Surat Keterangan Lembur: Cara Membuat dan Contohnya

Surat keterangan lembur menjadi dokumen penting dalam pengajuan lembur karyawan.

Lembur menjadi kebutuhan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas, khususnya di tengah persaingan yang semakin hari semakin ketat.

Misalnya ketika terjadi lonjakan pesanan yang membuat perusahaan harus mengajukan lembur kepada karyawan.

Untuk pengajuan lembur ini, perusahaan wajib menyediakan surat keterangan resmi sebagai bentuk dokumentasi bahwa lembur dilaksanakan secara adil dan profesional.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai surat keterangan lembur.

Untuk lebih lengkapnya, Anda dapat membaca penjelasan lengkap yang ada di bawah ini:

Daftar isi show

Mengapa Surat Keterangan Lembur Penting?

Surat keterangan lembur merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan sebagai catatan dan keterangan sah jam kerja tambahan (lembur) karyawan.

Bagi karyawan, surat lembur ini dijadikan sebagai bukti dasar administrasi yang sah, memiliki dasar hukum yang jelas sehingga perhitungan upah lembur sesuai dengan regulasi yang ada, dan membuat perangkat pihak manajemen SDM perusahaan dapat lebih terstruktur.

Dengan memberikan surat keterangan lembur ini perusahaan juga dapat menghindari terjadinya kesalahpahaman yang terjadi di lingkungan kerja.

Hal ini dilakukan melalui pengelolaan jam kerja yang adil dan dapat memberikan keuntungan kedua belah pihak, baik itu dadi sisi karyawan ataupun perusahaan dalam mematuhi kebijakan yang ada.

Apa Saja Fungsi Surat Keterangan Lembur?

Baik bagi perusahaan ataupun karyawan, surat lembur memiliki fungsi penting.

Bagi perusahaan, khususnya untuk divisi manajemen SDM, surat lembur memiliki fungsi sebagai alat monitor untuk memudahkan proses rekapitulasi jam lembur, sehingga perusahaan lebih mudah untuk menghitung upah lembur secara tepat.

Dengan perhitungan upah lembur yang tepat ini, dapat membantu memudahkan penyusunan laporan keuangan internal perusahaan.

Sedangkan bagi karyawan, surat lembur memiliki fungsi sebagai dokumen sah yang menerangkan karyawan telah melakukan lembur.

Ini bertujuan agar karyawan bisa mendapatkan upah lembur secara adil sesuai regulasi yang ada.

Dengan adanya surat lembur ini dapat membantu perusahaan dalam berkomunikasi antara perusahaan dan karyawan agar lebih profesional dan dapat terhindar dari konflik yang dapat terjadi di masa depan.

Bagaimana Cara Membuat Surat Keterangan Lembur?

Dalam membuat surat lembur, ada 8 langkah yang dapat dilakukan, yaitu:

1. Kop Surat

Dalam membuat surat lembur, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah dengan membuat kop surat atau kepala surat.

Pada bagian kop surat terdapat nama perusahaan, logo perusahaan, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya yang dapat dihubungi.

Dari kop surat ini dapat diketahui bahwa surat tersebut diberikan secara resmi oleh perusahaan atau lembaga yang berkaitan.

2. Buat Judul Surat

Setelah membuat kop atau kepala surat, selanjutnya Anda dapat membuat judul surat.

Judul surat menjadi komponen penting di mana dapat mewakili isi surat yang diberikan.

Pada bagian ini sebaiknya Anda menuliskan “Surat Keterangan Lembur” sebagai judul yang ditulis di posisi tengah dengan font berukuran besar dan tebal.

3. Buat Salam Pembuka

Langkah ketiga adalah membuat salam pembuka yang dilakukan setelah identitas perusahaan di mana diawali dengan salam pembuka.

Pada bagian ini, pastikan Anda menuliskan salam pembuka.

Gunakan kalimat salam pembuka yang sopan, seperti menuliskan “Dengan hormat”, kemudian jelaskan tujuan dari surat Anda.

4. Tulis Tujuan

Setelah mengucapkan salam pembuka, jangan lupa untuk menuliskan tujuan dari surat Anda.

Pada bagian ini jelaskan juga kendala yang sedang dihadapi sehingga membutuhkan tambahan jam lembur.

5. Jelaskan Identitas Penerima Surat

Surat lembur merupakan surat yang termasuk ke dalam surat perintah, sehingga identitas penerima surat jadi komponen yang penting.

Di bagian ini tuliskan identitas karyawan yang diberikan tugas lembur secara jelas.

Lengkapi juga nama karyawan yang menerima tugas lembur lengkap dengan jabatan dan divisi dari karyawan tersebut.

6. Tulis Rincian Tugas Lembur

Langkah berikutnya adalah tulis rincian tugas lembur yang diperintahkan kepada karyawan di mana jelaskan tanggal pelaksanaan lembur, waktu lembur dilakukan (kapan dimulai dan diakhiri), hingga deskripsi singkat pekerjaan yang dilakukan selama lembur.

Penjelasan mengenai rincian tugas ini sangat penting bagi karyawan, di mana ini dapat menjadi pertimbangkan untuk menyetujui atau tidak menyetujui tugas lembur yang diberikan.

7. Buat Penutup Surat

Langkah yang ketujuh adalah dengan membuat penutup surat di mana pada bagian ini Anda dapat menegaskan harapan atas kerja sama dan dedikasi karyawan untuk menyelesaikan tugas lembur dengan sebaik mungkin.

Pada bagian ini buatlah kalimat penutup dengan penggunaan bahasa yang ringkas dan juga jelas.

8. Berikan Tanda Tangan dan Nama Terang

Langkah yang terakhir adalah dengan memberikan tanda tangan dan nama terang.

Bagian ini ditulis di paling akhir sebagai bentuk pengesahan bahwa surat ini benar-benar disetujui oleh pihak-pihak yang berkaitan.

Apa Dampak Tidak Dibuatnya Surat Keterangan Lembur?

Ketika perusahaan tidak memberikan surat keterangan lembur, ada 4 dampak yang bisa didapatkan, yakni:

1. Perhitungan Upah Lembur yang Tidak Sesuai

Dampak yang pertama adalah perhitungan upah lembur yang tidak sesuai.

Ketika perusahaan tidak menyediakan surat lembur, HR dapat kesulitan dalam verifikasi data jam kerja tambahan karyawan.

Jika ini terjadi, dapat membuat upah lembur karyawan tidak dihitung secara tepat.

Jika dibiarkan, hal ini dapat merugikan perusahaan secara finansial dan dapat memberikan rasa tidak adil bagi karyawan yang telah melakukan pekerjaan lembur.

2. Laporan Keuangan Kurang Akurat

Dampak yang kedua adalah laporan keuangan yang kurang akurat.

Untuk kemudahan proses pembayaran upah lembur, tim internal membutuhkan bukti resmi dalam bentuk surat lembur.

Jika tim internal perusahaan tidak memiliki dokumentasi secara lengkap, bisa membuat terjadi kesalahan dalam data payroll.

Jadi, penting bagi perusahaan untuk memiliki bukti sah agar tidak terjadi masalah di dalam laporan keuangan perusahaan.

3. Pelanggaran Hukum Ketenagakerjaan

Dampak berikutnya adalah dapat terjadi pelanggaran hukum ketenagakerjaan.

Dalam UU Cipta Kerja Pasal 78 ayat 2 dijelaskan bahwa setiap perusahaan yang mempekerjakan karyawan di luar jam kerja normal, maka perusahaan wajib memberikan upah lembur sebagai kompensasi atas jam kerja tambahan tersebut.

Tanpa adanya surat lembur ini yang lengkap dengan durasi lembur, dapat memberikan risiko pelanggaran aturan undang-undang dan perusahaan diwajibkan membayar denda serta teguran dari pihak kementerian ketenagakerjaan.

4. Menurunkan Loyalitas Karyawan

Dampak yang terakhir adalah dapat menurunkan loyalitas karyawan.

Hal ini karena karyawan tidak mendapatkan upah lembur secara adil sehingga menimbulkan rasa tidak puas terhadap kebijakan perusahaan.

Pada akhirnya rasa ketidakpuasan ini dapat membuat produktivitas karyawan menurun, penurunan kinerja karyawan, hingga turun menurunkan rasa percaya karyawan kepada perusahaan.

Karyawan juga dapat membawa permasalahan ini ke jalur hukum untuk mengatasi masalah tersebut.

Contoh Surat Keterangan Lembur

Untuk memudahkan Anda dalam membuat surat keterangan lembur, berikut contohnya untuk Anda:

1. Surat Keterangan Lembur Rumah Sakit

2. Surat Keterangan Lembur Finance

3. Surat Keterangan Lembur Sekolah

4. Surat Keterangan Lembur Template

5. Surat Keterangan Lembur Template

6. Surat Keterangan Lembur Rumah Sakit

7. Surat Keterangan Lembur Kementerian Agama

8. Surat Keterangan Lembur Rumah Sakit

9. Surat Keterangan Lembur Manager

10. Surat Keterangan Lembur Maintenance

Download Surat Keterangan Lembur Doc

Untuk memudahkan Anda dalam membuat surat keterangan lembur, berikut template yang dapat Anda download:

Download Surat Keterangan Lembur di Sini

Bagaimana HR Berperan dalam Pengelolaan Surat Keterangan Lembur?

Dalam pengelolaan surat lembur, HR memiliki peran sebagai berikut:

1. Memberikan Solusi Prosedur Pengajuan Lembur

Peran yang pertama adalah sebagai pemberi solusi prosedur pengajuan lembur karyawan.

HR berperan dalam memastikan seluruh karyawan dapat mengetahui dan memahami terkait cara pengajuan dan pembuatan surat lembur.

HR dapat menyebutkan apa saja rincian yang harus diisi di dalam form hingga waktu terakhir lembur dapat diajukan.

Hal ini dapat dilakukan melalui email, onboarding, hingga pelatihan internal agar tidak menimbulkan kesalahan komunikasi.

2. Mendokumentasikan Lembur

HR juga berperan dalam mendokumentasikan lembur yang dilaksanakan oleh karyawan.

HR mencatat tanggal lembur, durasi, nama karyawan, tugas-tugas yang dikerjakan, hingga alasan lembur dilakukan.

Dari data-data tersebut HR dapat lebih mudah dalam melakukan proses payroll dan validasi data lembur karyawan.

3. Memastikan Lembur sesuai Regulasi

HR juga berperan dalam memastikan lembur dapat sesuai dengan regulasi.

Pastikan lembur yang diberikan kepada karyawan sesuai dengan kebijakan yang dimiliki perusahaan dan regulasi ketenagakerjaan.

Ini termasuk verifikasi apakah lembur dilakukan pada hari kerja atau hari libur karyawan, termasuk apakah kompensasi yang diberikan sesuai dengan regulasi yang ada.

4. Melakukan Monitoring Lembur secara Berkala

Peran yang terakhir adalah dalam melakukan monitoring lembur secara berkala, di mana HR memiliki peran dalam melakukan evaluasi frekuensi lembur karyawan apakah dilakukan atas dasar kebutuhan mendesak atau karena manajemen waktu yang kurang efisien.

Jika lembur terlalu sering dilakukan, HR memiliki kewajiban untuk identifikasi permasalahan dalam membagi beban kerja karyawan.

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap mengenai surat keterangan lembur yang dapat menjadi referensi Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa surat keterangan lembur digunakan perusahaan sebagai catatan dan keterangan sah jam lembur karyawan.

Surat lembur ini jadi dokumen penting agar perusahaan dapat memastikan bahwa pemberian lembur telah sesuai dengan regulasi yang ditetapkan di Indonesia.

Oleh karenanya penting bagi perusahaan untuk melakukan pengelolaan lembur dengan sebaik mungkin.

Gunakan software payroll dari GajiHub untuk membantu memudahkan pengelolaan lembur karyawan.

Dengan GajiHub, perhitungan lembur karyawan dapat dilakukan secara otomatis dan pastinya sesuai dengan regulasi yang berlaku di Indonesia.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari ini.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.