Manfaat Analisis Produktivitas dan Metrik untuk Mengukurnya

Sebagai salah satu upaya pengembangan bisnis, analisis produktivitas dan pengukuran metrik terkait menjadi hal yang sangat penting bagi tim HR dan pemimpin bisnis. Analisis tersebut dapat menjadi dasar perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas, serta dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin ketat.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang apa itu analisis produktivitas, manfaat, dan langkah-langkah pelaksanaannya.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Analisis Produktivitas?

Analisis produktivitas merupakan analisis yang dilakukan untuk mengetahui bagaimana kondisi kerja saat ini dan menemukan cara untuk lebih efisien.

Dalam analisis ini, sebagai profesional HR Anda akan mengumpulkan data statistik guna melihat area mana yang perlu ditingkatkan produktivitasnya dan mana yang harus dikurangi untuk mengurangi pemborosan.

Hasil analisis produktivitas akan memberikan angka dasar yang membantu Anda dalam menetapkan tujuan perbaikan produktivitas dan penghematan biaya.

Dengan melakukan analisis ini, Anda bisa menemukan masalah-masalah yang menyebabkan keterlambatan dan mengganggu produktivitas. Selanjutnya, Anda dapat mengidentifikasi cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar dapat bekerja lebih efisien dan produktif.

Mengapa HR Perlu Melakukan Analisis Produktivitas?

Produktivitas merujuk pada hasil kerja seorang karyawan dalam waktu dan biaya tertentu. Hal ini dapat menunjukkan seberapa efektif, kemampuan, dan komitmen seorang akryawan sebagai individu dan anggota tim.

Harvard Business Review menemukan bahwa selama pandemi, perusahaan-perusahaan yang paling efektif mengalami peningkatan produktivitas antara 5-8%.

Namun, sebagian besar perusahaan mengalami penurunan tingkat produktivitas secara keseluruhan antara 3-6% akibat berkurangnya keterlibatan karyawan, cara kreja yang tidak efisien, dan kerjasama yang kurang efektif.

Berdasarkan hal tersebut, sebagai profesional HR penting bagi Anda untuk mengukur produktivitas dan mengambil pendekatan proaktif berbasis data untuk meningkatkannya.

Seiring perkembangan teknologi, perusahaan dapat mengukur dan memantau tingkat produktivitas karyawan dengan menggunakan software SDM yang sesuai dengan kebutuhan.

Selain itu, juga terdapat manfaat lain yang akan Anda rasakan dari mengukur produktivitas, antara lain:

Penggunaan sumber daya yang lebih baik (uang, waktu, dan peralatan)
Menciptakan alur kerja dan sistem yang lebih efisien
Meminimalisir biaya
Fleksibilitas pasar
Meningkatkan keterampilan karyawan
Meningkatkan semangat dan motivasi karyawan

Faktor yang Mempengaruhi Produktivitas Karyawan

Berikut ini adalah faktor yang dapat mempengaruhi produktivitas karyawan:

1. Keterlibatan Karyawan

Karyawan yang sering terlibat dalam berbagai kepentingan perusahaan akan bekerja lebih cepat dan efisien.

2. Lingkungan Kerja

Lingkungan kerja yang positif dan penuh dengan orang-orang baik, akan membantu meningkatkan produktivitas karyawan.

3. Pelatihan dan Kesempatan Pengembangan Karier

Karyawan yang mendapatkan pelatihan dan kesempatan pengembangan karier cenderung bekerja dengan lebih efisien dan sering terlibat dalam pekerjaan mereka.

4. Sistem dan Proses

Sistem dan proses yang dilakukan secara efisien akan membantu karyawan bekerja dengan lebih efektif, sehingga mampu mengoptimalkan waktu bekerja.

5. Budaya Organisasi

Budaya organisasi yang baik dengan nilai-nilainya yang positif akan mempengaruhi perilaku karyawan. Sebaliknya, budaya yang buruk tentu dapat menurunkan motivasi dan produktivitas.

6. Struktur Penggajian

Sistem penggajian yang jelas dan adil akan memberikan kepuasan kepada karyawan dan mendorong mereka untuk bekerja lebih produktif.

Sebagai salah satu upaya untuk meningkatkan produktivitas karyawan, Anda dapat melakukan proses perhitungan gaji dengan lebih efisien menggunakan Gajihub, sebuah software payroll dan HR yang memiliki beragam fitur menarik.

Gajihub menyediakan sistem gaji yang lebih fleksibel untuk perhitungan gaji karyawan dan komponen tunjangan, temasuk kalkulasi lembur, THR, bonus, hingga benefit lainnya.

Menariknya lagi, karyawan juga dapat memantau proses payroll melalui smartphone, sehingga karyawan dapat secara langsung melihat data-data terkait gaji yang lebih transparan dan akurat.

Selain itu, dengan Gajihub Anda juga bisa dengan mudah melakukan proses pengelolaan karyawan, mulai dari slip gaji, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, reimbursement, employee self service (ESS), dan masih banyak lagi.

Jika Anda tertarik coba gratis selama 14 hari atau selamanya dengan klik gambar di bawah ini:

7. Kesejahteraan Karyawan

Anda perlu memperhatikan kesejahteraan setiap karyawan, seperti kesehatan dan work life balance agar dapat meningkatkan produktivitas.

8. Keberagaman

Organisasi memiliki kebijakan keberagaman untuk memastikan perlakuan yang adil dan setara terhadap semua karyawan serta menghindari diskriminasi dan bias selama proses perekrutan akan meningkatkan semangat kerja, keterlibatan, dan produktivitas.

9. Teknologi dan Fasilitas Produksi

Karyawan yang memiliki akses terhadap teknologi terbaru dan fasilitas produksi yang baik akan lebih efisien dalam bekerja.

10. Peralatan yang Sesuai

Karyawan dengan peralatan atau tools yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dengan baik akan bekerja dengan lebih produktif.

11. Ergonomi Tempat Kerja

Desain tempat kerja yang baik akan membantu perusahaan dalam pencegahan kecelakaan dan cedera, sehingga karyawan dapat bekerja dengan nyaman dan produktif.

12. Praktik manajemen SDM yang kuat

Manajer dan pemimpin harus memahami cara berhubungan secara profesional dan pribadi dengan tim mereka, dapat menjadi mentor dan pemandu bagi mereka, dan mampu mengidentifikasi ketika mereka kehilangan keterlibatan, cenderung memiliki karyawan yang lebih produktif.

Metrik Terkait Analisis Produktivitas

Terdapat beberapa metrik produktivitas yang dapat Anda gunakan untuk menganalisis produktivitas karyawan, yaitu:

1. Tingkat Produktivitas Karyawan

Tingkat produktivitas karyawan atau employee productivity rate (EPR) adalah sebuah ukuran yang dapat membantu Anda mengetahui seberapa banyak waktu yang dihabiskan oleh para karyawan untuk bekerja.

Metrik ini berguna bagi para manajer untuk memahami apakah perlu menambah atau mengurangi jumlah karyawan agar tujuan perusahaan tercapai. Selain itu, EPR juga dapat digunakan untuk menilai kinerja karyawan.

Untuk menghitung total EPR, Anda harus membagi total jam kerja dalam satu minggu dengan jumlah karyawan selama periode yang ditentukan. Jika Anda ingin menghitung EPR untuk seorang karyawan saja, Anda bisa melakukan hal yang sama.

Contoh penggunaan metrik EPR:

Misalnya, dalam satu minggu terdapat 10.000 jam kerja dan perusahaan memiliki 100 karyawan. Maka, EPR-nya adalah 10.000 dibagi dengan 100, yaitu 50.

2. Tingkat Kehadiran Karyawan

Tingkat kehadiran karyawan atau employee abseenteism rate (EAR) mengacu pada presentase karyawan yang tidak hadir di tempat kerja karena sakit atau alasan pribadi. Hal ini bisa dihitung untuk karyawan individual, tim, atau keseluruhan organisasi.

Sejumlah absensi merupakan hal yang wajar karena karyawan bisa jatuh sakit. Bahkan, EAR yang terlalu rendah dapat menunjukkan indikasi bahwa karyawan mereasa terpaksa datang bekerja meskipun dalam keadaan sakit, sehingga memperlihatkan kurangnya perhatian terhadap kesehatan dan kesejahteraan mereka.

Sementara EAR yang terlalu tinggi dapat berdampak negatif pada tingkat produktivitas. Tingkat EAR yang sehat biasanya sekitar 1,5% sedangkan angka di atas 4% dianggap tinggi.

Untuk menghitung EAR, hitung jumlah hari absen dan bagi dengan jumlah hari kerja yang tersedia dalam periode tertentu, kemudian kalikan dengan 100 untuk mendapatkan persentasenya.

Contoh penggunaan EAR:

Misalnya, seorang karyawan memiliki 5 hari absen dalam satu tahun di mana terdapat 250 hari kerja.

5 / 250 = 0,02

0,0192 x 100 = 2%

3. Tingkat Pengunduran Karyawan

Tingkat pengunduran karyawan atau employee attrition rate atau dikenal sebagai tingkat penghentian atau tingkat keluar adalah ukuran seberapa banyak karyawan yang meninggalkan sebuah organisasi dalam periode waktu tertentu. Metrik ini mencakup pengunduran diri secara sukarela maupun terpaksa.

Meskipun kehilangan karyawan merupakan hal yang wajar, namun tingkat pengunduran yangs angat tinggi menunjukkan adanya kelemahan dalam strategi pegelolaan sumber daya manusia atau budaya organisasi yang buruk.

Selain itu, kehilangan terlalu banyak karyawan terbaik dapat mengakibatkan penurunan produktivitas dan semangat tim, serta membutuhkan biaya yang tinggi apabila harus dilakukan perekrutan baru.

Untuk menghitung tingkat pengunduran, bagi jumlah orang yang telah meninggalkan perusahaan dalam periode waktu tertentu dengan jumlah rata-rata karyawan dalam periode yang sama, kemudian kalikan dengan 100 untuk mendapatkan persentasenya.

Contoh penggunaan metrik tingkat pengunduran karyawan:

Bayangkan Anda memiliki 25 karyawan yang meninggalkan bisnis Anda selama satu tahun, dan jumlah rata-rata karyawan selama periode tersebut adalah 500. Maka perhitungannya menjadi:

25 / 500 = 0,05

0,05 x 100 = 5%

4. Tingkat Keberhasilan Penyelesaian Tugas Karyawan

Tingkat keberhasilan penyelesaian tugas karyawan atau employee task completion rate (ETCR) merujuk pada presentase pekerjaan yang telah diselesaikan oleh seorang karyawan dalam periode waktu tertentu.

Metrik ini membantu Anda untuk memahami sejauh mana karyawan berhasil menjalankan mereka, dan apakah karyawan tersebut memenuhi ekspektasi.

Tim yang berhasil menyelesaikan tugas dapat menunjukkan bahwa hanya sedikit pekerjaan yang tersedia untuk diselesaikan oleh karyawan. Sementara tim yang kurang berhasil, dapat menunjukkan bahwa anggota tim tertentu tidak mengerjakan tugas dengan konsisten atau tidak berkontribusi seperti seharusnya.

Metrik ETCR dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik tentang perekrutan akryawan baru, insiatif terkait pelatihan dan pengembangan karyawan, serta pengelolaan produktivitas secara keseluruhan.

Untuk menghitung ETCR, bagi jumlah tugas yang diselesaikan oleh semua karyawan dalam periode waktu tertentu dengan total jumlah tugas yang diberikan kepada karyawan-karyawan tersebut dalam periode waktu yang sama.

Contoh penggunaan metrik ETCR:

Bayangkan 30 tugas diselesaikan dalam sebulan, sedangkan 40 tugas diberikan dalam bulan yang sama.

30 / 40 = 0,75

0,75 x 100 = 75%

5. Biaya SDM per Karyawan

Biaya SDM per karyawan merujuk pada biaya yang dikeluarkan oleh tim HR untuk setiap karyawan. Metrik ini membantu Anda dan tim untuk memantau biaya mereka.

Jika biaya SDM per karyawan meningkat bersamaan dengan penurunan kepuasan manajer pererkutan dan efektivitas SDM, maka hal ini menunjukkan bahwa tim HR menjadi kurang efisien dan kurang memperhatikan karyawan, yang dapat berampak negatif pada produktivitas karyawan.

Untuk menghitungnya, bagi total gaji dan tunjangan dari departemen SDM dengan jumlah total karyawan dalam organisasi.

Contoh metrik biaya SDM per karyawan:

Misalkan total biaya gaji dan tunjangan dari departemen SDM adalah $600.000 per tahun, dan Anda memiliki 100 karyawan dalam organisasi.

600.000 / 100 = $6.000

6. Jam yang Dapat Dibebankan ke Karyawan

Metrik ini mengacu pada jumlah waktu yang dihabiskan oleh seorang karyawan dalam bekerja pada suatu proyek yang dapat dihargai.

Hal ini hanya berlaku jika seorang karyawan bekerja untuk klien dan akan mendapatkan pembayaran dari perusahaan sebagai imbalan atas pekerjaan tersebut, misalnya menjawab email klien atau bertemu dengan mereka secara langsung.

Umumnya, metrik ini sering digunakan oleh perusahaan hukum dan konsultan IT untuk mengetahui gambaran terkait seberapa besar pendapatan yang dapat dihasilkan oleh karyawan, yang kemudian dibandingkan dengan seberapa besar pendapatan yang bisa benar-benar mereka hasilkan.

Hasilnya akan menunjukkan seberapa produktif dan efektif karyawan Anda. Cara ini juga dapat menentukan apakah seorang karyawan dapat menghasilkan lebih banyak pendapatan bagi perusahaan daripada biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk gaji mereka.

Hal ini dapat dihitung sebelum melakukan perekrutan untuk melihat apakah hal tersebut masuk akal secara finansial, atau kapan pun Anda perlu menentukan seberapa produktif seorang karyawan dalam bekerja.

Untuk menghitungnya, Anda perlu:

Menentukan berapa banyak jam yang dapat dibebankan oleh karyawan Anda setiap tahun
Menetapkan tarif per jam untuk setiap karyawan Mengetahui apakah seorang karyawan dapat menghasilkan lebih banyak pendapatan bagi perusahaan daripada biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk mereka
Mengetahui apakah mereka benar-benar menghasilkan uang sebanyak yang seharusnya

Contoh metrik jam yang dapat dibebankan per karyawan:

Misalkan rata-rata karyawan bekerja 40 jam per minggu. Tetapi tidak semua jam ini dapat dibebankan karena ada waktu istirahat makan siang, pekerjaan administratif, dan tugas lain yang tidak dapat dihargai, sehingga menghasilkan 30 jam yang dapat dibebankan per karyawan.

Ada 52 minggu dalam setahun, tetapi dikurangi minggu libur dan hari libur, dan seorang karyawan rata-rata mungkin memiliki 49 minggu kerja dalam setahun. Perusahaan mengenakan biaya $200 per jam.

49 x 30 = 1.470 jam yang dapat dibebankan per karyawan per tahun.

1.470 x $200 = $294.000

Jika angka ini lebih tinggi dari gaji dan tunjangan tahunan karyawan, maka karyawan tersebut mampu menghasilkan uang bagi perusahaan.

7. Feedback 360 Derajat

Feedback 360 derajat atau yang feedback dari berbagai pihak merupakan alat yang digunakan untuk mendapatkan penilaian kinerja dan feedback dari karyawan, pelanggan, pemasok, dan atasan.

Feedback ini biasanya diberikan sekali dalam setahun dan menjadi alat berharga untuk memperoleh feedback dari berbagai sumber, serta dalam menemukan area mana yang perlu ditingkatkan. Umumnya, feedback ini digunakan untuk menilai pemimpin dan manajer.

Contoh metrik Umpan Balik 360 Derajat:

Setelah memimpin tim dalam sebuah proyek di tempat kerja, seorang manajer dapat meminta feedback dari tim terkait kienrjanya. Manajer dapat memilih kompetensi tertentu, misalnya kepemimpinan, pengambilan keputusan tepat waktu, kesadaran diri, dll. Orang-orang yang mengisi survei akan diberikan pilihan untuk memilih jawaban yang paling sesuai dengan perilaku tersebut.

Misalnya, penilaian kinerja tentang kesadaran diri.

Mampu mengendalikan emosi bahkan di bawah tekanan

Jawaban:

Sangat Setuju
Setuju
Tidak setuju ataupun setuju
Tidak setuju
Sangat tidak setuju

Di bagian akhir biasanya juga terdapat opsi untuk memberikan tanggapan kualitatif untuk memperluas jawaban yang diberikan.

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa analisis produktivitas menjadi hal yang penting karena dapat membantu perusahaan memahami terkait efektifitas dan efisiensi kinerja karyawan.

Mulai dari seberapa produktif karyawan dalam bekerja, seberapa banyak uang yang mereka hasilkan untuk perusahaan, dan apakah mereka dapat bekerja secara efektif memiliki motivasi tinggi.

Sebagai upaya optimalisasi dalam melakukan analisis produktivitas karyawan, Anda dapat menyerahkan urusan pengelolaan karyawan, mulai dari absensi, cuti, hingga penyediaan slip gaji kepada karyawan kepada Gajihub.

Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.