Payroll Management: Pengertian, Tahapan, dan Metodenya

Gaji merupakan hak yang wajib diberikan perusahaan kepada karyawan. Untuk memudahkan penggajian karyawan ini digunakan payroll management.

Manajemen penggajian atau payroll management adalah solusi terbaik untuk manajemen penggajian yang mudah dan efektif. Ini pastinya akan memudahkan perusahaan dalam pembayaran gaji karyawan.

Pada artikel ini GajiHub akan membahas mengenai payroll management mulai dari pengertian, mengapa manajemen penggajian itu penting, hingga tahapan dalam proses manajemen penggajian.

Diharapkan dengan penjelasan di sini Anda bisa dengan mudah melakukan manajemen penggajian sehingga hak karyawan atas gaji dapat dipenuhi. Baca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:

Apa Itu Payroll Management?

Payroll management adalah proses yang dilakukan perusahaan dalam membayar upah karyawan. Ini adalah bagian untuk memenuhi hak karyawan yakni gaji yang didapatkan setelah memenuhi kewajiban dalam bekerja.

Manajemen penggajian ini mengacu kepada semua proses administrasi, data, pajak, dan catatan lainnya yang berhubungan dengan penggajian.

Manajemen penggajian ini mencakup seluruh tahapan yang ada di dalamnya, seperti pra-penggajian, perhitungan penggajian, hingga aktivitas pasca penggajian.

Baca Juga: 9 Kesalahan Proses Payroll dan Upaya Menghindarinya

Mengapa Payroll Management Itu Penting?

Payroll management merupakan aspek penting dalam bisnis apa pun karena membantu meningkatkan keterlibatan karyawan dan menjaga kepatuhan terhadap peraturan.

Tanpa metode yang efisien untuk membayar karyawan, menghitung dan mengajukan pajak, serta memelihara catatan akuntansi, perusahaan menghadapi risiko karyawan yang tidak puas dan hukuman dari pemerintah.

Berikut alasan mengapa payroll management ini penting:

• Untuk memastikan kepatuhan penggajian, termasuk ke regulasi yang berlaku di Indonesia.
• Membuat perencanaan tenaga kerja dengan data penggajian.
• Meningkatkan kinerja dan keterlibatan karyawan.
• Memberikan pengalaman karyawan yang positif.
• Mengurangi risiko kesalahan dalam penggajian.

Baca Juga: Biweekly Payroll, Bagaimana Kelebihan dan Kekurangannya?

Apa Fungsi Payroll Management?

Manajemen penggajian karyawan terdiri dari beberapa fungsi yang membantu Anda membayar karyawan dengan benar dan menjaga bisnis Anda tetap sesuai dengan peraturan pemerintah.

1. Menghitung penggajian

Manajer penggajian perlu memeriksa beberapa komponen saat menghitung penggajian. Ini termasuk memverifikasi gaji dan tarif per jam karyawan dan memeriksa jam kerja lembur. Selain itu, mereka mungkin perlu mengajukan permohonan untuk waktu liburan, gaji liburan, dan cuti sakit.

Mereka juga perlu menerapkan potongan wajib, seperti pajak penghasilan dan pensiun, ditambah potongan opsional, seperti asuransi kesehatan, yang mungkin dipilih karyawan.

2. Memproses pajak penggajian

Pengusaha juga memiliki kewajiban untuk membayar pajak yang benar. Kegagalan membayar pajak penggajian dapat mengakibatkan denda. Undang-undang pajak memberi wewenang kepada untuk menjatuhkan hukuman administratif untuk tindakan seperti:

• Membuat pernyataan yang salah atau menyesatkan atau mengambil posisi yang tidak dapat diperdebatkan secara wajar.
• Gagal mengajukan pengembalian atau pernyataan tepat waktu.
• Gagal memotong jumlah yang diwajibkan berdasarkan sistem pemotongan pajak.
• Gagal memenuhi kewajiban pajak lainnya.

3. Menyimpan catatan

Fungsi selanjutnya adalah untuk menyimpan catatan. Bagaimana pun catatan terkait penggajian adalah data penting perusahaan.

Jadi penting untuk menyimpan catatan ini dan menggunakannya jika dibutuhkan sewaktu-waktu.

4. Menjaga kepatuhan peraturan

Setiap perusahaan harus membayarkan gaji karyawan tepat waktu sesuai yang telah disepakati dalam perjanjian kerja dan peraturan perusahaan.

Menggunakan manajemen penggajian adalah bagian menjaga kepatuhan peraturan tersebut.

Baca Juga: 12 Rekomendasi Software Payroll Kontraktor Terbaik

Apa Saja Tahapan Payroll Management?

Proses manajemen penggajian umumnya terdiri dari 3 tahap:

1. Pra-penggajian

Tahap pra-penggajian bisa dibilang merupakan tahap yang paling penting. Informasi yang salah di sini dapat berdampak pada proses penggajian.

Manajer penggajian mengumpulkan data yang relevan untuk periode penggajian berdasarkan kebijakan perusahaan dan persyaratan peraturan yang telah ditetapkan, termasuk:

• Jam kerja karyawan yang tidak dikecualikan, termasuk memeriksa lembar waktu.
• Waktu pengecualian, seperti liburan, sakit, dan tugas juri.
• Penyesuaian karyawan, seperti karyawan baru, kenaikan gaji, atau perubahan pada pemotongan tunjangan dan pemotongan pajak.

Informasi tersebut kemudian diverifikasi dan digunakan untuk memproses penggajian.

2. Perhitungan penggajian

Pada tahap kedua, manajer penggajian menghitung total gaji kotor setiap karyawan selama periode penggajian dan kemudian mengurangkan pajak dan potongan untuk mendapatkan gaji bersih.

Potongan yang terkait dengan karyawan meliputi:

• Tunjangan Hari Tua.
• PPh 21.
• BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.

Mereka juga menghitung pajak penggajian untuk jangka waktu yang sama.

3. Pasca penggajian

Pada tahap akhir, manajer penggajian melakukan beberapa tugas, termasuk:

• Membayar karyawan.
• Mencetak dan mendistribusikan slip gaji karyawan.
• Mengarsipkan catatan penggajian.
• Mendistribusikan informasi penggajian ke tim SDM dan Keuangan untuk keperluan. admin dan rekonsiliasi.
• Membayar pajak pada tanggal jatuh tempo.

Baca Juga: 10 Software Payroll Usaha Dagang untuk Mengoptimalkan Bisnis

Apa Saja Metode dalam Payroll Management?

Ada 3 metode utama untuk mengelola penggajian:

• Spreadsheet
• Outsourcing
• Perangkat lunak atau software

Mari kita bahas satu per satu:

1. Manajemen penggajian manual menggunakan spreadsheet

Metode pertama adalah mengelola penggajian menggunakan spreadsheet. Metode ini melibatkan pembuatan template penggajian dengan kalkulasi dan rumus matematika dalam satu atau beberapa spreadsheet.

Metode ini lebih cocok untuk perusahaan dengan sedikit karyawan, seperti perusahaan rintisan dan perusahaan kecil.

Namun, potensi penghematan biaya biasanya tidak sebanding dengan kekurangannya. Manajemen penggajian manual rentan terhadap kesalahan, baik dalam template atau gagal memenuhi persyaratan penggajian. Kesalahan-kesalahan ini meningkatkan risiko penalti dan mengalihkan perhatian dari aktivitas yang menghasilkan pendapatan.

2. Mengalihdayakan manajemen penggajian

Opsi kedua adalah mengalihdayakan manajemen penggajian ke penyedia layanan pihak ketiga. Mereka mengelola semua aspek administrasi penggajian, termasuk penyetoran pajak, pelaporan, dan kepatuhan.

Perusahaan mengirimkan jadwal pembayaran yang diperbarui setiap siklus, dan layanan penggajian meninjau dan memperbarui semua pembayaran dan pemotongan yang jatuh tempo untuk setiap karyawan.

Selama tidak ada masalah kerahasiaan, opsi ini menghilangkan kerumitan manajemen penggajian bagi perusahaan, namun mungkin akan memakan biaya yang lebih tinggi dibandingkan mengelola penggajian yang akurat dengan solusi online.

3. Menggunakan perangkat lunak manajemen penggajian

Metode terakhir adalah perusahaan menggunakan perangkat lunak manajemen penggajian.

Perangkat lunak penggajian yang tepat dapat menghemat waktu dan mengurangi beban administratif dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang membutuhkan banyak tenaga kerja.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menghitung gaji kotor, potongan – seperti tunjangan hari tua, pajak, dan cuti tahunan – dan gaji bersih secara akurat dengan tetap memiliki kontrol atas prosesnya.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Software Payroll Usaha Jasa

Apa Itu Payroll Manajement System?

Sistem manajemen penggajian adalah aplikasi perangkat lunak yang mengotomatiskan manajemen penggajian. Sistem ini membantu bisnis:

• Mengelola upah, gaji, potongan pajak, tunjangan hari tua, dan tunjangan kompensasi karyawan lainnya.
• Membayar karyawan.
• Menyetor pajak ketenagakerjaan
• Menyimpan catatan transaksi.

Beberapa perusahaan juga menggunakan sistem manajemen penggajian untuk melacak cuti karyawan atau akumulasi cuti liburan.

Anda dapat mengakses sistem manajemen penggajian baik sebagai aplikasi mandiri maupun sebagai bagian dari sistem Enterprise Resource Planning (ERP) atau Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Sistem manajemen penggajian berbasis cloud memiliki manfaat, yakni:

• Menjaga data Anda tetap aman dan dapat diakses kapan pun dan di mana pun Anda membutuhkannya.
• Menghilangkan kerumitan dan kesalahan penggajian karena selalu menggunakan tarif pajak terbaru.
• Memastikan Anda mematuhi peraturan spesifik negara.
• Berfokus pada kebutuhan industri dan pasar spesifik Anda.
• Memberi Anda visibilitas dan pelaporan secara real-time.
• Tumbuh bersama bisnis Anda seiring dengan perkembangannya.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Software Payroll Manufaktur Terbaik

Apa Saja Manfaat Payroll Management System?

Ada banyak manfaat menggunakan perangkat lunak manajemen penggajian, mulai dari menghemat waktu hingga meningkatkan kepuasan karyawan.

1. Menghitung variabel penggajian secara otomatis

Perangkat lunak manajemen penggajian secara otomatis menghitung variabel penggajian yang benar seperti tunjangan hari tua, pajak, dan cuti tahunan. Jika ada sesuatu yang tidak sesuai, perangkat lunak akan memberi tahu Anda dengan pesan kesalahan yang bermanfaat.

Sebagai contoh, MYOB PayGlobal menyertakan penerjemah Award yang handal yang dapat menangani kondisi penghargaan yang kompleks dan mengotomatiskan pembayaran secara akurat.

2. Menghemat waktu

Manajemen penggajian bukanlah pekerjaan yang paling menyenangkan di dunia, dan kemungkinan besar manajer penggajian Anda tidak menantikan rekonsiliasi bulanan. Namun, menggunakan perangkat lunak manajemen penggajian online dapat membuat pekerjaan mereka lebih menyenangkan dan menghemat banyak waktu.

Ini berarti manajer penggajian Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk tugas-tugas lain, sehingga meningkatkan operasi Anda dan mengurangi biaya secara keseluruhan.

Beralih ke sistem manajemen penggajian berbasis cloud juga akan mengurangi pekerjaan yang membosankan dan berulang yang harus mereka lakukan.

3. Menyederhanakan kepatuhan penggajian

Perangkat lunak manajemen penggajian terbaik memberi tahu perusahaan tentang perubahan dalam peraturan ketenagakerjaan atau pajak yang dapat memengaruhi bisnis mereka.

Misalnya, perangkat lunak ini membuat Anda selalu mendapatkan informasi terbaru tentang kewajiban pajak dan perubahan pajak baru dari pemerintah.

4. Mengurangi kesalahan penggajian

Perangkat lunak manajemen penggajian, terutama jika terintegrasi dengan pelacakan waktu dan program SDM, mengurangi entri data yang berulang-ulang dan membantu mencegah kesalahan manusia.

Beberapa sistem memungkinkan karyawan untuk mengirimkan rincian bank, pajak, dan tunjangan hari tua mereka melalui portal layanan mandiri karyawan, yang menghemat perpindahan informasi antara tim HR dan penggajian.

5. Mengotomatiskan peringatan yang sensitif terhadap waktu

Banyak payroll management system yang menawarkan notifikasi alur kerja. Jika perangkat lunak mendeteksi kesalahan entri data, perangkat lunak akan mengirimkan peringatan kesalahan kepada pengguna, sehingga mereka dapat memperbaikinya sebelum memproses penggajian.

6. Meningkatkan keamanan data

Data penggajian sangat sensitif, karena berisi informasi pribadi seperti tanggal lahir dan detail kontak.

Software payroll terabaik menggunakan keamanan canggih untuk melindungi privasi karyawan dan data keuangan perusahaan agar tidak jatuh ke tangan yang salah, yang mungkin tidak akan terjadi jika Anda mengalihdayakan penggajian ke penyedia layanan pihak ketiga.

Menyimpan semuanya sendiri dalam lingkungan online yang aman adalah hal yang masuk akal karena Anda dapat memiliki peringatan dan mekanisme untuk mencegah permintaan cuti, jam kerja, atau detail bank dirusak.

amun Anda juga harus memastikan kebijakan Anda tentang berbagi data, privasi, akses, dan pelatihan yang ketat.

7. Meningkatkan kepuasan karyawan

Jika orang tidak dibayar, mereka tidak akan datang untuk bekerja. Kedengarannya sederhana, bukan?

Namun, kenyataan bahwa seluruh tenaga kerja Anda dibayar tepat waktu dan akurat bisa jadi sangat rumit.

Perangkat lunak manajemen penggajian memastikan karyawan dibayar dengan jumlah yang tepat dan tepat waktu.

Selain itu, sistem online modern memungkinkan karyawan mengakses slip gaji, mengajukan cuti, dan memperbarui detail mereka dari perangkat apa pun, dan data akan tersinkronisasi secara real-time. Semua itu meningkatkan kepuasan karyawan.

Baca Juga: Pengertian Broadbanding dalam Sistem Payroll

Apa yang Harus Ada dalam Payroll Management System?

Berikut adalah 10 hal yang harus diperhatikan ketika memilih sistem manajemen penggajian untuk bisnis Anda.

1. Melacak waktu dan kehadiran

Untuk menghitung gaji yang tepat bagi karyawan yang tidak dikecualikan, perusahaan harus mencatat jam kerja secara akurat menggunakan perangkat lunak waktu dan kehadiran.

Pelacakan waktu tidak terlalu penting bagi karyawan yang digaji karena gaji kotor mereka dihitung dengan membagi gaji tahunan mereka dengan total periode pembayaran.

Namun, beberapa karyawan yang tidak dikecualikan berhak atas lembur, dalam hal ini, Anda harus melacak jam kerja mereka untuk memastikan bahwa kerja lembur dibayar, seperti yang diamanatkan oleh hukum.

2. Menghitung upah karyawan

Setelah gaji kotor dihitung, pemberi kerja harus memproses pemotongan gaji, termasuk pajak, pensiun, potongan BPJS, pemotongan sukarela, seperti asuransi kesehatan, dan pemotongan wajib, seperti pembayaran tunjangan anak.

Perangkat lunak penggajian dapat mengelola semua potongan ini dan menghitung gaji bersih atau “take home pay” karyawan yang benar.

3. Memproses pajak penggajian

Sistem manajemen penggajian terbaik dapat memproses semua pajak penggajian yang diperlukan di tingkat nasional, negara bagian, dan lokal. Instansi pemerintah harus menerima semua pembayaran dalam tenggat waktu yang ditentukan.

4. Mematuhi peraturan penggajian

Payroll management system terbaik harus mematuhi peraturan penggajian yang ada di pemerintah Indonesia. Ini harus sesuai dengan regulasi yang ada.

Sistem manajemen penggajian harus bisa memastikan penggajiannya sesuai dengan regulasi yang ada, tanpa harus mengatur ulang.

5. Memberikan laporan gaji kepada karyawan

Dengan perangkat lunak penggajian atau akuntansi, Anda dapat membuat laporan gaji dan mengirimkannya ke karyawan dengan mudah.

Laporan ini biasanya dikirim dalam bentuk slip gaji. Payroll management system terbaik memiliki fitur yang memudahkan pembuatan dan pengiriman gaji secara otomatis.

Baca Juga: Jenis Pay Period dalam Proses Payroll & Tips Menentukannya

6. Menjaga keamanan data karyawan

Sistem manajemen penggajian terbaik menggunakan keamanan canggih untuk mengamankan data karyawan yang sensitif.

Sistem ini dapat menjalankan pembaruan untuk Anda, mengotomatiskan aktivitas keamanan dan remediasi akun Anda, dan memberi tahu Anda dengan segera tentang aktivitas mencurigakan atau penipuan yang terdeteksi.

7. Memungkinkan layanan mandiri bagi karyawan

Sistem manajemen penggajian berbasis cloud hadir dengan manfaat tambahan yakni layanan mandiri karyawan atau employee self service.

Misalnya, karyawan dapat mengirimkan rincian bank, pajak, dan tunjangan hari tua mereka melalui portal layanan mandiri yang aman.

Layanan mandiri karyawan mengambil banyak pekerjaan dari pundak Anda dan memberdayakan karyawan untuk mengelola detail mereka.

8. Terintegrasi dengan alur kerja Anda yang sudah ada

Carilah perangkat lunak manajemen penggajian yang dapat berintegrasi dengan alur kerja dan proses yang sudah ada, seperti proses orientasi, pembuatan daftar, permohonan cuti, dan pelacakan waktu.

Fitur ini memudahkan sehingga Anda dapat beroperasi dengan lebih efisien, mengurangi entri data yang berulang-ulang, dan mencegah terjadinya kesalahan. Atau Anda dapat menggabungkannya dengan sistem ERP Anda untuk solusi manajemen bisnis, karyawan, dan penggajian yang terintegrasi penuh.

9. Menyediakan analisis dan pelaporan

Perangkat lunak penggajian mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik dengan analitik yang komprehensif dan pelaporan akurat yang dapat Anda kendalikan dan sesuaikan.

Anda dapat mengakses informasi penting secara online, termasuk cuti, informasi pribadi, slip gaji, dan absensi, kapan pun dan di mana pun Anda inginkan.

10. Menyediakan akses di mana saja

Sistem manajemen penggajian online terbaik menyediakan akses 24/7 sehingga Anda dapat mengelola pertanyaan penggajian di mana saja. Pilihkan payroll management system berbasis cloud dimana Anda bisa dengan mudah mengaksesnya dimana saja dan kapan saja.

Ini termasuk Anda tidak perlu menggunakan perangkat yang sama. Dengan ini Anda bisa dengan mudah memantau pengelolaan karyawan dari mana saja dan kapan saja.

Baca Juga: Mengetahui Tugas Staff Payroll dan Skill yang Dibutuhkan

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai payroll management system. Diharapkan dengan sistem manajemen penggajian Anda bisa dengan mudah melakukan penggajian sehingga pengelolaan karyawan dapat berjalan dengan baik.

Pastikan Anda memilih payroll management system terbaik yang akan memudahkan Anda dalam melakukan pengelolaan gaji karyawan. Anda bisa memilih GajiHub sebagai sistem manajemen penggajian Anda.

GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan. Selain fitur penggajian, GajiHub juga dilengkapi dengan fitur Employee Self Service dimana karyawan bisa dengan mudah melakukan layanan mandiri seperti absensi, pengajuan cuti dan izin, hingga untuk pengajuan reimburse dan kasbon.

Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.