Surat Perintah Tugas: Komponen, Contoh, dan Templatenya

Surat perintah tugas menjadi bagian yang tidak bisa dipisahkan dalam operasional bisnis.

Surat ini digunakan sebagai bukti bahwa benar seseorang mendapatkan perintah tugas sehingga proses kerja sama bisnis atau kegiatan bisnis dapat dilaksanakan.

Oleh karena itu, penting bagi sebuah bisnis untuk mengetahui cara membuat, contoh, dan komponen yang dimilikinya.

Dengan informasi itu semua, Anda bisa dengan mudah membuat surat ini.

Baca selengkapnya mengenai surat perintah tugas ini hanya pada penjelasan GajiHub yang ada di bawah ini:

Apa yang Dimaksud dengan Surat Perintah Tugas?

Surat perintah tugas merupakan surat pernyataan resmi yang diberikan atasan kepada bawahan untuk melakukan tugas tertentu.

Untuk isi dari surat perintah tugas (SPT) ini biasanya berkaitan dengan pelaksanaan tugas tertentu seperti melakukan kunjungan, kegiatan, ataupun ikut serta dalam sebuah kegiatan atau acara.

Surat ini hanya dapat digunakan satu kali untuk melaksanakan tugas khusus dan harus dicatat dalam laporan surat keluar perusahaan.

Surat ini berbeda dengan surat perintah, dimana perbedaannya ada pada sifat yang dimilikinya.

Surat perintah merupakan surat yang bersifat instruktif, sedangkan SPT memiliki sifat yang lebih fleksibel.

Baca Juga: Contoh Surat Kuasa, Fungsi dan Juga Komponennya

Apa Saja Komponen dalam Surat Perintah Tugas?

Berikut komponen yang dimiliki oleh surat perintah tugas:

1. Kop Surat

Komponen yang pertama adalah kop surat dimana bagian ini akan menjelaskan siapa yang mengeluarkan surat perintah tugas.

Pada bagian kop surat akan ditulis nama perusahaan dan alamat yang dimiliki oleh perusahaan.

Kemudian di bawahnya akan ditulis alamat perusahaan serta email dan nomor telepon yang bisa dihubungi.

Kop surat ini merupakan bagian yang sangat penting dalam penulisan surat resmi.

2. Nomor Surat

Setelah bagian kop surat, bagian selanjutnya yang ada dalam surat perintah tugas adalah nomor surat.

Nomor surat ini merupakan nomor yang diberikan oleh perusahaan sesuai dengan urutan dari daftar laporan surat keluar.

Dengan adanya nomor ini menjadi salah satu bukti bahwa surat ini masuk ke dalam laporan surat keluar.

3. Tanggal Surat

Selain nomor surat, komponen selanjutnya yang ada dalam surat ini adalah tanggal surat.

Tanggal surat akan menjelaskan kapan surat ini dikeluarkan oleh perusahaan.

4. Perihal

Pada bagian perihal surat akan dituliskan apa tujuan dari dikeluarkan surat tersebut.

Untuk surat ini, akan dituliskan keterangan surat perintah tugas di bagian perihalnya.

Baca Juga: Contoh Surat PHK dan Cara Membuatnya

5. Identitas Penerima Surat

Identitas penerima surat menjadi bagian penting yang tidak boleh Anda lewatkan karena bagian ini akan menjelaskan siapa yang menerima surat ini.

Pada bagian ini Anda dapat menuliskan nama lengkap penerima surat dan juga jabatan atau divisi dari penerima surat tersebut.

6. Isi Surat

Pada bagian isi akan dijelaskan maksud dari surat tersebut, dimana di bagian ini maksud dan tujuannya harus dijelaskan secara rinci.

Misalnya untuk melaksanakan tugas kunjungan dan jelaskan kunjungan yang dimaksud dan jelaskan juga durasi melaksanakan kunjungan tersebut.

7. Penutup

Setelah menuliskan bagian isi surat, selanjutnya adalah bagian penutup surat dimana pada bagian ini Anda menutup surat.

Anda bisa menuliskan harapan Anda yakni agar surat ini dapat digunakan sebagaimana mestinya.

8. Tanda Tangan dan Tembusan

Komponen yang terakhir yakni tanda tangan dan tebusan surat.

Pada bagian ini bagian yang mengeluarkan surat dapat menandatangani di atas nama terang dan jika ada tembusan, Anda dapat menuliskannya di bawahnya.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Promosi Jabatan dan Cara Membuatnya

Apa Manfaat dari Surat Perintah Tugas?

Sebagai bagian penting dalam operasional bisnis, SPT memiliki berbagai manfaat, apa saja?

1. Landasan Hukum Pemberian Tugas

Manfaat yang pertama adalah surat ini dapat dijadikan sebagai landasan hukum dalam pemberian tugas.

Dengan adanya surat ini, seseorang dapat memberikan bukti yang memiliki landasan hukum untuk melaksanakan tugas dari perusahaan.

2. Bagian dari Transparasi

Pemberian surat ini juga menjadi bagian dari transparasi dari perusahaan.

Selain itu, surat tugas ini juga dapat dijadikan sebagai bukti presensi karyawan di kantor, sehingga tidak dicatat sebagai absen atau mangkir kerja.

Dari sini perusahaan dapat melakukan pemeriksaan atau pengecekan keabsahan dari surat yang dikeluarkan tersebut.

Baca Juga: 20 Contoh Surat Pengalaman Kerja dan Download Templatenya

3. Untuk Memperjelas Tugas

Beberapa karyawan merasa kurang jelas saat awal-awal menerima tugas dari kantor.

Dengan adanya surat ini, karyawan bisa mendapatkan kejelaskan tugas seperti apa yang diberikan kepadanya.

Dengan adanya surat ini, karyawan dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang diberikan kantor kepadanya.

4. Untuk Memudahkan Pelacakan Evaluasi Kinerja

Meski kesannya sepele, namun surat-surat yang dikeluarkan oleh perusahaan akan menjadi bagian yang tercatat dalam administrasi perusahaan.

Ini dilakukan untuk memudahkan pelacakan evaluasi kinerja, misalnya ketika akan dilakukan promosi jabatan.

Baca Juga: Download Surat Perjanjian Kesepakatan, Contoh dan Templatenya

Apa Tujuan dari Surat Perintah Tugas?

Selain manfaat, surat ini juga memiliki tujuan yakni sebagai berikut:

• Untuk memberikan wewenang kepada orang yang bertugas dimana dengan adanya surat ini dapat digunakan untuk memudahkan proses penyelesaian tugas;
• Untuk mendokumentasikan tugas secara resmi dan juga terstruktur, dimana dengan surat ini atasan dapat merinci setiap tugas yang diberikan kepada bawahan;
• Sebagai bukti tertulis dalam pelaksanaan suatu tugas, yakni atasan dapat memberikan tugas khusus dari perusahaan;
• Untuk memudahkan komunikasi dan juga melakukan koordinasi dengan pihak-pihak yang berkaitan;
• Sebagai cara untuk memenuhi persyaratan administrasi dan akuntabilitas, dimana surat ini dapat menjadi bukti bahwa penerima surat telah melaksanakan tugas yang diberikan.

Baca Juga: 12 Contoh Surat Dinas, Fungsi, Struktur, dan Templatenya

Bagaimana Cara Membuat Surat Perintah Tugas?

Untuk membuat surat ini, ada beberapa langkah-langkah yang dapat Anda lakukan, apa saja?

1. Lakukan Identifikasi

Cara pertama yang daat dilakukan untuk membuat surat ini adalah dengan melakukan identifikasi terlebih dahulu.

Identifikasi ini dilakukan untuk mengetahui tugas apa yang nantinya akan diberikan dan dimasukan ke dalam surat.

2. Tentukan Siapa yang Menerima Tugas

Setelah Anda melakukan identifikasi tugas yang akan diberikan, selanjutnya adalah menentukan siapa yang akan menerima tugas.

Anda dapat memilih karyawan yang kompeten dan dirasa dapat melaksanakan tugas dengan baik.

3. Buat Ruang Lingkup dan Batasan yang Jelas

Selanjutnya adalah Anda dapat membuat ruang lingkup dan batasan yang jelas dalam tugas yang Anda berikan.

Dengan adanya batasan ini, nantinya penerima surat dapat melaksanakan tugas dengan baik sesuai dengan batasan yang telah diberikan.

4. Tentukan Detail Waktu, Tempat, dan Anggaran

Kemudian Anda dapat mulai menentikan waktu, tempat, dan anggaran yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas.

Detail waktu ini akan menentukan kapan, dimana, dan berapa biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas.

Jika memang pelaksanaan tugas ini dilakukan dengan sistem reimbursement, pastikan Anda memberi tahu karyawan yang bersangkutan.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Rekomendasi Kerja dan Template Gratisnya

5. Susun Uraian Tugas dan Wewenang

Setelah itu Anda dapat mulai menyusun tugas dan wewenang yang harus dilaksanakan oleh penerima surat.

Uraian tugas dan wewenang ini akan menjadi acuan bagi karyawan untuk melaksanakan tugas yang diberikan.

6. Siapkan Lampiran

Jika memang ada lampiran dalam surat ini, jangan lupa untuk menyiapkannya.

Lampiran ini pastinya nanti akan dibutuhkan dalam pelaksanaan tugas dan berikan hal ini kepada karyawan dengan tepat.

7. Dapatkan Persetujuan dan Tanda Tangan

Setelah Anda menyiapkan lampiran dan menulis surat ini, langkah selanjutnya adalah dengan mendapatkan persetujuan dan tanda tangan.

Anda dapat menemui pihak yang berkaitan untuk mendapatkan persetujuan dan tanda tangan untuk surat ini.

8. Distribusikan SPT

Langkah terakhir adalah dengan mendistribukasi SPT kepada pihak-pihak yang bersangkutan, yakni penerima surat ini.

Baca Juga: Download Contoh Surat Kenaikan Gaji, Arti, dan Cara Membuatnya

Apa Saja Contoh Surat Perintah Tugas?

Berikut beberapa contoh dari surat perintah tugas yang dapat Anda jadikan referensi:

1. Contoh Surat Perintah Tugas Diklat

2. Contoh Surat Perintah Tugas Pertemuan

3. Contoh Surat Perintah Tugas Jabatan

4. Contoh Surat Perintah Tugas Template

5. Contoh Surat Perintah Tugas Penataran

6. Contoh Surat Perintah Tugas Koordinasi

7. Contoh Surat Perintah Tugas Pantarlih

8. Contoh Surat Perintah Tugas Pembangunan Gedung

9. Contoh Surat Perintah Tugas Pengawalan

10. Contoh Surat Perintah Tugas Staf Kasir

Baca Juga: Download Contoh Surat Rekomendasi Karyawan dan Template Gratisnya

Bagaimana Template Surat Perintah Tugas?

KOP SURAT

SURAT TUGAS

No: ………..………..………..

Yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama  : ……….……….

Jabatan : Direktur/ (Yang tertera dalam akta perusahaan)

 

Menugaskan nama yang tersebut dibawah ini:

Nama : ……….……….

Jabatan : ……….……….

NIK   : ……….……….

Untuk mengambil ……(jenis perizinan)…….di Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara, Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral atas nama PT/CV/ ……….……….

Demikian Surat Tugas ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Atas pengertian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

………., [tanggal/bulan/tahun] PT/CV/……….……….

[nama lengkap]

Direktur/ (Yang tertera dalam akta perusahaan).

Download Template Surat Perintah Tugas Doc

Kesimpulan

Surat perintah tugas menjadi bagian penting dalam administrasi dan operasional perusahaan.

Surat ini akan dibawa oleh karyawan dan menjadi bukti resmi bahwa memang benar karyawan tersebut mendapatkan tugas dari perusahaan.

Perusahaan pastinya harus bisa membuat surat ini dengan baik dan benar agar pelaksanaan tugas yang berkaitan dengan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar.

Selain penting surat ini, penting juga bagi perusahaan untuk melakukan pengelolaan karyawan.

Pengelolaan karyawan ini berhubungan dengan bagaimana perusahaan memperlakukan karyawan yang nantinya akan mendukung loyalitas karyawan.

Untuk memudahkan pengelolaan karyawan, Anda dapat menggunakan sistem HRIS dari GajiHub.

GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk memudahkan pengelolaan karyawan.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.