12 Metrik Produktivitas yang Harus Diketahui Tim HR

Mengukur metrik dan mengetahui tingkat produktivitas perusahaan adalah masalah bisnis abadi dan tetap menjadi prioritas agar bisnis tetap kompetitif. Karyawan yang bahagia dan produktif adalah aset berharga bagi setiap organisasi.

Mengukur produktivitas tidaklah mudah, karena definisi dari apa yang dimaksud dengan produktif berbeda untuk setiap pekerjaan, organisasi, dan industri.

Pada artikel kali ini, kita akan mempelajarinya beberapa contoh metrik produktivitas untuk membantu Anda sebagai tim HR untuk mulai mengukur produktivitas karyawan lebih baik.

Apa yang Dimaksud dengan Metrik Produktivitas?

Metrik produktivitas adalah cara untuk mengukur produktivitas karyawan. Metrik ini mengukur berbagai aktivitas karyawan yang terkait dengan tujuan perusahaan dan membantu menyoroti peluang untuk perbaikan dan memaksimalkan efisiensi.

Metrik produktivitas dapat berupa kuantitatif atau kualitatif. Cara umum untuk melacak produktivitas adalah dengan menggunakan key performance indicator (KPI) untuk memahami bagaimana karyawan produk relatif terhadap tujuan mereka.

Mengukur produktivitas di banyak pekerjaan bisa jadi sulit. Misalnya, bagaimana Anda mengukur produktivitas seorang manajer pemasaran? Atau seorang perencana acara? Ini tidak sesederhana pekerjaan manufaktur di mana input dan outputnya cukup jelas.

Meskipun tujuan pengukuran produktivitas adalah untuk meningkatkan efisiensi, menetapkan metrik produktivitas yang tidak masuk akal sebenarnya dapat merusak motivasi, keterlibatan, dan pada akhirnya produktivitas.

Tidak selalu mungkin untuk mencapai kualitas 100% saat Anda mendorong tingkat produktivitas. Sebaliknya, menemukan kombinasi yang tepat antara produktivitas dan efisiensi dapat membantu memaksimalkan hasil sekaligus mempertahankan kualitas.

Rumus umum untuk produktivitas adalah:

Produktivitas = Total output / Total input

Namun, rumus ini menyajikan pandangan yang sangat sederhana tentang produktivitas dan tidak berlaku untuk semua pekerjaan.

Mari kita lihat berbagai cara untuk menghitung produktivitas di berbagai sektor. Karena tidak mungkin memiliki metrik produktivitas yang sama untuk setiap pekerjaan, kami memberikan contoh metrik produktivitas untuk departemen yang berbeda, serta metrik di seluruh organisasi dan metrik yang berlaku secara umum.

Baca juga: Budaya Hierarki dalam Organisasi: Panduan Untuk Tim HR

Metrik Produktivitas di Seluruh Organisasi

1. Pendapatan per karyawan

Pendapatan per karyawan atau revenue per employee (RPE) adalah rasio yang secara kasar memperkirakan total pendapatan yang dihasilkan perusahaan dibagi dengan jumlah karyawan saat ini.

RPE adalah metrik yang berguna untuk mengevaluasi produktivitas. Semakin produktif sebuah organisasi, semakin kecil kemungkinan akan terjadi kerugian (misalnya, penurunan omset, tidak ada penjualan), dan meningkatkan kemungkinan keuntungan.

Idealnya, sebuah perusahaan berusaha mencapai rasio RPE yang sangat tinggi karena hal ini menunjukkan tingkat produktivitas yang lebih besar, yang biasanya berarti lebih banyak keuntungan. Peningkatan pendapatan juga memungkinkan perusahaan untuk membayar karyawan dengan lebih baik.

Rumus untuk pendapatan per karyawan adalah:

RPE = Total pendapatan / jumlah karyawan

2. Pemanfaatan karyawan

Utilisasi atau pemanfaatan karyawan mengacu pada jumlah waktu kerja karyawan yang digunakan untuk pekerjaan yang dapat ditagih, yang dinyatakan dalam bentuk persentase.

Hal ini sering digunakan dalam layanan profesional (misalnya, untuk akuntan, konsultan, dll.). Penggunaan bervariasi dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya karena tidak ada karyawan yang akan menghabiskan seluruh waktunya untuk pekerjaan yang diklasifikasikan sebagai “pekerjaan yang dapat ditagih”.

Setiap proyek membutuhkan aktivitas lain, seperti tugas admin, email, penagihan, dan rapat.

Melacak pemanfaatan karyawan membantu membuat keputusan perekrutan yang tepat, misalnya, jika Anda membutuhkan lebih banyak karyawan dalam peran tertentu.

Hal ini juga memungkinkan Anda untuk memahami apakah karyawan terlalu banyak atau kurang dimanfaatkan.

Ketika setiap karyawan memenuhi deskripsi pekerjaan mereka, mereka membantu organisasi mencapai peningkatan pendapatan.

Saat menghitung pemanfaatan karyawan, tanyakan pada diri Anda sendiri: Berapa jam kerja karyawan dalam seminggu yang perlu ditagih agar bisnis Anda tetap menguntungkan?

Rumus untuk utilisasi karyawan adalah:

Tingkat Pemanfaatan = Jam yang Dapat Ditagih / Jam Kerja yang Memenuhi Syarat

Baca juga: Budaya Hierarki dalam Organisasi: Panduan Untuk Tim HR

3. Total cost of workforce (TCOW)

Seperti namanya, total biaya tenaga kerja atau total cost of workforce (TCOW) mengukur jumlah total uang yang dihabiskan perusahaan untuk tenaga kerjanya.

Ini mencakup semua biaya tenaga kerja, termasuk gaji, orientasi, perekrutan, pelatihan, biaya operasional SDM, dan biaya pengembangan.

Biaya tenaga kerja, dalam banyak kasus, merupakan sebagian besar pengeluaran untuk sebuah organisasi. Jadi, mengukur TCOW sangat penting untuk memahami produktivitas secara keseluruhan.

Memiliki pemahaman yang akurat tentang TCOW Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti:

• Bagaimana total biaya tenaga kerja berkembang dari waktu ke waktu relatif terhadap pendapatan dan total pengeluaran perusahaan?
• Apa saja komponen TCOW kita, dan bagaimana cara mengoptimalkannya?

Untuk menghitung TCOW, jumlahkan semua variabel Anda (misalnya, biaya SDM, pelatihan, gaji, dll.).

Yang penting, pastikan untuk memasukkan semua pengeluaran di luar biaya tetap Anda, seperti pekerja lepas dan pekerja kontingen – terutama jika mereka merupakan bagian besar dari tenaga kerja Anda.

Metrik Produktivitas Umum

4. Self-rated productivity

Bergantung pada tingkat kematangan sebuah tim, anggota tim dapat menilai sendiri produktivitas mereka dan menyajikannya dalam kartu skor produktivitas.

Meskipun menilai produktivitas diri sendiri bisa jadi merupakan tugas yang ambigu, namun hal ini akan menjadi lebih jelas dengan mengajukan pertanyaan yang tepat, seperti:

• Dalam skala 1 sampai 10, seberapa yakin Anda akan menyelesaikan target Anda bulan ini?
• Berapa jam kerja fokus yang Anda selesaikan minggu ini?
• Berapa banyak gangguan yang Anda alami minggu ini?

Berdasarkan hasil ini, manajer dapat melatih karyawan untuk meningkatkan produktivitas selama periode waktu tertentu.

Anggota tim dapat berbagi kartu penilaian produktivitas mereka. Kemudian, manajer dan rekan kerja dapat memberikan saran untuk meningkatkan produktivitas – karena banyak anggota tim yang mungkin mengalami masalah yang sama.

Baca juga: Manfaat Pemantauan Produktivitas Karyawan dan Caranya

5. Rasio yang direncanakan dan yang dilakukan

Rasio yang direncanakan untuk diselesaikan adalah ukuran seberapa banyak pekerjaan yang ditugaskan kepada karyawan dan seberapa banyak yang diselesaikan.

Rasio ini melihat pembagian jumlah tugas yang diberikan dan membandingkannya dengan apa yang telah diselesaikan, yang disajikan dalam bentuk persentase:

Rasio yang Direncanakan untuk Diselesaikan = Jumlah Tugas yang Ditugaskan/Direncanakan / Jumlah Tugas yang Diselesaikan

Ini adalah ukuran yang baik untuk produktivitas karyawan karena Anda dapat membandingkan % dari karyawan ke karyawan.

Katakanlah ada dua karyawan yang menerima jumlah tugas yang sama. Yang satu memiliki rasio yang direncanakan untuk diselesaikan sebesar 30%, dan yang lainnya memiliki rasio 95%.

Maka Anda tahu ada sesuatu yang perlu diperhatikan. Hal ini juga berguna untuk melacak dari waktu ke waktu dan melihat inisiatif apa yang meningkatkan atau menurunkan produktivitas.

Selain itu, hal ini menyoroti kompleksitas tugas dan menyoroti jika ada kendala seperti ruang lingkup atau anggaran yang menghambat produktivitas.

6. Jam fokus per hari

Jam fokus per hari melihat waktu kerja yang sama sekali tidak terganggu. Ini adalah pekerjaan yang berdedikasi, berfokus pada suatu tugas dengan perhatian penuh. Ini adalah teknik produktivitas untuk menghilangkan gangguan dan kebisingan yang tidak perlu.

Pergeseran baru-baru ini ke peningkatan pekerjaan jarak jauh telah membawa jam fokus per hari ke permukaan, karena ada diskusi tentang apakah kantor atau lingkungan kerja lebih mengganggu.

Jam fokus per hari terbagi dalam dua kategori:

Deep work

Ini berkaitan dengan waktu yang digunakan karyawan untuk fokus pada tugas tanpa gangguan. Salah satu cara untuk menentukan hal ini adalah dengan melihat kalender karyawan dan jumlah interupsi.

Jika seorang karyawan mengadakan rapat dengan hanya jeda 30 menit di antaranya, kemungkinan mereka tidak melakukan pekerjaan yang terfokus atau mendalam.

Pekerjaan operasional

Ini adalah pekerjaan yang dilakukan untuk memastikan Anda bisa produktif. Ini bisa berupa menjawab email atau tugas-tugas kecil yang membutuhkan waktu hingga 15 menit (atau 2 jam jika tidak segera ditangani!).

Untuk mengukurnya, jumlahkan setiap hari berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas ini dan rata-ratakan selama sebulan.

Sekarang, mari kita bahas beberapa metrik produktivitas khusus industri.

Baca juga: Cara Meningkatkan Produktivitas Kerja Karyawan Anda

Metrik Produktivitas Layanan Pelanggan

7. Resolusi panggilan pertama

Resolusi panggilan pertama atau resolusi kontak pertama, seperti namanya, mengacu pada kemampuan perusahaan untuk menyelesaikan pertanyaan pelanggan pada titik kontak pertama.

Artinya, setelah pelanggan menghubungi karyawan atau perusahaan untuk pertama kalinya, tidak perlu ada tindak lanjut.

Meningkatkan jumlah resolusi panggilan pertama akan meningkatkan produktivitas, karena agen layanan pelanggan dapat menerima lebih banyak panggilan dan, oleh karena itu, melayani lebih banyak pelanggan.

Rumus untuk resolusi panggilan pertama adalah:

Resolusi Panggilan Pertama = 100 x (Masalah yang Diselesaikan Pertama Kali / Masalah yang Ditangani oleh Agen Layanan Pelanggan)

Hasil perhitungan berupa persentase, dan tujuannya adalah untuk meningkatkannya dari waktu ke waktu.

8. Pembuatan tiket hingga waktu penyelesaian penuh

Berbeda dengan metrik resolusi panggilan pertama, resolusi penuh berfokus pada kualitas, bukan kesegeraan.

Metrik ini melihat pada waktu di mana masalah pelanggan benar-benar diselesaikan. Di perusahaan yang dikelola dengan baik, kedua metrik ini bekerja sama dengan baik untuk meningkatkan kualitas layanan pelanggan dari waktu ke waktu.

Untuk memahami waktu penyelesaian penuh, analisis setiap tiket (dan lihat statistik, dasbor, dll.) Untuk melihat apakah tiket tersebut telah diselesaikan dan apa yang tidak berhasil vs. apa yang berhasil dengan baik.

Waktu penyelesaian penuh diukur dalam jam (atau hari).

Rumusnya adalah:

Waktu Penyelesaian Rata-rata = Total Waktu Penyelesaian untuk Semua Tiket yang Diselesaikan / Jumlah Tiket yang Diselesaikan

Baca juga: Cara Menghitung Produktivitas dan Rumus Menghitungnya

9. Waktu respons tiket dukungan

Waktu respons tiket menunjukkan waktu antara pelanggan mengirimkan tiket dan agen layanan pelanggan meresponsnya.

Namun, setiap tiket harus memiliki metrik pengukuran yang unik.

Misalnya, jika Anda bekerja di sebuah maskapai penerbangan dan pelanggan mengajukan pertanyaan yang rumit dan mendesak tentang mengubah tiket dibandingkan jika pelanggan menginginkan informasi yang tersedia tentang jatah bagasi

Ini adalah skenario yang berbeda yang akan memiliki waktu respons yang berbeda.

Untuk menghitung waktu respons tiket dukungan, ambil waktu rata-rata untuk merespons tiket per jenis klasifikasi dan tingkat kerumitan.

Metrik Produktivitas Penjualan

10. Pertumbuhan penjualan

Pertumbuhan penjualan melihat kemampuan perusahaan untuk menghasilkan pendapatan selama periode waktu tertentu melalui penjualan.

Sangat penting untuk memahami pertumbuhan penjualan untuk meningkatkan produktivitas dan menerapkan berbagai inisiatif untuk merangsang pertumbuhan penjualan.

Rumusnya adalah:

Tingkat Pertumbuhan Penjualan = (Penjualan Periode Saat Ini – Penjualan Periode Sebelumnya) / (Penjualan Periode Sebelumnya * 100)

Baca juga: Skill Gap Analysis: Pengertian dan Cara Melakukannya

11. Pendapatan per tenaga penjualan

Pada tingkat individu, pendapatan per perwakilan penjualan dengan jelas menunjukkan produktivitas setiap perwakilan penjualan.

Metrik ini membantu mengevaluasi kemampuan individu atau tim untuk menghasilkan pendapatan. Memiliki pemahaman yang jelas tentang metrik ini dapat membantu menumbuhkan lingkungan tim yang kompetitif dan sehat jika dilakukan dengan benar.

Namun, sangat penting untuk menetapkan garis dasar. Tidak semua karyawan sama. Beberapa lebih senior; yang lain beroperasi di lokasi yang lebih menguntungkan.

Anda bisa menghitung pendapatan rata-rata per perwakilan penjualan dan kemudian membandingkannya dengan pendapatan per masing-masing karyawan dalam tim penjualan.

Rumus untuk pendapatan rata-rata per tenaga penjualan adalah:

Pendapatan Rata-rata per Perwakilan Penjualan = Pendapatan dari Penjualan / Jumlah Perwakilan Penjualan

Metrik Produktivitas Pengembangan Software

12. Defect escape ratio

Ini adalah rasio produktivitas khusus pengembangan software yang melihat berapa banyak cacat atau bug yang ditemukan dalam software sebelum sampai ke produksi.

Defect escape ratio yang lebih tinggi berarti ada masalah dengan pengujian proses, sehingga memperlambat produktivitas.

Defect escape ratio yang lebih rendah menunjukkan bahwa perangkat lunak memiliki kualitas yang lebih tinggi dan, oleh karena itu, lebih siap untuk dipublish.

Rumusnya adalah:

Defect escape ratio = (Bug yang Ditemukan dalam Produksi / Jumlah Total Bug) * 100

Baca juga: Pengertian Otomatisasi HR, Manfaat, dan Hal yang Anda Dapatkan

Kesimpulan

Saat menerapkan metrik produktivitas, diskusikan dengan karyawan Anda tentang apa yang menurut mereka harus dilacak dan bagaimana caranya.

Dengan begitu, Anda memastikan bahwa metrik yang Anda ukur relevan dan benar-benar membantu tim berkinerja lebih baik, alih-alih membuat mereka merasa tertekan dan terjadinya micro management.

Selain itu, pastikan juga Anda menggunakan sistem monitoring operasional dan HR yang modern seperti menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.

Gajihub adalah software payroll dan HR buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh banyak pemilik bisnis dan tim HR untuk memudahkan proses penggajian, shifting karyawan, manajemen cuti, sampai memudahkan seluruh karyawan untuk melakukan absensi dan pengajuan cuti melalui smartphone.

Tertarik menggunakan Gajihub? Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.