Biaya penggajian mencakup semua pengeluaran yang harus dikeluarkan untuk merekrut dan mempertahankan seorang karyawan.
Joseph Hadzima, Massachusetts Institute of Technology memperkirakan bahwa total biaya rill seorang karyawan bisa mencapai 1,25 kali hingga 1,4 kali lipat dari gaji pokok.
Misalnya, jika gaji karyawan adalah Rp6 juta per bulan, maka biaya sebenarnya yang ditanggung perusahaan bisa berkisar antara Rp7,5 juta hingga Rp8,4 juta per bulan.
Angka ini belum termasuk biaya lain seperti proses rekrutmen, perlengkapan kerja, tempat kerja, hingga pelatihan karyawan baru.
Itulah mengapa perusahaan perlu melakukan beberapa strategi terkait efisiensi biaya penggajian karyawan.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas komponen gaji, dampak terhadap bisnis, dan langkah efisiensi penggajian karyawan.
Apa Saja Komponen Biaya Penggajian?
Saat menghitung biaya karyawan, banyak perusahaan hanya berfokus pada gaji.
Padahal, ada beberapa komponen lain yang tak kalah penting dan sering terlewat.
Berikut ini 8 jenis pengeluaran yang perlu dipertimbangkan agar perhitungan biaya karyawan lebih akurat:
1. Biaya Rekrutmen
Untuk merekrut satu karyawan saja bisa memakan banyak biaya. Mulai dari pasang iklan lowongan kerja, berlangganan applicant tracking system (ATS), sampai waktu dan tenaga tim HR.
Jika menggunakan jasa rekrutmen pihak ketiga, biasanya ada biaya komisi antara 15% sampai 30% dari gaji pokok posisi yang diisi.
2. Biaya Onboarding
Masa onboarding rata-rata berlangsung 90 hari, dan butuh waktu hingga setahun sampai karyawan benar-benar produktif.
Biaya onboarding bisa berupa:
- Pengurusan dokumen
- Penyiapan alat kerja atau tunjangan kerja remote (bisa sampai USD 2.000)
- Biaya relokasi atau perjalanan
- Waktu pelatihan dan pendampingan kerja
Onboarding yang baik akan membantu karyawan beradaptasi dan bertahan lebih lama di perusahaan.
3. Gaji dan Upah
Gaji pokok adalah komponen biaya paling besar dan paling mudah dihitung.
Besarnya tergantung jabatan, pengalaman, dan permintaan pasar.
Perusahaan juga wajib mengikuti aturan upah minimum yang berlaku di setiap wilayah.
Baca Juga: UU Cipta Kerja Tentang Jam Kerja, Berikut Poin-Poin Pentingnya
4. Tunjangan Wajib
Setiap negara atau daerah punya aturan tunjangan wajib yang harus diberikan perusahaan.
Misalnya di Indonesia terdapat BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, jaminan pensiun, jaminan kematian, dan jaminan hari tua.
Tunjangan ini bisa menambah biaya karyawan secara signifikan.
Baca Juga: 10 Tunjangan yang Diharapkan dan Cara Menjawabnya
5. Tunjangan Tambahan
Tunjangan tambahan bersifat sukarela, tapi penting untuk menarik dan mempertahankan karyawan.
Contohnya, asuransi tambahan, tunjangan keluarga, cuti melahirkan lebih lama, atau program pensiun tambahan.
Meskipun tidak diwajibkan, tunjangan ini bisa jadi nilai plus yang membuat perusahaan lebih kompetitif.
6. Pajak Perusahaan
Perusahaan wajib membayar pajak untuk setiap karyawan. Tarif dan jenis pajaknya bisa berbeda di tiap negara.
Sebagai contoh, pajak jaminan sosial, pajak pengangguran, dan iuran kesehatan.
Di Indonesia, perusahaan juga harus menyetorkan dan melaporkan PPh 21 atas gaji karyawan secara rutin.
Baca Juga: Pajak Perusahaan: Jenis, Manfaat, dan Denda Pelanggarannya
7. Biaya Overhead
Biaya ini dibutuhkan agar karyawan bisa bekerja dengan baik, seperti:
- Sewa kantor
- Listrik, air, internet
- Laptop, software, dan perlengkapan kerja lainnya
- Seragam kerja (jika ada)
Jumlah karyawan yang lebih banyak berarti kebutuhan ruang dan fasilitas juga ikut naik.
8. Biaya Tersembunyi
Beberapa pengeluaran sering kali tidak terlihat dalam perhitungan awal, seperti:
- Waktu untuk rapat
- Pelatihan berkelanjutan dan seminar
- Kegiatan outing atau employee gathering
Semakin besar tim Anda, semakin tinggi pula biaya tersembunyi ini karena frekuensi dan skalanya juga bertambah.
Baca Juga: Gaji Karyawan Termasuk Biaya Apa? Ini Penjelasan Lengkapnya
Bagaimana Langkah Efisiensi Biaya Penggajian?
Berikut beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dalam penggajian karyawan:
1. Analisis Biaya Tenaga Kerja Saat Ini
Langkah awal yang penting adalah memahami seluruh pengeluaran tenaga kerja agar bisa mengambil keputusan yang tepat.
Tips:
- Tinjau biaya seperti upah, tunjangan, lembur, dan pengeluaran lainnya.
- Pastikan biaya tenaga kerja masuk dalam perencanaan keuangan dan anggaran.
- Identifikasi bagian mana yang bisa dihemat atau ditingkatkan efisiensinya.
2. Merapikan Perencanaan Tenaga Kerja
Perencanaan yang baik membantu Anda memiliki jumlah staf yang sesuai di waktu yang tepat.
Tips:
- Gunakan data historis untuk memperkirakan kebutuhan staf setiap shift.
- Hindari kelebihan atau kekurangan staf yang bisa menyebabkan pemborosan.
- Jadwal kerja yang tepat membuat produktivitas meningkat dan karyawan lebih tenang.
Baca Juga: Pengertian Perencanaan Tenaga Kerja dan Strateginya
3. Terapkan Sistem Absensi dan Kehadiran
Tanpa data yang akurat soal kehadiran, sulit mengontrol biaya tenaga kerja.
Tips:
- Gunakan sistem absensi digital untuk mencegah kecurangan seperti “buddy punching”.
- Truein bisa jadi solusi dengan teknologi pengenalan wajah dan integrasi payroll.
- Sistem ini juga otomatis menghitung lembur dan mengurangi kesalahan pencatatan manual.
Salah satu software absensi yang bisa Anda gunakan adalah GajiHub.
Melalu software ini, tim HR dan manajemen dapat dengan mudah memantau kehadiran karyawan, melalui laporan presensi, keterlambatan, dan juga izin cuti.
Selain itu, GajiHub juga memiliki fitur employee self-service yang memungkinkan karyawan melakukan presensi secara mandiri, serta mencatat jam lembur mereka.
Data kehadiran tersebut nantinya akan terintegrasi dengan sistem payroll, yang membantu memastikan perusahaan memberikan upah sesuai dengan jam kerja karyawan.
Tertarik mencoba GajiHub? Klik gambar berikut ini untuk mendapatkan coba gratis hingga 14 hari.
4. Tingkatkan Produktivitas Tenaga Kerja
Produktivitas yang baik membantu mengurangi kebutuhan tenaga kerja tambahan.
Tips:
- Adakan pelatihan rutin dan sediakan alat kerja yang memadai.
- Perbaiki alur kerja, seperti di area gudang atau produksi.
- Fokus pada efisiensi agar pekerjaan selesai lebih cepat dengan tenaga kerja yang sama.
5. Manfaatkan Otomatisasi dan Teknologi
Teknologi bisa menyederhanakan proses dan mengurangi beban kerja manual.
Tips:
- Gunakan software seperti GajiHub untuk mencatat jam kerja otomatis.
- Terapkan software manajemen proyek dan alur kerja digital.
- Otomatisasi membantu menghemat waktu dan mengurangi biaya tenaga kerja.
Baca Juga: Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja: Panduan Lengkap untuk HR
6. Pertimbangkan Outsourcing
Mengalihdayakan tugas-tugas non-inti bisa menekan biaya tenaga kerja tetap.
Tips:
- Menggunakan outsource tugas administratif, kebersihan, atau layanan pelanggan jika memungkinkan.
- Bayar hanya saat dibutuhkan, tanpa harus memberikan tunjangan karyawan tetap.
- Fokuskan staf internal pada pekerjaan strategis.
Baca Juga: Outsourcing Adalah? Ini Aturan, Jenis, Kelebihan dan Kekurangannya
7. Investasi pada Pelatihan dan Pengembangan
Karyawan yang terlatih bisa bekerja lebih cepat, efisien, dan minim kesalahan.
Tips:
- Buat program pelatihan rutin untuk meningkatkan keterampilan.
- Dorong karyawan menerapkan praktik kerja terbaik.
- Karyawan yang kompeten bisa mengurangi ketergantungan pada tambahan tenaga kerja.
Baca Juga: Upskilling dan Reskilling: Perbedaan, Cara, dan Tantangannya
8. Kelola Kinerja dan Insentif
Motivasi karyawan tidak selalu soal gaji tinggi, tapi juga soal penghargaan yang tepat.
Tips:
- Terapkan sistem penilaian kinerja yang jelas dan objektif.
- Berikan bonus atau insentif bagi karyawan dengan performa baik.
- Karyawan yang termotivasi bekerja lebih maksimal tanpa harus menambah staf.
9. Jaga Keseimbangan antara Biaya dan Kualitas
Efisiensi biaya penggajian juga harus dilakukan tanpa menurunkan kualitas produk atau layanan.
Tips:
- Gunakan sistem gaji berbasis kinerja (gaji variabel).
- Hubungkan sebagian penghasilan dengan pencapaian atau hasil kerja.
- Pastikan kualitas tetap terjaga meskipun jumlah tenaga kerja dikurangi.
10. Patuhi Hukum Ketenagakerjaan
Penghematan biaya harus tetap berada dalam aturan hukum yang berlaku.
Tips:
- Pahami dan patuhi aturan soal upah minimum, lembur, dan hak-hak pekerja.
- Hindari risiko denda dan reputasi buruk akibat pelanggaran hukum.
- Gunakan sistem yang membantu memastikan kepatuhan secara otomatis.
Baca uga: UU Cipta Kerja Tentang Jam Kerja, Berikut Poin-Poin Pentingnya
11. Evaluasi Return on Investment (ROI)
Pastikan setiap strategi efisiensi benar-benar memberikan dampak positif.
Tips:
- Hitung dan bandingkan biaya implementasi dengan potensi penghematan.
- Fokus pada strategi yang memberikan hasil signifikan.
- Evaluasi secara berkala agar tetap relevan dan efektif.
Baca Juga: Workforce Management: Pengertian, Fungsi, dan Manfaatnya
Bagaimana Tips Menghemat Biaya Gaji Tanpa Mengorbankan Kepuasan Karyawan?
Menekan biaya penggajian penting untuk efisiensi bisnis, tapi tetap harus menjaga kepuasan karyawan.
Berikut beberapa tips praktis yang bisa diterapkan:
1. Analisis Data Tenaga Kerja
Lihat data seperti pola kebutuhan staf, tingkat keluar-masuk karyawan, dan umpan balik mereka.
Dari situ, Anda bisa memprediksi kebutuhan staf ke depan dan menghindari kelebihan atau kekurangan tenaga kerja.
2. Tentukan Prioritas
Tentukan bagian mana yang harus selalu ada staf, misalnya layanan pelanggan.
Untuk bagian lain, cari peluang fleksibilitas seperti sistem shift atau staf paruh waktu agar tetap hemat tanpa menurunkan kualitas.
3. Libatkan Karyawan
Ajak karyawan berdiskusi soal jadwal atau cara kerja yang lebih efisien.
Terkadang mereka punya ide bagus yang tidak pernah didengar.
Komunikasi yang terbuka juga bikin mereka lebih paham alasan di balik perubahan.
4. Terapkan Jam Kerja Fleksibel
Jika memungkinkan, berikan opsi jam kerja fleksibel seperti kerja dari rumah atau jam kerja yang bisa disesuaikan.
Hal ini bisa mengurangi biaya operasional dan meningkatkan semangat kerja.
Baca Juga: Flexible Working Arrangement: Tren, Bentuk, dan Tipsnya
5. Pantau Hasilnya
Setelah perubahan diterapkan, jangan lupa cek dampaknya. Apakah biaya turun? Apakah karyawan tetap nyaman? Jika ada masalah, segera lakukan penyesuaian.
6. Evaluasi dan Perbaiki Strategi
Terus evaluasi strategi Anda, karena apa yang berhasil sekarang belum tentu cocok ke depannya.
Jadi, bersiaplah untuk terus menyesuaikan kebijakan agar tetap efisien dan adil.
Baca Juga: Mengenal Prosedur Sistem Penggajian dan Cara Kerjanya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa efisiensi biaya penggajian bukan hanya soal memangkas anggaran, tapi tentang mengelola tenaga kerja secara cerdas agar tetap produktif tanpa membebani keuangan perusahaan.
Pendekatan strategis seperti fleksibilitas kerja, pelatihan karyawan, penggunaan teknologi, dan keterlibatan karyawan dalam pengambilan keputusan bisa membantu menyeimbangkan efisiensi biaya dan kepuasan kerja.
Memberikan ruang bagi karyawan untuk berkembang dan merasa dihargai terbukti meningkatkan loyalitas serta menekan biaya akibat pergantian staf.
Penggunaan teknologi seperti software payroll dari GajiHub juga mampu memangkas waktu kerja administratif dan meminimalkan human error.
Dengan GajiHub, tim HR dan finance akan terhindar dari kesalahan penghitungan gaji, yang kerap menyebabkan kerugian bisnis.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- 15 Tips Melakukan Onboarding untuk Karyawan Baru - 27 May 2025
- Apa Arti Masuk Shortlisted dalam Rekrutmen? Ini Penjelasannya - 27 May 2025
- 11 Langkah Melakukan Efisiensi Biaya Penggajian - 26 May 2025