Proses merekrut, onboarding, dan melatih karyawan berbakat merupakan salah satu aktivitas terpenting dalam sebuah perusahaan. Untuk meningkatkan efisiensi dalam proses perekrutan perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software rekrutmen karyawan.
Melalui software ini, tim HR dapat lebih mudah dalam mengelola tugas-tugas terkait rekrutmen, mulai dari mencari kandidat, screening CV, hingga onboarding karyawan baru.
Dengan fitur-fitur yang canggih, software rekrutmen karyawan dapat mengotomatiskan banyak tugas rutin, sehingga tim HR dapat fokus pada aktivitas strategis lainnya.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu software rekrutmen karyawan, manfaat, fitur penting, dan beberapa rekomendasinya.
Apa yang Dimaksud dengan Software Rekrutmen Karyawan?
Software rekrutmen karyawan adalah aplikasi yang dirancang untuk membantu perusahaan mengoptimalkan proses perkerutan.
Alat ini juga sering disebut applicant tracking system (ATS). Kemampuan software ini bervariasi, tetapi umumnya dapat digunakan untuk:
1. Mencari kandidat
Salah satu fungsi utama software rekrutmen adalah membantu tim HR menemukan dan menarik kandidat yang tepat.
Software ini biasanya dilengkapi alat untuk memasang iklan lowongan pekerjaan di berbagai platform sekaligus, serta menargetkan kandidat pasif yang mungkin tidak melihat lowongan tersebut.
2. Melibatkan kandidat
Setelah menemukan kandidat, penting untuk menjaga hubungan dengan mereka agar mau melanjutkan proses lamaran.
Banyak software rekrutmen karyawan memiliki fitur otomatis untuk mengirim pesan kepada kandidat dan memfasilitasi komunikasi antara tim HR dan pelamar.
3. Seleksi otomatis
Software ini sangat membantu ketika perusahaan harus menyaring banyak pelamar.
Dengan teknologi AI dalam rekrutmen, software dapat menilai kualifikasi kandidat, memberikan tes atau evaluasi, dan mempermudah tinjauan data oleh tim HR.
4. Proses perekrutan
Setelah kandidat dipilih, software rekrutmen dapat membantu membuat dan mengirimkan penawaran kerja.
Beberapa software bahkan memiliki fitur untuk menyederhanakan proses onboarding dan pelatihan karyawan baru.
Baca Juga: Contoh SOP Rekrutmen, Komponen Penting, dan Cara Membuat
5. Keamanan data
Tim HR sering menangani data sensitif terkait karyawan, kandidat, dan perusahaan.
Software rekrutmen umumnya dilengkapi dengan fitur keamanan canggih untuk melindungi data dari kebocoran atau serangan siber.
6. Pengelolaan jadwal
Dengan banyaknya wawancara atau pertemuan, sulit melacak jadwal kandidat secara manual.
Sebagian besar software rekrutmen karyawan memiliki alat untuk mengatur jadwal, memantau kemajuan talent pipeline, serta memberikan pengingat otomatis.
7. Pelaporan
Software rekrutmen mendukung penerapan metode berbasis data dengan cara melacak keberhasilan strategi perekrutan Anda.
Data tersebut biasanya diolah secara otomatis menjadi laporan yang mudah dipahami.
8. Otomatisasi
Software rekrutmen menawarkan berbagai fitur otomatisasi, seperti pengiriman email, penjadwalan wawancara, pemberitahuan, dan pembuatan laporan.
Semua ini membantu mengurangi beban kerja tim HR.
Baca Juga: Rekrutmen Jalur Orang Dalam, Ini Aturan Hukumnya
Apa Saja Fitur Penting dalam Software Rekrutmen Karyawan?
Setiap software rekrutmen dirancang dengan tujuan tertentu. Ada yang lebih cocok untuk agensi rekrutmen kecil, sementara yang lainnya lebih sesuai untuk perusahaan kecil hingga menengah.
Namun, berikut adalah beberapa fitur-fitur yang wajiba dalam software rekrutmen karyawan:
1. Applicant Tracking System
ATS membantu mempermudah proses perekrutan dengan menyediakan berbagai fitur.
Mulai dari fungsi dasar seperti pengelolaan database hingga alat yang lebih canggih untuk memfilter, mengelola, dan menganalisis kandidat secara efektif, baik untuk perusahaan kecil maupun besar.
Fitur yang wajib dimiliki oleh ATS
Pencocokan Kandidat dengan AI
ATS sebaiknya dilengkapi teknologi AI yang mampu menganalisis CV dan deskripsi pekerjaan.
Teknologi ini memungkinkan ATS untuk mengurutkan kandidat berdasarkan potensi mereka yang sebenarnya, bukan hanya berdasarkan kata kunci.
Manajemen Pipeline Kandidat
Dengan fitur ini, Anda dapat membangun dan mengelola kumpulan kandidat potensial, melacak progres mereka di setiap tahap rekrutmen, serta menjaga komunikasi yang terorganisir.
Parsing dan Formatting Resume
ATS yang baik dapat secara otomatis mengambil data dari resume kandidat dan memformatnya ke dalam template standar.
Fitur ini membantu menyajikan informasi kandidat dalam format yang rapi dan mudah dibaca.
Integrasi dengan Job Board dan Media Sosial
ATS harus dapat terhubung dengan job board terkemuka dan platform media sosial.
Fitur ini mempermudah posting lowongan pekerjaan, menghemat waktu, dan memperluas pencarian kandidat, sehingga peluang menemukan kandidat potensial semakin besar.
Pencarian Boolean Lanjutan
ATS modern perlu memiliki kemampuan pencarian canggih berbasis Boolean. Fitur ini memungkinkan pencarian kandidat berdasarkan kriteria atau kata kunci yang spesifik.
Ekstensi Chrome
ATS yang mutakhir sebaiknya menyediakan ekstensi Chrome untuk mempermudah pencarian kandidat langsung dari berbagai job board atau platform media sosial.
Scorecards untuk Evaluasi
Dengan fitur scorecard, perusahaan dapat membuat penilaian yang dipersonalisasi untuk mengevaluasi kandidat pada setiap tahap perekrutan.
Scorecard ini juga bisa dilampirkan sebagai dokumen PDF pada profil kandidat untuk memudahkan pengambilan keputusan.
Pembuatan dan Pengelolaan Halaman Karier
ATS harus memiliki fitur yang memudahkan pembuatan halaman karier yang menarik dan informatif.
Halaman ini dapat digunakan untuk menampilkan informasi tentang perusahaan dan menarik perhatian kandidat berkualitas.
Baca Juga: Cara Menyikapi Kandidat Tidak Sopan, HR Wajib Tahu
2. Recruitment CRM
Recruitment CRM membantu perekrut mengelola hubungan dengan kandidat dan klien secara efisien.
Fitur Utama
Analitik dan Laporan
Laporan yang efektif dan analitik mendalam sangat penting untuk kesuksesan bisnis rekrutmen Anda.
Dashboard analitik yang dirancang dengan baik dapat membantu memantau produktivitas melalui metrik rekrutmen, seperti sumber rekrutmen, waktu untuk mengisi posisi, dan rasio pelamar ke wawancara.
Profil Kandidat dan Klien
CRM rekrutmen yang memiliki kemampuan profiling yang komprehensif memungkinkan database yang tersegmentasi berdasarkan demografi dan kriteria yang disesuaikan.
Otomasi
Permudah proses rekrutmen dan tingkatkan produktivitas tim dengan CRM yang memiliki kemampuan otomasi yang kuat. Ini mencakup otomatisasi untuk lead generation, nurturing kandidat, pemasaran, hingga proses penjualan.
Baca Juga: Pengertian Profiling, Manfaat, dan Cara Melakukannya
Kerjasama
Pilih CRM yang mendukung kolaborasi tanpa hambatan di berbagai fungsi.
Fitur ini membantu mengintegrasikan upaya rekrutmen, penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan sehingga semua pihak terlibat dalam proses perekrutan, meningkatkan keterlibatan dan retensi klien.
Kepatuhan dan Keamanan
Recruitment CRM harus dapat mencatat jejak aktivitas pengguna secara menyeluruh untuk membantu menyelesaikan masalah.
Backup data rutin juga diperlukan untuk melindungi informasi perusahaan, sementara akses berbasis peran memastikan hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses data sensitif.
Integrasi
Integrasi CRM mempermudah aliran informasi antar saluran, meningkatkan transparansi dan komunikasi organisasi.
Pendekatan ini juga memfasilitasi otomasi yang efektif, mendorong efisiensi dalam bisnis rekrutmen.
Kategorisasi Talent Pool
Pilih CRM yang memungkinkan pengelolaan rekrutmen melalui kategorisasi.
Dengan fitur ini, kandidat dapat dikelompokkan dan dirawat berdasarkan demografi, sehingga mempermudah keterlibatan dan nurturing melalui talent pool.
Email Sequences
CRM yang baik harus memiliki fitur pengelolaan email sequence langsung dari dashboard. Fitur ini memungkinkan pengiriman pesan yang terarah, melacak keterlibatan pelanggan, dan segmentasi database.
Pengelolaan email sequence yang efektif sangat penting untuk strategi komunikasi yang sukses dalam rekrutmen.
Baca Juga: Talent Strategy Framework: Cara Melakukan, Elemen, dan Contohnya
3. Video Interview Software
Software wawancara video adalah alat penting untuk agensi perekrutan.
Software ini memungkinkan perekrut dan manajer untuk melakukan wawancara jarak jauh dengan kandidat secara lebih mudah dan efisien.
Fitur Utama
Integrasi Penjadwalan
Software wawancara video harus memiliki opsi penjadwalan yang mudah dan sinkron dengan kalender untuk menghindari bentrok jadwal dan memastikan wawancara tepat waktu.
Evaluasi Kandidat
Fitur ini menyediakan alat untuk menilai kandidat selama atau setelah wawancara, seperti sistem penilaian atau kemampuan mencatat.
Software ini harus dapat terintegrasi dengan ATS agar perekrut mudah mengakses informasi kandidat, meninjau resume, dan menyinkronkan data wawancara dengan alur kerja perekrutan secara keseluruhan.
Pertanyaan Beragam
Software wawancara video yang baik harus mendukung berbagai format pertanyaan, termasuk pertanyaan berbasis perilaku, situasi, dan teknis.
Fitur untuk memasukkan elemen multimedia seperti studi kasus, gambar, atau video juga sangat membantu dalam menilai keterampilan tertentu.
Branding yang Dapat Disesuaikan
Software ini harus memungkinkan personalisasi branding, termasuk menambahkan logo perusahaan, warna, atau elemen branding lainnya.
Hal ini meningkatkan pengalaman kandidat dan memperkuat identitas perusahaan selama proses wawancara.
4. Talent Assessment Software
Software tes pre-employment adalah alat penting lainnya dalam proses rekrutmen. Software ini memungkinkan perekrut untuk mengevaluasi keterampilan, kepribadian, dan kesesuaian kandidat terhadap peran dan budaya perusahaan.
Fitur Utama
Penilaian Holistik
Software ini harus memungkinkan perekrut melakukan berbagai tes, yang dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan pekerjaan dan budaya perusahaan.
Tes ini dapat mencakup kemampuan kognitif, tes psikometri, perilaku, kepribadian, hingga keterampilan teknis.
Integrasi Tanpa Hambatan
Software ini harus dapat terintegrasi dengan ATS atau Recruitment CRM untuk mempermudah proses perekrutan secara keseluruhan.
Aksesibilitas Mobile
Akses melalui perangkat mobile sangat penting untuk rekrutmen yang fleksibel.
Software yang baik harus mendukung penggunaan yang mulus di perangkat seluler untuk meningkatkan efisiensi evaluasi kandidat.
Baca Juga: 11 Tantangan Merekrut Karyawan secara Online dan Solusinya
Apa Saja Pertanyaan yang Harus Anda Tanyakan Saat Memilih Software Rekrutmen Karyawan?
Berikut sejumlah pertanyaan yang dapat membantu Anda dalam memilih software rekrutmen terbaik:
- Apa saja tantangan terbesar dalam proses rekrutmen kami?
- Fitur apa yang benar-benar dibutuhkan dibandingkan yang hanya sekadar tambahan?
- Apakah software ini dapat terintegrasi dengan alat yang sudah kami gunakan?
- Apakah software ini sesuai dengan kebutuhan industri atau niche kami?
- Seberapa mudah software ini digunakan, baik oleh perekrut maupun kandidat?
- Seberapa baik pelatihan dan dukungan yang ditawarkan vendor?
- Bagaimana model harganya, dan apakah skalabilitasnya baik?
- Apa langkah keamanan dan privasi data yang disediakan?
- Bagaimana software ini memanfaatkan teknologi untuk efisiensi dan otomatisasi?
- Bisakah kami mencoba software ini sebelum memutuskan untuk membeli?
Dengan mempertimbangkan kebutuhan unik dan spesifik industri Anda, serta mengajukan pertanyaan-pertanyaan penting saat memilih software, Anda dapat menemukan solusi yang sesuai untuk kebutuhan saat ini.
Baca Juga: 12 Rekomendasi Software HR Usaha Jasa dengan Fitur Terbaik
Apa Saja Rekomendasi Software Rekrutmen Karyawan?
Setelah memahami fitur penting dan cara memilih software rekrutmen untuk memilih karyawan terbaik, berikut beberapa rekomendasi yang bisa Anda pertimbangkan:
1. Codility
Codility adalah perangkat rekrutmen yang dirancang untuk perusahaan berbasis teknologi yang ingin merekrut programmer berbakat.
Dengan alat ini, Anda dapat mengadakan wawancara virtual dan tes coding online, dilengkapi dengan deteksi plagiarisme dan kecurangan.
Platform ini juga mendukung rekrutmen yang lebih adil dengan fitur anti-bias.
Fitur
- Tes coding dalam 40+ bahasa pemrograman
- Wawancara virtual
- Deteksi plagiarisme dan kecurangan
- Fitur anti-bias untuk perbandingan kandidat yang objektif
- Dukungan pelanggan on-demand dan kontrol akses khusus
2. Zoho Recruit
Zoho Recruit adalah perangkat lunak berbasis cloud yang menyediakan alat pelacakan pelamar dan otomatisasi rekrutmen.
Platform ini membantu menyederhanakan seluruh pipeline kandidat dengan fitur seperti pemeriksaan latar belakang otomatis dan portal khusus untuk karyawan sementara.
Fitur
- Otomatisasi pemeriksaan latar belakang
- Pipeline kandidat yang terpantau penuh
- Template resume yang terformat
- Portal karyawan sementara dan manajemen referensi
- Fungsi mobile dan berbagai integrasi pihak ketiga
3. Freshteam
Freshteam merupakan platform HR berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola proses perekrutan dan tugas HR lainnya.
Anda dapat membuat portal HR yang dapat disesuaikan untuk merekrut, onboarding, hingga mengelola permintaan cuti dengan mudah.
Fitur
- Sistem pelacakan pelamar lengkap
- Template lowongan pekerjaan dan formulir aplikasi yang dapat disesuaikan
- Alat rekrutmen media sosial dan manajemen referensi
- Screening resume dan penilaian kandidat
- Integrasi dan fungsi mobile
4. Greenhouse
Greenhouse adalah platform rekrutmen yang memberikan kontrol penuh kepada tim HR atas proses perekrutan, dari pembuatan lowongan hingga pelacakan proses perekrutan.
Dengan alat analitik dan fitur anti-bias, Greenhouse mendukung rekrutmen berbasis data yang lebih inklusif.
Fitur
- Pembuatan dan distribusi lowongan ke ratusan situs pekerjaan
- Alat anti-bias untuk rekrutmen yang lebih adil
- Pelaporan mendalam untuk mendukung keputusan berbasis data
- Fitur onboarding untuk kelancaran proses setelah rekrutmen selesai
Baca Juga: Software Employee Database: Manfaat, Fitur, dan Rekomendasi
5. Workable
Workable merupakan platform rekrutmen yang memandu perusahaan melalui seluruh proses perekrutan.
Mulai dari menarik kandidat hingga melakukan penilaian, Workable menyediakan alat otomatisasi dan analitik untuk meningkatkan efisiensi tim HR Anda.
Fitur
- Alat rekrutmen berbasis AI dan kampanye media sosial
- Builder halaman karier dan template deskripsi pekerjaan
- Screening video dan komunikasi massal otomatis
- Sistem pelaporan terperinci dan integrasi dengan platform HR lainnya
6. Breezy HR
Breezy HR menyediakan paket gratis dengan fitur-fitur terkait rekrutmen yang mudah digunakan dan berlaku selamanya.
Dengan resume multibahasa dan lebih dari 50 job board, Breezy HR membantu menyederhanakan proses pencarian kandidat dengan efisien.
Fitur
- Distribusi lowongan ke lebih dari 50 job board
- Situs karier yang dapat disesuaikan
- Live chat support dengan respons cepat
- Akses kandidat dalam 30 hari terakhir (untuk paket gratis)
7. GajiHub
Last but not least, Anda dapat memilih GajiHub untuk memudahkan Anda dalam mengelola proses rekrutmen.
Dengan fitur-fitur yang memudahkan proses onboarding, manajemen karyawan, absensi, hingga payroll yang terintergasi, GajiHub dapat meningkatkan efisiensi HR.
Fitur
- Laporan HR & Performance Management
- Rekrutmen & Tunjangan Terintegrasi
- Manajemen & Database Karyawan
- Absensi & GPS Tracking
- Employee Self Service
- Payroll & Penghitungan THR Otomati
- Absensi dengan Face Recognition & Fingerprint
- Approval Bertingkat & Reimbursement
Dengan harga mulai dari 0 rupiah hingga Rp11.900/bulan untuk setiap karyawan, Anda dapat menikmati berbagai fitur-fitur canggihnya.
Baca Juga: 7 Cara Memilih Software Payroll Terbaik dan Rekomendasinya
Kesimpulan
Memanfaatkan software rekrutmen karyawan dapat menjadi langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi proses perekrutan di perusahaan Anda.
Dengan fitur-fitur canggih seperti ATS, CRM, wawancara video, dan penilaian talenta, software ini tidak hanya menyederhanakan proses administratif tetapi juga membantu menemukan kandidat terbaik secara lebih cepat dan efektif.
Salah satu sistem HRIS yang memuat fiur rekrutmen karyawan terbaik adalah GajiHub. Melalui software ini, perusahaan dapat membantu tim HR dalam mengelola proses rekrutmen, mulai dari onboarding hingga offboarding.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Penilaian Objektif dan Subjektif, Apa Bedanya? - 23 December 2024
- Handover Pekerjaan Adalah: Manfaat, Tahapan & Contoh Dokumen - 23 December 2024
- Steward Adalah: Jenis, Tugas, Skill Penting, dan Kisaran Gajinya - 20 December 2024