mengasah skill komunikasi, baik secara lisan maupun tertulis.
3. Keterampilan Kepemimpinan
Melalui kemampuan leadership atau kepemimpinan, Anda dapat memimpin dan memotivasi tim, memberikan arahan yang jelas, mengambil keputusan secara tepat, dan mengatasi konflik atau tantangan yang mungkin muncul.
4. Keterampilan Problem Solving
Problem solving skill adalah kemampuan untuk mengidentifikasi masalah, menganalisis akar penyebabnya, dan mengembangkan solusi yang efektif untuk mengatasi masalah tersebut.
5. Keterampilan Manajemen Waktu
Sebagai PIC yang bertanggung jawab terhadap suatu proyek, tentunya Anda akan bekerja berdasarkan deadline.
Oleh karena itu, diperlukan kemampuan untuk mengelola waktu dengan baik, menentukan prioritas, dan memastikan bahwa proyek selesai tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
Baca Juga: Manajemen Waktu: Pengertian, Manfaat, Masalah, dan Solusinya
6. Keterampilan Analitis
Keterampilan ini melibatkan kemampuan untuk melakukan analisis data dan informasi secara cermat untuk membuat keputusan yang akurat.
7. Keterampilan Beradaptasi
Selanjutnya, Anda juga perlu mampu beradaptasi dengan berbagai perubahan yang terjadi selama pelaksanaan proyek dan tetap fleksibel dalam menghadapi situasi yang berubah.
8. Keterampilan Teknologi
Selain itu, Anda juga membutuhkan kemampuan untuk menggunakan teknologi dan software yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan proyek, seperti spreadsheet dan tools kolaborasi yang bisa diakses secara online.
9. Keterampilan Kepatuhan
Keterampilan ini mencakup kemampuan untuk memahami dan mematuhi kebijakan, prosedur, serta standar etika profesional yang berlaku di perusahaan atau industri tertentu.
Baca Juga: 7 Contoh Adaptif dalam Bekerja dan Cara Meningkatkannya
Apa Saja Syarat Menjadi Person In Charge?
Dalam sebuah proyek, PIC adalah posisi yang sangat penting dan tidak semua orang bisa menduduki posisi tersebut.
Berikut adalah syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk menjadi seorang PIC di perusahaan:
1. Memiliki Keahlian Lebih dari Rekan Satu Tim
Seorang PIC harus memiliki keahlian dan keterampilan yang lebih baik dibandingkan rekan satu tim.
Hal ini penting karena seorang PIC harus mengatasi masalah yang mungkin timbul dalam tim saat bekerja.
2. Berani Mengambil Keputusan dengan Cepat dan Tepat
Seorang PIC harus bisa mengambil keputusan dengan cepat dan tepat, terutama dalam situasi yang membutuhkan pemecahan masalah segera.
Oleh karena itu, tindakan yang cepat, efektif, dan efisien sangat dibutuhkan dalam peran ini.
3. Siap Bekerja dengan Tambahan Jam
Selanjutnya, PIC harus siap untuk bekerja dengan jam kerja tambahan jika diperlukan. Anda harus bisa menyelesaikan tugas baru yang dibebankan tanpa mengabaikan pekerjaan utama mereka.
Artinya, kedua tanggung jawab ini harus diselesaikan dengan baik.
4. Memiliki Kemampuan Komunikasi yang Baik
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, PIC membutuhkan skill komunikasi yang baik agar dapat menyampaikan progress kinerja kepada semua pihak terkait dengan jelas dan efektif.
5. Memiliki Skill Negosiasi
Seorang PIC seringkali harus melakukan berbagai negosiasi dengan pihak lain.
Oleh karena itu, Anda harus memiliki jaringan yang luas dan kemampuan negosiasi yang baik untuk kepentingan proyek.
Baca Juga: Pitching Adalah: Jenis, Manfaat, Cara, dan Tips Suksesnya
Apa Saja Contoh Person In Charge?
Dalam praktiknya, seorang PIC memiliki peran yang berbeda-beda tergantung proyek atau instansi yang menaunginya.
Berikut sejumlah contoh PIC beserta tugas-tugasnya:
1. PIC Event
PIC event adalah mereka yang bertanggung jawab atas kelancaran berjalannya suatu acara. Mereka memastikan acara berjalan sesuai rencana, target audiens tercapai, dan suasana meriah tercipta.
Selain itu, PIC event juga harus aktif mendapatkan feedback dari audiens untuk evaluasi dan perbaikan di masa depan.
2. PIC Marketing
PIC marketing bertanggung jawab atas kegiatan pemasaran.
Misalnya, jika tim marketing memiliki dua acara yang berbeda, kepala divisi marketing akan menunjuk dua orang sebagai PIC untuk masing-masing acara.
Tugas PIC melibatkan koordinasi dengan berbagai tim terkait penyusunan rencana pelaksanaan, manajemen anggaran, serta pelaporan progres kepada kepala divisi marketing.
3. PIC Rumah Sakit
PIC di rumah sakit memegang tanggung jawab utama dalam mengawasi dan meningkatkan mutu pelayanan di unit kerja rumah sakit.
Tugasnya mencakup penyusunan indikator mutu unit kerja, analisis pencapaian indikator, keselamatan pasien, manajemen risiko, serta penyusunan laporan hasil pemantauan yang disampaikan kepada ketua.
Selain itu, mereka juga bertanggung jawab menyusun kegiatan sosialisasi terkait pencapaian indikator mutu unit kerja dan memberikan informasi terkait kegiatan mutu rumah sakit, keselamatan pasien, dan manajemen risiko kepada semua pihak terkait.
4. PIC Bank
PIC di bank bertanggung jawab atas kegiatan operasional bank.
Misalnya, seorang Kepala Divisi atau Head Relationship di suatu cabang bank bertindak sebagai PIC. Mereka harus memiliki dampak positif bagi nasabah dan memastikan layanan yang diberikan sesuai standar.
PIC bank juga dilatih untuk memiliki kerja sama tim yang solid, sering berdiskusi bersama, dan mengadakan sharing mengenai product knowledge.
5. PIC Proyek Konstruksi
PIC proyek konstruksi bertanggung jawab atas pelaksanaan dan penyelesaian proyek konstruksi.
Misalnya, mereka harus mengawasi semua aspek proyek, termasuk manajemen anggaran, penjadwalan, dan koordinasi dengan kontraktor.
Baca Juga: Komunikasi Eksternal: Manfaat, Jenis, dan Cara Mengembangkan
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa Person In Charge berperan penting dalam menjaga kelancaran dan kesuksesan suatu proyek.
Tanggung jawab utama PIC mencakup perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, koordinasi, pembuatan laporan, hingga pembinaan tim.
Dengan banyaknya tangung jawab yang diemban, seorang PIC membutuhkan berbagai keterampilan, termasuk manajemen proyek, problem solving, manajemen waktu, hingga kepatuhan terhadap aturan.
Untuk membantu pekerjaan PIC, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui software ini, perusahaan dapat memantau kehadiran karyawan secara real-time, yang memastikan bahwa semua anggota tim turut terlibat dalam pelaksanaan proyek.
Selain itu, apabila PIC membutuhkan jam kerja tambahan untuk menyelesaikan tugas-tugasnya, mereka dapat dengan mudah mencatat jam lembur melalui fitur absensi yang juga dimiliki Gajihub.
Catatan lembur tersebut nantinya akan terintegrasi dengan sistem payroll, yang memastikan PIC tersebut dibayar sesuai jam kerjanya.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.