Siklus Rekrutmen: Pengertian Lengkap dan Tahapannya

Membuat siklus rekrutmen yang optimal dapat menguntungkan kandidat, perekrut, dan organisasi.

Mengetahui apa itu siklus rekrutmen juga penting jika Anda adalah seorang HR atau pemilik bisnis yang melakukan pemilihan calon kandidat karyawan Anda.

Dalam artikel ini, kami akan membahas apat itu siklus rekrutmen, manfaat dan kekurangannya, dan enam tahapan utama dari proses rekrutmen ini.

Apa itu Siklus Rekrutmen?

Siklus rekrutmen, juga disebut sebagai siklus perekrutan atau end-to-end recruiting, adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses rekrutmen holistik dengan perekrut yang terlibat dalam setiap langkah proses.

Proses siklus rekrutmen melibatkan enam tahap utama: mempersiapkan, mencari, menyaring, menyeleksi, mempekerjakan, dan onboarding.

Perekut yang baik harus mampu menyelesaikan setiap tahap siklus rekrutmen, mulai dari penerimaan lowongan dan pencarian kandidat hingga perpanjangan tawaran pekerjaan dan onboarding kandidat.

Tergantung pada ukuran organisasi, orang yang bertanggung jawab atas perekrutan siklus hidup penuh mungkin berbeda.

Dalam organisasi start-up atau yang lebih kecil, ini sering kali adalah HR generalis yang bertindak sebagai perekrut siklus penuh pada saat yang sama.

Dalam organisasi yang lebih besar, sering kali ada departemen HR di mana setiap anggota tim SDM memiliki spesialisasi dalam tahap tertentu dari proses perekrutan. Namun, akan selalu ada satu orang yang mengawasi seluruh proses.

Perusahaan dapat, tentu saja, juga memutuskan untuk melakukan outsourcing seluruh proses rekrutmen mereka.

Baca juga: Contoh Pertanyaan Tes EQ dalam Proses Interview Karyawan

Kelebihan dan Kekurangan Siklus Full Rekrutmen

Kelebihan

Mari kita lihat beberapa manfaat yang datang dengan siklus rekrutmen.

Akuntabilitas

Jika ada satu orang yang bertanggung jawab atas keseluruhan proses, maka jelas siapa yang bertanggung jawab atas proses itu juga.

Pengalaman kandidat

Banyak yang telah dikatakan tentang pentingnya pengalaman kandidat yang hebat.

Tidak sulit untuk melihat bagaimana memiliki satu titik kontak di seluruh siklus rekrutmen bermanfaat untuk pengalaman kandidat.

Daripada berbicara dengan berbagai orang pada saat yang sama, tidak tahu siapa yang harus dihubungi dan kapan, kandidat tahu persis siapa yang akan membimbing mereka melalui setiap tahap proses.

Hal ini akan meyakinkan mereka dalam periode yang bisa jadi cukup menegangkan.

Bagi perekrut, keterlibatan di seluruh proses menghadirkan peluang besar untuk menciptakan hubungan yang lebih bermakna dengan kandidat.

Mereka akan dapat memiliki cara yang lebih personal untuk berkomunikasi dengan mereka yang, pada gilirannya, akan memiliki efek positif pada pengalaman yang terakhir.

Baca juga: Pengukuran Kinerja: Pengertian, Manfaat, Metode, dan Tips Melakukannya

Berkurangnya waktu untuk merekrut

Waktu untuk mempekerjakan mengukur jumlah hari antara kandidat yang melamar pekerjaan dan kandidat yang sama menerima tawaran pekerjaan.

Dengan demikian, metrik waktu untuk merekrut memberikan informasi tentang

Efisiensi perekrutan

Sederhananya, waktu yang lama untuk merekrut mengindikasikan proses yang lambat dan tidak efisien dengan hambatan yang tidak perlu.

Pengalaman kandidat

Dari perspektif kandidat, waktu untuk merekrut selama dua minggu lebih menarik daripada waktu untuk merekrut selama tiga bulan.

Oleh karena itu, waktu yang lebih cepat untuk merekrut akan menghasilkan pengalaman kandidat yang lebih baik.

Memiliki satu orang yang sama yang bertanggung jawab atas seluruh proses akan membatasi kemungkinan penundaan yang tidak perlu.

Jika saya yang mengelola setiap tahap proses rekrutmen dan membimbing kandidat melaluinya, maka saya tidak bergantung pada orang lain sebanyak ketika orang yang berbeda bertanggung jawab untuk setiap tahap.

Namun, hal ini hanya bisa berhasil jika orang yang mengelola proses rekrutmen sangat terorganisir dengan baik dan teliti (di antara hal-hal lainnya).

Dengan siklus rekrutmen  yang bertanggung jawab, jelas juga bagi semua pihak yang terlibat siapa yang bertanggung jawab.

Jika terjadi penundaan, manajer perekrutan atau kandidat tahu siapa yang bisa mereka hubungi untuk meminta penjelasan.

Baca juga: HR Recruiter: Pengertian dan Tanggung Jawabnya

Kekurangan

Ada dua sisi dalam segala hal dan perekrutan end-to-end tidak terkecuali untuk hal ini. Ada beberapa kelemahan dari cara perekrutan ini yang perlu disebutkan.

Tidak cocok untuk setiap jenis organisasi

Ketika satu orang terlibat dalam setiap tahap proses rekrutmen, hanya ada sejumlah kandidat yang dapat ditangani oleh orang tersebut pada saat yang sama.

Begitu Anda melampaui jumlah tersebut, manfaat dari pengalaman kandidat yang lebih baik dan waktu perekrutan yang lebih singkat tidak akan sebesar itu.

Ini karena full cycle recruiter tidak memiliki cukup waktu untuk menangani semua kandidat.

Ini berarti full cycle recruiter sangat cocok untuk peran yang sangat terspesialisasi atau organisasi yang lebih kecil.

Menuntut banyak keterampilan

Ada alasan mengapa organisasi yang lebih besar sering kali memiliki orang-orang yang memiliki spesialisasi dalam bagian tertentu dari proses rekrutmen.

Mereka akan memiliki tim rekrutmen yang, tergantung pada ukuran organisasinya, terdiri dari, misalnya, talent sourcer, asisten rekrutmen, beberapa perekrut, dan seorang manajer.

Alasannya adalah bahwa setiap tahap proses rekrutmen membutuhkan seperangkat keterampilan dan pengetahuan khusus.

Mencari kandidat, misalnya, adalah permainan bola yang berbeda dari negosiasi penawaran atau orientasi karyawan baru.

Bagi satu orang untuk menguasai semua keterampilan yang berbeda ini bisa menjadi tantangan tersendiri.

Tentu saja, ada alat yang tersedia untuk setiap tahap proses rekrutmen yang dapat mendukung perekrut dalam siklus penuh dalam pekerjaan mereka.

Mengikuti perkembangan teknologi terbaru dan mengetahui cara menggunakannya, bagaimanapun, masih dapat menyita sebagian besar waktu mereka.

Salah satu alat yang yang bisa Anda gunakan untuk mempermudah proses tersebut adalah dengan menggunakan software payroll dan HRIS dari Gajihub yang bisa Anda coba secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Metode Tes Psikologi yang Biasa Digunakan Saat Rekrutmen Karyawan

Tahapan dalam Proses Rekrutmen

Di bagian ini, kami akan menjelaskan lebih detail siklus rekrutmen yang sebenarnya. Kami akan menjelaskan masing-masing dari enam tahap dan peran full cycle recruiter di dalamnya.

1. Persiapan atau Preparing 

Tahap ini adalah tentang mengumpulkan informasi dari manajer perekrutan.

Segera setelah permintaan pekerjaan telah disetujui secara internal, perekrut akan menghubungi manajer perekrutan untuk membuat janji temu untuk penerimaan lowongan.

Selama proses penerimaan, perekrut dan manajer perekrutan akan mendiskusikan persyaratan khusus untuk posisi baru.

Ini termasuk keterampilan yang dibutuhkan, peran dalam tim, kepribadian, dan kemampuan kandidat yang cocok.

Perekrut akan menggunakan informasi yang dikumpulkan selama penerimaan lowongan untuk menulis deskripsi pekerjaan yang jelas, inklusif (untuk digunakan secara internal).

Berdasarkan deskripsi pekerjaan, mereka kemudian akan menulis posting pekerjaan (atau meminta copywriter untuk melakukan ini).

Lowongan kerja, atau iklan lowongan kerja, adalah teks eksternal yang akan dilihat kandidat.

2. Sourcing

Setelah fondasi untuk pencarian kandidat telah dibuat (yaitu iklan lowongan kerja sudah siap), saatnya untuk mulai mencari kandidat.

Jika Anda hanya mencari kandidat di bidang tertentu, ini akan mengurangi jumlah saluran sourcing potensial secara dramatis.

Hal ini, pada gilirannya, akan memungkinkan Anda untuk melacak setiap saluran dengan lebih baik. Ini juga membantu Anda memahami saluran apa yang memberi Anda kandidat paling sukses, dll.

Berfokus pada peran khusus juga memudahkan untuk membangun dan memelihara talent pool – database yang menyimpan semua profil orang yang memiliki minat dalam organisasi Anda.

Talent pool juga bisa menjadi saluran sourcing yang bagus, menyediakan jaring pengaman ketika menghadapi kepergian mendadak, dan memberi Anda akses ke kandidat pasif yang mungkin sulit untuk dihubungi.

Selama fase pencarian, perekrut akan berhubungan dengan manajer perekrutan secara teratur untuk memberi mereka informasi terbaru tentang bagaimana segala sesuatunya berjalan.

Baca juga: Rekrutmen Internal dan Eksternal: Kelebihan dan Kekurangannya

3. Penyaringan atau Screening

Penyaringan awal kandidat dapat dilakukan dengan beberapa cara.

Penyaringan resume

Ini adalah teknik yang paling umum. Ini membantu perekrut menilai apakah kandidat sesuai dengan (beberapa) kriteria dalam deskripsi pekerjaan.

Untuk memfasilitasi jenis penyaringan ini, ada banyak alat yang tersedia yang dapat melakukan pekerjaan untuk Anda.

Mulai dari alat penyaringan resume bawaan yang merupakan bagian dari ATS hingga penyaring resume yang menggunakan AI untuk memprediksi kualitas perekrutan.

Penyaringan telepon/chatbot

Setelah penyaringan resume, penyaringan telepon sering dilakukan. Ini membantu menyelaraskan ekspektasi antara kandidat dan pemberi kerja.

Perekrut bisa melakukan daftar periksa di sini.

Penyaringan dapat mencakup topik-topik seperti ekspektasi kompensasi & tunjangan, komitmen penuh waktu atau fleksibel, tanggal mulai kerja, dan potensi deal-breaker lainnya.

Karena ini adalah prosedur yang cukup standar, chatbot juga dapat mengambil alih di sini.

Pra-seleksi

Ini adalah metode penyaringan yang  membantu menghindari potensi ketidakcocokan.

Alat pra-seleksi menyediakan penilaian yang dapat mencakup pengujian kognitif, sampel pekerjaan, pengujian kepribadian, dan tes lain yang membantu memprediksi kualitas karyawan baru.

Penilaian pra-kerja juga bisa mencakup pratinjau pekerjaan yang realistis.

Hal ini menunjukkan kepada kandidat sisi positif dan juga sisi yang tidak begitu cantik dari pekerjaan tersebut, sehingga menghasilkan gambaran yang lebih jujur tentang peran tersebut.

Hal ini membantu menyelaraskan ekspektasi antara kandidat dan pemberi kerja, dan mengarah pada perekrutan yang lebih baik.

Tes prapemilihan ini sering digunakan untuk fungsi-fungsi dengan volume pelamar yang tinggi.

Namun, full cycle recruiter dapat menggunakan pratinjau pekerjaan yang realistis, misalnya dalam bentuk video ‘hari dalam kehidupan’ yang akurat, untuk mengelola ekspektasi kandidat.

Tujuan dari tahap proses rekrutmen ini adalah untuk mengurangi jumlah kandidat menjadi kelompok yang dapat dikelola antara 3-10 orang.

Kandidat-kandidat ini dapat diwawancarai secara langsung/melalui video.

4. Pemilihan atau Selecting

Langkah proses seleksi ini adalah tentang mengirimkan tugas, mengatur wawancara, berpartisipasi dalam proses wawancara, dan memberikan umpan balik kepada kandidat.

Ini juga tentang menjaga hubungan baik dengan manajer perekrutan dan membuatnya tetap terlibat secara aktif.

Di sini,  full cycle recruiter perlu mengawasi beberapa bola pada saat yang bersamaan. Bagian besar dari tahap proses perekrutan siklus penuh ini adalah tentang penjadwalan.

Wawancara kandidat perlu direncanakan dan dikonfirmasi. Penugasan perlu dikirim dan ditinjau ulang, dan umpan balik yang konstruktif perlu diberikan setelahnya.

Bagian yang sama pentingnya dari tahap proses ini adalah hubungan perekrut dengan manajer perekrutan. Mereka harus berhubungan dekat.

Perekrut secara konstan berkomunikasi dengan manajer perekrutan tentang daftar pendek kandidat, umpan balik dari manajer perekrutan tentang kandidat, iterasi persyaratan, dll.

Dalam tahap proses perekrutan ini, penggunaan panduan wawancara bisa sangat membantu.

Ini akan menciptakan proses terstruktur dan memastikan semua kandidat mendapatkan pengalaman yang sama – mulai dari undangan awal dan pengarahan hingga urutan pertanyaan yang diajukan dan penutup wawancara.

Interview plan juga membantu mengurangi risiko bias dalam proses wawancara. Untuk mengetahui cara membuat intervew plan secara lengkap, Anda bisa membacanya melalui tautan ini.

Dalam hal perencanaan wawancara, alat bantu dalam bentuk chatbot bisa membantu lagi.

Keuntungan besar dari hal ini adalah bahwa mereka bisa, sampai batas tertentu, juga menangani pertanyaan-pertanyaan dasar yang mungkin datang dari para kandidat mengenai wawancara mereka.

Baca juga: Perencanaan Kinerja: Pengertian, Proses, Metodologi, dan Contohnya

5. Mempekerjakan atau Hiring

Setelah perekrut dan manajer perekrutan mengurangi daftar mereka menjadi antara satu hingga tiga kandidat, saatnya untuk melakukan pemeriksaan referensi dan, dalam beberapa kasus, juga pemeriksaan latar belakang.

Pemeriksaan referensi adalah cara untuk mengonfirmasi persepsi Anda tentang kandidat dan mengumpulkan informasi tambahan dari berbagai perspektif.

Hal ini sangat berguna jika Anda memiliki keraguan tentang kompetensi atau keterampilan tertentu selama wawancara.

Penggunaan pemeriksaan latar belakang tergantung pada jenis fungsi dan juga negara tempat Anda berada.

Setelah semua diperiksa, sekarang saatnya untuk membuat keputusan.

Sementara full cycle recruiter (sangat) terlibat dalam setiap langkah proses, keputusan perekrutan akhir terletak pada manajer perekrutan.

Keputusan ini paling baik dibuat berdasarkan pendekatan berbasis data.

Dengan kata lain, berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya di mana setiap kandidat dinilai selama proses seleksi. Kandidat terbaik kemudian dipilih dan tawaran pekerjaan akan diberikan.

6. Onboarding

Setelah kandidat menandatangani kontrak, pekerjaan full cycle recruiter belum berakhir. Di sinilah periode pre-boarding dimulai.

Ini mengacu pada waktu antara kandidat menandatangani kontrak dan mereka memulai pekerjaan baru mereka.

Sangat penting untuk tetap berhubungan dengan karyawan baru selama periode ini agar mereka tetap terlibat dan bersemangat untuk memulai.

Tidak melakukan hal itu bisa mengakibatkan mereka bergabung dengan perusahaan lain bahkan sebelum mereka mulai.

Hal-hal yang harus dilakukan selama proses onboarding bisa bervariasi, mulai dari mengirimkan buku pegangan karyawan kepada karyawan baru, mengundang mereka ke aktivitas tim (informal), berbagi informasi tentang hari pertama mereka, minum kopi virtual bersama mereka, dan sebagainya.

Di sini juga, alat bantu perangkat lunak dapat membantu perekrut dalam memandu karyawan baru melalui proses ini dan memastikan semua orang mendapatkan pengalaman yang sama.

Setelah karyawan baru akhirnya memulai hari pertama mereka, inilah saatnya bagi program orientasi karyawan organisasi untuk mengurus mereka.

Meskipun hal ini sering kali didorong oleh SDM, dengan banyak keterlibatan dari manajer perekrutan juga, penting bagi perekrut untuk secara teratur memeriksa karyawan baru tersebut.

Bagaimanapun juga, mereka telah membangun hubungan bersama yang berarti bahwa karyawan yang baru direkrut mungkin merasa lebih nyaman berbagi kekhawatiran mereka dengan perekrut, setidaknya selama beberapa minggu pertama.

Baca juga: Siklus Sumber Daya Manusia dalam Bisnis yang Wajib Anda Tahu

Kesimpulan

Siklus rekrutmen yang baik dapat membantu membangun hubungan yang lebih baik dengan manajer perekrutan dan kandidat.

Hal ini juga dapat memberikan pengalaman yang baik bagi semua orang yang terlibat dalam proses rekrutmen.

Namun, sebelum menerapkan jenis rekrutmen ini, pertimbangkan dengan cermat kebutuhan organisasi Anda karena tidak cocok untuk setiap jenis organisasi.

Untuk memudahkan Anda dalam mengelola proses HR dan payroll dalam bisnis, Anda juga bisa menggunakan alat modern seperti software payroll Gajihub yang bisa Anda coba secara gratis melalui tautan ini.