Untuk meningkatkan efisiensi dalam berbagai proses bisnis, seperti produksi dan manunfaktur, banyak perusahaan yang menerapkan manajemen operasional agar lebih terstruktur dan efektif.
Melalui manajemen operasional, perusahaan dapat mencapai tujuan dengan lebih cepat dan menggunakan sumber daya secara optimal.
Selain itu, perusahaan juga dapat mengurangi pengeluaran, meningkatkan kualitas produk, hingga menjaga kepuasan pelanggan.
Namun, untuk mencapai keberhasilan manajemen operasional, diperlukan seorang manajer dengan skill komunikasi yang baik, kemampuan manajemen waktu yang efektif, serta pemahaman mendalam mengenai manajemen rantai pasok dan manajemen proyek.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu manajemen operasional, manfaat, jenis, jobdesk manajer, dan tips mengoptimalkannya.
Apa yang Dimaksud dengan Manejemen Operasional?
Manajemen operasional adalah proses penerapan berbagai praktik bisnis untuk meningkatkan efisiensi organisasi. Proses ini meliputi perencanaan, pengawasan, dan pengorganisasian aktivitas rantai pasokan, seperti produksi, manufaktur, hingga pengiriman produk akhir ke pelanggan.
Tim manajemen operasional biasanya bertugas mengevaluasi dan menganalisis proses internal untuk memastikan efisiensi dan efektivitasnya.
Baca Juga: 15 KPI Procurement, Cara Menghitung, dan Manfaatnya
Apakah Manajemen Operasional Itu Penting?
Ya, penting. Berikut sejumlah alasan yang membuat perusahaan perlu berfokus pada manjemen operasional:
1. Mengurangi Pemborosan
Pemborosan sering terjadi dalam aktivitas bisnis seperti manufaktur, namun manajemen operasional bisa membantu meminimalkan kerugian.
Dengan mengoptimalkan waktu dan sumber daya, manajemen operasional dapat mengurangi risiko produksi berlebih, cacat, kerusakan inventaris, waktu tunggu, dan proses berlebihan.
2. Menjamin Kualitas Produk
Manajemen operasional bertanggung jawab untuk memastikan kualitas produk dan layanan. Tim dapat menetapkan standar kualitas dan menerapkan prosedur kontrol kualitas di setiap tahap produksi.
Dengan mengutamakan keselamatan dan konsistensi, tim manajemen operasional dapat melindungi reputasi perusahaan dan meningkatkan penjualan.
Baca Juga: Manajemen Mutu: Manfaat, Prinsip, Langkah-Langkah, dan Tipsnya
3. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Meningkatkan kepuasan pelanggan adalah salah satu tujuan utama tim manajemen operasional, karena pelanggan yang puas cenderung memiliki loyalitas yang tinggi.
Kepercayaan mereka pada bisnis bisa menghasilkan pembelian berulang, ulasan positif, dan rekomendasi yang membantu meningkatkan pendapatan perusahaan.
Selain dapat mengontrol kualitas, hal ini juga dapat menarik minat pelanggan dan mendorong mereka untuk melakukan pembelian.
Misalnya, sebuah perusahaan komputer memiliki tingkat cacat 10% pada salah satu produk keyboard mereka.
Setelah mendapatkan masukan dari pelanggan, tim manajemen operasional menerapkan daftar periksa quality control yang lebih ketat.
Pengujian ini membantu mendeteksi masalah sebelum produk sampai ke pasar, sehingga mampu menurunkan tingkat cacat menjadi kurang dari 1%.
4. Meningkatkan Pendapatan
Kualitas produk yang lebih baik dan kepuasan pelanggan membantu perusahaan membangun reputasi yang baik, menarik lebih banyak pelanggan, dan memperluas pangsa pasar.
Hasilnya adalah peningkatan pendapatan yang memungkinkan perusahaan untuk terus berkembang.
Dengan pendapatan yang meningkat dan biaya yang lebih hemat, proses manajemen operasional juga dapat meningkatkan laba perusahaan secara keseluruhan.
5. Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Manajemen operasional membantu meningkatkan produktivitas kerja karyawan dengan menganalisis proses saat ini di departemen tertentu dan mengidentifikasi area yang perlu perbaikan.
Dengan demikian, perusahaan dapat mengatasi masalah ini dengan menerapkan standar operasi dan proses baru.
Misalnya, dengan merekrut karyawan yang lebih kompeten, mengadakan pelatihan baru, atau berinvestasi dalam alat-alat yang bisa memperlancar workflow.
Baca Juga: Manajemen Proses Bisnis: Tahapan, Cara, Contoh, dan Tipsnya
6. Mendukung Pencapaian Tujuan Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki tujuan dan target yang ingin dicapai per kuartal atau per tahun. Dalam hal ini, manajer operasional perlu membantu perusahaan mencapai tujuan tersebut dengan mengembangkan sistem operasional yang efektif.
Misalnya, jika sebuah bisnis ingin mengurangi biaya manufaktur sebesar 20% pada kuartal ketiga, manajer operasional dapat mengidentifikasi cara membuat produksi lebih efisien, seperti mencari vendor bahan baku yang lebih terjangkau dan mengotomatisasi tugas agar karyawan bisa fokus pada pekerjaan yang lebih penting.
Baca Juga: 20 Contoh KPI Departemen Produksi untuk Kesuksesan Bisnis
Apa Saja yang Termasuk ke dalam Manajemen Operasional?
Melalui manajemen operasional, perusahaan dapat memastikan berbagai aktivitas berikut berjalan dengan lancar, yakni:
1. Pengiriman tepat waktu
Manajemen operasional membantu menyusun jadwal produksi agar sesuai dengan tenggat waktu pelanggan.
2. Sumber daya yang optimal
Pengelolaan rantai pasokan dan inventaris yang efisien memastikan Anda selalu memiliki persediaan yang dibutuhkan tanpa pemborosan.
3. Kualitas yang konsisten
Proses kontrol kualitas yang baik memastikan produk atau layanan Anda selalu sesuai dengan ekspektasi pelanggan.
4. Alur kerja yang lancar
Manajemen operasional bertanggung jawab untuk memaksimalkan efisiensi di seluruh departemen.
5. Produktivitas yang meningkat
Dengan proses yang lebih baik, Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan sumber daya yang sama.
Sementara itu, berikut sejumlah hal yang tidak termasuk ke dalam lingkup manajemen operasional:
- Penetapan tujuan besar perusahaan.
- Faktor eksternal seperti tren pasar, kondisi ekonomi, atau persaingan.
- Keputusan finansial yang tidak terkait dengan aktivitas sehari-hari.
- Image perusahaan dan pemasaran.
- Pengaturan aturan atau kebijakan hukum perusahaan.
Baca Juga: Manajemen Logistik: Manfaat, Jenis, Tahapan, dan Tipsnya
Apa Saja Prinsip-Prinsip Utama dalam Manajemen Operasional?
Prinsip-prinsip utama dalam manajemen operasional membantu profesional di bidang manufaktur dan manajemen untuk mengelola siklus hidup operasi dengan lebih efektif.
Berikut adalah prinsip-prinsip yang penting dalam manajemen operasional:
1. Kesuksesan
Fokus pada kepuasan pelanggan dan tujuan organisasi untuk mendorong kesuksesan bisnis. Hal ini membantu meningkatkan kinerja dan memastikan loyalitas pelanggan.
2. Realitas
Memahami kondisi operasional saat ini memungkinkan pengambilan keputusan yang tepat dan penerapan strategi yang efektif.
Fokusnya adalah pada gambaran besar, bukan hanya alat atau teknik individu.
3. Perubahan
Mengelola perubahan secara efektif daoat membantu organisasi beradaptasi dengan dinamika pasar. Fleksibilitas ini penting untuk efisiensi, pertumbuhan, dan stabilitas jangka panjang.
Baca Juga: Manajemen Perubahan: Manfaat, Tantangan, Model, dan Strategi
4. Dasar-Dasar
Mematuhi prinsip dasar operasional dan mengoptimalkan praktik dapat memastikan operasi yang efisien dan produktivitas yang berkelanjutan.
5. Organisasi
Perencanaan dan pengendalian produksi yang baik meningkatkan konektivitas, konsistensi, dan prediktabilitas, yang pada akhirnya meningkatkan profitabilitas.
6. Kerendahan Hati
Mengakui keterbatasan dan menghindari proses coba-coba yang mahal dapat memaksimalkan efisiensi waktu dan biaya.
7. Akuntabilitas
Manajemen operasional menuntut setiap individu dan tim bertanggung jawab atas peran mereka, sehingga meningkatkan rasa kepemilikan dan keunggulan.
8. Komitmen
Komitmen dan antusiasme karyawan yang terarah dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja keseluruhan.
9. Kausalitas
Memahami hubungan sebab-akibat dalam proses membantu menyelesaikan masalah dengan efektif dan mendukung perbaikan berkelanjutan.
10. Variasi
Mengelola dan mengurangi variasi dalam proses dapat meningkatkan efisiensi, kualitas, dan kepuasan pelanggan sambil mengurangi pemborosan.
Baca Juga: 10 Strategi Manajemen Pelanggan untuk Kemajuan Bisnis
Bagaimana Tahapan dalam Proses Manajemen Operasional?
Manajemen operasional melibatkan beberapa tahap penting yang harus dilakukan oleh tim, yaitu:
1. Mengembangkan Strategi
Mengembangkan strategi operasional memerlukan analisis data untuk menentukan cara terbaik mencapai tujuan.
Faktor-faktor yang dipertimbangkan meliputi ukuran tenaga kerja, anggaran, konfigurasi rantai pasok, dan jangka waktu.
Langkah-langkah dalam merancang strategi meliputi:
- Analisis Data: Menguraikan prinsip dasar untuk memahami bagian-bagian terpisah.
- Estimasi Kuantitatif: Menentukan karakteristik seperti ukuran, kuantitas, atau jarak.
- Perencanaan Aktivitas: Mengatur promosi penjualan dengan koordinasi dari departemen terkait.
- Strategi Pemasaran: Menerapkan promosi produk seperti iklan atau kampanye penjualan.
2. Peramalan (Forecasting)
Memprediksi kondisi keuangan di masa depan membutuhkan pemahaman tentang kondisi finansial saat ini serta perkiraan pendapatan dari penjualan produk.
Laporan keuangan dan data kinerja juga membantu mengukur produktivitas dan pencapaian tujuan. Pengelolaan anggaran dan perencanaan keuangan juga termasuk dalam proses ini.
3. Manajemen Rantai Pasok
Manajemen rantai pasok melibatkan pengawasan alur proses dalam organisasi.
Dalam hal ini, manajemen operasional berada di tingkat yang lebih tinggi, yakni mencari efisiensi dan mengarahkan kegiatan produksi, penetapan harga, penjualan, serta distribusi produk.
4. Pengendalian Kualitas
Salah satu fokus utama dalam manajemen operasional adalah mencari cara tercepat, teraman, dan paling hemat biaya untuk melayani pelanggan.
Pengendalian kualitas penting untuk menentukan apakah proses bisnis sudah efisien dan memberikan hasil sesuai standar yang diinginkan.
Baca Juga: Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya
Bagaimana Contoh Penerapan Manajemen Operasional?
Penerapan manajemen operasional dapat berbeda-beda tergantung bidang industrinya. Sebagai gambaran, berikut contoh penerapannya dalam bebragai industri:
1. Kesehatan
Dalam layanan kesehatan, komunikasi yang kurang efektif dan keterlambatan dapat mengancam keselamatan pasien dan meningkatkan biaya.
Di sini, manajemen operasional memastikan perawatan diberikan tepat waktu, sambil mengoptimalkan sumber daya.
Penerapan Manajemen Operasional
- Koordinasi perawatan pasien untuk mengurangi waktu tunggu.
- Menyediakan platform teknologi agar staf medis dapat berbagi informasi dengan cepat dan akurat.
- Mengelola biaya operasional agar tetap efisien.
Baca Juga: Cara Mengelola Manajemen Shift Rumah Sakit + 8 Tipsnya
2. Manufaktur
Dalam industri manufaktur, keterlambatan produksi, masalah kualitas, dan hambatan terkait rantai pasokan dapat menyebabkan hilangnya pendapatan.
Oleh karena itu, perusahaan perlu mengelola manajemen operasional unyuk mengawasi dan mengendalikan produksi agar berjalan lancar dan produk sampai ke pelanggan dengan sempurna.
Penerapan Manajemen Operasional
- Menyusun jadwal produksi agar sesuai target pengiriman.
- Mengidentifikasi dan mengatasi kemacetan dalam lini produksi.
- Melakukan pengecekan kualitas secara rutin.
- Mengelola logistik rantai pasokan agar produksi tetap berjalan lancar.
Baca Juga: HR di Industri Manufaktur: Tugas, Tantangan dan Solusinya
3. Konstruksi
Proyek konstruksi banyak menghadapi deadline ketat, potensi keterlambatan, dan regulasi ketat.
Dalam hal ini, manajemen operasional berfungsi memastikan proyek konstruksi berjalan sesuai rencana dengan perencanaan yang matang, penggunaan sumber daya yang efisien, dan pemeriksaan kualitas berkala.
Penerapan Manajemen Operasional
- Membuat timeline proyek yang realistis sesuai anggaran.
- Mengalokasikan sumber daya secara efisien.
- Memastikan kepatuhan terhadap standar dan peraturan bangunan setempat.
- Melakukan pemeriksaan kualitas agar proyek selesai sesuai standar.
4. Retail
Mulai dari toko ritel global hingga toko-toko lokal, manajemen operasional dapat mengatasi berbagai masalah seperti penjadwalan staf yang buruk, dan pelayanan yang kurang optimal bisa merugikan bisnis.
Penerapan Manajemen Operasional
- Mengelola stok agar sesuai dengan permintaan pelanggan.
- Menyusun jadwal kerja staf untuk memastikan pelayanan optimal.
- Menggunakan data penjualan untuk menyesuaikan jumlah stok dan penempatan produk di toko.
Baca Juga: Manajemen Pemasaran: Tahapan, Peran, Jenis, dan Strateginya
Apa Saja Jobdesk Manajer Operasional?
Manajer operasional bertanggung jawab dalam mengatur dan mengawasi proses pengadaan, pengelolaan, hingga pengiriman barang kepada pelanggan.
Tugas mereka menyesuaikan kebutuhan target pasar dengan kemampuan perusahaan. Berikut ini adalah beberapa tugas utama yang biasanya dikerjakan oleh manajer operasional:
- Memberikan motivasi dan arahan kepada karyawan
- Membuat kebijakan penting dan mengambil keputusan strategis
- Meninjau kebijakan dan prosedur perusahaan, serta membuat kebijakan baru bila perlu
- Bekerja sama dengan tim HR dalam proses rekrutmen, seperti membuat deskripsi pekerjaan yang menarik
- Membangun budaya perusahaan yang positif agar karyawan tetap semangat dan termotivasi
- Mengelola anggaran, laporan, rencana bisnis, dan audit perusahaan
- Berkomunikasi dengan para pendukung perusahaan untuk memberikan update dan mendukung kebijakan baru
- Mengurus dokumen-dokumen penting yang berkaitan dengan hukum dan peraturan
- Berkoordinasi dengan dewan direksi untuk membahas dan merencanakan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang
- Mengidentifikasi peluang dan masalah yang mungkin dihadapi perusahaan
- Membangun hubungan kerja sama dengan perusahaan lain
- Memastikan komunikasi yang baik antara manajemen dan karyawan
- Menerapkan prinsip lean manufacturing untuk mengurangi pemborosan
- Mengelola anggaran agar pengeluaran tetap efisien
- Mengawasi manajemen material perusahaan
Apa Saja Keterampilan yang Dibutuhkan untuk Manajer Operasional?
Jika Anda tertarik menjadi manajer operasional, berikut beberapa keterampilan yang akan sangat bermanfaat adalah:
1. Kepemimpinan
Manajer operasional memimpin karyawan yang menjalankan tugas sehari-hari perusahaan.
Oleh karena itu, Anda harus bisa memotivasi dan memberikan contoh yang baik, serta bertanggung jawab atas tindakan mereka.
Baca Juga: 15 Jenis Kompetensi Kepemimpinan yang Wajib Dimiliki Manajer
2. Komunikasi
Manajer operasional perlu berkomunikasi dengan berbagai pihak, mulai dari karyawan hingga eksekutif.
Skill komunikasi seperti mendengarkan aktif dan memberikan instruksi yang jelas sangat diperlukan.
3. Pemecahan Masalah
Manajer operasional harus jeli melihat masalah dalam produksi dan mencari cara untuk memperbaikinya.
Mereka harus bisa menganalisis situasi, mempertimbangkan beberapa solusi, dan menentukan langkah terbaik.
4. Organisasi
Keterampilan organisasi membantu manajer operasional mengatur berbagai tugas dan memastikan semua proyek berjalan sesuai jadwal.
5. Manajemen Rantai Pasokan
Manajer operasional juga harus memahami proses rantai pasokan agar dapat menjalin kerja sama dengan pemasok yang tepat untuk menghasilkan produk berkualitas tinggi.
6. Manajemen Proyek
Manajer operasional memimpin tim untuk mencapai tujuan bersama. Kemampuan mengatur tugas, alokasi sumber daya, dan manajemen risiko sangat penting untuk hasil yang maksimal.
Baca Juga: Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya
Bagaimana Tips Meningkatkan Proses Manajemen Operasional?
Untuk meningkatkan proses manajemen operasional di dalam bisnis, berikut beberapa tips penting yang perlu Anda lakukan:
1. Otomatisasi Proses Bisnis Rutin
Banyak tugas dan proses terlibat dalam menjalankan bisnis, tapi kabar baiknya adalah Anda tidak harus melakukan semuanya sendiri.
Sebanyak 89% pemilik dan manajer bisnis melaporkan bisnis mereka tumbuh berkat otomatisasi proses, dan 92% menyatakan otomatisasi memberi karyawan lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas yang strategis.
Teknologi otomatisasi seperti artificial intelligence (AI) dapat membantu membuat operasional Anda lebih efisien.
Teknologi ini mengurangi human error dan memastikan tugas dilakukan dengan cara optimal.
2. Prioritaskan Perbaikan Berkelanjutan
Bagaimana Anda mengetahui seberapa baik performa bisnis? Mulailah dengan menetapkan key performance indicator (KPI) untuk melacak performa operasional dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Tipsnya adalah dengan menetapkan KPI yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu atau yang disebut dengan SMART goals.
Dorong juga karyawan untuk mengusulkan perbaikan berdasarkan pengalaman mereka. Karena karyawan biasanya berada di lapangan, wawasan mereka bisa sangat berharga.
3. Terapkan Pendekatan Customer Oriented
Hubungan Anda dengan pelanggan seharusnya tidak berakhir setelah produk atau layanan diserahkan.
Kumpulkan dan tinjau feedback pelanggan untuk menemukan area yang bisa ditingkatkan dan cara baru untuk menyesuaikan produk dengan preferensi pelanggan.
Misalnya, jika pelanggan mengalami keterlambatan pengiriman, evaluasi proses pengiriman untuk mencari area yang bisa diperbaiki.
4. Bangun Komunikasi yang Kuat Antar Departemen
26% pemimpin percaya bahwa kerjasama antar tim yang buruk adalah tantangan terbesar dalam manajemen bisnis.
Untuk menciptakan operasi yang berjalan lancar, Anda memerlukan tim yang berfungsi dengan baik dan dapat bekerja sama.
Adakan pertemuan rutin antar departemen dan gunakan platform kolaboratif agar tim berbeda dapat berbagi informasi, menyelesaikan masalah, dan menyelaraskan tujuan.
Penting juga untuk mendorong budaya transparansi dan kerja sama untuk mengatasi pemisahan operasional.
Baca Juga: Manajemen Pengadaan: Manfaat, Tahap, Elemen, dan Tipsnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, manajemen operasional adalah proses yang terstruktur untuk meningkatkan efisiensi perusahaan dengan mengelola aktivitas produksi, rantai pasokan, dan distribusi.
Melalui manajemen ini, perusahaan dapat mengurangi pemborosan, menjaga kualitas produk, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mempercepat pencapaian tujuan bisnis.
Manajemen operasional penting untuk meningkatkan produktivitas karyawan dan pendapatan perusahaan dengan memanfaatkan sumber daya secara optimal.
Dalam prosesnya, tim manajemen bertanggung jawab untuk merancang strategi, memprediksi keuangan, mengawasi rantai pasok, dan melakukan pengendalian kualitas.
Manajemen operasional yang efektif memerlukan dukungan teknologi seperti Gajihub untuk mengoptimalkan setiap proses, termasuk pengelolaan manajemen data karyawan.
Dengan software ini, perusahaan dapat memantau produktivitas tim, melacak kehadiran, serta mengelola data kinerja secara real-time.
Melalui Gajihub, manajemen dapat lebih berfokus pada strategi peningkatan operasional tanpa terbebani oleh tugas-tugas manual.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Manajemen Keuangan: Manfaat, Jenis, Fungsi, dan Tipsnya - 6 November 2024
- Research and Development: Manfaat, Jenis, dan Tahapannya - 5 November 2024
- Manajemen Pengukuran Kinerja: Metode, Langkah, dan Tipsnya - 4 November 2024