Job redesign menjadi salah satu upaya yang bisa dilakukan perusahaan untuk memaksimalkan keuntungan dan memuaskan banyak karyawan.
Proses ini melibatkan penyesuaian dan pengaturan ulang tugas serta tanggung jawab pekerjaan dengan tujuan meningkatkan kualitas kerja, efisiensi, dan memberikan tantangan baru bagi karyawan.
Melalui job redesign, perusahaan dapat merasakan berbagai manfaat seperti produktivitas yang lebih tinggi, pengembangan keterampilan karyawan, serta peningkatan employee dan work engagement.
Job redesign juga membantu perusahaan tetap adaptif terhadap perubahan lingkungan kerja dan teknologi baru.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu job redesign, manfaat, komponen penting, dan langkah-langkahnya.
Apa yang Dimaksud dengan Job Redesign?
Job redesign adalah proses yang digunakan perusahaan untuk mengubah pekerjaan yang ada agar lebih sesuai dengan lingkungan bisnis yang terus berubah.
Proses ini dapat melibatkan penambahan tugas baru atau penyelarasan dungsi dalam pekerjaan yang ada.
Job redesign membantu perusahaan mencapai tujuan bisnis dengan mengoptimalkan karyawan dan fungsi pekerjaan dalam organisasi.
Melalui proses ini, perusahaan dapat mendorong peningkatan kualitas kerja, efisiensi, sekaligus memberikan tantangan baru bagi karyawan.
Untuk melakukan job redesign, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah dengan menganalisis setiap pekerjaan untuk mengidentifikasi area yang bisa dioptimalkan.
Selanjutnya, Anda juga perlu melibatkan karyawan dalam proses redesign untuk mendapatkan feedback dan memastikan perubahan sesuai dengan keburuhan mereka.
Setelah pekerjaan didesain ulang, sediakan pelatihan yang diperlukan agar karyawan bisa mengembangkan keterampilan baru.
Baca Juga: Cara Melakukan Job Design untuk Para HR Manager
Apakah Job Redesign itu Penting?
Ya, sangat penting, di zaman dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat, seperti masifnya penggunaan artificial intelligence (AI) penting bagi perusahaan untuk melakukan job redesign, agar bisnis dan ketermpilan karyawan bisa tetap relevan.
Selain itu, berikut adalah sejumlah manfaat dari melakukan job redesign:
1. Menyelaraskan Bisnis dengan Karyawan
Redesign pekerjaan yang sukses dapat menyelaraskan nilai-nilai perusahaan dengan karyawan. Hal ini tidak hanya bisa mengurngi tingkat turnover, tetapi juga meningkatkan produktivitas dan efisiensi di tempat kerja.
Saat karyawan merasa nilai-nilai meraka selaras dengan perusahaan, mereka cenderung lebi loyal dan termotivasi.
2. Membangun Keunggulan Kompetitif
Di dunia kerja yang selalu berubah, mendesain ulang cakupan pekerjaan secara teratur dapat membantu perusahaan tetap relevan dengan tren industri terbaru.
Hal ini juga menarik talenta baru yang ingin bekerja di perusahaan yang selalu berkembang.
Karyawan juga akan memperoleh kesempatan untuk terus meningkatkan kompetensi mereka, yang memungkinkan mereka untuk lebih berhasil dalam peran mereka.
3. Meningkatkan Motivasi Karyawan
Mendesain ulang peran dan tanggung jawab tim secara efetktif dapat meningkatkan moral dn motivasi karyawan.
Saat karyawan diberikan tugas yang lebih menantang dan bermakna, mereka merasa lebih dihargai dan termotivasi untuk memberikan yang terbaik dalam pekerjaan mereka.
Baca Juga: 15 Cara Memotivasi Karyawan dan Keuntungannya
4. Mencegah Kebosanan dan Kelelahan
Pekerjaan yang monoton dan repetitif dapat menyebabkan kebosanan dan kelelahan pada karyawan.
Dalam hal ini, job redesign dapat memberikan variasi dalam tugas sehari-hari, menawarkan tanggung jawab baru dan kesempatan belajar yang menarik.
Hal ini membantu mencegah burnout yang bisa menyebabkan karyawan merasa frustasi dan mencari peluang di tempat lain.
5. Meningkaatkan Efisiensi Bisnis
Setiap manajer dituntut untuk meningkatkan efisiensi dalam tim mereka.
Redesign pekerjaan dapat membantu mencapai efisiensi lebih tinggi dengan memungkinkan karyawan berfokus pada tugas yang lebih bernilai dan mengurangi tugas-tugas yang kurang penting.
Penggunaan teknologi baru seperti AI juga dapat mendukung upaya ini dengan mengotomatiasi tugas rutin.
6. Memudahkan Adaptasi Terhadap Perubahan
Perubahan dalam tujuan bisnis atau operasional perusahaan seringkali membutuhkan job redesign.
Meskipun perubahan bisa terjadi secara mendadak dan mengganggu, proses redesign dapat menjadi salah satu peluang bagus bagi karyawan.
Mereka berkesempatan untuk memperoleh skill baru, keluar dari zona nyaman mereka, dan menunjukkan kemampuan mereka dalam situasi baru.
Baca Juga: Hilirisasi Digital: Arti, Tujuan, hingga Dampaknya terhadap HR
Apa Saja Komponen Penting dalam Job Redesign?
Berikut adalah 5 komponen yang perlu Anda perhatikan saat mendesain ulang pekerjaan agar sukses:
1. Skill Variety (Ragam Keterampilan)
Komponen ini mengacu pada banyaknya keterampilan yang dibutuhkan oleh suatu pekerjaan.
Semakin banyak keterampilan yang dibutuhkan, maka akan semakin menarik dan menantang pekerjaan tersebut bagi karyawan, yang dapat membantu mereka berkembang.
2. Feedback
Feedback adalah informasi yang diterima karyawan mengenai kinerja mereka. Feedback bisa datang dari dalam perusahaan seperti apresiasi dari atasan, maupun dari luar seperti hasil survei kepuasan pelanggan.
3. Task Identity (Identitas Tugas)
Hal ini mengacu pada seberapa jauh karyawan terlibat dalam sebuah tugas, apakah hanya sebagian kecil atau mampu menyelesaikan tugas secara keseluruhan.
Karyawan cenderung merasa lebih puas jika mereka dapat menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir.
4. Autonomy (Otonomi)
Ini adalah tingkat kebebasan dan kemandirian yang dimiliki karyawan dalam pekerjaannya.
Semakin besar otonomi yang diberikan, maka akan semakin tinggi motivasi karyawan karena mereka merasa memiliki tanggung jawab yang lebih besar.
5. Task Significance (Signifikansi Tugas)
Task significance mengacu pada dampak pekerjaan terhadap orang lain, baik di dalam maupun di luar perusahaan.
Ketika karyawan merasa pekerjaannya memiliki dampak positif, mereka cenderung merasa lebih puas dan termotivasi.
Baca Juga: Pengertian Upskilling, Manfaat, Teknik, dan Cara Mengembangkan
Apa Saja Strategi untuk Job Redesign?
Berikut adalah beberapa strategi job redesign yang dapat Anda pertimbangkan untuk diterapkan di tempat kerja guna meningkatkan efisiensi dan produktivitas:
1. Rotasi Pekerjaan
Rotasi pekerjaan atau job rotation adalah ketika perusahaan memindahkan karyawan antar berbagai peran dalam organisasi.
Hal ini memberikan karyawan kesempatan untuk bekerja dalam peran yang berbeda sambil memperluas keterampilan mereka.
Rotasi pekerjaan juga dapat membantu meningkatkan fleksibilitas karyawan, karena mereka belajar melakukan berbagai tugas.
2. Job Enrichment
Job enrichment adalah ketika manajer menambahkan lebih banyak faktor motivasi ke dalam peran yang sudah ada.
Hal ini bisa mencakup memberikan otonomi yang lebih besar kepada karyawan dalam pekerjaannya.
Misalnya, seorang desainer grafis bisa diberi kesempatan untuk mengajukan ide langsung ke pelanggan dan mengatur deadline proyek mereka sendiri.
3. Job Enlargement
Job enlargement berarti menambahkan lebih banyak tugas yangn relevan ke dalam pekerjaan, sehingga karyawan bisa meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka.
Hal ini juga membantu mengurangi kebosanan karena tugas yang berulang. Misalnya, seoranga arsitek yang biasanya mendesain gedung perkantoran bisa diberi kesempatan untuk merancang bangunan restoran.
4. Job Simplification
Job simplification atau penyederhanaan pekerjaan adalah mengurangi jumlah tugas yang harus dilakukan karyawan.
Meskipun terlihat berlawanan dengan job redesign, hal ini membantu karyawan tetap fokus pada tugas yang lebih spesifik dan menjadi ahli di bidang tersebut.
Job simplification juga membantu mengurangi beban kerja karyawan.
5. Duty Allocation
Duty allocation adalah strategi membuat departemen atau tim dengan peran dan tugas khusus. Misalnya, perusahaan yang ingin berkembang ke daerah baru mungkin perlu membentuk beberapa departemen.
Setiap departemen akan memiliki tugas spesifik sehingga mereka bisa bekerja secara terpisah, namun tetap memiliki tujuan bisnis yang sama.
6. Job Crafting
Perancangan pekerjaan atau job crafting adalah ketika karyawan sendiri merancang ulang pekerjaannya untuk mencciptakan kepuasan kerja yang lebih besar.
Strategi ni bisa mencakup memikirkan ulang lagkah-langkah dalam menyelesaikan tugas, dengan siapa mereka berinteraski, dan apa arti dari tugas mereka.
Misalnya, seorang web designer mungkin merasa pekerjaannya lebih berarti jika mereka terlibat dalam proses coding situs web untuk membuat interface yang lebih ramah pengguna.
Baca Juga: Analisis Pekerjaan: Arti, Manfaat, Metode, Hingga Tahapannya
Bagaimana Langkah-Langkah Melakukan Job Redesign?
Berikut adalah 5 langkah umum yang dapat Anda lakukan dalam setiap fase job redesign:
1. Perubahan
Fase pertama adalah perubahan. Redesign pekerjaan menjadi penting saat terdapat dugaan bahwa peryaratan pekerjaan telah berubah dan perlu diperbarui.
Hal ini bisa disebabkan oleh otomatisasi tugas atau kebutuhan keterampilan baru.
Contoh umum adalah peningkatan kebutuhan akan keterampilan digital, seperti mengertik, menggunakan software Ms Office, media sosial, hingga pemrograman.
Terkadang, kebutuhan untuk mendesain ulang pekerjaan juga diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.
Misalnya, perusahaan yang ingin memperkuat penjualan online-nya, maka mereka membutuhkan karyawan dengan kemampuan digital marketing.
Fase perubahan ini bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan yang berubah dan memilih pekerjaan atau kategori pekerjaan yang paling terdampak unutk dianalisis lebih lanjut.
2. Analisis Pekerjaan Individu
Pada fase kedua, Anda perlu menganalisis pekerjaan yang telah dipilih menggunakan metode seperti:
- Analisis pekerjaan fungsional: mencatat data, keterampilan SDN, dan alat yang dibutuhkan.
- Inventaris tugas: mengidentifikasi tugas dan mencatat hal penting, waktu yang dihabiskan, dan frekuensi.
- Metode elemen pekerjaan: mengidentifikasi karakteristik kinerja yang sangat baik.
- Deskripsi tugas naratif: lakukan wawancara untuk menjelaskan aktivitas utama.
- Teknik incident technique: mengevaluasi kinerja(baik atau buruk) dan apa yang dapat memberikan hasil terbaik dalam pekerjaan.
Semua metode ini pada dasarnya bertujuan untuk menganalisis tugas yang dilakukan, pentingnya, dan keterampilan yang dibutuhkan.
Baca Juga: Skill Issue: Arti, Penyebab, Jenis, dan Cara Mengatasinya
3. Analisis Kompetensi Inti
Bergantung pada proyek job redesign, mungkin ada perubahan pada tingkat organisasi, sebab banyak organisasi memiliki kompetensi inti yang berlaku untuk semua orang di perusahaan.
Dengan mengubah atau memperbarui kompetensi inti tersebut, artinya semua fungsi dalam organisasi akan terpengaruh.
Oleh karena itu, penting untuk melakukan analisis sebelum proses job redesign berjalan.
4. Mendefinisikan Ulang Pekerjaan
Pada fase keesempat, semua masukan dari fase sebelumnya digunakan untuk mendefinisikan ulang pekerjaan.
Ini bisa berupa perubahan kecil atau perubahan besar. Pemangku kepentingan utama harus dilibatkan kembali untuk memastikan mereka setuju dengan temuan Anda.
Penting juga untuk mempertimbangkan kecocokan antara karyawan dan pekerjaan baru untuk meningkatkan kepuasan kerja mereka.
Baca Juga: 10 Indikator Kepuasan Kerja dan Cara Meningkatkannya
5. Implementasi Job Redesign
Fase terakhir adalah implementasi, di mana perubahan yang dilakukan dalam redesain pekerjaan akan dikomunikasikan secara resmi kepada karyawan dan akan mulai melakukan tindakan.
Upaya job redesign mungkin akan menghasilkan program pelatihan dan pengembangan untuk meningkatkan keterampilan karyawan.
Hal ini juga bisa mengubah kriteria perekrutan, promosi, kompensasi, dan pemecatan.
Beberapa karyawan mungkin memilih untuk meninggalkan perusahaan jika mereka merasa tidak cocok dengan peran baru, atau perusahaan mungkin memutuskan bahwa seorang karyawan tidak lagi cocok untuk peran baru tersebut.
Untuk berhasil dalam fase ini, Anda harus mengomuikasikannya kepada karyawan secara jelas dan tepat waktu.
Perubahan yang membawa dampak pada banyak orag ini harus dikomunikasikan dengan baik dan karyawan harus diberi kesempatan untuk terlibat, serta mengembangkan diri.
Mereka juga perlu memahami alasan perubahan dan merasa termotivasi untuk mengikuti perubahan tersebut.
Baca Juga: Conceptual Skill: Manfaat, Contoh Skill, dan Cara Mengembangkan
Kesimpulan
Setelah membaca artikel di atas, dapat dipahami bahwa job redesign adalah strategi yang dapat membantu perusahaan memaksimalkan keuntungan dan meningkatkan kepuasan karyawan.
Dengan menyesuaikan dan mengatur ulang tugas dan tanggung jawab pekerjaan, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi kerja, memberikan tantangan baru bagi karyawan, dan memastikan bahwa fungsi pekerjaan tetap relevan dengan perubahan lingkungan bisnis dan teknologi.
Proses ini melibatkan beberapa langkah penting, mulai dari analisis kebutuhan perubahan, analisis pekerjaan individu, analisis kompetensi inti, mendefinisikan ulang pekerjaan, hingga implementasi perubahan.
Sebagai salah satu untuk mendukung pelaksanaan job redesign, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR yang bisa membantu mengotomatisasi berbagai tugas administratif yang seringkali memakan waktu dan dilakukan berulang kali.
Misalnya, melalui fitur payroll, tim HR tidak perlu kerepotan untuk melakukan penghitungan gaji karyawan, karena software ini bisa membantu menghitung seluruh komponen penggajian, mulai dari gaji pokok, bonus, hingga potongan seperti iuran BPJS dan PPh 21.
Selain lebih otomatis, Gajihub juga memastikan keakuratan dalam penghitungannya serta menyediakan slip gaji untuk meningkatkan transparansi dalam proses penggajian.
Di samping payroll, software ini juga dilengkapi fitur employee self service (ESS) yang memungkinkan karyawan melakukan presensi secara mandiri serta mengajukan cuti dan izin melalui smartphone masing-masing.
Dengan demikian, baik tim HR maupun karyawan lainnya dapat lebih fokus dalam upaya job redesign.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.