Pentingnya Manajemen Data Karyawan dan Cara Mengelolanya

Penting bagi anggota tim HR untuk mengetahui semua informasi perusahaan disimpan dengan aman di satu lokasi yang aman.

Menyimpan dan mengunggah file ke dalam manajemen data karyawan memudahkan untuk menemukan dokumen penting dan memberi tahu karyawan bahwa informasi mereka dilindungi.

Pada artikel kali ini kita akan membahas pentingnya manajemen data karyawan dalam proses operasional bisnis dan juga tips mengelola database karyawan yang optimal.

Apa itu Manajemen Data Karyawan?

Manajemen data karyawan adalah praktik mengumpulkan, mengatur, dan menyimpan data karyawan. Sebagai seorang profesional SDM, Anda tahu jumlah data yang Anda kumpulkan dari karyawan sangat banyak.

Dari alamat dan detail pekerjaan hingga data demografis dan informasi medis, terkadang jumlah data yang Anda kumpulkan bisa sangat banyak!

Agar tidak tenggelam dalam lautan dokumen ini, Anda memerlukan rencana dan alat yang tepat.

Itulah yang dimaksud dengan manajemen data karyawan – memiliki rencana tentang bagaimana mengumpulkan data dari karyawan, bagaimana mengatur data yang telah Anda kumpulkan, dan bagaimana Anda menyimpan data tersebut untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan hukum.

Manajemen data biasanya mencakup beberapa kombinasi manajemen file fisik dan elektronik.

Sementara penyimpanan dokumen fisik bisa lebih sederhana dalam beberapa hal, trennya adalah pindah ke penyimpanan digital, yang memiliki sejumlah manfaat.

Manajemen data digital hampir selalu lebih aman, lebih efisien, lebih berkelanjutan, dan lebih mudah diakses.

Meskipun demikian, file fisik masih sangat umum, dan transisi ke digital dapat memakan waktu.

Baca juga: Manajemen Bisnis: Pengertian, Fungsi, Komponen, dan Tips Mengelolanya

Mengapa Penting untuk Mengelola Data Karyawan dengan Benar?

Mengelola data karyawan Anda dengan benar mungkin bukan bagian HR yang paling menarik, tetapi ini penting. Berikut adalah beberapa alasannya.

Mengurangi beban kerja pada departemen SDM

Sebagian besar sistem manajemen basis data dilengkapi dengan layanan mandiri karyawan, yang memungkinkan karyawan untuk menambah dan mengedit data mereka.

Memberdayakan karyawan untuk melakukan ini mengurangi kemungkinan kesalahan dan beban kerja pada SDM.

Meskipun profesional SDM tahu bahwa ini lebih efisien daripada menambahkan data secara manual, mereka juga ingin mengontrol siapa yang dapat mengakses data sensitif perusahaan.

Tingkat akses khusus memungkinkan karyawan untuk memiliki perintah atas data di bawah lingkup mereka sambil membatasi akses ke informasi perusahaan yang sensitif. Ini mempercepat pembaruan data dan proses orientasi.

Anda bisa mengambil kputusan berdasarkan data

Sistem data karyawan menyediakan semua informasi yang dibutuhkan di ujung jari.

Anda dapat menyesuaikan informasi mana yang Anda inginkan sesuai dengan kebutuhan dan budaya organisasi Anda.

Fungsi terpenting dari database karyawan adalah mengelola laporan dan analisis orang.

Sistem menyediakan informasi, tetapi juga menghasilkan laporan indah instan dengan alat pelaporan, sehingga Anda dapat menganalisis data dan membuat keputusan strategis yang lebih baik.

Anda dapat menghasilkan berbagai analitik karyawan, yang akan membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik yang didukung oleh analitik data yang akurat.

Baca juga: Overtime Adalah: Berikut Pengertian Lengkap dan Cara Penghitungannya

️ Aksesbilitas lebih baik

Data terpusat perangkat lunak memungkinkan organisasi untuk mengelola semua data mereka dari titik pusat.

Pelacakan catatan terkadang merupakan tugas yang sangat melelahkan bagi para profesional HR.

Tidak mudah untuk mengelola data ketika tersebar di banyak tempat, tetapi dengan sistem manajemen database karyawan, Anda memiliki akses ke data Anda dari satu tempat.

Ini memindahkan semua data Anda dari lembar excel dan tumpukan kertas ke satu sistem, yang tersedia sepanjang waktu di ujung jari Anda.

️Penyimpanan data yang etis

Sistem manajemen database karyawan memberikan kelebihan eksklusif pada data karyawan berdasarkan peruntukan dan tanggung jawab mereka.

Data karyawan sulit untuk dibuat anonim sehingga harus aman dan dapat diakses oleh orang-orang yang berkepentingan saja.

Selain itu, database disimpan di server berbasis cloud yang jauh lebih aman daripada hard drive tradisional dan tumpukan file kertas di kantor.

Baca juga: Apa itu SMART Goals dan Bagaimana Penerapannya dalam Proses HR

Jenis Data yang Disimpan dalam Sistem Manajemen Data Karyawan

Jenis data yang disimpan dalam sistem manajemen data karyawan bervariasi, tetapi sebagian besar dapat disederhanakan menjadi beberapa kategori.

Mengetahui data mana yang termasuk dalam kategori mana akan menunjukkan kepada Anda bagaimana mengaturnya dengan cara yang sesuai dan efisien.

Selalu, selalu, selalu perhatikan cara Anda menyimpan informasi sensitif apa pun.

Informasi Personalia

Pikirkan informasi personalia sebagai file karyawan dasar. Biasanya mencakup informasi yang tidak sensitif tentang seorang karyawan dan pekerjaan mereka.

Informasi personel dapat mencakup resume, pemeriksaan latar belakang, catatan promosi, tindakan disipliner, dokumen pemutusan hubungan kerja, dll.

Ini adalah jenis informasi yang harus dapat dilihat oleh karyawan dan manajer saat diminta.

Informasi penggajian

Informasi penggajian biasanya merupakan informasi pembayaran yang sensitif. Karena itu, pembagian informasi ini harus lebih dibatasi.

Informasi penggajian dapat mencakup, informasi rekening bank, NIK, pemberi pinjaman verifikasi pekerjaan dari pemberi pinjaman, dll.

Informasi medis

Informasi medis biasanya mudah dibedakan dan harus dipisahkan dari informasi karyawan lainnya.

Jumlah orang yang membutuhkan akses ke informasi medis karyawan sangat sedikit — jarang orang lain selain HR dan karyawan tersebut. Misalnya adalah ata tes narkoba.

Informasi demografis

Meskipun informasi demografis mungkin tidak selalu mendapatkan filenya sendiri, informasi semacam ini harus terpisah setidaknya dalam pikiran Anda.

Yang kami maksud dengan informasi demografis adalah segala sesuatu yang terkait dengan jenis kelamin, usia, ras, etnis, status disabilitas, atau kelas lain yang dilindungi.

Informasi ini hanya boleh dikumpulkan sesuai kebutuhan. Ketika dikumpulkan, jumlah orang yang seharusnya memiliki akses ke sana harus tetap kecil.

Jika Anda adalah perusahaan yang dikontrak oleh pemerintah, Anda mungkin memiliki persyaratan khusus untuk diikuti di sini.

Baca juga: Aplikasi Cuti Online: Pengertian Lengkap dan Manfaat Menggunakannya

7 Langkah Membangun Manajemen Data Karyawan yang Optimal

Mengembangkan manajemen data karyawan yang komprehensif lebih mudah dari yang Anda kira. Ikuti langkah-langkah ini untuk memulai:

1. Pertimbangkan apa yang ingin Anda capai dengan database karyawan.

Memikirkan apa yang ingin Anda lakukan dengan data sistem Anda akan membantu memandu Anda dalam memilih solusi yang tepat.

Beberapa aktivitas yang mungkin ingin Anda capai dengan database karyawan Anda meliputi:

• Meningkatkan akurasi pelaporan.
• Mengotomatiskan proses SDM manual.
• Mengintegrasikan penggajian dengan proses rekrutmen, tunjangan, dan area lainnya.
• Melacak metrik SDM seperti biaya lembur, waktu untuk merekrut, dan keragaman tempat kerja.
• Memberi manajer dan karyawan akses lebih mudah ke data yang mendukung keterlibatan dan kinerja mereka.

Untuk memudahkan semua proses ini, Anda bisa mencoba menggunkan software payroll dan HR dari Gajihub yang bisa Anda coba secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

2. Identifikasi kebutuhan data spesifik Anda.

Setelah Anda mengidentifikasi tujuan makro database karyawan Anda dan apa yang ingin Anda capai, saatnya menentukan elemen yang ingin Anda sertakan dalam database.

Tempat yang baik untuk memulai adalah perjalanan siklus rekrutmen karyawan. Anda sebaiknya menyertakan aktivitas yang terjadi di setiap tahapan siklus hidup karyawan berikut ini:

• Rekrutmen dan orientasi
• Manajemen kinerja
• Pelatihan dan pengembangan
• Retensi dan keterlibatan
• Off-boarding

Baca juga: Mengenal Klasifikasi Data dan Pentingnya Bagi Proses HR

3. Melibatkan stakehoder dalam bisnis

Meskipun divisi SDM sering menjadi divisi terdepan dalam pengelolaan data karyawan, sebaiknya juga melibatkan pemangku kepentingan yang perlu menyetujui setiap investasi teknologi baru, seperti kepemimpinan perusahaan dan TI.

Selain itu, Anda juga harus melibatkan pengguna data yang sering, seperti manajer penggajian Anda atau orang lain dalam fungsi keuangan.

4. Evaluasi solusi yang mungkin yang bisa Anda gunakan

Untuk memenuhi tujuan Anda, cari solusi data karyawan terpadu dengan karakteristik berikut:

• Berbasis cloud, untuk menawarkan akses 24/7 kepada karyawan Anda, di mana pun mereka berada.
• Dukungan khusus untuk membantu Anda menjalankan dan memberikan dukungan sehari-hari setelah implementasi.
• Fitur untuk mendukung seluruh kebutuhan operasional bisnis dan karyawan.
• Pelaporan dan dasbor yang dapat dinavigasi untuk mendukung analisis dan pengambilan keputusan tenaga kerja yang lebih baik.

Kembali lagi, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR berbasis cloud seperti Gajihub yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan oleh siapapun dan dimanapun.

5. Kumpulkan kebijakan dan informasi yang relevan

Terlepas dari formatnya, Anda harus menyatukan kebijakan dan data karyawan yang ada dan menyiapkannya untuk disertakan dalam database Anda.

Misalnya, Anda harus memiliki aturan pembayaran dan kebijakan akrual liburan, sehingga dapat dimasukkan ke dalam sistem baru Anda.

Anda juga perlu mengambil data dari HR atau sistem penggajian warisan apa pun yang akan diganti oleh platform terintegrasi baru Anda.

Baca juga: Performance Review: Pengertian, Manfaat, Cara Membuatnya dan Contohnya

6. Melatih dan memberdayakan karyawan

Pastikan untuk mengukir waktu untuk pelatihan karyawan, dan menyediakan sumber daya sehingga karyawan tahu ke mana harus pergi untuk mengakses slip gaji, informasi tunjangan, dan data lainnya.

Pelatihan dan sumber daya lainnya juga dapat membantu karyawan membiasakan diri mengakses platform swalayan, daripada mengandalkan proses lama pergi ke HR untuk permintaan sederhana.

7. Cari cara baru untuk memanfaatkan data karyawan

Saat Anda memperbarui data karyawan di sistem Anda, kemungkinan akan ada cara baru yang dapat Anda gunakan dan laporkan pada data tersebut.

Misalnya, Anda dapat membuat laporan kustom baru untuk menginformasikan pengambilan keputusan dan membantu Anda melihat dampak dari berbagai program dan aktivitas SDM Anda.

Menggunakan Software Manajemen Data Karyawan untuk Proses Manajemen Data yang Lebih Baik

Software manajemen data karyawan adalah sistem swalayan yang memungkinkan karyawan untuk memasukkan, memperbarui, dan mengakses data mereka.

Ini tidak hanya mengurangi kemungkinan kesalahan manusia tetapi juga menghemat banyak waktu. Ini terdiri dari semua informasi yang diperlukan tentang seorang karyawan di profil mereka.

Informasi pribadi, kehadiran, riwayat kinerja, pengeluaran, timesheets, NIK, dan data lainnya dapat disimpan dalam sistem manajemen data karyawan.

Software HR dan manajemen data karyawan ini mencakup kemampuan yang menyederhanakan operasi SDM dan meningkatkan hubungan manajemen-karyawan.

Sistem manajemen basis data mempermudah pengelolaan volume data karyawan yang besar dengan fitur seperti pelacakan staf, manajemen kinerja, dan permintaan waktu istirahat digital.

Yang terbaik dari semuanya, Anda dapat memanfaatkan data ini untuk menghasilkan laporan SDM unik yang akan membantu Anda lebih memahami perusahaan Anda.

Organisasi dari semua ukuran saat ini sudah banyak yang menerapkan sistem manajemen database karyawan mereka karena mereka memahami bahwa keterlibatan karyawan yang baik adalah langkah pertama menuju kesuksesan.

Baca juga: Apa Itu MoU: Pengertian, Ciri-ciri, dan Contoh MoU yang Baik dan Benar

Mengapa Gajihub Penting dalam Pengelolaan Manajemen Data Karyawan Anda?

Pertimbangkan skenario di mana setiap bagian data penting yang berkaitan dengan aset paling berharga, yaitu karyawan, dapat diakses melalui database terpusat di satu dasbor dan tersedia dengan kecepatan sangat tinggi 24 jam sehari, tujuh hari seminggu.

Sistem manajemen data karyawan yang sukses pada dasarnya menyediakan pusat terkonsolidasi untuk semua data penting karyawan Anda.

Evolusi dunia saat ini yang serba cepat membutuhkan teknologi, yang tanpanya sulit untuk bertahan hidup.

Mengelola tenaga kerja modern membutuhkan sistem manajemen basis data karyawan yang berteknologi canggih atau perangkat lunak manajemen SDM berbasis cloud seperti gajihub.

Menggunakan Gajihub tidak hanya membuat manajemen basis data lebih mudah, tetapi juga membantu manajer SDM untuk menangani banyak tugas sekaligus, seperti:

• Integrasi karyawan baru berjalan lancar.
• Karyawan akan memiliki transisi yang mulus.
• Memastikan Anda mendapatkan informasi terbaru tentang karyawan.
• Memungkinkan tanggapan cepat terhadap masalah administratif.
• Anda memiliki sistem yang terintegrasi dengan data karyawan Anda mulai dari payroll, absensi, sampai penghitungan pajak dan BPJS.

Profesional sumber daya manusia memiliki banyak hal, dan sulit untuk mempertahankan angka yang akurat ketika data hanya berada di spreadsheet dan file kertas. Anda akan selalu mencari dokumen lain yang perlu diubah jika Anda memerlukan pembaruan.

Menggunakan Gajihub akan membuat proses pengelolaan data karyawan lebih praktis.

Setelah data diurutkan, Anda dapat segera menambahkan dan mengubah data karyawan, memastikan bahwa catatan karyawan selalu terbaru dan Anda tidak perlu khawatir tentang validitasnya.

Di Gajihub, data karyawan disinkronkan dengan tepat di dan terintegrasi dengan fitur lain pada sistem yang sangat aman.

Tertarik menggunakan Gajihub untuk proses manajemen data karyawan yang lebih baik? Anda bisa mencobanya secara gratis melalui tautan ini.