7 Langkah Melakukan Perencanaan Pelatihan Karyawan dan Tipsnya

Melakukan perencanaan sesi pelatihan dapat menjadi aspek penting dari keberhasilan presentasi Anda.

Jika Anda ingin merencanakan sesi pelatihan yang sukses, ada langkah-langkah spesifik yang dapat Anda ikuti untuk memastikan Anda membuat garis besar yang komprehensif untuk diikuti oleh individu.

Memahami cara melakukan perencanaan sesi pelatihan dapat membantu peserta mendapatkan keterampilan atau pengetahuan yang Anda sajikan kepada karyawan.

Dalam artikel ini, kami membahas mengapa perencanaan penting untuk sesi pelatihan, termasuk tujuh langkah tentang cara merencanakan sesi pelatihan dan tips merencanakan sesi pelatihan Anda sendiri.

Mengapa Perencanaan Penting untuk Sesi Pelatihan?

Penting untuk merencanakan sesi pelatihan, karena hal ini membantu Anda mengatur pikiran Anda dalam urutan yang logis.

Hal ini juga dapat membantu Anda mengartikulasikan topik-topik yang menantang secara sederhana agar dapat dipahami oleh setiap orang.

Merencanakan presentasi Anda membantu memandu percakapan dan memungkinkan Anda untuk mengharapkan pertanyaan yang mungkin dimiliki individu tentang apa yang telah Anda bahas sejauh ini.

Mengharapkan pertanyaan-pertanyaan yang mungkin dimiliki oleh para peserta Anda dapat membantu Anda mempersiapkan jawaban untuk menanggapi ketika mereka bertanya.

Selain itu, merencanakan sesi pelatihan dengan baik dapat membantu Anda tampil lebih profesional bagi para peserta.

Baca juga: Peraturan Magang di Indonesia Menurut Undang-Undang

Bagaimana Cara Melakukan Perencanaan sesi Pelatihan?

Berikut ini tujuh langkah yang dapat Anda ambil untuk melakukan perencanaan sesi pelatihan:

1. Menilai kebutuhan pelatihan

Sebelum Anda merencanakan sesi pelatihan, Anda dapat menilai kebutuhan para peserta.

Hal ini dapat membantu anda merencanakan presentasi yang lebih bermanfaat bagi para peserta karena anda tahu apa kebutuhan mereka saat anda merencanakannya.

Anda dapat melakukan ini dengan membuat survei anonim untuk diambil oleh para peserta.

Survei ini dapat mencakup pertanyaan pilihan ganda bagi individu untuk dipilih atau diberi peringkat dari yang paling sedikit hingga yang paling besar yang mungkin mereka manfaatkan dari lebih banyak pelatihan.

Setelah Anda menerima survei, Anda dapat menemukan tema umum atau menghitung rata-rata untuk membantu Anda menentukan apa yang akan Anda sertakan dalam sesi pelatihan Anda.

2. Buat garis besar tujuan pembelajaran

Ketika Anda menguraikan tujuan pembelajaran sesi pelatihan Anda, hal ini dapat membantu Anda merencanakan kegiatan, contoh, dan ide-ide kunci bagi peserta Anda untuk dibawa pulang di akhir sesi.

Ini dapat membantu memberikan fokus untuk presentasi. Berdasarkan berapa lama sesi Anda dapat membantu Anda menentukan berapa banyak tujuan yang akan dimasukkan.

Misalnya, Anda mungkin hanya memiliki tiga tujuan jika sesi Anda hanya setengah hari.

Untuk setiap tujuan pembelajaran, Anda dapat memiliki ide utama dengan poin-poin pendukung, menyoroti satu atau dua contoh dan aktivitas untuk membantu peserta mempraktikkan apa yang telah mereka pelajari.

Selain itu, penting untuk diingat untuk memastikan tujuan Anda mengikuti metode SMART. SMART adalah akronim darispecific, measurable, attainable, relevant dan time-oriented atau spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berorientasi waktu.

Hal ini dapat membantu Anda ketika Anda meninjau keberhasilan sesi Anda ketika sesi tersebut berakhir.

Ini dapat membantu Anda menjawab pertanyaan seperti apakah sesi Anda mencapai apa yang ingin Anda capai dengan itu?

Baca juga: Evaluasi Kinerja: Pengertian, Fungsi, Komponen, dan Tahapannya

3. Gunakan prinsip-prinsip pembelajaran

Ketika Anda merencanakan sesi pelatihan Anda, gunakan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa untuk membantu Anda mengetahui bagaimana Anda ingin menyusun presentasi untuk para peserta.

Ada lima prinsip pembelajaran yang bisa Anda pertimbangkan, yaitu:

Pengarahan mandiri

Ketika seseorang terus menjadi dewasa, mereka menjadi lebih mandiri dalam proses belajar mereka karena mereka tahu kekuatan dan kelemahan mereka sendiri.

Hal ini memungkinkan Anda, sebagai pendidik, untuk memberikan lebih banyak dukungan daripada bimbingan untuk pelajar dewasa.

Penggunaan latar belakang pengetahuan dan pengalaman

Anda dapat menggunakan berbagai latar belakang dan pengalaman profesional para peserta untuk membantu menambah presentasi Anda.

Latar belakang seseorang dapat membantu orang lain dalam sesi mempelajari sesuatu yang terkait dengan topik tersebut.

Relevan dengan peran profesional mereka saat ini

Seorang profesional kemungkinan besar akan menghadiri sesi pelatihan jika sesi tersebut terkait dengan peran mereka saat ini, karena dapat membantu mereka meningkatkan kinerja dan memajukan tujuan karier mereka.

Anda mungkin merasa terbantu dengan menanyakan kepada peserta apa yang ingin mereka dapatkan dari sesi pelatihan Anda.

Instruksi berpusat pada masalah

Sering kali, para peserta mungkin menghadiri sesi pelatihan karena mereka ingin mempelajari keterampilan baru untuk membantu mereka menyelesaikan tantangan apa pun yang mungkin mereka alami.

Sebagai seorang pendidik, Anda dapat merencanakan sesi pelatihan Anda untuk memasukkan waktu yang cukup bagi para peserta untuk bekerja menggunakan keterampilan yang Anda sajikan, sehingga mereka dapat menjadi terbiasa dengan keterampilan atau topik tersebut.

Motivasi untuk belajar

Para peserta didik yang termotivasi mencari sesi pelatihan untuk mengikuti pendidikan lebih lanjut dan dapat memiliki sikap belajar yang positif.

Sebagai seorang pendidik, jika seseorang berbicara tentang topik baru selama sesi Anda, gunakan itu sebagai kesempatan untuk membicarakannya untuk menunjukkan bahwa Anda peduli dengan minat dan apresiasi mereka untuk belajar.

Baca juga: Cara Membuat dan Menyusun Laporan Keuangan Dengan Mudah

4. Susun struktur sesi

Struktur sesi pelatihan memberi Anda dan peserta urutan yang terorganisir tentang bagaimana presentasi akan dilanjutkan.

Pastikan struktur Anda mengikuti urutan yang masuk akal untuk topik yang Anda diskusikan. Berikut adalah contoh urutan struktur yang dapat Anda gunakan dalam sesi pelatihan Anda:

• Sesi perkenalan
• Sesi pengenalan aktivitas satu sama lain
• Topik satu pengenalan
• Topik satu pelajaran, termasuk contoh dan aktivitas
• Topik satu diskusi dan kesimpulan
• Topik dua pengenalan
• Topik dua pelajaran, termasuk contoh dan aktivitas
• Topik dua diskusi dan kesimpulan
• Topik tiga pengantar
• Topik tiga pelajaran, termasuk contoh dan aktivitas
• Topik tiga diskusi dan kesimpulan
• Kesimpulan sesi, termasuk diskusi dan rangkuman keseluruhan

Baca juga: Contoh Pertanyaan yang Bisa Anda Tanyakan ke HRD Saat Wawancara

5. Kumpulkan dan atur materi pelatihan

Jika ada materi pelatihan yang dibutuhkan sesi Anda, pastikan Anda mengumpulkan dan mengaturnya terlebih dahulu.

Periksa berapa banyak orang yang mendaftar untuk mengikuti kursus Anda dan pastikan Anda memiliki cukup untuk semua orang, ditambah dengan tambahan lainnya.

Menawarkan materi pelatihan kepada peserta, seperti buklet atau salinan presentasi Anda, dapat membantu mereka mengingat informasi dengan lebih baik. Mereka juga dapat merujuk ke materi pelatihan mereka setelah sesi berakhir.

Mengatur materi pelatihan Anda juga dapat mencakup penyusunan agenda untuk Anda ikuti selama presentasi Anda.

Anda mungkin juga merasa terbantu untuk memberikan salinan agenda kepada peserta karena dapat membantu mereka tetap fokus selama presentasi.

6. Rancang dan latih presentasi Anda

Jika Anda berencana menggunakan presentasi slideshow, pastikan slide Anda mudah dibaca dan menyenangkan secara visual untuk dibaca oleh para peserta Anda.

Presentasi slideshow dapat membantu menjaga agar individu tetap terlibat karena mereka memiliki sesuatu untuk dilihat untuk membantu mereka memahami topik saat Anda berbicara.

Anda mungkin juga merasa bermanfaat untuk melatih presentasi Anda beberapa kali sebelum hari yang dijadwalkan.

Mintalah teman atau keluarga Anda untuk membantu Anda melakukan uji coba.

Umpan balik atau feedback mereka dapat membantu Anda melihat apakah ada sesuatu yang perlu ditambahkan atau dihilangkan dari presentasi atau membuat materi yang menantang lebih mudah dipahami.

Baca juga: Target Kerja Karyawan: Pengertian Lengkap dan Cara Membuatnya

7. Minta umpan balik dan evaluasi sesi

Setelah Anda selesai merencanakan sesi pelatihan dan mempresentasikannya kepada peserta, mintalah umpan balik dari mereka.

Umpan balik mereka dapat membantu Anda melakukan perbaikan untuk sesi mendatang atau terus melakukan sesuatu yang bekerja dengan baik.

Selain itu, anda dapat mengevaluasi sesi anda sendiri dan menilai bagaimana anda melakukannya.

Anda dapat mencatat apa pun yang ingin Anda lakukan secara berbeda di masa depan atau hal-hal yang ingin Anda tambahkan.

Ini juga dapat membantu meningkatkan keterampilan Anda sebagai pembicara karena dapat membantu Anda mengidentifikasi kelemahan dan kekuatan Anda yang dapat Anda gunakan lebih banyak dalam presentasi Anda.

Tips untuk Melakukan Perencanaan Sesi Pelatihan

Berikut ini beberapa tips untuk merencanakan sesi pelatihan:

Pilih ruang yang cocok

Memilih ruang yang cocok untuk sesi pelatihan Anda adalah penting karena dapat membantu memfasilitasi perasaan para peserta.

Misalnya, jika Anda memiliki kelompok sesi pelatihan yang kecil, Anda dapat melakukan presentasi Anda di ruang pertemuan dengan meja dan kursi yang nyaman untuk semua orang.

Sertakan aktivitas yang menarik

Sertakan aktivitas yang menarik dalam presentasi pelatihan karena hal ini akan membuat peserta Anda terlibat dalam pembelajaran.

Ketika orang merasa mereka terlibat dalam pembelajaran mereka, itu dapat membantu mereka mengingat informasi dengan lebih baik.

Baca juga: Talent Development: Pengertian, Manfaat, dan Strateginya

Kelola waktu Anda secara efektif

Tentukan jumlah waktu tertentu untuk setiap bagian sesi pelatihan Anda untuk membantu menjaga diri Anda tetap sesuai jadwal.

Penting juga untuk mempertimbangkan bahwa peserta belajar dengan kecepatan yang berbeda ketika mempelajari materi baru dan mempraktikkan keterampilan.

Baca Juga: Workshop Adalah: Arti, Manfaat, Langkah, Hingga Contohnya

Jadwalkan waktu istirahat

Jadwalkan waktu istirahat dalam sesi pelatihan Anda karena dapat membantu peserta tetap fokus pada topik jika mereka diberi waktu untuk berhenti sejenak dan melakukan sesuatu untuk diri mereka sendiri.

Hal ini sangat penting jika sesi pelatihan berlangsung setengah hari atau satu hari penuh, sehingga membantu memisahkan hari mereka menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola.

Masukkan waktu untuk meringkas

Ketika Anda merencanakan sesi pelatihan, masukkan waktu untuk merangkum apa yang akan Anda bahas dalam sesi, video yang akan mereka tonton, dan ringkasan kesimpulan di akhir sesi.

Hal ini dapat membantu memberikan poin-poin penting kepada para peserta untuk fokus dan memahami kesimpulan dari sesi tersebut.

Baca juga: Screening Karyawan: Pengertian Lengkap dan Tahapannya

Kesimpulan

Itulah beberapa tips melakukan perencanaan pelatihan yang bisa Anda gunakan dalam proses pelatihan karyawan Anda.

Melakukan pelatihan karyawan adalah hal penting untuk memastikan bahwa seluruh karyawan di bisnis Anda memiliki pemahaman terbaru, semangat yang terjaga, dan ilmu terkini agar bisa meningkatkan produktivitas mereka.

Karyawan adalah aset penting bagi perusahaan, oleh sebab itu Anda sebaga pemilik bisnis atau bagian dari tim HR harus mengetahui kebutuhan dari setiap karyawan Anda, termasuk pelatihan.

Pastikan juga Anda mengelola seluruh data karyawan dengan sistem modern untuk memudahkan Anda dalam melakukan proses payroll dan HR. Salah satu solusi untuk memudahkan proses ini adalah dengan menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.

Gajihub adalah software payroll dan HR online buatan Indonesia yang sangat cocok untuk semua jenis dan skala bisnis.

Dengan menggunakan Gajihub, bukan hanya perusahaan yang akan mendapatkan kemudahan dalam proses pengelolaan payroll dan HR, namun juga karyawan Anda mendapatkan kontrol lebih seperti pengajuan cuti online, slip gaji online, dan masih banyak lagi.

Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.