On the job training (OJT) atau pelatihan di tempat kerja memiliki peran penting dalam memperkuat kompetensi karyawan dan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.
Melalui OJT, karyawan akan mendapatkan pengalaman langsung di lingkungan kerja yang sebenarnya, sehingga mereka dapat memperoleh pemahaman mendalam tentang tugas-tugas mereka dan bisa mempraktikan keterampilan yang telah dipelajari secara langsung.
Dengan adanya OJT, perusahaan juga dapat menumbuhkan budaya pembelajaran berkelanjutan, yang membuat karyawan merasa lebih dihargai dan didukung dalam pengembangan profesional mereka.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu on the job training, manfaat, jenis, dan tips terbaik dalam pelaksanaannya.
Apa yang Dimaksud dengan On the Job Training?
On the job training (OJT) adalah cara praktis untuk mempelajari keterampilan baru yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan di lingkungan kerja nyata atau yang mirip dengan situasi kerja yang sebenarnya.
OJT biasanya dilakukan untuk mempelajari cara menggunakan alat tertentu dalam situasi kerja secara langsung atau dalam simulasi.
Dibandingkan hanya mendengarkan presentasi, OJT memungkinkan Anda untuk belajar secara langsung di tempat kerja, yang dipandu oleh supervisor, manajer, atau rekan kerja yang sudah berpengalaman.
Selama pelatihan ini, Anda akan mendapatkan pengalaman langsung berupa aktivitas sehari-hari dan kegiatan operasional yang akan Anda hadapi dalam pekerjaan baru.
Selain itu, Anda juga akan mempelajari cara menggunakan alat-alat penting dan memperoleh keterampilan lain yang dibutuhkan untuk posisi Anda.
Durasi pelaksanaan OJT bisa berbeda-beda, mulai dari beberapa hari hingga beberapa minggu atau bahkan lebih, tergantung pada seberapa kompleks tugasnya.
Biasanya, proses OJT melibatkan kegiatan mengikuti dan memperhatikan karyawan yang sudah berpengalaman, lalu secara bertahap Anda akan mencoba melakukan tugas-tugas tersebut sendiri di bawah pengawasan.
Baca Juga: Induction Training: Arti, Tahapan, Manfaat, Komponen, dan Tipsnya
Apakah On the Job Training itu Penting?
Ya, sangat penting. Hal ini disebabkan karena OJT dapat mendatangkan banyak manfaat, baik bagi perusahaan maupun karyawan.
Manfaat On the Job Training bagi Perusahaan
Berikut beberapa manfaat OJT yang bisa dirasakan oleh perusahaaan:
1. Penerapan Mudah
Pelatihan yang dilakukan di tempat kerja mudah diterapkan untuk setiap tugas dan peran.
Dibandingkan harus mengikuti pembelajaran yang rumit, peserta pelatihan dapat dipasangkan dengan rekan yang berpengalaman untuk memandu mereka.
Selain itu, kegiatan pengawasan juga dapat dengan mudah disesuaikan dengan kebutuhan peserta pelatihan karena lokasi pembelajarannya masih berada di lingkungan kerja.
2. Menghemat Waktu dan Uang
OJT membutuhkan biaya yang relatif kecil dibandingkan dengan metode pelatihan lainnya karena tidak memerlukan banyak sumber daya tambahan seperti ruang kelas atau software khusus.
Selain itu, karena pelatihan dilakukan di dalam tempat kerja, maka tidak ada biaya tambahan untuk transportasi atau akomodasi.
Dengan demikian, OJT dapat menjadi salah satu pilihan yang efisien jika perusahaan ingin mengadakan pelatihan untuk karyawan.
3. Meningkatkan Produktivitas
On the job training memberikan manfaat nyata bagi produktivitas karyawan. Dengan belajar sambil bekerja, karyawan dapat secara langsung mengaplikasikan pengetahuan yang baru mereka dapatkan ke dalam tugas sehari-hari.
Hal ini memungkinkan mereka untuk lebih kompeten dan efisien dalam melakukan pekerjaan.
Selain itu, mereka akan merasa lebih percaya diri dengan keterampilan mereka, sehingga cenderung termotivasi untuk memberikan kontribusi terbaik bagi perusahaan.
4. Meningkatkan Retensi Karyawan
Salah satu keuntungan utama dari OJT adalah meningkatan retensi karyawan. Melalui pelatihan yang efektif, karyawan akan merasa didukung dan dihargai dan cenderung merasa lebih terikat dengan perusahaan.
Dengan membangun hubungan yang kuat dengan senior, mentor, atau rekan kerja mereka yang lebih berpengalaman, karyawan akan merasa lebih nyaman dalam lingkungan kerja.
Hal tersebut mengurangi tingkat turnover karyawan yang dapat menjadi masalah bagi perusahaan dalam hal biaya dan produktivitas.
5. Belajar sambil Bekerja
Belajar sambil bekerja adalah cara yang efektif untuk mengurangi stres dan kebingungan, terutama saat memulai pekerjaan baru atau mempelajari tugas baru.
Dengan OJT, karyawan akan mendapatkan pengalaman dan bimbingan langsung dari mentor atau pelatih mereka.
Hal ini membuat mereka lebih percaya diri mengenai kemampuan mereka, sehingga lebih siap untuk menghadapi berbagai tantangan di tempat kerja.
Baca Juga: 10 Kesalahan Training Karyawan dan Cara Mengatasinya
Manfaat On the Job Training bagi Karyawan
Pelatihan di tempat kerja juga memberikan banyak manfaat penting bagi karyawan, seperti:
1. Pengetahuan Lebih Mudah Diingat
Dengan belajar secara langsung dan terlibat aktif, karyawan akan memperoleh pengalaman praktis yang lebih mudah untuk diingat.
Secara keseluruhan, OJT dapat membuat karyawan lebih tertarik untuk mempelajari keterampilan dan pengetahuan lebih lanjut yang bisa mereka terapkan saat bekerja dan berkembang sebagai seorang profesional.
2. Pelatihan Lebih Cepat dengan Pengalaman Langsung
Melalui pembelajaran secara langsung, karyawan dapat lebih fokus pada materi pelatihan dengan lebih baik.
Hal ini disebabkan karena OJT dilakukan dalam lingkungan kerja sehari-hari mereka, yang membantu mereka untuk belajar cara mengatasi masalah dan melakukan pekerjaan dengan lebih baik.
Dengan pelatihan di tempat kerja, karyawan juga bisa bertanya saat mereka membutuhkan bantuan, sehingga membuat proses pembelajaran menjadi lebih efisien.
3. Fleksibel
Pendekatan belajar sambil bekerja memberikan fleksibilitas kepada karyawan. Selama pelatihan, karyawan akan menerima informasi yang sesuai dengan kebutuhan mereka dan fokus pada aera yang dibutuhkan.
Secara jangka panjang, OJT membuat karyawan dapat menyesuaikan diri dengan pekerjaan sehari-hari mereka dan lebih siap untuk melakukan tanggung jawab yang beragam.
4. Pengembangan Keterampilan
On the job training juga membantu karyawan untuk mempelajari keterampilan baru dengan cara yang dapat meningkatkan kepercayaan diri mereka.
Hal ini dapat meningkatkan keterampilan karyawan yang akan sangat berguna dalam perkembangan karier mereka.
Baca Juga: Soft Skill Training: Arti, Manfaat, dan Cara Merancangnya
Apa Saja Kekurangan On the Job Training?
Selain memiliki sejumlah manfaat, on the job training memiliki sejumlah kekurangan yang bisa Anda pertimbangkan sebelum melakukan pelatihan ini:
1. Tidak Semua Orang Bisa Mengajar
Tidak semua ahli dalam suatu bidang bisa menjelaskan dengan baik apa yang mereka ketahui.
Selain itu, beberapa ahli mungkin khawatir akan memiliki pesaing yang sama-sama menguasai bidang tersebut, sehingga mereka enggan menjadi pelatih.
2. Tidak Membawa Gagasan Baru ke Tempat Kerja
Biasanya, apa yang dipelajari dalam OJT adalah pengetahuan yang sudah ada di perusahaan. Dengan demikian, ide atau gagasan baru jarang muncul dalam pelatihan internal.
3. Risiko Kecelakaan
Jika OJT tidak dilakukan secara terstruktur, karyawan berpengalaman mungkin lupa menyebutkan informasi keamanan saat menunjukkan cara mengoperasikan mesin kepada karyawan baru, yang bisa menimbulkan risiko berbahaya.
4. Kemungkinan Kesalahan
Karyawan yang ditunjuk sebagai mentor mungkin tidak bisa terlalu memperhatikan dengan cermat bagaimana karyawan baru melaksanakan tugasnya, yang bisa menyebabkan mereka melakukan kesalahan tanpa mendapatkan feedback.
5. Kurangnya Konsistensi
Pelatihan OJT yang tidak terstruktur dengan baik juga bisa menghasilkan hasil pelatihan yang tidak konsisten karena tidak ada metode, materi pelatihan, atau panduan yang jelas tentang bagaimana karyawan seharusnya melakukan setiap tugas.
Baca Juga: Perbedaan Employee Training dan Development, serta Manfaatnya
Apa Saja Metode on The Job Training?
Ada beberapa metode yang bisa diterapkan dalam on the job training, di antaranya adalah:
1. Coaching
Dalam metode coaching, atasan atau staf yang berpengalaman akan memberikan instruksi kepada pekerja untuk melakukan sebiah pekerjaan.
Coaching melibatkan pelatihan one-on-one (latihan satu lawan satu) yang dirancang untuk pekerja di mana atasan mereka akan memberikan demonstrai dan memberikan instruksi.
Baca Juga: 9 Manfaat Coaching Karyawan Hingga Tips Optimalisasinya
2. Mentoring
Pelatihan ini diberikan kepada orang-orang pada tingkat manajerial, di mana senior atau manajer memberikan instruksi kepada bawahan langsung untuk menjalankan tugas sehari-hari.
Hal ini merupakan metode pelatihan one-on-one, yang menempatkan manajer sebagai mentor untuk membimbing bawahannya dalam menghadapi berbagai situasi.
Baca Juga: Group Mentoring: Arti, Manfaat, Hingga Tips Implementasinya
3. Rotasi Pekerjaan
Dalam rotasi pekerjaan, karyawan sering dipindahkan ke pekerjaan lain dalam perusahaan.
Hal ini bertujuan agar mereka dapat memahami lebih banyak latar belakang pekerjaan dan tidak merasa bosan karena harus melakukan hal yang sama terus-menerus.
Selain itu, metode ini juga membantu mereka membangun hubungan dengan rekan-rekan kerja lainnya.
4. Pelatihan Instruksional Pekerjaan
Dalam pelatihan ini, seorang pelatih akan menyusun program selangkah demi selangkah untuk mengajarkan pekerjaan kepada karyawan.
Pada awalnya, peserta pelatihan akan diberikan gambaran mengenai pekerjaan dan apa yang diharapkan dari mereka. Kemudian, pelatih akan menunjukkan keterampilan apa saja yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut.
Setelah itu, karyawan diberi kesempatan untuk melakukan pekerjaan tersebut dengan bimbingan pelatih. Terakhir, merkea diminta untuk memberikan feedback dan bertanya tentang hal-hal yang belum dipahami.
5. Understudy
Dalam pendekatan ini, atasan akan memberikan pelatihan kepada bawahan kepada asisten yang mungkin menggantikannya suatu hari nanti.
Hal ini dilakukan agar karyawan siap mengambil alih pekerjaan atasan jika terjadi kekosongan posisi, seperti pensiun atau promosi.
6. Apprenticeship
Apprenticeship adalah pelatihan yang diberikan kepada orang-orang yang ingin mempelajari keterampilan teknis atau keahlian tertentu.
Selain belajar di ruangan, mereka juga belajar di tempat kerja, yaitu di bawah pengawasan ketat dari orang yang lebih berpengalaman.
Hal ini bisa berlangsung cukup lama karena apprenticeship harus melewati berbagai proses pembelajaran untuk bisa menjadi ahli di bidang mereka.
Baca Juga: Pengertian Internship, Jenis, Tips Mencarinya, dan Aturannya di Indonesia
Apakah On the Job Training Sama dengan Off the Job Training?
Meskipun sama-sama metode pelatihan untuk karyawan, on the job training dan off the job training memiliki sejumlah perbedaan, seperti:
Pelatihan di Tempat Kerja (On-The-Job Training)
- Pendekatan Praktis: Melibatkan karyawan dalam peran mereka di tempat kerja.
- Metode: Coaching, understudy, apprenticeship, dan sebagainya.
- Pelatih: Biasanya dilakukan oleh manajer atau karyawan berpengalaman.
- Biaya: Rendah.
- Hasil: Hasil dapat dirasakan secara langsung, misalnya karyawan menunjukkan retensi yang lebih baik dan tidak ada kesenjangan antara apa yang mereka pelajari dan apa yang mereka terapkan dalam posisi mereka.
- Waktu yang Diperlukan: Sedikit, sehingga tidak berdampak pada tanggung jawab karyawan lainnya.
Pelatihan di Luar Tempat Kerja (Off-The-Job Training)
- Pendekatan Teoritis: Mengajarkan konsep dan teori baru yang bisa diterapkan karyawan dalam peran mereka.
- Metode: Seminar, Kuliah, Studi Kasus.
- Pelatih: Dilakukan oleh pelatih eksternal.
- Biaya: Tinggi.
- Hasil: Jangka panjang, karyawan menunjukkan retensi yang lebih rendah karena mereka tidak langsung menerapkan apa yang mereka pelajari. Ada hambatan antara teori dan praktek.
- Waktu yang Diperlukan: Cukup banyak, di mana karyawan harus mengambil waktu kerja untuk pelatihan.
Baca Juga: Off the Job Training: Arti, Manfaat, Kekurangan, dan Metodenya
Bagaimana Tips Terbaik Melaksanakan On the Job Training?
Setelah menemukan metode terbaik yang selaras dengan tujuan OJT, berikut sejumlah cara yang bisa Anda lakukan:
1. Identifikasi dan Latih Calon Mentor
Cari orang-orang yang menunjukkan kinerja terbaik dan memiliki pengetahuan yang mendalam tentang pekerjaan mereka. Kemudian, tentukan siapa di antara mereka yang akan menjadi mentor terbaik.
Mentor yang baik biasanya bersedia untuk membagikan pengetahuan, memiliki kemampuan komunikasi yang baik, dan tertarik untuk melatih karyawan baru.
Setelah Anda mengidentifikasi calon mentor, latih mereka agar mereka mempelajari bagaimana cara untuk:
- Menetapkan tujuan dan harapan.
- Menjelaskan dan menunjukkan dengan jelas cara melakukan setiap tugas.
- Mengenali apa yang dilakukan dengan baik oleh peserta pelatihan.
- Memberikan feedback yang efektif untuk membantu peserta pelatihan meningkatkan keterampilan mereka.
- Bersabar dan empatik.
2. Strukturkan Proses Pembelajaran
Untuk memastikan pelatihan di tempat kerja berhasil, Anda perlu memiliki rencana yang terstruktur untuk menunjukkan apa yang perlu dicapai oleh karyawan dan bagaimana mereka akan melakukannya.
Anda dapat memulainya dengan memahami peran karyawan dalam perusahaan Anda.
Selanjutnya, buat daftar tugas, keterampilan, dan kompetensi yang diperlukan. Lalu, evaluasi kesenjangan antara keahlian yang diinginkan dan keahlian karyawan Anda untuk menentukan area apa yang perlu ditingkatkan.
Anda juga dapat bekerja sama dengan pelatih untuk mengumpulkan materi pelatihan dan dokumentasi yang diperlukan. Jangan lupa untuk membuat daftar penilaian untuk melacak kemajuan karyawan.
3. Lacak dan Bagikan Metrik Kinerja
Selanjutnya, ukur dari hasil OJT karyawan, seperti perubahan dalam pengetahuan, perilaku, dan sikap. Gunakan daftar penilaian untuk menilai kinerja karyawan selama pelatihan.
Selain itu, berikan pengakuan terhadap hal yang dilakukan dengan baik dan berikan feedback untuk membantu mereka meningkatkan skill yang kurang memuaskan.
4. Dapatkan Feedback dan Tingkatkan
Bicaralah dengan mentor dan peserta pelatihan untuk mengetahui apa yang berhasil, apa yang perlu diperbaiki, dan apa yang tidak berhasil sama sekali.
Buatlah survei pelatihan untuk memahami bagaimana kinerja karyawan dan pelatih.
Dari situ, Anda dapat menentukan keterampilan mana yang perlu ditingkatkan dan bagaimana Anda bisa meningkatkan pengalaman pelatihan secara keseluruhan.
5. Terapkan Buddy System
Selama on the job training, buddy system dapat membantu karyawan baru memahami pekerjaan mereka.
Seorang ‘buddy’ sendiri merupakan karyawan yang memiliki keterampilan sosial yang baik dan bisa membagikan pengetahuan serta pengalaman mereka kepada karyawan baru.
6. Manfaatkan Teknologi
Anda juga bisa menggunakan learning management system (LMS) untuk membantu Anda dalam mengatur materi pelatihan dan membuat bahan ajar yang bisa diakses kapan pun oleh karyawan.
Selain LMS, Anda juga perlu mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub. Melalui software ini, karyawan yang tengah melaksanakan on the job training, baik sebagai peserta maupun pelatih, tidak akan kerepotan untuk mengurus masalah administrasi.
Sebagai contoh, mereka dapat menggunakan fitur absensi untuk mencatat jam clock in dan clock out mereka secara mandiri melalui smartphone masing-masing.
Selain itu, manajemen perusahaan juga dapat memanfaatkan timeline Gajihub untuk menyampaikan berbagai informasi penting, termasuk informasi yang berkaitan dengan on the job training.
Cara penggunaan fitur timeline pun sangat mudah, berikut tutorialnya:
Sangat mudah, bukan?
Baca Juga: Campus Hiring: Arti, Manfaat, Kekurangan, dan Strategi Terbaiknya
Kesimpulan
Secara keseluruhan, OJT berperan penting dalam mengembangkan keterampilan karyawan dan dapat meningkatkan efisiensi pada kegiatan operasional perusahaan.
Melalui pelatihan ini, karyawan dapat memperoleh pengalaman secara langsung di lingkungan kerja yang sebenarnya dan dapat meningkatkan pemahaman mereka mengenai tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
Selain itu, OJT juga membantu dalam menciptakan budaya pembelajaran berkelanjutan di perusahaan, yang membuat karyawan merasa dihargai dan didukung dalam pengembangan profesional mereka.
Dengan memanfaatkan metode OJT secara efektif, perusahaan dapat memperoleh manfaat seperti penghematan waktu dan biaya, peningkatan produktivitas karyawan, peningkatan retensi karyawan, dan pemberdayaan karyawan melalui pembelajaran sambil bekerja.
Selain melalui OJT, perusahaan juga dapat meningkatkan efisiensi melalui penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub yang dilengkapi berbagai fitur menarik seperti absensi, payroll, kelola cuti dan izin, ESS, dan masih banyak lagi.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.