Cost per hire merupakan salah satu metrik penting yang dapat mencerminkan seberapa efisien perusahaan dalam melakukan perekrutan. Untuk mencapai efisiensi, Anda perlu memahami berbagai tips mengurangi cost per hire.
Tanpa melakukan tips-tips tersebut, dikhawatirkan akan membuat cost per hire tinggi dan membebani perusahaan, serta menghambat proses perekrutan yang efektif.
Selain dapat menghemat pengeluaran perusahaan, mengurangi cost per hire juga membantu meningkatkan kualitas proses perekrutan, yang membantu terhindari dari perekrutan ulang.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu cost per hire, manfaat, cara menghitung, dan tips menguranginya.
Apa yang Dimaksud dengan Cost per Hire?
Cost per hire (CPH) adalah recruitment metrics yang digunakan untuk mengukur secara eksplisit jumlah yang Anda habiskan untuk merekrut seorang kandidat, termasuk biaya langsung atau tidak langsung, yang mencakup pengeluaran instrinsik dan ekstrinsik.
Mengukur CPH bertujuan untuk memberdayakan tim dalam melakukan perancanaan anggaran perekrutan strategis dan mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan proses perekrutan.
Selain itu, melacak biaya perekrutan dapat membantu Anda memahami recruitment funnel mana yang paling efektif dan mana yang menghabiskan sumber daya.
Hal ini juga merupakan metrik yang baik untuk membandingkan efektivitas perekrutan di organisasi Anda dengan standar industri, termasuk pesaing.
Baca Juga: Recruitment Goals: Arti, Manfaat, Cara Membuat, dan Contohnya
Bagaimana Cara Menghitung Cost per Hire?
Pertama, tentukan pada tingkat mana Anda ingin menghitung biaya perekrutan. Kemudian, lakukan riset untuk menyusun daftar lengkap semua faktor yang mempengaruhi biaya perekrutan.
Anda dapat menghitung biaya perekrutan pada tingkat organisasi, cabang, departemen, saluran perekrutan, tingkat hiring manager, fase, atau jenis pekerjaan.
Untuk menghitung CPH Anda bisa menggunakan rumus sederhana:
Cost per Hire = Total biaya yang dikeluarkan dalam merekrut kandidat / Jumlah kandidat yang direkrut
Pembilang dapat dibagi lagi menjadi penggerak biaya yag dikendalikan oleh perekrut (biaya internal) dan penggerak biaya yang dikendalikan oleh kandidat (biaya eksternal).
Oleh karena itu, rumus untuk menghitung CPH adalah:
Cost per Hire = (Biaya yang dikendalikan perekrut + Biaya yang dikendalikan kandidat) / Jumlah kandidat yang direkrut
Daftar contoh biaya perekrutan sebenarnya dapat bervariasi untuk setiap organisasi, namun berikut adalah beberapa contohnya secara umum.
Contoh Biaya Perekrutan yang Dikendalikan Perekrut (Biaya Internal)
Berikut beberapa contoh biaya perekrutan internal:
1. Biaya Kepatuhan Perekrutan
Biaya yang dikeluarkan untuk memastikan bahwa praktik perekrutan Anda mematuhi tidak hanya kebijakan internal tetapi juga hukum, peraturan, dll.
Contoh biaya kepatuhan perekrutan dapat mencakup proses perekrutan yang etis, peluang kerja yang setara, undang-undang perlindungan dan privasi data, dan uu ketenagakerjaan terbaru.
2. Biaya Operasional & Administratif
Biaya untuk menjaga mesin perekrutan tetap berfungsi secara penuh.
Contoh biaya perekrutan administratif meliputi biaya sewa ruang kantor tim akuisisi bakat, biaya energi dan utilitas, dan biaya perjalanan & akomodasi (untuk perekrut yang mengunjungi acara perekrutan industri atau campus hiring).
3. Biaya Tim Perekrutan
Manfaat yang diperoleh tim perekrutan dalam bentuk gaji/kompensasi, asuransi kesehatan, rencana pensiun, bonus perekrutan, program pelatihan & pengembangan untuk perekrut, spesialis HR, dan hiring manager semuanya dapat dihitung dalam contoh biaya perekrutan tim.
4. Teknologi Perekrutan
Tim perekrutan sering berinvestasi dalam teknologi HR— mulai dari generator deskripsi pekerjaan berbasis AI, alat penilaian kandidat, verifikasi dokumen, job board, applicant tracking system, HRIS, dan sebagainya.
Semua ini berkontribusi terhadap biaya perekrutan.
Baca Juga: 15 Cara Mengurangi Biaya HRD + 5 Tips Terbaiknya
Contoh Biaya Perekrutan yang Dikendalikan Kandidat (Biaya Eksternal)
Sementara itu berikut biaya perekrutan eksternal
1. Biaya Iklan Pekerjaan
Anda tentunya membutuhkan biaya untuk membagikan posting pekerjaan di berbagai job portal, iklan lowongan pekerjaan di platform tertentu atau media sosial seperti Facebook, Instagram, dan LinkedIn.
Biaya ini dapat menjadi faktor penyebab utama yang meningkatkan cost per hire.
2. Biaya Sourcing
Secara teknis, menyusun database yang relevan tentang informasi kandidat, yaitu talent sourcing, juga merupakan penggerak biaya.
Hal ini merupakan penggerak biaya yang signifikan jika Anda mengandalkan agen pencarian bakat eksternal, acara perekrutan berbasis industri, atau campus hiring.
3. Bonus Employee Referral
Saat Anda merekrut melalui employee referral, Anda mungkin perlu memberikan insentif kepada mereka untuk merujuk lebih banyak kandidat dengan menawarkan hadiah berupa uang atau tujangan lainnya.
Hal ini juga termasuk ke dalam cost per hire.
Selain itu, Anda juga harus memperhitungkan kandidat yang keluar dari perusahaan dalam 6 bulan pertama setelah direkrut.
Ditambah lagi, Anda juga harus memperhitungkan biaya kelelahan, kehilangan ritme (timeline proyek), dan kehilangan profitabilitas saat posisi tersebut kosong.
Untuk ini, Anda bisa menambahkan fungsi faktor biaya variabel N(x) untuk menormalkan formula biaya perekrutan yang sebenarnya.
Dengan normalisasi ini, rumus cost per hire adalah:
CPH = ((Biaya yang dikendalikan perekrut + Biaya yang dikendalikan kandidat) + variabel normalisasi N(x)) / Jumlah kandidat yang direkrut
Baca Juga: Hiring Freeze: Penyebab, Dampak, dan Tips untuk Rekruter
Apa Manfaat dari Cost per Hire?
Cost per hire adalah metrik yang berguna untuk membantu Anda mengevaluasi dan meningkatkan proses perekrutan Anda. Anda dapat menggunakan cost per hire untuk:
1. Membandingkan kinerja Anda dengan perusahaan lain di industri atau sektor Anda
Anda dapat membandingkan rata-rata cost per hire Anda dengan rata-rata industri atau praktik terbaik untuk melihat sejauh mana kinerja Anda.
2. Mengoptimalkan anggaran dan strategi perekrutan Anda
Anda dapat mengidentifikasi area di mana Anda menghabiskan biaya paling banyak atau paling sedikit untuk perekrutan, dan menyesuaikan alokasi sumber daya Anda sesuai kebutuhan.
Anda juga dapat bereksperimen dengan berbagai sumber, metode, dan alat untuk menemukan kombinasi yang optimal sesuai dengan tujuan perekrutan Anda.
3. Meningkatkan kualitas perekrutan dan retensi
Anda dapat menganalisis hubungan antara cost per hire dan kualitas perekrutan, serta melihat apakah Anda mendapatkan hasil terbaik dari investasi Anda.
Anda juga dapat melacak dampak cost per hire terhadap turnover karyawan, keterlibatan, dan kinerja mereka.
Baca Juga: 13 Penyebab Turnover Karyawan Tinggi dan Cara Mengatasinya
Bagaimana Tips Mengurangi Cost per Hire?
Setelah melakukan penghitungan cost per hire, jika Anda merasakan ada anggaran yang membengkak, tandanya Anda perlu melakukan beberapa tips untuk mengurangi cost per hire, seperti:
1. Perbaiki Budaya, Tingkatkan eNPS, Kurangi Turnover
Menurut Deloitte, budaya adalah salah satu faktor utama karyawan keluar.
Tingkat turnover karyawan yang tinggi akan membengkakkan cost per hire perusahaan Anda.
Jadi, untuk mengurangi cost per hire, cobalah untuk memperbaiki budaya perusahaan. Anda bisa memulainya dengan audit, yakni survei di tingkat organisasi dan tim tentang apa yang bisa diperbaiki.
Dengan memperbaiki budaya perusahaan, Anda dapat mengurangi turnover dan mempertahankan bakat terbaik tetap bertahan di perusahaan.
2. Tingkatkan Keterlibatan Karyawan
Saat karyawan merasa terlibat dan dihargai, besar kemungkinan mereka akan merekomendasikan kandidat berkualitas dan lebih berkomitmen untuk tetap bersama perusahaan.
Upaya ini dapat mengurangi kebutuhan untuk merekrut dan mengurangi cost per hire.
Cobalah untuk memanfaatkan survei keterlibatan, 1-on-1 meeting, dan employee feedback secara berkala untuk meningkatkan employee engagement.
Program employee recognition juga bisa meningkatkan moral dan keterlibatan karyawan.
3. Gunakan Teknologi untuk Mengotomatisasi Proses
Investasi dalam alat perekrutan berbasis teknologi seperti ATS dan alat penilaian berbasis AI dapat membantu mempercepat proses perekrutan dan mengurangi biaya administrasi.
Otomatisasi ini juga dapat mengurangi kesalahan manusia dan mempercepat screening kandidat.
Dengan otomatisasi, Anda bisa menghemat waktu dan tenaga, yang pada akhirnya dapat menurunkan biaya perekrutan secara keseluruhan.
Baca Juga: Tahapan Screening Lamaran, Manfaat, dan Tips Terbaiknya
4. Manfaatkan Program Rekomendasi Karyawan
Program rekomendasi karyawan (employee referral) juga merupakan salah satu tips efektif untuk mengurangi cost per hire.
Karyawan yang sudah ada seringkali merekomendasikan kandidat yang lebih cocok, yang berarti proses perekrutan akan lebih cepat dan lebih murah.
Berikan insentif yang menarik untuk rekomendasi yang berhasil, dan pastikan program ini mudah diakses dan dipahami oleh semua karyawan.
5. Tingkatkan Branding Perusahaan
Membangun branding perusahaan yang kuat dan positif juga termasuk tips mengurangi biaya cost per hire, yang dapat menarik kandidat berkualitas
Kandidat yang lebih tertarik pada perusahaan cenderung lebih banyak melamar dan lebih sedikit memerlukan waktu untuk perekrutan.
Salah satu caranya, Anda dapat mengembangkan campaign pemasaran yang menunjukkan nilai dan budaya perusahaan Anda.
6. Optimalkan Recruitment Funnel
Identifikasi recruitment funnel atau saluran perekrutan yang paling efektif untuk perusahaan Anda.
Fokuskan anggaran pada saluran yang memberikan hasil terbaikd an kurangi pengeluaran pada saluran yang kurang efektif.
Dengan mengevaluasi dan mengoptimalkan saluran tersebut, Anda bisa mengurangi biaya cost per hire dan mendapatkan kandidat yang lebih berkualitas.
7. Gunakan Data untuk Menginformasikan Keputusan
Tips mengurangi cost per hire selanjutnya adalah melakukan analisis data perekrutan untuk memahami tren, pola, dan area yang memerlukan perbaikan.
Dengan menggunakan data untuk memandu keputusan perekrutan, Anda bisa mengidentifikasi cara-cara untuk mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi.
Pertimbangkan juga untuk melacak metrik seperti waktu untuk mengisi posisi, kualitas kandidat, dan biaya per saluran untuk memperoleh insight yang bermanfaat.
8. Tingkatkan Proses Screening dan Interview
Memperbaiki proses screening dan interview dapat membantu mengurangi biaya cost per hire. Jadi, pastikan kedua proses ini berjalan secara efisien dan efektif agar dapat menemukan kandidat yang sesuai kebutuhan.
Anda dapat menggunakan alat penilaian dan teknik wawancara yang terbukti dapat memberikan hasil akurat, agar Anda terhindar dari kesalahan dalam pemilihan kandidat.
Baca Juga: Pre Screening: Manfaat dalam Rekrutmen hingga Tahapannya
9. Pertimbangkan Kandidat Internal
Merekrut dari dalam perusahaan atau secara interal dapat mengurangi biaya cost per hire dan mempercepat prosesnya.
Karyawan yang sudah ada mungkin memiliki skill dan pengalaman yang diperlukan untuk posisi baru, sehingga mengurangi kebutuhan untuk mencari kandidat eksternal.
Untuk itu, bangun career planning yang jelas dan peluang promosi untuk mendorong pertumbuhan internal.
10. Negosiasikan dengan Penyedia Layanan Perekrutan
Jika Anda bekerja dengan agen perekrutan atau penyedia layanan, pastikan untuk bernegosiasi mengenai biaya dan kontrak.
Terkadang, Anda bisa mendapatkan kesepakatan yang lebih baik atau penyesuaian biaya berdasarkan volume atau jenis layanan yang diperlukan.
Selalu evaluasi biaya layanan dan bandingkan dengan nilai yang diberikan untuk memastikan bahwa perusahaan mendapat hasil terbaik dari investasi tersebut.
11. Tingkatkan Pelatihan dan Pengembangan Tim Perekrutan
Investasi dalam pelatihan dan pengembangan untuk tim perekrutan dapat meningkatkan keterampilan mereka dalam menarik dan memilih kandidat.
Perekrut yang lebih terampil dapat mengurangi waktu perekrutan dan meningkatkan kualitas kandidat, yang pada gilirannya dapat mengurangi biaya.
Berikan akses ke pelatihan berkelanjutan dan sumber daya untuk membantu perekrut tetap up-to-date dengan praktik terbaik dan tren terbaru dalam perekrutan.
Baca Juga: Imputed Income: Pengertian, Jenis, dan Contohnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas dapat dipahami mengelola cost per hire adalah langkah penting bagi setiap perusahaan yang ingin mengoptimalkan proses perekrutan mereka.
Dengan memahami komponen-komponen biaya di dalamnya, serta menerapkan strategi yang efektif seperti memperbaiki budaya perusahaan, meningkatkan branding, hingga mengoptimalkan penggunaan teknologi, perusahaan dapat mengurangi biaya cost per hire sambil tetap menarik kandidat yang berkualitas.
Dengan manajemen cost per hire yang tepat, perusahana tidak hanya menghemat anggaran, tetapi juga bisa meningkatkan retensi karyawan dan memastikan kesuksesan dalam proses perekrutan.
Untuk membuat proses rekrutmen lebih efisien, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Dengan software ini, pekerjaan administrasi karyawan dapat lebih mudah dilakukan.
Misalnya, karyawan yang sudah bekerja di perusahaan dapat melakukan presensi, pengajuan izin dan cuti melalui fitur ESS. Hal ini memungkian tim HR dapat lebih fokus pada proses perekrutan.
Selain itu, Gajihub juga menyediakan fitur absensi yang dapat membantu tim HR dan manajer memantau produktivitas karyawan, misalnya dengan melihat clock-in dan clock-out, jam lembur, jam kunjungan klien, dan sebagainya.
Tertarik mencoba Gajihub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Perbedaan Performance Management dan Performance Appraisal - 28 October 2024
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024