Program pelatihan karyawan memiliki tujuan untuk meningkatkan skill karyawan. Salah satu program yang bisa menjadi pilihan adalah in house training.
In house training dipilih karena program pelatihan ini berasal dari internal perusahaan sendiri. Selain perusahaan bisa melakukan full persiapan dari internal, program ini juga menawarkan kenyamanan karena bisa disesuaikan dengan jadwal tim.
Lalu bagaimana cara merencanakan in house training ini? Lalu apa kelebihan dan kekurangan dari in house training?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai in house training ini. Anda bisa membaca penjelasan lengkapnya di bawah ini:
Apa Itu In House Training?
In house training adalah pelatihan yang dilakukan secara internal di dalam sebuah organisasi atau perusahaan dan dipimpin oleh perusahaan tersebut. Ini artinya pelatihan ini tidak mengalihdayakannya ke penyedia pelatihan pihak ketiga atau menyewa pelatih profesional karena emuanya ditangani oleh karyawan atau pelatih internal yang ada.
Jenis pelatihan ini cocok untuk perusahaan yang memiliki kebutuhan pelatihan unik yang tidak dapat dipenuhi oleh program pelatihan karyawan umum yang dikembangkan di luar. Bisa dibilang pelatihan ini adalah pelatihan eksklusif yang haya ada di perusahaan Anda.
Dengan memilih program pelatihan ini, Anda dapat dengan mudah menyesuaikan program pelatihan in-house dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda berdasarkan kebijakan dan proses.
Baca Juga: On the Job Training: Arti, Manfaat, dan Tips Terbaiknya
Apa Kelebihan dan Kekurangan dari In House Training?
Pelatihan in house memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan yang bisa menjadi pertimbangan Anda untuk memilih pelatihan ini. Berikut beberapa kelebihan dan kekurangan yang dimiliki oleh in house training:
Kelebihan Pelatihan In House
1. Menghemat Biaya
Ketika Anda tidak perlu mengirim karyawan Anda ke program pelatihan publik seperti seminar dan lokakarya pelatihan untuk karyawan, Anda dapat menghemat biaya, khususnya biaya untuk perjalanan.
Anda juga dapat melatih lebih banyak karyawan dengan biaya yang sama dengan biaya yang Anda keluarkan untuk melatih beberapa karyawan di tempat lain.
2. Menghemat Waktu
Dengan mengadakan pelatihan di perusahaan Anda, Anda menghemat waktu karyawan Anda untuk bepergian ke dan dari tempat pelatihan.
Mereka dapat memanfaatkan waktu yang dihemat untuk memperoleh pengetahuan dan meningkatkan keterampilan serta mengurangi waktu yang jauh dari perusahaan Anda.
3. Kustomisasi
Pelatihan in house memberikan Anda kebebasan untuk menyesuaikan program pelatihan Anda untuk memenuhi kebutuhan spesifik karyawan dan perusahaan Anda.
Sebagai contoh, program pelatihan penjualan Anda akan benar-benar didasarkan pada produk dan layanan Anda, tujuan bisnis Anda, dan nilai-nilai yang Anda berikan kepada pelanggan.
4. Kenyamanan
Karena karyawan menghadiri sesi pelatihan di tempat yang mereka datangi setiap hari, segala sesuatunya menjadi lebih mudah bagi mereka. Anda dapat menentukan hari dan waktu yang sesuai untuk pelatihan berdasarkan jadwal harian mereka.
5. Pembangunan Tim
Pelatihan in-house dapat memberikan dorongan pada upaya pengembangan tim organisasi Anda. Ketika Anda melatih anggota dari departemen yang berbeda, hal ini menciptakan kesadaran yang lebih besar tentang satu sama lain, mendorong kerja sama tim, dan menyelesaikan lebih banyak hal.
Hal ini, pada gilirannya, membantu mengembangkan hubungan profesional yang lebih baik.
Baca Juga: Off the Job Training: Arti, Manfaat, Kekurangan, dan Metodenya
Kekurangan Pelatihan In House
1. Minat Karyawan Menjadi Rendah
Pelatihan in house kemungkinan kurang diminati oleh karyawan. Salah satu alasannya karena tidak ada perubahan situasi karena pelatihan ini dilakukan di perusahaan dan dengan orang-orang yang sama.
Daripada fokus ke materi yang disampaikan, karyawan lebih memikirkan tugas yang nantinya akan diberikan. Dengan minat yang rendah ini pastinya hasil yang didapatkan akan menjadi kurang maksimal.
2. Interaksi Lebih Terbatas
Kekurangan yang kedua adalah interaksi di program pelatihan ini lebih terbatas. Meski terkenal ribet, namun pelatihan di luar memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mengenal perusahaan lain.
Nah, ini kebalikan dari pelatihan in house dimana interaksi terbatas hanya dengan sesama karyawan di perusahaan tempat mereka bekerja. Ini artinya interaksi yang terjalin hanya itu-itu saja.
3. Materi yang Kurang Up to Date
Pembaruan materi pelatihan sering kali diabaikan oleh perusahaan karena perusahaan menganggap pelatihan hanyalah bagian dari formalitas semata. Tidak heran jika materi yang diberikan kepada karyawan menjadi kurang up to date.
Jika Anda mengalami hal ini, sebaiknya segera dilakukan perubahan. Jangan sampai perusahaan Anda menjadi kalah saing dengan kompetitor karena memiliki materi pelatihan yang kurang up to date.
Baca Juga: Induction Training: Arti, Tahapan, Manfaat, Komponen, dan Tipsnya
Bagaimana Cara Merancang Program In-House Training?
Desain adalah kecerdasan yang dibuat terlihat. Desain program pelatihan in-house Anda akan bergantung pada berbagai faktor, termasuk jenis audiens, kebutuhan belajar mereka, tingkat pengalaman, dan platform pelatihan yang Anda gunakan.
Berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk merancang program pelatihan in house:
1. Buat Penilaian Kebutuhan Pelatihan
Mulai rancang pelatihan in house Anda dengan penilaian kebutuhan pelatihan.
Identifikasi tingkat keterampilan karyawan Anda saat ini dan keterampilan serta kompetensi yang Anda butuhkan saat ini dan di masa depan. Hal ini akan menunjukkan kesenjangan keterampilan, jika ada, pada karyawan Anda.
Dengan mengetahui kebutuhan pelatihan di perusahaan Anda, Anda bisa memilih materi yang paling efektif untuk pelatihan.
2. Pilih Sumber Daya Pelatihan
Hal ini akan sangat bergantung pada apa yang disukai oleh karyawan Anda. Umumnya, perusahaan menggunakan kombinasi sumber daya, seperti dokumen, presentasi, buku panduan, PDF, video, kuis, lokakarya, dan sebagainya.
Hal ini akan memenuhi gaya belajar yang berbeda.
Anda juga perlu mengadopsi solusi pelatihan untuk mengelola program pelatihan internal Anda. Alat yang paling umum digunakan adalah sistem manajemen pembelajaran.
Manajemen pembelajaran berfungsi sebagai solusi satu pintu untuk membuat, mendesain, memberikan, dan melacak kursus dan tes pelatihan online dengan lancar.
Sebagian besar alat bantu ini dapat disesuaikan, terukur, dan dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.
3. Validasi Program Pelatihan
Melakukan validasi program pelatihan adalah langkah berikutnya. Ambil sampel karyawan Anda, baik karyawan lama maupun karyawan baru, dan biarkan mereka mengikuti sesi pelatihan singkat.
Dapatkan umpan balik dari para peserta tentang bagaimana perasaan mereka terhadap pelatihan tersebut.
Anda kemudian dapat menggunakan umpan balik tersebut untuk melakukan perbaikan dalam program Anda untuk mendapatkan hasil terbaik.
Bersamaan dengan tips-tips ini, Anda dapat menggunakan templat rencana pelatihan perusahaan ini untuk memberikan bentuk pada pelatihan internal Anda.
Baca Juga: 10 Kesalahan Training Karyawan dan Cara Mengatasinya
Bagaimana Cara Menyusun In-House Training?
Program pelatihan yang terstruktur memberikan arahan bagi instruktur dan peserta.
Jumlah peserta dan waktu, tempat, serta sumber daya yang tersedia akan menentukan struktur akhir pelatihan in-house Anda. Setelah Anda mempertimbangkan faktor-faktor ini, Anda dapat membuat rencana pelatihan.
Dapatkan ide dari administrator pelatihan yang akan memberikan dan mengelola program pelatihan. Pelatih dan instruktur yang berpengalaman tahu bagaimana cara membuat program yang melayani kepentingan semua orang yang terlibat.
Idealnya, struktur tersebut harus menguraikan semua kegiatan, kerangka waktu untuk setiap kegiatan, dan tujuan-tujuannya. Struktur tersebut harus cukup jelas untuk memastikan pembelajaran yang konsisten dan hasil yang terbaik.
Baca Juga: Soft Skill Training: Arti, Manfaat, dan Cara Merancangnya
Bagaimana Cara Menjalankan Program In-House Training?
Sistem manajemen pembelajaran yang mudah digunakan dapat menjadi cara tercepat dan termudah untuk menyiapkan dan menjalankan program pelatihan internal. Sebagian besar sistem pembelajaran biasanya dilengkapi dengan semua alat yang Anda perlukan untuk menyelenggarakan pelatihan karyawan dengan sukses.
Mulai dari pembuat kursus hingga perpustakaan kursus, kuis, survei, forum kolaborasi, penilaian, dan alat Pelaporan sistem manajemen pembelajaran, Anda dapat menikmati semuanya di satu tempat.
Ini sangat membantu jika Anda berencana untuk menerapkan sistem pembelajaran online atau blended learning.
Anda dapat membuat kursus, pelajaran, atau tes sekali dan menggunakannya dalam jangka waktu yang lama untuk melatih kelompok karyawan yang berbeda. Tidak seperti materi pelatihan fisik, Anda dapat memperbarui konten online dengan mudah sesuai kebutuhan.
Selain itu, karena Anda dapat menggunakan materi dan metode pembelajaran yang sama, Anda dapat memastikan konsistensi dalam pelatihan.
Jadi, baik Anda memberikan pelatihan kepatuhan, pelatihan manajemen, atau pelatihan SDM, sistem manajemen pembelajaran dapat menjadi alat terbaik untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi program pelatihan internal.
Baca Juga: Perbedaan Employee Training dan Development, serta Manfaatnya
Apa Saja Tips In House Training yang Efektif?
Sekarang mari kita bahas beberapa tips praktis untuk membuat pelatihan internal menjadi efektif.
- Komunikasikan tujuan pelatihan terlebih dahulu kepada karyawan Anda. Beritahukan kepada mereka mengapa pelatihan ini penting dan apa manfaat yang akan mereka dapatkan dengan mengikutinya.
- Pastikan ada dukungan manajemen untuk inisiatif pelatihan Anda. Ketika karyawan menyadari bahwa manajemen senior berinvestasi dalam pembelajaran dan pengembangan mereka, hal ini akan memotivasi mereka untuk berpartisipasi dan menyelesaikan program pelatihan dengan sepenuh hati.
- Tetapkan tujuan pelatihan yang spesifik, relevan, terukur, dan terikat waktu. Di situlah peran SMART Goals. Ketika tujuan jelas, realistis, dan terhubung dengan tujuan bisnis yang lebih besar, Anda dapat dengan mudah membuka jalan menuju kesuksesan melalui pelatihan yang sistematis.
- Gunakan alat pelatihan terbaik untuk tujuan tersebut. Alat tersebut harus mudah digunakan, komprehensif, dan memungkinkan Anda untuk bertanggung jawab atas pelatihan, dari awal hingga akhir. Selain itu, alat bantu tersebut juga harus mudah disesuaikan untuk disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
- Promosikan budaya belajar. Agar tetap relevan dalam lingkungan bisnis yang kompetitif saat ini, karyawan Anda harus terus belajar dan mendapatkan pengetahuan serta keterampilan baru yang berdampak positif pada kinerja perusahaan.
Baca Juga: 8 Rekomendasi HR Training untuk Tim SDM
Berapa Biaya In-House Training?
Menurut Laporan Industri Pelatihan 2020 dari Majalah Pelatihan, rata-rata perusahaan di AS menghabiskan $1.111 per karyawan untuk pelatihan.
Biaya akhir pelatihan akan tergantung pada berbagai faktor:
- Jumlah peserta
- Durasi pelatihan
- Perangkat lunak pelatihan online yang Anda beli
- Sumber daya dan dukungan yang Anda berikan
Untuk mendapatkan gambaran biaya yang akan Anda keluarkan dalam pelatihan internal, Anda dapat menggunakan rumus untuk menghitung biaya per karyawan. Cukup bagi anggaran pelatihan Anda dengan jumlah karyawan yang Anda rencanakan untuk dilatih.
Kualitas, kemudahan dan biaya pelaksanaan program pelatihan harus menjadi prioritas utama Anda sekarang.
Baca Juga: 10 Macam Training Metrics Penting yang Wajib HR Tahu
Bagaimana Tips Memberikan Program In House Training Terbaik?
Tips dan praktik terbaik ini dapat membantu Anda menstandarisasi, menyederhanakan, dan mempercepat program pelatihan internal Anda.
Berikut tips yang bisa Anda lakukan untuk memberikan program in house training terbaik:
1. Identifikasi Kebutuhan Karyawan
Idenya adalah pertama-tama mengidentifikasi kebutuhan belajar karyawan Anda. Pastikan Anda mengetahui kebutuhan karyawan Anda agar pelatihan dapat disesuaikan.
Penyesuaikan pelatihan dengan kebutuhan akan membuat pelatihan yang Anda pilih menjadi efektif untuk meningkatkan skill karyawan yang kemudian dapat meningkatkan produktivitas karyawan.
2. Pilih Sumber Daya Pelatihan dengan Bijak
Pilihlah sumber daya pelatihan dengan bijak. Sumber daya ini adalah siapa yang akan menjadi pemateri dari perlatihan ini.
Pastikan sumber daya yang dipilih sesuai dengan kebutuhan karyawan, khususnya dari sisi materi yang diberikan. Memilih sumber daya ini juga akan berpengaruh ke biaya yang bisa dikeluarkan.
Jadi pastikan Anda memilihnya dengan baik dan benar.
3. Tetapkan Tujuan Pelatihan
Penting bagi Anda untuk menetapkan tujuan dari pelatihan yang diadakan. Sama halnya dengan mengidentifikasikan kebutuhan karyawan, menetapkan tujuan pelatihan juga akan berhubungan ke efektivitas pelatihan yang diadakan.
Apakah tujuan pelatihan ini untuk karyawan dan untuk perusahaan. Karena ini sangat penting, jadi pastikan Anda menetapkan tujuan pelatihan ini sebelum memulainya.
4. Buat Rencana Pelatihan
Setelah Anda menetapkan tujuan, selanjutnya adalah buat rencana pelatihan. Agar pelatihan dapat berjalan dengan baik, Anda harus membuat perencanaan dengan matang.
Mulai dari di ruangan mana pelatihan akan diadakan, seberapa rutin pelatihan akan dilaksanakan, hingga materi dan peralatan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pelatihan ini.
5. Nilai Hasil Pembelajaran
Setelah pelatihan dilaksanakan, jangan lupa untuk menilai hasil pembelajaran dan lakukan evaluasi. Apakah in house training yang diadakan ini efektif atau tidak.
Anda perlu menilai hasilnya, khususnya dari sisi karyawan. Apakah dengan pelatihan ini karyawan menjadi lebih produktif.
Menilai dan mengevaluasi ini akan membantu jika Anda ingin mengadakan in house training lagi di masa depan.
Baca Juga: Ketahui Cara Menghitung ROI Proses Training
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai in house training yang bisa Anda jadikan referensi untuk mengadakan pelatihan in house. Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa in house training menjadi pilihan tepat bagi perusahaan yang ingin mengadakan pelatihan tanpa ribet karena diadakan di internal perusahaan.
Tapi penting bagi Anda untuk menyiapkan pelatihan ini dengan baik agar bisa menghasilkan pelatihan yang efektif.
Pelatihan ini merupakan salah satu cara yang dilakukan untuk pengembangan karyawan di perusahaan Anda. Bagaimana pun karyawan adalah bagian penting yang akan mendukung kemajuan perusahaan.
Selain pengembangan karyawan, penting juga bagi perusahaan untuk melakukan pengelolaan karyawan dengan baik. Gunakan software payroll dan aplikasi HRIS GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.
GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS terbaik yang dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda. Mulai dari fitur absensi, BPJS, akuntansi, PPh 21, cuti dan izin, employee sel service, analisis data, hingga reimbursement dan kasbon semuanya ada di GajiHub.
Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.