Budget Rekrutmen: Komponen Penting dan Cara Mengelolanya

Rekrutmen termasuk komponen penting untuk membangun perusahaan dan merencanakan pertumbuhan bisnis.

Untuk mendapatkan karyawan terbaik, perusaahaan perlu menyiapkan strategi yang matang, termasuk dalam hal budget.

Dengan memiliki budget rekrutmen, perusahaan dapat mengalokasikan dana secara efisien untuk setiap proses rekrutmen, mulai dari pemasangan iklan lowongan pekerjaan, penggunaan job board, hingga proses seleksi dan wawancara.

Selain itu, dengan adanya budget rekrutmen, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang memerlukan banyak biaya, seperti pelatihan bagi tim rekrutmen atau peningkatan employer branding.

Pada artikel kali ini GajiHub akan membahas apa itu budget rekrutmen, komponen penting, serta cara dan tips mengelolanya.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Budget Rekrutmen?

Budget rekrutmen adalah rencana keuangan yang dibuat oleh perusahaan, khususnya tim HR untuk mengelola dan memantau biaya yang dikeluarkan dalam proses perekrutan.

Seperti yang Anda ketahui, dengan merekrut karyawan baru yang berkualitas dapat membawa skill dan ide segar yang membantu perkembangan bisnis.

Untuk menarik kandidat terbaik, perusahaan perlu mengalokasikan dana untuk berbagai strategi rekrutmen, seperti promosi lowongan kerja dan proses seleksi.

Setiap perusahaan memiliki pendekatan rekrutmen yang berbeda.

Ada yang melakukannya secara berkala, misalnya sekali dalam setahun, sementara yang lain menjalankannya secara terus-menerus sesuai kebutuhan.

Dengan anggaran yang jelas, tim HR dapat mengalokasikan dana ke aspek yang paling penting serta memastikan proses rekrutmen berjalan efektif dan efisien.

Saat menyusun budget rekrutmen, ada beberapa hal utama yang perlu diperhatikan, yaitu:

Biaya tetap (Fixed-cost)
Biaya variabel (Variable-cost)
Biaya berulang (Recurring-cost)
Periode waktu (Time period)

Menurut Gallup, 48% karyawan sedang aktif mencari pekerjaan baru. Itu sebabnya, Anda perlu mempertimbangkan biaya tak terduga akibat turnover karyawan.

Setelah memahami apa itu anggaran perekrutan, mari kita lihat siapa yang bertanggung jawab dalam menyusun, merencanakan, dan menjalankan strategi serta anggaran perekrutan.

Siapa yang Bertanggung Jawab Terhadap Budget Rekrutmen?

Ukuran perusahaan dan struktur tim HR akan memengaruhi bagaimana budge rekrutmen disusun.

Biasanya, budget ini dibuat melalui kerja sama berbagai anggota tim HR, karena melibatkan banyak perspektif yang berguna saat bernegosiasi dengan level eksekutif.

Hiring manager mungkin akan menyusun rancangan awal anggaran, namun mereka harus tetap mendapat persetujuan dari atasan, seperti eksekutif HR atau chief financial officer (CFO).

Menurut SHRM, rekruter diharapkan bisa merekrut lebih banyak karyawan setiap tahun dengan anggaran yang sama.

Cara Meningkatkan Peluang Persetujuan Budget Rekrutmen

Meski begitu, ada beberapa langkah yang bisa Anda lakukan agar anggaran yang diajukan lebih mudah disetujui.

1. Ajukan lebih awal

Segera ajukan strategi perekrutan ke level eksekutif.

Dengan begitu, Anda punya lebih banyak waktu untuk bernegosiasi daripada hanya menunggu keputusan mereka.

Beberapa elemen mungkin ditolak, jadi fokuslah pada hal yang paling penting dan pastikan anggaran untuk itu disetujui.

2. Gunakan data sebagai dasar argumen

Tunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset dan bisa membuktikan setiap poin dalam strategi dengan data dan angka.

Hal ini akan membuat Anda terlihat lebih siap, sehingga eksekutif tidak bisa mengabaikan usulan Anda karena semuanya didukung oleh bukti yang kuat.

3. Hubungkan dengan keuntungan bisnis

Eksekutif lebih tertarik pada hal yang berdampak langsung pada keuntungan perusahaan.

Saat mengajukan anggaran perekrutan, jelaskan bagaimana anggaran tersebut bisa membantu meningkatkan profit, memberikan keunggulan kompetitif, dan membawa manfaat bagi perusahaan.

4. Soroti potensi penghematan biaya

Anggaran perekrutan sebenarnya bisa menjadi strategi penghematan biaya.

Jelaskan kepada eksekutif mengapa investasi dalam perekrutan yang lebih besar justru bisa menghemat lebih banyak uang dibandingkan dengan anggaran yang lebih kecil.

Apa Saja Komponen dalam Budget Rekrutmen?

Saat menyusun budget rekrutmen, ada beberapa biaya yang perlu diperhitungkan agar proses perekrutan berjalan efektif dan efisien.

Berikut komponen-komponen utama yang perlu Anda pertimbangkan:

1. Biaya Iklan Lowongan Pekerjaan

Iklan lowongan pekerjaan mencakup biaya untuk memasang informasi perekrutan di berbagai platform, seperti situs pencarian kerja atau media lainnya.

Beberapa platform memerlukan biaya langganan tahunan agar perusahaan bisa terus memasang lowongan.

Meski menambah pengeluaran, layanan ini biasanya menyediakan data analitik untuk mengukur efektivitas iklan.

Biaya dapat dihitung dengan mengalikan jumlah lowongan yang dipasang dengan harga per iklan.

2. Tes dan Asesmen Kandidat

Tes dan asesmen digunakan untuk menilai keterampilan kandidat yang melamar.

Perusahaan dapat membeli tes dari penyedia layanan rekrutmen, menggunakan platform rekrutmen, atau membuat tes internal yang dirancang oleh tim HR.

Biaya asesmen biasanya dihitung per kandidat.

Misalnya, jika satu jenis tes berharga Rp1.500.000 dan ada 200 kandidat yang mengikutinya, maka biaya per kandidat adalah Rp7.500.

3. Jasa Rekruter Eksternal

Jika perusahaan belum memiliki tim rekrutmen khusus, Anda bisa menggunakan jasa rekruter eksternal.

Mereka memiliki jaringan luas serta sistem seleksi yang dapat membantu menemukan kandidat terbaik.

Sebelum memutuskan, bandingkan biaya penggunaan jasa rekruter eksternal dengan investasi yang dibutuhkan untuk membangun tim rekrutmen internal.

4. Biaya Event Rekrutmen

Event rekrutmen seperti job fair, seminar, atau konferensi dapat membantu perusahaan menarik kandidat berkualitas.

Biaya yang dikeluarkan mencakup sewa tempat, materi promosi, dan employer branding.

Untuk mengukur efektivitasnya, Anda bisa membandingkan total biaya acara dengan jumlah kandidat yang melamar setelah mengikutinya.

5. Pengelolaan Website Karier

Website perusahaan adalah salah satu sumber utama bagi calon kandidat untuk mencari informasi lowongan kerja.

Oleh karena itu, penting untuk mengalokasikan dana guna pemeliharaan dan pembaruan halaman karier agar tetap menarik dan informatif.

Tim HR atau IT dapat ditugaskan untuk memperbarui informasi lowongan secara berkala.

6. Gaji Tim Rekrutmen Internal

Bagi perusahaan yang memiliki tim rekrutmen internal, anggaran juga harus mencakup gaji mereka.

Tim ini bertanggung jawab atas penyusunan lowongan, penyelenggaraan event rekrutmen, serta analisis asesmen dan aplikasi kandidat.

Biaya dapat dihitung berdasarkan jumlah jam kerja tim rekrutmen dikalikan dengan gaji per jam mereka.

7. Teknologi Rekrutmen

Teknologi modern dapat membantu menyederhanakan proses perekrutan.

Meskipun teknologi ini memerlukan biaya awal dan pemeliharaan, mereka dapat mengurangi beban kerja tim perekurtan Anda dan menghemat biaya tenaga kerja.

Beberapa teknologi tersebut meliputi:

Career page
Job portal
Customer Relationship Management (CRM)
Alat analisis perekrutan
Applicant tracking system (ATS)
Layanan background check
Kemitraan

Bagaimana Cara Mengelola Budget Rekrutmen?

Budget rekrutmen perlu dikelola dengan baik agar proses perekrutan berjalan lebih efisien dan tidak membuang anggaran.

Berikut beberapa cara yang perlu Anda lakukan:

1. Analisis Budget Rekrutmen

Salah saru cara mengelola budget rekrutmen adalah dengan menghitung cost per hire.

Berikut rumusnya:

Cost per hire = (Biaya internal + Biaya eksternal) ÷ Jumlah total perekrutan

Rumus ini membantu mengukur seberapa efisien proses perekrutan di perusahaan Anda.

Biasanya, perusahaan kecil dengan kebutuhan perekrutan yang lebih sedikit memiliki rata-rata cost per hire yang lebih tinggi.

Lakukan analisis perekrutan secara rutin untuk menemukan titik pemborosan dan peluang penghematan.

Selain itu, gunakan KPI untuk mengukur efektivitas anggaran.

Beberapa contoh KPI yang bisa digunakan:

Perkiraan biaya: Biaya yang diprediksi sebelum perekrutan
Biaya aktual: Biaya yang benar-benar dikeluarkan
Perkiraan KPI: Target pencapaian dalam perekrutan
KPI aktual: Hasil nyata dari proses perekrutan

2. Perkiraan Kebutuhan Perekrutan

Untuk mengetahui berapa banyak karyawan baru yang perlu direkrut, diskusikan dengan tim HR dan hiring manager.

Pastikan Anda mempertimbangkan beberapa faktor, seperti:

Karyawan yang akan direkrut untuk posisi baru
Pergantian karyawan yang resign
Posisi yang kosong secara tiba-tiba
Rencana perusahaan ke depan

Berikut contoh cara memperkirakan kebutuhan perekrutan:

Saat ini, perusahaan memiliki 100 karyawan.

Tahun ini, ada rencana untuk menambah 20 posisi baru, sehingga targetnya menjadi 120 karyawan.

Jika tingkat turnover (karyawan yang keluar) adalah 10%, maka akan ada 10 orang yang keluar.

Berarti, selain 20 posisi baru, perusahaan juga perlu mengganti 10 karyawan yang keluar, sehingga total perekrutan menjadi 30 orang dalam setahun.

Dengan cara ini, perusahaan bisa memperkirakan jumlah karyawan yang perlu direkrut dan menyesuaikan anggaran perekrutan dengan lebih baik.

3. Membuat Template Anggaran Perekrutan

Template anggaran perekrutan membantu Anda mencatat dan mengelola biaya perekrutan dengan lebih rapi.

Selain itu, template ini juga memudahkan perbandingan data dari tahun ke tahun untuk mengevaluasi efektivitas strategi perekrutan.

Anda bisa menggunakan spreadsheet sebagai solusi yang fleksibel dan hemat biaya.

4. Menyediakan Dana Cadangan

Dalam perekrutan, selalu ada kemungkinan biaya tak terduga, seperti:

Perubahan strategi perekrutan
Penggunaan teknologi atau layanan perekrutan baru
Tingkat turnover yang lebih tinggi dari perkiraan

Untuk mengantisipasi hal ini, penting untuk menyisihkan dana cadangan dalam anggaran perekrutan.

Dengan begitu, Anda dapat mengatasi pengeluaran mendadak atau memanfaatkan peluang perekrutan yang menguntungkan tanpa mengganggu anggaran utama.

Apa Saja Tips Membuat Budget Rekrutmen yang Efektif?

Agar budget rekrutmen lebih efisien, berikut beberapa tips terbaik yang bisa Anda lakukan:

1. Hitung biaya perekrutan per karyawan

Saat menyusun anggaran rekrutmen, pastikan Anda menghitung biaya perekrutan per karyawan serta tingkat turnover tahunan.

Dengan begitu, Anda bisa mengontrol pengeluaran dan menghindari kejutan yang tidak diinginkan.

2. Pisahkan biaya tetap, variabel, dan tidak langsung

Tinjau kembali strategi dan anggaran rekrutmen sebelumnya, lalu kelompokkan biaya ke dalam tiga kategori:

Biaya tetap: Pengeluaran yang selalu ada, seperti gaji tim rekrutmen atau biaya langganan ATS.
Biaya variabel: Biaya yang berubah sesuai kebutuhan, seperti iklan lowongan kerja.
Biaya tidak langsung: Biaya yang tidak terlihat langsung, misalnya hilangnya produktivitas saat posisi kosong terlalu lama.

Mengelompokkan biaya seperti ini akan membantu Anda membuat perencanaan anggaran yang lebih akurat.

3. Gunakan spreadsheet dan template

Banyak hiring manager membuang anggaran untuk mencoba metode baru, padahal sudah ada cara yang lebih praktis.

Gunakan spreadsheet atau template untuk melacak pengeluaran agar anggaran lebih terkontrol dan transparan.

Namun, untuk memudahkan proses ini, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dari GajiHub.

GajiHub memungkinkan Anda mengatur gaji, tunjangan, dan THR secara otomatis, sehingga membantu dalam perencanaan anggaran tenaga kerja secara lebih akurat.

Dengan demikian, Anda dapat memastikan bahwa setiap komponen penghasilan dan potongan upah tercatat dengan baik, termasuk saat membuat budget rekrutmen.

Selain itu, pencatatan histori payroll yang tersusun rapi juga memudahkan perusahaan dalam mengevaluasi pengeluaran tenaga kerja dari waktu ke waktu.

Melalui data yang tersaji secara jelas dan intuitif, bisnis dapat mengambil keputusan yang lebih baik dalam mengalokasikan anggaran rekrutmen serta mengoptimalkan biaya tenaga kerja.

Tertarik mencoba GajiHub? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:

4. Siapkan anggaran untuk rekrutmen DEI

Rekrutmen yang berfokus pada DEI (Diversity, Equity, and Inclusion) mungkin membutuhkan biaya tambahan, misalnya untuk menjangkau kandidat yang lebih beragam.

Jadi, pastikan anggaran Anda sudah mencakup biaya ini agar bisa mendapatkan kandidat terbaik sesuai kebutuhan perusahaan.

5. Tingkatkan efektivitas proses rekrutmen

Alokasikan dana untuk meningkatkan efisiensi rekrutmen, misalnya dengan menggunakan teknologi baru, software ATS, atau memperbarui strategi pencarian kandidat.

Investasi ini akan menghemat waktu dan biaya dalam jangka panjang serta membuat proses rekrutmen lebih lancar.

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa menyusun budget rekrutmen yang efektif sangat penting untuk mengontrol biaya dan memastikan proses rekrutmen berjalan lancar.

Salah satu langkah utama adalah menghitung cost per hiring serta tingkat turnover tahunan agar perusahaan bisa mengantisipasi pengeluaran.

Jangan lupa untuk menyisihkan dana khusus untuk rekrutmen DEI, karena mencari kandidat yang lebih beragam mungkin memerlukan biaya tambahan.

Terakhir, selalu alokasikan dana untuk meningkatkan efektivitas proses rekrutmen, baik melalui teknologi baru atau strategi yang lebih baik.

Dengan perencanaan yang matang, perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya dalam jangka panjang.

Selain itu, untuk mengelola budget tenaga kerja dengan baik, perusahaan juga perlu mempertimbangkan penggunaan software payroll seperti GajiHub.

Melalui software ini, Anda dapat menghitung seluruh komponen karyawan mulai dari gaji pokok, bonus, tunjangan secara akurat.

Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.