Saat karyawan resign, perusahaan perlu melakukan berbagai tahapan offboarding untuk menjaga hubungan baik engan mantan karyawan, melindungi reputasi bisnis, hingga meminimalisir risiko hukum.
Proses offboarding bukan hanya tentang mengakhiri hubungan kerja, tetapi proses ini juga membantu memastikan semua aspek administrasi, hukum, dan operasional sudah ditangani dengan baik.
Dengan proses offboarding yang jelas dan terstruktur, perusahaan dapat mengurangi kemungkinan terjadinya masalah hukum dan menjaga informasi perusahaan tetap aman.
Proses ini juga memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan feedback yang berharga dari mantan karyawan, yang bsia digunakan untuk meningkatkan lingkungan kerja.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas pengertian, manfaat, tahapan offboarding, dan hal yang perlu dihindari pada proses ini.
Apa yang Dimaksud dengan Offboarding?
Offboarding adalah proses di mana seorang karyawan meninggalkan organisasi tempat mereka bekerja.
Proses ini dimulai dari saat karyawan mengajukan pengunduran diri dan berakhir pada hari mereka meninggalkan perusahaan.
Biasanya, karyawan yang akan meninggalkan perusahaan akan menjalani serangkaian proses seperti menyerahkan pekerjaan kepada anggota tim lain, mengembalikan properti perusahaan, dan menyelesaikan exit interview.
Tujuan dari tahapan onboarding sendiri adalah untuk membuat transisi menjadi lancar bagi semua pihak yang terlibat, menyelesaikan semua urusan yang tertunda, dan memastikan karyawan meninggalkan perusahaan dengan kesan yang baik serta pandangan positif tentang perusahaan.
Dengan kata lain, offboarding membantu organisasi untuk meningkatkan pengalaman karyawan dan meminimalisir dampak kepergian karyawan terhadap bisnis serta membentu kesan terakhir dengan baik.
Baca Juga: Pahami Aturan Uang Pisah untuk Karyawan yang Resign
Apa Perbedaan antara Onboarding dan Offboarding?
Onboarding dan offboarding adalah bagian dari employee life cycle yang membantu memperkuat pengalaman karyawan.
Proses onboarding membantu karyawan baru merasa diterima di perusahaan yang langkah-langkahnya meliputi mendapatkan peralatan yang dibutuhkan, melatih mereka bagaimana melakukan tugas, terhubung dengan tim, dan menyesuaikan diri dengan peran baru mereka.
Tujuan dari onboarding adalah untuk membangun fondasi yang solid yang dapat mempersiapkan mereka, tim, dan organisasi untuk kesuksesan jangka panjang.
Di sisi lain, proses offboarding membantu menyelesaikan employee life cycle dengan cara yang terstruktur.
Langkah-langkahnya meliputi mengembalikan peralatan perusahaan, keluar dari jaringan perusahaan dan mencabut akses, menyerahkan tanggung jawab kepada anggota tim lainnya, dan berpamitan kepada rekan-rekan kerja.
Baca Juga: Perbedaan Onboarding dan Offboarding dan Prosesnya
Apakah Proses Offboarding itu Penting?
Ya, sangat penting. Ada beberapa alasan yang membuat Anda perlu melakukan tahapan offboarding secara maksimal, yaitu:
1. Mantan Karyawan adalah Ambassador Perusahaan
Selain kesan pertama, kesan terakhir juga tdiak kalah penting. Selama perjalanan karyawan, terdapat beberapa momen penting yang berpengaruh, seperti hari pertama kerja, acara team-building, gaji pertama, promosi, hingga tahapan offboarding.
Jika karyawan memiliki kenangan indah tentang hari-hari terakhir mereka di perusahaan, mereka akan berbicara baik tentang mantan perusahaan.
Hal ini akan berdampak positif pada citra perusahaan sebagai pemberi kerja, yang dapat membantu menarik kandidat baru.
2. Mantan Karyawan Bisa Kembali Menjadi Karyawan
Seseorang meninggalkan perusahaan karena berbagai alasan. Beberapa di antaranya karena tidak memiliki jenjang karir, kurangnya fleksibilitas, atau karena mendapatkan tawaran yang lebih baik di tempat lain.
Dengan demikian, karyawan tidak selalu meninggalkan perusahaan karena mereka tidak menyukai perusahaan atau budaya.
Inilah yang membuat mereka bisa kembali setelah bekerja di organisasi lain. Faktanya, hampir 40% karyawan mempertimbangkan untuk kembali bekerja di mantan perusahaan.
Dalam hal ini, tahapan proses offboarding yang positif memainkan peran penting. Dari perspektif organisasi, mempekerjakan mantan karyawan memiliki keuntungan seperti lebih hemat biaya, lebih cepat beradaptasi dan produktif, serta cocok dengan budaya perusahaan.
3. Mantan Karyawan adalah Pelanggan
Seperti halnya kandidat, mantan karaywan seringkali adalah pelanggan perusahaan. Artinya, pengalaman kandidat sangat penting untuk memastikan kandidat yang ditolak tetap menjadi pelanggan yang puas.
Sementara proses offboarding penting untuk memastikan mantan karyawan tetap menjadi pelanggan yang setia.
4. Mempertahankan Pengetahuan Organisasi
Selain memberikan kesan terakhir yang baik kepada karyawan, offboarding juga penting dilakukan untuk mempertahankan pengetahuan mantan karyawan setelah mereka pergi melalui transfer pengetahuan yang efektif.
5. Keamanan
Proses offboarding yang tepat sangat penting untuk alasan keamanan. Penelitian menunjukkan bahwa 89% mantan karaywan masih memiliki akses ke setidaknya satu aplikasi pekerjaan lama mereka saat sudah bekerja di tempat lain.
Oleh karena itu, tahapan offboarding perlu dilakukan untuk memastikan mantan karyawan tidak lagi memiliki akses ke sistem dan jaringan perusahaan setelah mereka pergi untuk meminimalisir ancaman keamanan.
6. Kepatuhan dan Regulasi
Terakhir, organisasi Anda mungkin perlu memenuhi pedoman dan regulasi tertentu terkait akses dan offoarding. Misalnya, memenuhi hak karyawan resign sesuai undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku.
Dengan memastikan kepatuhan akan aturan tersebut, Anda dapat mencegah potensi masalah hukum dan tidak perlu mengulangi proses offboarding yang mungkin cukup memakan waktu.
Baca Juga: Ini Sanksi Tidak Memberikan Paklaring bagi Perusahaan
Apa Saja Tahapan dalam Proses Offboarding?
Tahapan offboarding sebenarnya dapat tergantung pada jenis organisasi dan peran karyawan, namun ada beberapa tahapan umum yang perlu Anda sertakan untuk memastikan proses ini berjalan lancar, yaitu:
1. Ucapkan Terima Kasih kepada Karyawan yang Resign
Berterima kasihlah kepada karyawan atas kerja dan usaha mereka selama di organisasi, dan pastikan mereka tahu bahwa mereka akan dirindukan.
Jika mereka melangkah ke jenjang karier atau kehidupan berikutnya, jangan lupa untuk memberikan mereka selamat.
Baca Juga: Farewell Message: Arti, Cara Menulis, Tips, Hingga Contohnya
2. Komunikasikan Tentang Resign-nya Karyawan
Jangan menunda untuk mengumumkan kepergian karyawan. Sampaikan informasi ini lebih awal untuk membangun kepercayaan dan transparansi serta mengurangi gosip di perusahaan.
Diskusikan dengan karyawan yang akan pergi tentang bagaimana dan kapan berita ini akan disampaikan.
Manajer juga harus segera memberi tahu tim, departemen, dan HR tentang kepergian karyawan.
3. Pastikan Transfer Pengetahuan Berjalan Lancar
Baik Anda mempekerjakan pengganti atau tidak, penting untuk menjaga pengetahuan karyawan yang resign tetap ada di dalam perusahaan. Pastikan Anda memiliki:
- Gambaran jelas tentang tugas harian mereka
- Pemahaman tentang tugas-tugas yang menjadi prioritas
- Hak akses ke semua sistem dan file yang mereka gunakan
- Daftar orang-orang yang mereka ajak bekerja sama, baik di dalam maupun di luar organisasi
Selain itu, mintalah karyawan tersebut untuk membuat dokumen atau video serah terima dengan tips berguna bagi penggantinya kelak.
Jika Anda sudah menemukan pengganti, serah terima bisa segera dimulai. Karyawan yang resign juga bisa membantu untuk mengotomatisasi atau menyusun SOP untuk tugas-tugas tertentu.
4. Ambil Kembali Aset Perusahaan
Menurut survei, 27% organisasi kehilangan lebih dari 10% aset teknologi mereka karena offboarding yang kurang lengkap.
Oleh karena itu, mintalah karaywan untuk menyerahkan peralatan kantor pada hari terakhir mereka, seperti lencana, kartu kredit, seragam, telepon, laptop, atau mobil perusahaan.
Supaya tidak ada yang terlewat, buatlah checklist terkait aset perusahaan yang masih berada di tangan karyawan tersebut.
5. Cabut Akses Sistem
Ingatlah untuk mencabut akses karyawan ke semua sistem, termasuk jaringan internal perusahaan dan akun serta software lainnya.
Hal ini adalah langkah penting untuk mencegah munculnya risiko terkait keamanan.
6. Adakan Exit Interview
Exit interview bisa memberikan banyak informasi berharga, termasuk wawasan tentang kekuatan dan kelemahan perusahaan dan cara untuk memperbaikinya.
Wawancara ini biasanya dilakukan oleh tim HR dan bersifat rahasia. Ambillah semua masukan dengan serius dan ingat bahwa wawancara ini akan mempengaruhi bagaimana karyawan yang resign akan mengingat Anda sebagai pemberi kerja.
Baca Juga: Download Exit Interview Template dan Tips Memaksimalkannya
7. Perbarui Struktur Organisasi
Setelah karyawan meninggalkan perusahaan, perbarui struktur organisasi dan direktori Anda. Jika sudah ditemukan pengganti, sertakan juga detail tentang mereka.
Hal ini juga berlaku untuk informasi pada career page untuk mencegah kebingungan yang terjadi di internal kantor.
8. Atur Pembayaran dan Benefit Terakhir
Pastikan bahwa proses pembayaran terakhir dilakukan dengan benar oleh tim HR dan finance.
Berikan semua detail yang diperlukan, termasuk tanggal terakhir kerja karyawan, periode pemberitahuan, cuti yang perlu dibayar, dan hal penting lainnya.
Untuk memudahkan Anda dalam proses offboarding, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui fitur payroll yang dimilikinya, Anda dapat mengelola sisa cuti karyawan untuk diuangkan dengan mengikuti tutorial berikut ini:
Sangat mudah, bukan? Tak hanya itu, Gajihub juga menyediakan slip gaji yang komponennya bisa dikustomisasi berdasarkan kebutuhan karyawan.
Dengan demikian, perusahaan dapat meningkatkan proses transparansi pada proses payroll di akhir masa kerja karyawan.
Hal ini tentunya sangat berguna untuk menjaga reputasi perusahaan dan meninggalkan kesan yang baik bagi karyawan yang resign.
Tertarik mencoba? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapya:
9. Tetap Berhubungan
Ada berbagai cara untuk tetap berhubungan dengan mantan karyawan, seperti melalui grup alumni atau kumpulan bakat.
Kedua opsi tersebut memungkinkan Anda mengirim berita terbaru mengenai perusahaan dan lowongan pekerjaan kepada mantan karyawan.
Tetap menjaga hubungan juga bermanfaat bagi karyawan ketika mereka membutuhkan surat rekomendasi kerja atau saat perusahaan membutuhkan referensi kandidat.
Baca Juga: Employee Referral: Arti, Manfaat, dan Tips Sukses Membangunnya
Apa Saja Kesalahan Umum dalam Tahapan Offboarding yang Harus Dihindari?
Selain melakukan tahapan di atas, ada beberapa hal yang perlu Anda hindari saat melakukan proses offboarding karyawan, yaitu:
1. Melewatkan Exit Interview
Saat karyawan tahu mereka akan meninggalkan organisasi, mereka cenderung lebh terbuka untuk memberikan feedback yang mungkin tidak bisa disampaikan ketika mereka masih bekerja.
Feedback ini sangat berharga dan dapat membantu Anda memperbaiki apa yang tidak berjaland engan baik untuk mengurangi tingkat turnover karyawan.
2. Tidak Ada Proses Transfer Pengetahuan
Tanpa proses transfer pengetahuan yang efektif, perusahaan berisiko kehilangan pengetahuan yang berharga, yang membutuhkan waktu berbulan-bulan bagi karyawan baru untuk memahaminya kembali.
3. Tidak Menggunakan Checklist Offboarding
Proses offboarding termasuk proses yang sensitif. Oleh karena itu, perusahaan harus membuat checklist untuk memastikan bahwa semua karyawan yang resign memperoleh perlakuan yang sama, dan semua keperluan ditangani secara tepat dan terstruktur.
4. Gagal Membuat Proses Offboarding Jarak Jauh
Dengan banyaknya perusahaan yang menerapkan sistem remote working atau kerja hybrid, penting untuk mempertimbangkan rencana offboarding jarak jauh.
Misalnya, bagaimana cara mengumpulkan peralatan kantor dari karyawan yang bekerja secara jarak jauh, bagaimana cara transfer pengetahuan dengan jarak jauh, dan sebagainya.
5. Kurangnya Empati
Penting untuk diingat bahwa karyawan tidak selalu pergi secara sukarela, dan bahkan jika mereka melakukannya, mungkin ada aalsan sensitif yang membuat mereka akhirnya memutuskan untuk pergi.
Oleh karena itu, perlakukan semua karyawan yang resign dengan empati dan rasa hormat yang layak mereka dapatkan.
Baca Juga: Karyawan Resign Kerja Mendadak, Apa yang Harus Dilakukan HR?
Apa Saja Checklist untuk Tahapan Offboarding?
Untuk memastikan proses offboarding berjalan lancar, berikut daftar tindakan yang perlu Anda lakukan:
- Pastikan dokumen pemutusan hubungan kerja selesai
- Beritahu pemangku kepentingan utama (payroll, IT, operasi, hukum, dan manajemen senior) untuk mempersiapkan proses keluar
- Komunikasikan keluarnya karyawan secara internal
- Komunikasikan keluarnya karyawan secara eksternal kepada klien
- Pastikan dokumen penyerahan dibuat dan dibagikan dengan pemangku kepentingan yang relevan
- Kumpulkan aset perusahaan
- Hapus akses software
- Atur pembayaran dan manfaat terakhir
- Tinjau perjanjian yang mengikat
- Lakukan exit interview
- Ucapkan terima kasih kepada karyawan pada hari terakhir
- Kumpulkan informasi kontak karyawan yang keluar dan hubungkan di LinkedIn
- Periksa dengan anggota tim yang masih ada
- Mulai proses rekrutmen untuk pengganti
- Perbarui bagan organisasi
Baca Juga: Manajemen Organisasi: Arti, Manfaat, Fungsi, dan Contohnya
Kesimpulan
Tahapan offboarding adalah hal yang perlu diperhatikan oleh perusahaan untuk menjaga hubungan baik dengan mantan karyawan, melindunngi reputasi bisnis, dan meminimalisir risiko hukum.
Offboarding yang efektif tidak hanya mengakhiri hubungan kerja, tetapi juga memastikan bahwa semua aspek administrasi, hukum, dan operasional telah ditangani dengan baik.
Dengan proses offboarding yang terstruktur, perusahaan dapat mengurangi kemungkinan terjadinya masalah hukum dan menjaga keamanan informasi perusahaan, sekaligus mendapatkan feedback berharga dari mantan karyawan untuk memperbaiki lingkungan kerja.
Untuk mempermudah proses offboarding, perusahaan dapat memanfaatkan software payroll dan HR dari Gajihub.
Software ini menyediakan fitur yang dapat membantu mengelola sisa cuti karyawan, memastikan pembayaran terakhir dilakukan dengan benar, dan menyediakan slip gaji yang komponennya bisa dikustomisasi.
Dengan menggunakan Gajihub, perusahaan dapat meningkatkan transparansi dan efisiensi dalam proses payroll, serta memastikan bahwa semua tahapan offboarding telah dilaksanakan dengan baik.