15 Tips Melakukan Onboarding untuk Karyawan Baru

Proses onboarding sering dianggap sekadar formalitas, padahal sebenarnya ini adalah langkah penting untuk mendorong karyawan termotivasi, lebih produktif, dan betah di perusahaan.

Onboarding yang baik bukan hanya memperkenalkan karyawan baru ke lingkungan kerja, tapi juga membangun koneksi, kepercayaan diri, dan kesiapan mereka untuk berkontribusi.

Perusahaan yang menerapkan praktik onboarding secara optimal, terbukti memiliki tingkat kepuasan karyawan lebih tinggi dan angka turnover yang lebih rendah.

Di tengah persaingan tenaga kerja yang makin ketat, onboarding pun menjadi salah satu prioritas penting untuk mempertahankan talenta terbaik.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas tips melakukan onboarding untuk karyawan baru.

Daftar isi show

Apa Saja Tips Penting dalam Melakukan Onboarding untuk Karyawan Baru?

Selain memperkenalkan karyawan baru ke rekan kerjanya nanti, berikut adalah beberapa tips sukses untuk dalam melakukan onboarding:

1. Susun Proses Onboarding dengan Rapi

Onboarding yang terstruktur membantu karyawan baru beradaptasi lebih cepat di lingkungan kerjanya.

Anda dapat memulainya dengan menggunakan template checklist onboarding, mulai dari pre-onboarding hingga 90 hari pertama.

Checklist ini bisa berisi hal-hal seperti dokumen onboarding yang dibutuhkan, akses ke buku panduan karyawan, software untuk bekerja, sampai perkenalan dengan tim.

Agar prosesnya lebih mudah dipantau, manfaatkan platform komunikasi internal atau tools digital lain yang bisa membantu memonitor progress onboarding.

Visualisasi seperti employee journey map juga bisa jadi alat bantu yang efektif.

Menurut riset, perusahaan yang memiliki program onboarding terstruktur bisa meningkatkan retensi karyawan hingga 82% dan produktivitas sebesar 70%.

2. Berikan Target dan Ekspektasi yang Jelas Sejak Awal

Pada awal masuk kerja, karyawan baru pasti membutuhkan arahan yang jelas.

Oleh karena itu, penting untuk menetapkan tujuan dan target yang harus dicapai di minggu pertama, bulan pertama, hingga 90 hari pertama.

Dengan begitu, mereka bisa memahami apa saja yang diharapkan dan bagaimana kontribusinya terhadap perusahaan.

Data dari Gallup menunjukkan bahwa karyawan yang memahami perannya dengan baik punya peluang 2,5 kali lebih besar untuk merasa nyaman dan terlibat di tempat kerja.

Memberikan panduan yang jelas sejak awal juga bikin karyawan lebih percaya diri dan siap berkembang di perusahaan.

3. Pantau dan Evaluasi Proses Onboarding Secara Berkala

Agar proses onboarding terus berjalan optimal, jangan lupa untuk rutin mengevaluasi hasilnya.

Beberapa indikator yang bisa dipantau antara lain:

Waktu yang dibutuhkan karyawan sampai benar-benar produktif (time-to-productivity)
Tingkat retensi karyawan di tahun pertama
Feedback langsung dari karyawan baru tentang pengalaman onboarding mereka

Riset menunjukkan, perusahaan yang aktif memonitor data onboarding dan melakukan perbaikan bisa meningkatkan profitabilitas hingga 23% dan retensi hingga 18%.

Dengan rutin mengevaluasi onboarding, perusahaan bisa terus menyesuaikan prosesnya sesuai kebutuhan karyawan dan target bisnis.

4. Ciptakan Pengalaman Berkesan Lewat Program Onboarding Buddy

Agar karyawan baru cepat merasa nyaman dan terhubung dengan lingkungan kerja, program onboarding buddy bisa jadi solusi yang efektif.

Dengan adanya buddy system, karyawan baru punya teman diskusi sekaligus orang yang bisa membimbing mereka di hari-hari awal kerja.

Beberapa hal yang bisa dilakukan:

Pilih karyawan berpengalaman sebagai buddy
Tentukan ekspektasi yang jelas untuk peran buddy dan karyawan baru
Dorong interaksi informal seperti ngobrol santai saat makan siang atau virtual check-in

Program ini terbukti bisa membantu proses adaptasi lebih cepat, sekaligus meningkatkan keterlibatan dan rasa memiliki terhadap perusahaan.

5. Personalisasi Proses Onboarding agar Lebih Bermakna

Karena setiap orang punya latar belakang dan kebutuhan berbeda, proses onboarding yang disesuaikan bisa memberi kesan lebih positif dan meningkatkan semangat kerja sejak awal.

Yang bisa dilakukan:

Sesuaikan materi pelatihan dengan posisi dan kebutuhan individu
Buat alur kerja onboarding yang relevan untuk tiap peran
Gunakan gaya komunikasi yang nyaman untuk masing-masing karyawan baru
Sertakan pesan sambutan personal atau materi khusus sesuai minat mereka
Personalisasi onboarding membantu karyawan lebih cepat produktif dan merasa dihargai sebagai individu.

6. Lakukan Preboarding untuk Awal yang Lebih Siap

Momen sejak karyawan menerima tawaran kerja hingga hari pertama kerja sebaiknya dimanfaatkan dengan baik melalui proses preboarding.

Hal ini bisa menjadi kesempatan awal untuk membangun hubungan dan memberikan gambaran tentang perusahaan.

Yang bisa dilakukan saat preboarding:

Berikan akses ke tools kerja atau platform internal perusahaan
Kirim materi pelatihan awal atau panduan singkat
Sertakan pesan sambutan dari atasan atau rekan satu tim
Informasikan apa saja yang perlu disiapkan sebelum hari pertama
Preboarding yang baik bisa bikin karyawan baru merasa lebih percaya diri dan siap mulai bekerja.

7. Gunakan Storytelling untuk Menyentuh Hati Karyawan Baru

Cerita selalu punya kekuatan untuk membangun kedekatan.

Oleh karena itu, proses onboarding akan lebih bermakna jika diiringi storytelling yang menggambarkan budaya dan nilai-nilai perusahaan.

Beberapa ide storytelling yang bisa dilakukan:

Ceritakan kisah berdirinya perusahaan dan nilai-nilai yang dijunjung
Bagikan cerita sukses karyawan atau tim
Sajikan video atau artikel ringan seputar perjalanan perusahaan
Libatkan tim dalam sesi perkenalan dan berbagi pengalaman kerja mereka

Dengan storytelling, karyawan baru bisa lebih mudah merasa terhubung, memahami visi misi perusahaan, dan semangat menjalani perannya.

8. Otomatisasi Proses Onboarding untuk Skalabilitas

Di perusahaan yang terus berkembang, otomatisasi sangat penting untuk memastikan proses onboarding tetap konsisten dan efisien.

Dengan mengotomatiskan tugas-tugas seperti pengumpulan dokumen, jadwal pelatihan, hingga komunikasi, beban kerja manual bisa berkurang, dan time-to-productivity karyawan baru menjadi lebih cepat.

Manfaat otomatisasi onboarding:

Mempercepat proses adaptasi dan produktivitas
Mengurangi biaya administrasi HR
Memberi ruang bagi tim HR fokus ke program strategis lain, seperti employee engagement dan retensi

9. Libatkan Pimpinan Perusahaan dalam Proses Onboarding

Keterlibatan langsung para pemimpin perusahaan saat onboarding bisa memberikan kesan positif dan menunjukkan komitmen perusahaan terhadap karyawannya.

Kehadiran mereka memberi gambaran nyata tentang budaya kerja dan visi perusahaan.

Cara melibatkan pimpinan saat onboarding:

Buat pesan sambutan personal dari para eksekutif
Adakan sesi town hall atau Q&A bersama pimpinan
Ceritakan langsung tentang visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan

10. Pastikan Akses Mudah ke Seluruh Resource Penting

Hal mendasar dalam onboarding adalah memastikan karyawan baru bisa dengan mudah mengakses semua informasi dan alat yang mereka butuhkan untuk menjalankan peran.

Informasi tersebut harus mencakup panduan, kebijakan, hingga materi pelatihan.

Yang sebaiknya disiapkan:

Employee handbook, kebijakan penting, dan modul pelatihan yang mudah diakses
Portal atau platform terpusat untuk semua keperluan onboarding
Standarisasi resource agar semua divisi menggunakan informasi yang sama

Selain memudahkan karyawan baru, HR dan tim terkait juga lebih mudah mengatur proses onboarding yang rapi, seragam, dan efisien di seluruh departemen.

11. Pantau dan Analisis Data Onboarding Secara Berkala

Tips melakukan onboarding selanjutnya adalah dengan melakukan evaluasi.

Tanpa evaluasi, perusahaan akan kesulitan dalam mengetahui apakah proses onboarding sudah efektif atau perlu perbaikan.

Karena itu, penting untuk memantau berbagai metrik onboarding.

Beberapa metrik yang bisa dipantau:

Waktu yang dibutuhkan karyawan hingga produktif
Tingkat retensi karyawan dalam 1 tahun pertama
Employee feedback terkait pengalaman onboarding mereka

Dari sini, HR bisa melihat bagian mana yang berjalan baik dan mana yang perlu diperbaiki.

12. Dorong Kolaborasi Antar Departemen

Onboarding yang melibatkan berbagai departemen dapat membantu karyawan baru merasa lebih diterima dan memahami bagaimana alur kerja di seluruh perusahaan.

Lewat pertemuan lintas divisi, kesempatan job shadowing, hingga proyek onboarding bersama, karyawan baru bisa membangun relasi positif dan melihat kontribusi mereka terhadap misi besar perusahaan.

Manfaat kolaborasi saat onboarding:

Meningkatkan employee engagement dan kekompakan tim
Memberi pemahaman lebih luas tentang alur kerja antar divisi
Mendorong produktivitas

HR bisa memfasilitasi interaksi antar divisi ini secara terstruktur, agar sejak hari pertama, karyawan baru merasa diterima dan didukung.

13. Tanamkan Budaya dan Nilai Perusahaan Sejak Awal

Budaya dan nilai perusahaan adalah pondasi utama operasional bisnis, dan masa onboarding adalah momen terbaik untuk memperkenalkannya.

Dengan memasukkan visi, misi, dan prinsip perusahaan ke dalam materi pelatihan, sesi orientasi, dan berbagai aktivitas onboarding, karyawan baru akan lebih memahami arah perusahaan.

Cara menguatkan budaya perusahaan saat onboarding:

Adakan program workshop interaktif tentang nilai perusahaan
Gunakan storytelling tentang sejarah dan pencapaian perusahaan
Libatkan mentor untuk berbagi pengalaman dan nilai-nilai kerja

Data menunjukkan bahwa perusahaan yang mengutamakan budaya saat onboarding mengalami peningkatan retensi karyawan hingga 30% di tahun pertama.

14. Pantau Kesejahteraan Karyawan Selama Onboarding

Masa onboarding bisa menjadi periode yang penuh tekanan bagi karyawan baru.

Oleh karena itu, tips penting melakukan onboarding selanjutnya adalah memantau kesejahteraan fisik dan mental mereka agar proses adaptasi berjalan lancar.

Anda dapat memberikan akses ke layanan konseling, workshop manajemen stres, atau program kesejahteraan karyawan lainnya.

Beberapa inisiatif yang bisa diterapkan:

Layanan konseling gratis atau diskon khusus karyawan
Sesi relaksasi atau meditasi mingguan
Pelatihan manajemen stres saat orientasi

Perusahaan yang peduli terhadap kesejahteraan karyawan sejak onboarding terbukti memiliki tingkat engagement dan retensi yang lebih tinggi.

15. Bangun Budaya Feedback yang Berkelanjutan

Check-in rutin dan ruang untuk memberi feedback selama proses onboarding sangat penting untuk memastikan pengalaman onboarding berjalan baik.

Survei, meeting one-on-one, hingga sesi santai informal bisa menjadi wadah bagi karyawan baru untuk menyampaikan pendapat dan masukan.

Manfaat budaya feedback selama onboarding:

Membantu HR mengetahui kendala atau kebutuhan karyawan baru
Mendorong karyawan merasa didengar dan dihargai
Meningkatkan engagement hingga dua kali lipat lewat feedback berbasis data

Dengan feedback yang rutin, perusahaan bisa terus memperbaiki proses onboarding agar lebih baik untuk karyawan berikutnya.

Kesimpulan

Proses onboarding yang baik bukan hanya soal mengenalkan aturan perausahaan atau membagikan handbook, tapi tentang bagaimana menciptakan pengalaman awal yang menyenangkan dan personal.

Mulai dari memberikan buddy untuk karyawan baru hingga memperkenalkan budaya perusahaan lewat storytelling, semua langkah ini bertujuan agar karyawan cepat merasa nyaman, memahami perannya, dan terhubung dengan visi perusahaan.

Selain itu, perusahaan juga perlu memastikan onboarding berjalan efektif dengan memantau data dan feedback dari karyawan baru.

Dengan banyaknya tugas terkait onboarding yang perlu dikerjakan, tentu tim HR akan merasa overwhelmed jika harus mengurus karyawan lainnya.

Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan software HRIS dari GajiHub.

Melalui software ini, karyawan yang sudah ada di perusahaan dapat melakukan presensi secara mandiri melalui fitur employee self-service (ESS), sehingga tidak perlu melibatkan tim HR.

Tim HR juga bisa lebih fokus pada proses onboarding tanpa melupakan kewajibannya untuk mengurus penggajian, karena GajiHub juga menyediakan fitur payroll.

Tertarik mencoba GajiHub? Klik tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.