10 Jenis Pelanggaran Karyawan dan Cara Menyikapinya

Sebagai HRD, Anda wajib memahami jenis pelanggaran karyawan.

Seperti yang diketahui, mengelola karyawan menjadi tantangan tersendiri, terlebih ketika terjadi pelanggaran karyawan.

Meskipun banyak pekerja yang berperilaku baik, sayangnya, pelanggaran karyawan bisa saja terjadi.

Jika pelanggaran tidak ditangani dengan tepat, bisnis dapat mengalami kemunduran yang signifikan.

Untuk itu penting bagi Anda memahami jenis pelanggaran karyawan dan cara mencegahnya.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai jenis pelanggaran karyawan. Untuk lebih lengkapnya Anda bisa menyimaknya di bawah ini:

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Pelanggaran Karyawan?

Pelanggaran karyawan merupakan tindakan yang dilakukan karyawan yang bertentangan dengan aturan yang ada di perusahaan.

Pelanggaran karyawan ini bisa terjadi kepada setiap perusahaan, bahkan ketika perusahaan telah memberikan arahan terkait aturan yang ada.

Bagi HRD, pelanggaran karyawan ini menjadi permasalahan yang harus diatasi dengan baik karena pelanggaran dapat merugikan perusahaan jika terus dibiarkan.

Pelanggaran yang dilakukan perusahaan nyatanya dapat memberikan pengaruh kepada produktivitas karyawan.

Jadi sebagai HRD penting bagi Anda untuk memahami jenis pelanggaran karyawan untuk dapat melakukan pencegahan dengan baik.

Apa Perbedaan Pelanggaran Karyawan dan Kesalahan Karyawan?

Sebelum kita melihat jenis-jenis pelanggaran karyawan, penting bagi pemberi kerja untuk mengetahui dasar-dasarnya yakni apa perbedaan antara kesalahan dan pelanggaran karyawan?

Singkatnya, pelanggaran berat ditentukan oleh tingkat keparahan insiden tersebut.

Perilaku apa pun yang tidak profesional atau tidak sesuai dengan standar yang diharapkan di tempat kerja dapat diklasifikasikan sebagai pelanggaran.

Kesalahan biasanya berhubungan dengan perilaku karyawan yang tidak mengetahui hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan.

Misalnya ketika karyawan melakukan kesalahan input data ataupun karyawan salah mengirimkan email klien.

Sedangkan pelanggaran terjadi ketika karyawan melakukan tindakan yang tidak sesuai dengan aturan yang telah dibuat.

Misalnya karyawan datang terlambat meskipun terdapat aturan yang mewajibkan karyawan datang tepat waktu.

Dari penjelasan ini dapat dikatakan bahwa pelanggaran memiliki tingkat yang lebih besar dibandingkan dengan kesalahan karyawan.

Ini karena pelanggaran dapat menunjukan ketidakprofesional karyawan terhadap pekerjaannya.

Apa Saja Jenis Pelanggaran Karyawan yang Terjadi di Tempat Kerja dan Contohnya?

Nyatanya pelanggaran karyawan ini dapat terjadi pada setiap perusahaan.

Agar perusahaan tidak mendapatkan kerugian dari pelanggaran yang dilakukan karyawan, Anda harus memahami apa saja jenis pelanggaran karyawan ini.

Berikut jenis pelanggaran karyawan yang wajib Anda ketahui:

1. Sering Absen atau Terlambat

Salah satu masalah pelanggaran SDM terbesar adalah karyawan yang tidak masuk kerja atau sering datang terlambat.

Jenis pelanggaran ini dapat berdampak negatif pada produktivitas dan moral karyawan yang datang tepat waktu.

Ketika karyawan sering absen kerja atau terlambat datang ke kantor, maka produktivitas mereka dapat menurun.

Ini karena mereka memiliki waktu yang lebih sedikit untuk menyelesaikan pekerjaan karena sering absen kerja dan datang terlambat.

Jika ini terus dibiarkan maka akan berpengaruh pada produktivitas perusahaan dan bisa menyebabkan kerugian perusahaan.

Contoh dari pelanggaran ini adalah ketika karyawan sering tidak masuk kerja dan ini dilakukan secara sengaja.

2. Ketidakjujuran

Ketidakjujuran dapat mencakup berbohong kepada rekan kerja, manajer, atau terlibat dalam segala bentuk aktivitas penipuan, seperti pencurian, misalnya.

Meski ada orang yang menganggap ketidakjujuran merupakan masalah yang sepele, namun nyatanya satu ketidakjujuran dapat membawa ketidakjujuran selanjutnya.

Oleh karena itu, ketika Anda menemukan ketidakjujuran pada karyawan Anda, pertimbangkan untuk terus menyelidikinya.

Penting untuk menyelidiki secara menyeluruh setiap tuduhan ketidakjujuran sebelum mengambil tindakan disipliner.

Contohnya adalah ketika karyawan tidak jujur telah melakukan kesalahan dan membuat karyawan lain harus menanggung kesalahan tersebut.

3. Konflik Kepentingan

Staf Anda tidak boleh terlibat dalam aktivitas apa pun yang akan mengurangi kemampuan mereka untuk melayani bisnis Anda

Misalnya, jika seorang karyawan mendirikan bisnis yang bersaing dengan bisnis Anda, hal ini akan menjadi pelanggaran mendasar terhadap kontrak kerja.

Anda juga dapat merinci ekspektasi lebih lanjut dengan perjanjian yang membatasi.

4. Menyalahgunakan Fasilitas Perusahaan

Anda harus memiliki kebijakan yang mengatur penggunaan fasilitas perusahaan yang sesuai.

Jika staf ditemukan menggunakan peralatan perusahaan untuk kepentingan pribadi, Anda dapat mengambil tindakan disipliner.

Contohnya ketika karyawan menggunakan laptop kantor untuk wawancara kerja dengan perusahaan lain.

5. Pelecehan dan Diskriminasi

Memperlakukan karyawan secara berbeda berdasarkan ras, jenis kelamin, usia, agama, atau karakteristik pribadi lainnya yang tercantum dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan adalah tindakan yang melanggar hukum.

Jika Anda tidak mengambil tindakan untuk menunjukkan bahwa Anda telah mengambil semua langkah yang wajar untuk mencegah pelecehan seperti pelecehan verbal di tempat kerja, Anda dapat mendapatkan konsekuensi hukum.

Ini termasuk ketika terjadi diskriminasi di tempat kerja, dimana sebagai HRD Anda harus bisa mengatasinya dengan baik.

Contohnya adalah ketika karyawan menghina karyawan lain baik dari penampilan ataupun lainnya.

6. Memberikan Informasi yang Salah

Karyawan yang memberikan informasi yang salah atau menyesatkan tentang tingkat pendidikan atau pengalaman kerja mereka kemungkinan besar akan dianggap melakukan pelanggaran berat.

Contoh dari memberikan informasi yang salah adalah ketika karyawan memberikan informasi pendidikan yakni S2 Akuntansi padahal sebenarnya adalah lulusan D3 Akuntansi.

7. Kesehatan dan Keselamatan

Baik pemberi kerja maupun karyawan memiliki kewajiban dalam hal kesehatan dan keselamatan di tempat kerja.

Jika karyawan gagal mengikuti prosedur manajemen keselamatan Anda dan membahayakan rekan kerja mereka, Anda perlu mengambil tindakan disipliner.

Contohnya adalah karyawan tidak bersedia menggunakan pelindung hazmat saat berada di ruangan produksi.

8. Pelanggaran Kerahasiaan

Pembagian informasi bisnis rahasia secara tidak sah dapat sangat merusak bisnis Anda.

Perusahaan biasanya akan menuliskan aturan tentang menjaga kerahasiaan perusahaan di dalam perjanjian kerja dan peraturan perusahaan.

Ini termasuk kerahasiaan yang berhubungan dengan informasi klien.

Penting untuk melindungi informasi ini dan mengambil tindakan yang tepat jika Anda mencurigai telah terjadi pelanggaran kerahasiaan.

Contohnya adalah karyawan memberikan data yang berkaitan dengan omzet perusahaan hingga data-data pribadi lainnya.

9. Perilaku Tidak Profesional

Anda harus memiliki Kode Etik yang menetapkan standar perilaku yang Anda harapkan.

Kode etik ini akan menjadi standar perilaku profesional karyawan dalam melakukan pekerjaan mereka.

Jika karyawan Anda tidak memenuhi standar ini di tempat kerja, Anda harus mengambil tindakan yang tepat.

Contohnya adalah karyawan memalsukan tanda tangan klien.

10. Pembangkangan

Pembangkangan dapat digolongkan sebagai tindakan yang dilakukan oleh karyawan yang tidak mengikuti instruksi manajemen atau tidak mematuhi kebijakan dan prosedur perusahaan.

Misalnya ketika karyawan diminta untuk melakukan pekerjaan, namun karyawan tersebut membangkang dari pekerjaan tersebut.

Dalam kasus pembangkangan, tindakan disipliner sering kali diperlukan.

Bagaimana Cara Mencegah Pelanggaran Karyawan di Tempat Kerja?

Pencegahan adalah kunci untuk mengelola situasi ini.

Sebelum pelanggaran terjadi, Anda harus bisa melakukan pencegahan sedini mungkin agar tidak menyebabkan permasalahan di masa depan.

Lalu tindakan pencegahan apa saja yang bisa dilakukan untuk mencegah terjadinya pelanggaran karyawan di tempat kerja:

1. Buat Peraturan Perusahaan yang Jelas

Cara mencegah yang pertama adalah dengan membuat peraturan perusahaan secara jelas.

Jelas yang dimaksud di sini adalah buat dengan kalimat yang mudah dipahami oleh karyawan.

Jika perlu berikan juga penjelasan terkait risiko-risiko yang bisa didapatkan jika karyawan tidak mematuhi aturan tersebut.

2. Berikan Reward dan Punishment

Cara mencegah yang kedua adalah dengan memberikan reward dan punishment kepada karyawan.

Reward atau penghargaan diberikan untuk karyawan yang mampu memetuhi aturan dengan baik dan punishment atau hukuman diberikan kepada karyawan yang melanggarnya.

3. Sosialisasikan Terkait Risiko Hukum

Agar karyawan di perusahaan Anda memahami jenis pelanggaran karyawan, Anda perlu melakukan sosialisasi terkait peraturan yang ada dan risiko jika melanggarnya, termasuk risiko hukum.

Misalnya pada pelanggaran pencurian, jelaskan bahwa karyawan bisa mendapatkan risiko hukum berupa denda atau pidana.

4. Jangan Ragu untuk Berikan Feedback dan Evaluasi

Untuk mencegah pelanggaran karyawan, Anda harus rutin memberikan feedback dan evaluasi kepada karyawan.

Dari sini karyawan dapat mengetahui apa saja yang kurang dalam diri mereka dan cepat-cepat memperbaikinya sebelum pelanggaran menjadi semakin besar.

5. Jalin Komunikasi yang Baik dengan Karyawan

Cara pencegahan yang terakhir adalah dengan menjalin komunikasi yang baik dengan karyawan Anda.

Komunikasi yang baik dan terbuka akan membuat karyawan merasa nyaman bekerja bersama Anda dan mereka menjadi tidak ragu untuk mengungkapkan ketika memiliki kendala.

Ini adalah pendekatan yang baik untuk mencegah pelanggaran terjadi.

Bagaimana Cara HRD Menyikapi Pelanggaran Karyawan?

Jika Anda menerima laporan pelanggaran atau menyaksikannya, ikuti langkah-langkah berikut ini untuk mengatasi masalah secara profesional:

1. Bertindak dengan Cepat

Tangani pelanggaran secara tepat waktu untuk membatasi tanggung jawab Anda sebagai pemberi kerja atas tindakan karyawan yang melanggar.

Tidak bertindak saat Anda mengetahui adanya pelanggaran dapat mengakibatkan karyawan berpikir bahwa perilaku mereka tidak apa-apa dan melakukan pelanggaran lebih lanjut.

Menunda investigasi dapat menyebabkan berkembangnya lingkungan kerja yang tidak bersahabat dan membuat korban pelanggaran merasa tidak dihargai.

2. Selidiki Terlebih Dahulu

Kumpulkan kesaksian dari semua orang yang terlibat dalam tuduhan pelanggaran dan tinjau bukti fisik apa pun.

Dalam kasus pelecehan, mintalah karyawan yang mengajukan pengaduan untuk membuat kronologi tertulis dari setiap insiden, dimulai dengan tanggal pelecehan dimulai.

Jika Anda dekat dengan seseorang yang dituduh melakukan pelanggaran, pertimbangkan untuk membentuk dewan peninjau untuk menangani penyelidikan secara objektif.

Sementara Anda menyelidiki, Anda mungkin ingin mengambil tindakan sementara, seperti penangguhan sementara yang dibayar atau dipindahkan ke posisi lain.

3. Dokumentasikan Bukti

Catatlah setiap bagian dari investigasi Anda, termasuk laporan awal, rencana investigasi, kesaksian karyawan, rekaman video, dan bukti-bukti lainnya.

Mintalah orang lain untuk mendampingi Anda saat mewawancarai karyawan dan saksi untuk membuat catatan yang jelas mengenai pertanggungjawaban apabila kesaksian mereka bertentangan dengan bukti lain.

Bahkan setelah investigasi selesai dan situasi telah diselesaikan, simpanlah catatan tersebut dalam arsip perusahaan Anda untuk menunjukkan kebijakan disiplin yang konsisten dan adil.

4. Berkonsultasi dengan Pimpinan

Mintalah saran dari orang lain dalam tim kepemimpinan Anda sebelum mengambil keputusan apakah akan menegur karyawan dan apa konsekuensinya.

Hal ini dapat membantu Anda agar tidak membuat keputusan yang bias dan memberikan dukungan lebih besar bagi perusahaan untuk menangani situasi tersebut.

5. Pertimbangkan Level Pelanggaran

Pertimbangkan seberapa serius tindakan pelanggaran tersebut dan dampaknya terhadap tempat kerja.

Jika karyawan lain atau pelanggan secara langsung dirugikan oleh tindakan tersebut, konsekuensinya harus lebih berat.

Ini dilakukan untuk menunjukkan kepada karyawan lain bahwa Anda berkomitmen untuk mempertahankan budaya tempat kerja yang ramah dan sehat.

Tinjau catatan karyawan untuk menentukan apakah ini merupakan bagian dari pola pelanggaran atau kesalahan kecil yang dapat diperbaiki dengan memberikan konsekuensi yang sesuai.

6. Berikan Konsekuensi

Buatlah keputusan tentang tanggapan disipliner Anda terhadap pelanggaran tersebut.

Tinjau kembali cara Anda menanggapi pelanggaran di masa lalu dan mintalah panduan dari kebijakan resmi karyawan.

Jika Anda berada dalam situasi yang tidak biasa terkait kasus pelanggaran serius, pertimbangkan untuk berkonsultasi dengan pengacara untuk membuat keputusan yang tepat yang melindungi Anda dan karyawan Anda.

7. Berkomunikasi dengan Pihak-Pihak yang Terlibat

Komunikasikan secara jelas dengan karyawan yang didisiplinkan tentang bagaimana Anda berencana untuk menyelesaikan situasi tersebut.

Mungkin juga tepat untuk memberi tahu korban pelanggaran tentang tindakan disipliner yang Anda rencanakan untuk diambil.

Jawablah setiap pertanyaan yang mereka ajukan dan bersiaplah untuk memberikan alasan atas keputusan Anda.

Apa yang Harus Dilakukan Ketika Karyawan Terbukti Melakukan Pelanggaran?

Meskipun pelanggaran berat biasanya akan mengakibatkan karyawan langsung dipecat, namun pelanggaran yang lebih ringan dapat memicu proses peringatan standar.

Berikut beberapa hal yang dapat Anda lakukan ketika karyawan terbukti melakukan pelanggaran:

1. Peringatan Lisan

Anda memberikan peringatan lisan kepada karyawan sebelum secara resmi melaporkan pelanggaran, yang berarti mereka berbicara dengan karyawan yang melanggar untuk menjelaskan kebijakan perusahaan, kemudian membuat rencana perbaikan jika diperlukan.

Peringatan lisan memberi tahu karyawan bahwa ada masalah dan memberi mereka kesempatan untuk memperbaikinya.

Beberapa karyawan bahkan mungkin tidak menyadari bahwa mereka telah melakukan pelanggaran; peringatan lisan membantu mereka mengatasi perilaku tersebut.

2. Peringatan Tertulis

Peringatan tertulis adalah langkah selanjutnya yang umum dilakukan setelah peringatan lisan jika perilaku karyawan tidak berubah.

Peringatan tertulis lebih serius dan harus disimpan dalam catatan karyawan dan biasanya peringatan ini diberikan dengan beberapa tingkatan seperti SP 1, SP 2, hingga SP 3.

Dalam peringatan tertulis, jelaskan perilaku atau tindakan karyawan dan kebijakan apa yang dilanggarnya, kemudian nyatakan langkah selanjutnya yang akan Anda ambil jika perilaku tersebut terus berlanjut.

3. Masa Percobaan

Karyawan juga dapat dimasukkan ke dalam masa percobaan di mana tindakan mereka diawasi secara ketat oleh pemberi kerja mereka.

Mereka mungkin harus menandatangani formulir yang menyatakan mengapa mereka dalam masa percobaan.

Masa percobaan biasanya berlangsung selama 60 atau 90 hari, dan dapat diperpanjang jika karyawan tidak menunjukkan perbaikan.

4. Penangguhan

Anda juga bisa menangguhkan karyawan dari proyek tertentu, menghapus hak-hak tertentu, atau bahkan melarang mereka untuk datang ke tempat kerja sama sekali.

Jika Anda menangguhkan karyawan selama penyelidikan, jelaskan apa harapan Anda selama mereka ditangguhkan.

Mereka mungkin harus bertemu dengan bagian sumber daya manusia atau menyelesaikan jenis pekerjaan tertentu dari lokasi yang berbeda.

5. Pemecatan

Memecat karyawan biasanya merupakan pilihan terakhir bagi pemberi kerja yang mencoba memperbaiki masalah perilaku.

Dalam kasus pelanggaran berat, memberhentikan karyawan mungkin merupakan satu-satunya tindakan yang tepat untuk bisnis Anda.

Dokumentasikan bagaimana Anda memberi tahu karyawan tentang pemecatan mereka dan ajukan ke bagian SDM.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai jenis pelanggaran karyawan yang wajib untuk Anda pahami.

Dari penjelasan yang ada di atas dapat diketahui bahwa jenis pelanggaran karyawan dapat terjadi di setiap perusahaan.

Sebagai HRD, Anda harus bisa memahami jenis pelanggaran karyawan dan cara menyikapinya agar pelanggaran ini tidak memberikan kerugian bagi perusahaan.

Untuk mendukung pencegahan pelanggaran di tempat kerja, Anda perlu melakukan pengelolaan karyawan dengan baik dan benar.

Gunakan sistem HRIS dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.

Sistem HRIS GajiHub dirancang dengan fitur-fitur terlengkap yang akan membuat pengelolaan karyawan di perusahaan Anda menjadi lebih mudah dan praktis.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.