Memilih Software Payroll dan HR Untuk Perusahaan Konstruksi

Saat memilih software payroll dan HR untuk perusahaan konstruksi Anda, ada beberapa hal yang perlu diingat untuk memastikan Anda menemukan solusi yang tepat untuk kebutuhan bisnis Anda.

Banyak di antaranya akan menjadi pertimbangan standar tetapi akan ada beberapa yang unik untuk perusahaan Anda dan industri tempat Anda beroperasi, dalam hal ini industri konstruksi.

Pada artikel kali ini kami akan memberikan Anda tips dalam memilih software payroll dan HR terbaik yang cocok untuk perusahaan konstruksi Anda.

Daftar isi show

Mengapa Proses Payroll dalm Bisnis Konstruksi Begitu Rumit?

Dengan banyak jenis karyawan yang bekerja berjam-jam pada proyek yang berbeda, Anda mungkin membayar gaji yang berbeda jika Anda memiliki proyek di dua negara bagian yang berbeda.

Selain itu, ada persyaratan pelaporan upah yang diamanatkan secara nasional ketika Anda mengerjakan proyek yang didanai oleh Negara.. Beberapa proyek diselesaikan oleh kontaktor serikat pekerja, dan hampir setiap proyek mencakup satu atau lebih subkontraktor.

Jika Anda tidak menggunakan software payroll dan HR yang dibuat khusus untuk perusahaan konstruksi, Anda mungkin menghabiskan lebih banyak waktu untuk penggajian daripada yang dibutuhkan.

Namun sebelum memilih software payroll yang tepat untuk bisnis konstruksi Anda, Anda harus memeperhatikan beberapa hal berikut ini:

1. Identifikasi kebutuhan penggajian Anda

Jika Anda menggunakan sistem payroll yang usang, kemungkinan besar karyawan akan terhambat oleh proses manual, bug perangkat lunak, atau inefisiensi lainnya.

Saat memilih software payroll, Anda pasti ingin memikirkan proyek-proyek masa depan berjalan mulus dan memilih opsi yang tidak hanya akan memenuhi permintaan saat ini, tetapi juga tumbuh bersama bisnis Anda seiring dengan ekspansi dan perkembangannya.

Platform yang ramah pengguna adalah prioritas tinggi bagi sebagian besar perusahaan konstruksi, dan akses jarak jauh adalah suatu keharusan bagi pekerja di lokasi yang jauh secara sosial dan karyawan yang bekerja dari rumah.

Pemrosesan di beberapa lokasi diperlukan jika Anda beroperasi di beberapa lokasi dengan berbagai peraturan pajak dan ketenagakerjaan.

Fitur khusus konstruksi lainnya yang mungkin membuat proses penggajian Anda lebih efisien meliputi:

Pemrosesan beberapa tingkat gaji pada satu kartu waktu untuk menangani upah karyawan yang bekerja pada beberapa pekerjaan dengan tingkat gaji yang berbeda,
Pelaporan serikat pekerja, yang mirip dengan laporan penggajian bersertifikat, dan diwajibkan oleh banyak serikat pekerja, dan
Biaya pekerjaan untuk secara otomatis melacak dan mengaitkan biaya tenaga kerja per proyek.

Apa pun software payroll yang Anda pilih, perangkat lunak ini harus terintegrasi dengan baik dengan pelacakan waktu, proses akuntansi, dan perangkat lunak lain untuk berbagi informasi dengan sempurna.

Ketika sistem yang berbeda dapat berkomunikasi silang, Anda dapat menyatukan fungsi-fungsi seperti manajemen inventaris, manajemen dokumen, estimasi dan pelaporan.

Misalnya dengan menggunakan Gajihub, Anda tidak hanya akan mendapatkan solusi kemudahan pengelolaan payroll dan HR, namun juga integrasi proses akuntansi dengan software akuntansi terbaik dari Kledo.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

2. Jika bisa, gunakan software payroll khusus perusahaan konstruksi

Vendor software payroll Anda perlu memahami industri dan siklus arus kas Anda untuk memberikan apa yang Anda butuhkan.

Temukan apa yang dikatakan calon pelanggan vendor saat ini dengan memeriksa halaman media sosial dan situs ulasan online.

Jika memungkinkan, hubungi beberapa pelanggan ini untuk menanyakan pengalaman mereka menggunakan layanan penyedia.

Penggajian adalah hal yang sangat sensitif terhadap waktu, sehingga sangat penting bahwa vendor Anda dapat bertindak cepat untuk memperbaiki masalah ketika muncul.

Cari tahu apakah Anda akan memiliki manajer akun khusus atau sekumpulan agen dukungan. Tanyakan seberapa berpengetahuan mereka, bagaimana Anda bisa menghubungi mereka (telepon, obrolan, email) dan berapa waktu respons rata-rata mereka.

Juga cari opsi yang memberi Anda masa percobaan sebelum Anda berkomitmen untuk menggunakan software payroll. Menggunakan solusi dalam periode pembayaran yang khas memungkinkan Anda untuk menentukan apakah solusi tersebut dapat menangani kebutuhan dan beban kerja spesifik Anda.

Gajihub mengizinkan akses ke semua fitur sebelum menjalankan penggajian pertama Anda, yang mungkin merupakan opsi yang lebih baik daripada test drive lengkap.

3. Jumlah perusahaan dan pengguna

Jika bisnis konstruksi Anda melakukan penggajian untuk sejumlah perusahaan atau sub-kontraktor, berapa banyak perusahaan berbeda yang Anda perlukan untuk memproses penggajian?

Penting untuk memastikan bahwa software apa pun yang Anda beli menyertakan lisensi untuk jumlah perusahaan yang diperlukan.

Demikian juga jika anda berencana untuk mengelola penggajian hanya untuk perusahaan anda, dan ingin menginstal perangkat lunak di server untuk memungkinkan banyak pengguna mengaksesnya dari jaringan lokal atau jarak jauh, pastikan anda memilih paket software payroll dan lisensi yang memungkinkan hal ini.

4. Jumlah karyawan

Berapa banyak karyawan yang Anda butuhkan untuk memproses penggajian tahun ini? Saat menghitung angka ini, sertakan musiman dan staf yang dihasilkan.

Juga termasuk karyawan baru dan karyawan yang keluar. Karena jika seseorang keluar, rincian mereka harus tetap ada di software payroll Anda untuk tahun ini karena mereka perlu dimasukkan dalam laporan akhir tahun.

Banyak solusi penggajian, seperti Gajihub yang diberi harga dan dibagi berdasarkan kelompok jumlah karyawan, jadi penting untuk mengingat angka ini saat meneliti software payroll yang Anda pilih.

5. Frekuensi dan jenis penggajian

Seberapa sering Anda perlu membayar karyawan? Apakah mingguan, bulanan atau setiap dua minggu? Selain itu, apakah setiap karyawan dibayar dengan cara yang sama atau apakah Anda memiliki beberapa karyawan yang dibayar bulanan dan beberapa yang dibayar mingguan? Hal ini perlu dipertimbangkan.

Dalam hal jenis penggajian, apakah karyawan dibayar dengan gaji tahunan atau per jam, atau apakah Anda memiliki campuran keduanya?

Pastikan untuk memeriksa bahwa setiap solusi penggajian potensial dapat memenuhi frekuensi penggajian dan jenis penggajian yang Anda butuhkan.

Juga pertimbangkan bagaimana liburan karyawan dihitung – apakah mereka mendapatkan jumlah hari yang ditetapkan dalam setahun, sepertiga dari minggu kerja atau persentase dari jam kerja?

Jika melacak hari libur saat ini merupakan tugas manual, periksa paket penggajian mana yang dapat membantu Anda mengelola hal ini.

6. Jenis slip gaji yang akan digunakan

Apakah Anda akan mencetak slip gaji untuk karyawan? Jika ya, alat tulis apa yang akan Anda gunakan untuk mencetaknya (kertas biasa, slip gaji standar atau slip gaji yang disesuaikan)? Cari tahu berapa biaya yang akan Anda keluarkan per minggu, bulan dan tahun.

Hal-hal lain yang perlu dipikirkan termasuk apakah Anda akan memilih slip gaji yang aman atau perlu membeli amplop untuk menempatkan slip gaji reguler.

Dan apakah Anda perlu mengirimkan slip gaji kepada karyawan? Ingatlah untuk memperhitungkan biaya ongkos kirim dan amplop.

Atau, apakah Anda lebih suka mengirimkan slip gaji melalui email kepada karyawan? Jika demikian, apakah solusi software payroll potensial yang Anda pertimbangkan akan memungkinkan Anda untuk mengirimnya melalui email dengan aman? Pastikan Anda memeriksa hal ini.

7. Tingkat analisis yang Anda butuhkan

Apakah Anda perlu menganalisis biaya penggajian Anda di berbagai departemen atau setiap proyek dalam bisnis? Apakah Anda juga perlu menetapkan biaya penggajian ke pusat biaya yang berbeda dalam bisnis?

Jika demikian, pastikan bahwa software payroll yang anda pertimbangkan dapat menangani tingkat analisis yang anda butuhkan dan dapat menghasilkan laporan berdasarkan hal ini.

8. Software payroll apa yang pernah anda gunakan sebelumnya?

Apakah sebelumnya anda pernah menggunakan software atau tools penggajian dalam pekerjaan atau dalam kursus pelatihan? Jika iya, bagaimana Anda menemukannya dan apakah Anda akan mempertimbangkan untuk menggunakannya lagi?

Jika iya, menggunakan software payroll yang sudah Anda kenal akan memungkinkan Anda untuk langsung terjun ke lapangan. Jika tidak, pikirkan alasannya sehingga Anda dapat memastikan software payroll berikutnya sesuai dengan apa yang Anda dan bisnis butuhkan.

9. Apakah Anda memerlukan solusi mobile?

Jika Anda perlu memproses penggajian dari berbagai lokasi proyek atau ingin memiliki akses saat bepergian dari perangkat seluler, solusi perangkat lunak penggajian cloud bisa jadi cocok untuk Anda.

Selain memberi Anda akses dari mana saja, software payroll online kemungkinan akan memiliki opsi di mana Anda dapat membayar secara bulanan, memungkinkan Anda untuk menyebarkan biaya penggunaan Anda dan menghindari pengeluaran awal yang besar.

Kesimpulan

Itulah beberapa tips yang bisa Anda terapkan jika memilih software payroll untuk perusahaan konstruksi Anda. Bisnis konstruksi memang memiliki proses payroll yang cukup rumit dikarenakan banyaknya tenaga kerja dan mungkin struktur upah yang berbeda satu sama lain.

Oleh sebab itu, jika Anda pemilik bisnis konstruksi, Anda haru memilih software payroll yang tepat untuk bisnis, memiliki fitur yang Anda butuhkan, dan mudah digunakan seperti Gajihub.

Gajihub adalah software payroll dan HR online buatan Indonesia yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan para pemilik bisnis dari berbagai skala bisnis dan industri.

Jika tertarik menhadirkan proses payroll yang lebih mudah dan praktis dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.

Author
Recent Posts

sugi priharto

Pengajar dan content writer di bidang keuangan, HR manajemen, dan dunia karir lebih dari 7 tahun