Performance Appraisal: Pengertian, Fungsi, Jenis, Kelebihan, Kekurangan, dan Tips Melakukannya

Performance appraisal adalah tinjauan yang digunakan bisnis untuk menentukan kinerja kerja karyawan mereka. Ini dapat membantu mengidentifikasi kekuatan karyawan dan menentukan area untuk perbaikan.

Memahami secara jelas performance appraisal beserta kelebihan dan kekurangannya dapat membantu Anda menentukan apakah ini adalah alat yang tepat Anda terapkan dalam bisnis Anda.

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan performance appraisal atau peniliaian kinerja, mendiskusikan tujuannya, membuat daftar beberapa jenis performance appraisal yang berbeda, dan memeriksa keuntungan dan kerugian menggunakannya.

Apa yang Dimaksud dengan Performance Appraisal?

Performance appraisal  atau peniliaian kinerja adalah ketika seorang karyawan menerima tinjauan rutin dari tim manajemen mereka.

Sudah umum bagi karyawan untuk menerima tinjauan tahunan, tetapi banyak perusahaan juga melakukan evaluasi kinerja ketika karyawan telah berada di organisasi selama 30, 60 dan 90 hari, dan bahkan setiap enam bulan setelah itu.

Selama performance appraisal, manajer karyawan akan berdiskusi dengan mereka tentang semua pencapaian yang dimiliki karyawan, kinerja mereka secara keseluruhan, kontribusi mereka terhadap organisasi, dan menentukan apakah karyawan telah memenuhi tujuan mereka.

Selama peninjauan, karyawan juga dapat memberikan umpan balik tentang apa yang mereka harapkan untuk diperoleh di tempat kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang.

Baca juga: 14 Cara Untuk Meningkatkan Kinerja Karyawan

Tujuan Performance Appraisal

Penting untuk mengetahui tujuan performance appraisal sehingga Anda dapat memahami mengapa melakukan evaluasi di tempat kerja sangat penting bagi keberhasilan individu dan bisnis secara keseluruhan. Berikut ini adalah tujuan evaluasi kinerja:

Peningkatan produktivitas

Tingkat produktivitas yang ditunjukkan oleh tim karyawan secara langsung memengaruhi keberhasilan bisnis.

Seorang karyawan harus produktif dalam pekerjaan mereka untuk mendapatkan evaluasi kinerja yang positif, tetapi manajer juga dapat menggunakan proses penilaian untuk mengatasi setiap peluang perbaikan.

Jika produktivitas karyawan lebih rendah dari yang diharapkan dan dari sasaran mereka, maka evaluasi kinerja adalah tempat manajer dapat memberi tahu karyawan apa yang sebenarnya perlu mereka lakukan untuk memenuhi harapan.

Identifikasi kesalahan

Kesalahan di tempat kerja adalah hal yang normal, tetapi dengan performance appraisal, manajer dan karyawan dapat mengidentifikasi masalah ini dan mengatasinya dengan cepat.

Mereka juga dapat bekerja sama untuk menghasilkan solusi dan beberapa sasaran untuk mencegah kesalahan umum terulang kembali di masa depan.

Peluang promosi

Performance appraisal memberikan dokumentasi tentang kinerja karyawan, sehingga memudahkan anggota pimpinan untuk memutuskan karyawan mana yang layak mendapatkan promosi berdasarkan kinerja mereka.

Manajemen dapat melihat kembali evaluasi mereka dan membandingkan dua karyawan untuk melihat mana yang lebih siap dan mampu untuk peran baru yang lebih maju di kantor.

Penetapan sasaran karyawan

Sesi performance appraisal juga harus menjadi waktu ketika supervisor dan karyawan dapat mendiskusikan sasaran profesional karyawan.

Manajer dapat menetapkan sasaran yang harus dicapai karyawan selama jangka waktu tertentu, dan karyawan juga dapat memilih sasaran yang ingin mereka kerjakan berdasarkan kinerja masa lalu atau kebutuhan bisnis.

Misalnya, manajer mungkin ingin karyawannya mengambil inisiatif pada satu proyek besar dalam kuartal berikutnya.

Seorang karyawan mungkin menentukan bahwa mereka ingin tiba di tempat kerja tepat waktu setiap hari dalam seminggu.

Pengembangan karyawan

Sasaran karyawan dan bagaimana karyawan dapat berkembang di tempat kerja saling terkait, tetapi bisa juga merupakan dua hal yang berbeda.

Proses performance appraisal berfungsi untuk mengidentifikasi cara-cara untuk mengembangkan karyawan melalui pelatihan, seminar, konferensi, dan lainnya.

Manajer dan karyawan dapat memberikan tanggung jawab baru yang akan membantu karyawan terus berkembang dalam peran mereka dan mengawali mereka untuk promosi.

Baca juga: Contoh Template Laporan Absensi Karyawan yang Bisa Anda Download

Jenis-jenis Performance Appraisal

Bisnis menggunakan berbagai metode performance appraisal, tergantung pada faktor-faktor, seperti ukuran organisasi mereka dan jenis tanggung jawab yang dipenuhi karyawan mereka.

Berikut ini beberapa jenis performance appraisal:

Negotiated appraisal

Negotiated appraisal melibatkan penggunaan mediator selama evaluasi karyawan. Di sini, penilai berbagi apa yang dilakukan karyawan dengan baik sebelum berbagi kritik.

Jenis evaluasi ini bermanfaat untuk situasi di mana karyawan dan manajer mungkin mengalami ketegangan atau ketidaksepakatan.

Management by objective (MBO)

Management by objective (MBO) adalah penilaian yang melibatkan manajer dan karyawan yang bekerja sama untuk mengidentifikasi tujuan yang harus dikerjakan oleh karyawan.

Setelah mereka menetapkan sasaran, kedua individu mendiskusikan kemajuan yang dibuat karyawan untuk memenuhi tujuan.

Ketika waktu peninjauan berakhir, manajer mengevaluasi apakah individu tersebut memenuhi tujuan mereka dan terkadang menawarkan insentif untuk memenuhi tujuan tersebut.

Metode assessment center

Metode assessment center memungkinkan karyawan memahami bagaimana orang lain memandang mereka. Hal ini membantu mereka memahami dampak dari kinerja mereka.

Metode assessment center membagi tinjauan ke dalam tiga tahap: pra-penilaian, selama penilaian dan pasca-penilaian.

Selama penilaian, manajer menempatkan individu dalam skenario dan latihan bermain peran untuk menunjukkan seberapa sukses mereka dalam peran mereka.

Baca juga: Download Form Penilaian Kinerja Karyawan dan Pembahasan Lengkapnya

Penilaian diri

Penilaian diri adalah ketika karyawan merefleksikan kinerja pribadi mereka. Di sini, mereka mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan mereka.

Mereka juga dapat menceritakan pencapaian mereka bersama organisasi, seperti menyelesaikan penjualan dalam jumlah besar dalam sebulan.

Jenis penilaian ini biasanya melibatkan pengisian formulir, dan manajer dapat memilih untuk menindaklanjuti penilaian diri tertulis ini dengan pertemuan empat mata.

Tinjauan rekan sejawat

Tinjauan rekan kerja menggunakan rekan kerja sebagai penilai untuk karyawan tertentu. Jenis performance appraisal ini dapat membantu mengakses apakah seorang individu bekerja dengan baik dengan tim dan berkontribusi pada bagian pekerjaan mereka.

Biasanya, karyawan yang meninjau individu adalah seseorang yang bekerja sama dengan mereka dan memiliki pemahaman tentang keterampilan dan sikap mereka.

Ulasan pelanggan atau klien

Ulasan pelanggan atau klien terjadi ketika mereka yang menggunakan produk atau layanan perusahaan memberikan evaluasi.

Hal ini memberikan umpan balik kepada perusahaan tentang bagaimana orang lain memandang karyawan dan organisasi mereka.

Menggunakan jenis penilaian ini dapat membantu Anda meningkatkan kinerja karyawan dan interaksi pelanggan.

Penilaian Behaviorally anchored rating scale (BARS)

Penilaian Behaviorally anchored rating scale (BARS) mengukur kinerja karyawan dengan membandingkannya dengan contoh perilaku tertentu.

Bisnis memberikan setiap contoh peringkat untuk membantu mengumpulkan data kualitatif dan kuantitatif.

Contoh-contoh ini membantu manajer mengukur perilaku karyawan pada standar yang telah ditentukan untuk peran mereka.

Metode human resource accounting

Metode human resource accounting atau akuntansi sumber daya manusia, atau metode akuntansi biaya, melihat nilai moneter yang dibawa karyawan ke perusahaan mereka.

Metode ini juga memeriksa berapa banyak biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk mempertahankan karyawan.

Faktor-faktor yang dipertimbangkan oleh jenis penilaian ini mencakup nilai layanan dan hubungan interpersonal.

Baca juga: Pentingnya Manajemen Data Karyawan dan Cara Mengelolanya

Keuntungan dari Performance Appraisal

Berikut ini beberapa keuntungan dari performance appraisal:

Motivasi

Salah satu keuntungan memiliki performance appraisal adalah memotivasi karyawan untuk terus melakukan pekerjaan mereka dengan baik dan berkontribusi sebanyak yang mereka bisa untuk organisasi.

Proses evaluasi membantu karyawan memahami apa yang diharapkan manajer mereka dari mereka dan memberi mereka kesempatan untuk menunjukkan prestasi mereka dan merasa diakui untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik.

Loyalitas

Karyawan yang melalui proses penilaian mungkin akan lebih loyal kepada perusahaan juga. Hal ini karena evaluasi membantu karyawan merasa seperti bagian yang dihargai dan penting dari organisasi.

Loyalitas karyawan membantu organisasi mengurangi tingkat perputaran karyawan, menghemat uang untuk merekrut dan melatih anggota staf baru, dan menjaga agar karyawan tetap bekerja sesuai standar mereka.

Baca juga: Kuesioner Kinerja Karyawan: Pengertian, Manfaat, Metode, dan Tahapannya

Komunikasi

Performance appraisal juga meningkatkan komunikasi antara manajer dan setiap karyawan yang mereka evaluasi.

Bahkan di kantor-kantor di mana para manajer dan karyawan memiliki jalur komunikasi yang terbuka dan berkolaborasi dalam proyek-proyek, mereka mungkin tidak mendiskusikan tujuan, motivasi, kemajuan atau kinerja secara teratur di luar pertemuan penilaian.

Memiliki proses performance appraisal memungkinkan mereka untuk masuk ke dalam percakapan yang lebih dalam tentang peran karyawan di organisasi dan jalur karier berdasarkan kinerja.

Semangat kerja

Hanya dengan memiliki kesempatan untuk bertemu dengan manajer satu lawan satu dapat meningkatkan moral karyawan.

Manajer juga dapat memberdayakan karyawan mereka untuk berbagi pemikiran mereka dan memberikan umpan balik tentang organisasi selama pertemuan penilaian.

Tindakan sederhana untuk mengakui kerja keras dan pencapaian karyawan adalah dorongan moral utama yang dapat membawa karyawan tersebut melalui proyek-proyek di masa depan.

Kejelasan

Performance appraisal juga berfungsi untuk memperjelas harapan dan sasaran bagi karyawan.

Manajer juga bisa mendapatkan kejelasan dengan berbicara dengan karyawan mereka tentang bagaimana perasaan mereka di tempat kerja.

Misalnya, selama rapat evaluasi, seorang karyawan mungkin menjelaskan kepada manajer mereka bahwa mereka menginginkan lebih banyak tanggung jawab karena mereka tidak merasa cukup tertantang.

Ini mungkin sesuatu yang tidak akan diketahui oleh manajer jika bukan karena pertemuan untuk membahas kinerja karyawan dan kebutuhan individu.

Dengan pengetahuan ini, manajer dapat mengembangkan peluang pelatihan atau menugaskan proyek tambahan kepada karyawan sehingga karyawan dapat merasakan kepuasan dalam pekerjaan mereka.

Baca juga: Mengetahui Tahapan dan Proses Seleksi Karyawan Dalam Perusahaan

Kekurangan Performance Appraisal

Meskipun performance appraisal dapat menjadi alat yang sangat penting dalam membantu manajer, namun performance appraisal dapat menghadirkan beberapa tantangan.

Ada potensi bias dalam tinjauan karena bergantung pada penilaian manusia.

Karena performance appraisal dilakukan setiap beberapa bulan, atau bahkan setahun sekali, umpan balik mungkin tidak mencerminkan pekerjaan dan perilaku karyawan saat ini.

Pemberi kerja juga dapat memberikan komentar umum yang dapat mengakibatkan kebingungan. Kelemahan lain yang mungkin terjadi dari performance appraisal termasuk:

• Membutuhkan banyak waktu untuk melakukan
• Mengembangkan persaingan yang tidak sehat di tempat kerja
• Menciptakan lingkungan kerja yang penuh tekanan
• Menggunakan jenis performance appraisal yang salah
• Mengadopsi sasaran yang tidak masuk akal

Untuk menghindari kelemahan-kelemahan ini, akan sangat membantu jika Anda mempertimbangkan dengan cermat jenis penilaian mana yang paling cocok untuk organisasi Anda, dan melakukan penilaian ini secara berkala.

Juga akan sangat membantu jika Anda memberikan waktu dan sumber daya yang cukup bagi mereka yang melakukan penilaian, karena hal ini dapat meningkatkan kualitas hasil dan pengalaman karyawan Anda dalam proses penilaian.

Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menggunakan umpan balik yang Anda terima dari karyawan selama penilaian mereka untuk menentukan apakah metrik yang Anda gunakan untuk mengukur kinerja karyawan sudah adil dan up to date.

Baca juga: Siklus Sumber Daya Manusia dalam Bisnis yang Wajib Anda Tahu

Tips untuk Melakukan Performance Appraisal yang Efektif

Berikut ini beberapa kiat untuk melakukan performance appraisal yang luar biasa:

• Gunakan garis besar. Pertimbangkan untuk menggunakan garis besar universal untuk performance appraisal Anda guna membantu karyawan mempersiapkan diri untuk pertemuan dan menciptakan struktur selama peninjauan.
• Periksa lebih sering. Untuk membantu tim karyawan Anda memahami bagaimana kinerja mereka, lakukan evaluasi kinerja lebih dari sekali setahun. Misalnya, beberapa organisasi melakukan tinjauan kinerja sekali per kuartal.
• Dokumentasikan setiap sesi yang Anda buat. Ketika memberikan performance appraisal, pastikan untuk mendokumentasikan pertemuan Anda dan simpan catatan dalam sistem database di mana Anda dapat menemukannya di masa depan ketika mencoba membuat keputusan tentang seorang karyawan.

Baca juga: Pengertian Talent Pool, Manfaat, Tips Membuat, dan Mengeolanya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai performance appraisal atau penilaian kinerja beserta jenis dan tips yang bisa Anda lakukan sebelum melakukan performance appraisal untuk setiap karyawan Anda.

Melakukan penilaian kinerja bagi seluruh karyawan adalah hal yang sangat penting untuk memastikan produktivitas setiap karyawan berjalan dengan optimal.

Hal lain yang perlu dipertimbangan dalam melakukan performance appraisal adalah data HR dari karyawan yang bersangkutan untuk mengetahui performance karyawan selama mereka di bisnis Anda.

Untuk memudahkan Anda mendapatkan data HR yang komprehensif, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan seperti Gajihub.

Gajihub adalah software payroll dan HR berbasis cloud buatan Indonesia yang sangat cocok untuk semua jenis dan skala bisnis.

Selain Anda akan mendapatkan kemudahan pengelolaan HRIS dan proses payroll, Anda juga akan mendapatkan solusi pengelolaan akuntansi yang lebih mudah, karena Gajihub sudah terintegrasi secara semprna dengan software akuntansi terbaik, Kledo.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.